Desafío

Durante más de 50 años, KINTO ha proporcionado a sus clientes productos que ayudan a llenar los momentos simples de la vida con objetos preciosos, ya sea un tazón favorito o un elegante jarrón. La marca establecida en Japón lanzó su filial en EE. UU. en 2019, y como nueva parte de la organización, KINTO USA ha adoptado su propio conjunto de soluciones de software para brindar soporte a sus operaciones. Estas soluciones incluían una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) y Stripe para el procesamiento de los pagos.

Sin embargo, cuando otra organización adquirió el ERP anterior de KINTO USA, vio la posibilidad de hallar una solución que se integrara bien con Stripe para automatizar algunos de los trabajos del equipo. KINTO USA implementó NetSuite, la ERP utilizada en otras regiones de la organización, y el siguiente paso fue conectar las plataformas para reducir el procesamiento manual y el registro de los pagos. «Al principio, nuestra pasarela de pagos no estaba integrada a NetSuite», dice Denis Dumas-Meseguer, director general de estrategias en KINTO USA. «Esto significaba que el equipo tenía que conciliar cada pago de forma manual con cada pedido y factura, lo que llevaba horas de trabajo».

El equipo tenía que conectar de forma manual más del 80 % de los pagos en Stripe con su factura correspondiente en NetSuite y marcarla como pagada. Necesitaban una forma de conectar ambos sistemas rápidamente y ahorrarse el ir y venir constante entre las plataformas. Sabían que automatizar estos procesos podría dar un mejor soporte a sus clientes y a sus equipos internos, y ayudaría a acelerar el crecimiento de la oficina de EE. UU.

Solución

Para implementar estos cambios rápidamente, KINTO USA recurrió a PayPack. Stripe Payments y Stripe Elements le han permitido a KINTO crear páginas de pago con el logotipo de la marca con facilidad en las que los clientes pueden pagar con una amplia gama de opciones que se ajustan a sus preferencias. Además, el equipo utiliza Link de Stripe para completar automáticamente los datos de los clientes, lo que ofrece procesos de pago más rápidos a los clientes recurrentes. KINTO ha elegido PayPack porque, al ser una solución SuiteApp que no requiere programación, le permite conectar a Stripe con NetSuite de manera rápida para ayudar a procesar las transacciones, sincronizar los registros y mucho más.

La conexión también permite a KINTO mejorar su flujo del proceso de compra; por ejemplo, se reemplaza un formulario web que equipo utilizaba para recoger información de pagos. «Algunos clientes nos pedían que verifiquemos si su información estaba segura», dice Rodriguez. «Lo estaba, pero el hecho de utilizar Stripe con NetSuite ofrece una experiencia más integral y le brinda a los clientes una experiencia del tipo KINTO».

Resultados

Integración de Stripe con NetSuite en menos de una semana

Gracias a PayPack, KINTO ha logrado conectar Stripe con NetSuite en tan solo unos días. «La implementación ha sido rápida y fácil de seguir», afirma Sydney Rodriguez, coordinadora de ventas de la costa este en KINTO USA. «Tuvimos una breve llamada con PayPack para repasar los aspectos básicos, y luego todo comenzó a funcionar».

Mientras que PayPack gestionaba el proceso de implementación, KINTO pudo mantener sus operaciones diarias sin interrupciones. Una vez que la integración se completó, el equipo pudo utilizar Stripe desde NetSuite sin tener que aprender nuevos flujos de trabajo. «Una vez que se instaló el procesador de pagos, pudimos comenzar a utilizar Stripe directamente desde NetSuite de inmediato», explica Maximilien Espinosa, el especialista en gestión de pedidos de KINTO USA.

Más de 6 horas diarias ahorradas en las tareas manuales de procesamiento de pagos

Con las dos plataformas conectadas, KINTO automatizó completamente un proceso de conciliación de ocho pasos. «Perdía seis o siete minutos moviendo toda la información de cada transacción, y gracias a que PayPack conecta todo, ese tiempo se redujo a unos 30 segundos», dice Rodriguez.

Las más de seis horas diarias que KINTO ahorra gracias a la automatización del trabajo de procesamiento de pagos han liberado al equipo para centrarse más en sus clientes. «El tiempo extra es fantástico, pero además hemos visto desaparecer el 99,9 % de nuestras discrepancias. Todo es más fácil, los clientes se sienten más seguros y podemos dedicar nuestra atención para trabajar con ellos en lugar de gestionar los pagos», dice Espinosa. Las horas adicionales diarias significan que el equipo de KINTO tiene más capacidad para brindar soporte y hacer crecer su base de clientes.

Después de monitorear y calcular el coste de la solución y los dólares estadounidenses ahorrados en horas de trabajo, KINTO USA ha obtenido un retorno de la inversión de más del 91 % al trabajar con PayPack.

Mejora de la satisfacción del cliente a través de un procesamiento de pedidos más rápido y seguro

Gracias a PayPack, KINTO ha sido capaz de utilizar enlaces directos para el envío de pagos con el fin de ofrecer a los clientes páginas de pago únicas y seguras. Dado que los enlaces están conectados con Stripe, los formularios de los clientes recurrentes se rellenan previamente para reducir la fricción durante el proceso de compra y acelerar el procesamiento de los pedidos. «La posibilidad de ver su nombre, hacia dónde va el pedido y de quién es, todo en una sola página, significa que gestionamos menos llamadas de atención al cliente», dice Espinosa. «Eso me dice que nuestros clientes confían en nuestro proceso».

La mayor parte de los pedidos de KINTO requieren prepagos, y con PayPack, la empresa puede establecer porcentajes de prepagos directamente desde NetSuite. Los porcentajes personalizados de prepagos permiten a KINTO desarrollar opciones de pago más flexibles para los clientes y cobrarles en consecuencia.

La automatización ayuda a KINTO a ampliar sus métodos de pago locales

Para las nuevas organizaciones o filiales como KINTO USA, la eficiencia marca la diferencia a la hora de satisfacer las necesidades del mercado. Como empresa que vende productos físicos, la eficiencia significa acelerar el modo en el que los pedidos se envían a las estanterías, se venden y se reponen. «Trabajamos en un modelo prepago, por lo que no se envía ningún pedido antes de que se pague», dice Dumas-Meseguer. «Con PayPack, nos hemos vuelto sumamente eficientes para enviar enlaces de pago y recibir esos pagos. Mientras más rápido podemos procesar los pagos, más rápido podemos enviar los productos, recibir nuevas reposiciones y crecer como empresa».

De cara al futuro, KINTO cree que hay más formas en las que PayPack puede ayudar a escalar internacionalmente con métodos de pagos locales. «Es mi función mirar hacia el futuro y tratar de anticipar lo que necesitaremos en nuestra próxima etapa de crecimiento», expresa Dumas-Meseguer. «Por ejemplo, estamos felices de comenzar a aceptar pagos ACH a través de PayPack. Vemos oportunidades de utilizar otras divisas a medida que nos abrimos a las ventas internacionales. El compromiso de PayPack para desarrollar nuevas soluciones me permite confiar en que seguiremos trabajando con ellos durante muchos años».

Acerca de PayPack

PayPack, diseñado por Nova Module, es una SuiteApp con tecnología de Stripe (aplicaciones que amplían NetSuite para necesidades específicas del sector y del negocio) que proporciona a los usuarios de NetSuite una solución integrada de procesamiento de pagos. Los usuarios pueden procesar transacciones, sincronizar registros de pago y gestionar la información de pago desde Stripe sin salir de NetSuite. Más información sobre PayPack.