Demande de récupération d'informations : tout ce que les entreprises doivent savoir sur ce type de litige concernant un paiement

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En savoir plus 
  1. Introduction
  2. Qu’est-ce qu’une demande de récupération d’informations ?
  3. Demande de récupération d’informations et contestation de paiement
  4. Demande de récupération d’informations et remboursement
  5. Motifs des demandes de récupération d’informations
  6. Comment répondre à une demande de récupération d’informations
  7. De combien de temps disposez-vous pour répondre à une demande de récupération d’informations ?
  8. Que se passe-t-il si vous ignorez une demande de récupération d’informations ?
  9. Frais de récupération d’informations

Peu après leur lancement, la plupart des entreprises apprennent que le cycle de vie du paiement d'un client ne s'arrête pas à la fin de la transaction initiale, en particulier si l'achat a été effectué avec une carte de crédit ou de débit. En effet, les demandes de remboursement, les échanges d'articles et les contestations de paiement obligent les entreprises à continuer à investir du temps, des efforts et des ressources bien après la date de transaction initiale des ventes terminées.

De même, les demandes de récupération d'informations exigent des entreprises qu'elles gèrent leurs paiements et protègent leurs revenus à la suite d'un achat. Les demandes de récupération d'informations et les contestations de paiement peuvent être un véritable casse-tête pour elles, en plus de leur faire perdre du temps, mais les ignorer peut être encore plus préjudiciable.

La sécurité des informations de paiement de vos clients et la protection de votre entreprise contre les pertes sont des préoccupations majeures, il est donc utile de prendre quelques minutes pour vous familiariser avec la demande de récupération d'informations. Voici ce que vous devez savoir pour répondre aux demandes de récupération d'informations et comprendre ce qu'elles impliquent pour votre entreprise.

Sommaire

  • Qu'est-ce qu'une demande de récupération d'informations ?
  • Demande de récupération d'informations et contestation de paiement
  • Demande de récupération d'informations et remboursement
  • Motifs des demandes de récupération d'informations
  • Comment répondre à une demande de récupération d'informations ?
  • De combien de temps disposez-vous pour répondre à une demande de récupération d'informations ?
  • Que se passe-t-il si vous ignorez une demande de récupération d'informations ?
  • Frais de récupération d'informations

Qu'est-ce qu'une demande de récupération d'informations ?

Une demande de récupération d'informations est une procédure qui permet au titulaire d'une carte de demander des informations à propos d'un paiement qui apparaît sur son compte. Grâce à ce type de demande, les titulaires de cartes peuvent demander des informations supplémentaires sur une transaction afin d'en déterminer la validité.

Lorsqu'un client dépose une demande de récupération d'informations, plusieurs choses peuvent se produire.

  • l'émetteur du titulaire de la carte (la banque émettrice) demande à la banque de l'entreprise (l'acquéreur ou la banque acquéreuse) de lui fournir les informations demandées ;
  • si la banque acquéreuse n'est pas en mesure de fournir les informations nécessaires pour résoudre le problème, elle en informe l'entreprise. Cette dernière aura alors la possibilité de partager d'autres informations pour vérifier la validité du paiement ou, le cas échéant, initier un remboursement ;
  • il arrive que le client remplisse immédiatement une contestation de paiement avant même que l'acquéreur ou l'entreprise ne soient contactés.

La réponse à une demande de récupération d'informations dépend de l'institution financière qui a émis la carte. En effet, chaque émetteur a une politique différente en fonction du degré de certitude du titulaire de la carte quant à la nature frauduleuse du paiement. Par exemple, si le client ne se souvient pas d'un paiement spécifique, mais pense qu'il pourrait s'agir d'une transaction autorisée, la demande de récupération d'informations peut être traitée d'une certaine manière. Elle pourra être traitée d'une tout autre manière si le titulaire de la carte est certain qu'il n'a pas autorisé la transaction, s'il s'agit d'un doublon ou d'une autre erreur de la part de l'entreprise.

Demande de récupération d'informations et contestation de paiement

Une contestation de paiement est une annulation du versement des fonds suite à un achat par carte de débit ou de crédit, déclenché par le client qui conteste le débit auprès de sa banque ou de son fournisseur de carte bancaire. Les demandes de récupération d'informations ne sont pas des contestations de paiement, mais elles sont généralement considérées comme un avertissement pouvant précéder cette étape. Elles donnent aux entreprises la possibilité d'effectuer un remboursement ou de répondre au client en fournissant suffisamment d'informations pour résoudre le problème sans annuler le paiement. De plus, ce type de demande permet aux entreprises de se prémunir contre les contestations de paiement.

Demande de récupération d'informations et remboursement

La différence entre une demande de récupération d'informations et un remboursement dépend du moment où le paiement est annulé. Comme vous le savez probablement, un remboursement est une annulation de paiement réalisée à l'initiative du marchand à la suite d'une transaction. En revanche, une demande de récupération d'informations ne signifie pas forcément que l'opération sera annulée et que les fonds seront restitués au titulaire de la carte. Cela signifie simplement que l'acquéreur et l'entreprise ont la possibilité de fournir des preuves de la légitimité d'un paiement avant que les fonds ne soient reversés sur le compte du client.

Motifs des demandes de récupération d'informations

Les demandes de récupération d'informations sont motivées par diverses raisons, dont certaines sont plus faciles à traiter que d'autres. Elles peuvent, par exemple, être déclenchées par un élément aussi mineur qu'un reçu illisible. Ou au contraire, elles peuvent indiquer une faille de sécurité généralisée. Quelle qu'en soit la cause, il ne faut en aucun cas les négliger.

Voici quelques-uns des motifs les plus courants des demandes de récupération d'informations.

  • le client ne reconnaît pas le paiement ;
  • le client est à l'origine du paiement, mais il pense qu'il s'agit d'un doublon ;
  • le montant qui figure sur le relevé de carte bancaire du client ne correspond pas au montant qu'il a accepté de payer au moment de la transaction ;
  • l'émetteur pense que l'opération est frauduleuse.

Comment répondre à une demande de récupération d'informations

Lorsque vous recevez une demande de récupération d'informations, il est important d'y répondre rapidement et de fournir de nombreuses preuves pour vérifier la légitimité du paiement. Bien évidemment, il est possible que le paiement soit réellement frauduleux. Dans ce cas, il vous faudra réagir et participer activement à la résolution du problème, tout en veillant à identifier d'éventuelles autres fraudes auxquelles votre entreprise aurait pu être mêlée, même involontairement.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples des éléments fréquemment fournis en réponse à une demande de récupération d'informations.

  • facture et reçu ;
  • numéro de confirmation de commande ;
  • montant de la transaction ;
  • code d'autorisation ;
  • nom, adresse IP (si l'achat a été effectué en ligne) et numéro de compte du client ;
  • coordonnées complètes de l'entreprise, y compris la dénomination, l'adresse physique et l'URL du site web ;
  • informations de livraison ;
  • informations sur le service (confirmations de rendez-vous, rapports de service, etc.) ;
  • preuve de remboursement, si un remboursement a déjà été effectué ;
  • tous les documents signés par le titulaire de la carte en rapport avec la transaction, y compris les éléments ci-dessus.

Les personnes qui utilisent Stripe peuvent répondre aux litiges directement à partir du Dashboard. Les entreprises peuvent également contacter les clients lorsqu'elles reçoivent une demande de récupération d'informations. Au lieu de communiquer par l'intermédiaire de vos banques respectives, vous pouvez gérer ce type de situation directement avec le client, ce qui présente plusieurs avantages.

  • Chaque interaction avec le client est une occasion de cultiver la fidélité et l'affinité avec la marque, et le traitement des litiges ne fait pas exception à la règle. Vous et votre équipe pouvez aborder cette conversation de manière humaine et avec compassion, en faisant preuve d'une préoccupation et d'une curiosité sincères. Ce faisant, vous indiquez au titulaire de la carte que vous êtes de son côté et que vous souhaitez également résoudre le problème. Quelle qu'en soit l'issue, vous pouvez conclure l'échange en ayant créé une expérience client positive.
  • Si vous devez annuler le paiement, il vaut mieux privilégier le remboursement. En parlant directement au client, vous avez la possibilité d'initier un remboursement au lieu d'être confronté à une contestation de paiement.

De combien de temps disposez-vous pour répondre à une demande de récupération d'informations ?

Le délai de réponse à une telle demande est fixé par l'émetteur de la carte bancaire. Il varie d'une institution financière à l'autre, mais il est généralement compris entre 10 et 20 jours après l'envoi de la requête initiale.

Que se passe-t-il si vous ignorez une demande de récupération d'informations ?

Si vous recevez une demande de récupération d'informations et que vous n'y répondez pas ou que vous ne le faites pas dans les délais impartis, vous ferez presque toujours l'objet d'une contestation de paiement. En outre, vous perdrez effectivement votre capacité à lutter contre la contestation de paiement, puisque la demande de récupération d'informations constitue une opportunité de vous prémunir contre ce type d'action.

Il est donc indispensable de répondre aux demandes de récupération d'informations dans les meilleurs délais. Les contestations de paiement n'entraînent pas seulement des frais bancaires et des pertes de revenus. En effet, un taux de litiges élevé peut entraîner la prise de mesures supplémentaires sur votre compte marchand, comme la retenue automatique de fonds sur vos virements afin de créer une réserve de trésorerie pour les contestations de paiement et les demandes de récupération d'informations futures.

Frais de récupération d'informations

Les frais de récupération d'informations varient en fonction de votre acquéreur. Stripe facture des frais de 15 $ pour tous les litiges, y compris les demandes de récupération d'informations et les contestations de paiement.

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