Die korrekte Verwaltung von Steuern stellt eine wichtige Verpflichtung für Unternehmen dar. In Spanien müssen die meisten Unternehmen eine vierteljährliche Umsatzsteuererklärung unter Verwendung des Formulars 303 abgeben, um Steuern an die spanischen Steuerbehörde (AEAT) zu zahlen, die sie von ihren Kundinnen/Kunden eingezogen haben.

Neben der vierteljährlichen Berechnung der Steuer müssen die Unternehmen auch die von ihnen über das gesamte Jahr entrichtete Umsatzsteuer an die AEAT melden. Diese Informationen werden mit dem Formular 390 übermittelt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Formular 390 und wozu dient es?
  
• Wer muss das Formular 390 einreichen?
  
• Was ist die Frist für die Einreichung des Formulars 390?
  
• Was passiert, wenn das Formular 390 nicht rechtzeitig eingereicht wird?
  
• Wie reiche ich das Formular 390 ein?
  

Was ist das Formular 390 und wozu dient es?

Das Formular 390 (in Spanien als „Modelo 390“ bekannt) ist ein Bericht, den Selbstständige („autónomos“) und Unternehmen ausfüllen müssen, um die AEAT über ihre Umsatzsteuertransaktionen des Vorjahres zu informieren.

Insbesondere enthält das Formular 390 eine umfassende Zusammenfassung der Daten, die zuvor über die vierteljährlichen 303-Formulare an die AEAT übermittelt wurden. Diese jährliche Zusammenfassung ermöglicht es der AEAT, die Daten zu überprüfen und eine strenge Kontrolle über die steuerlichen Verpflichtungen von Berufstätigen in Spanien aufrechtzuerhalten.

Wer muss das Formular 390 einreichen?

Das Formular 390 muss von denjenigen eingereicht werden, die vierteljährlich eine Selbstveranlagung durchführen, darunter die meisten Selbstständigen und Unternehmen in Spanien. Steuerpflichtige, die gemeinsame Erklärungen abgeben, müssen ebenfalls in diese Liste aufgenommen werden.

Ausnahmen

Nicht alle Mehrwertsteuerzahler/innen müssen das Formular 390 einreichen. Die AEAT betrachtet die folgenden Steuerpflichtigen als entlastet:

• Steuerpflichtige, die in Spanien (mit Ausnahme von Navarra und dem Baskenland) vierteljährlich eine Selbstveranlagung der Umsatzsteuer durchführen, müssen dies tun, wenn ihre berufliche Tätigkeit unter die vereinfachte Regelung fällt oder die Vermietung von Immobilien umfasst.
  
• Steuerpflichtige, die die Umsatzsteuererklärung elektronisch über die Sofortige Bereitstellung von Informationen (SII oder „Suministro Inmediato de Información“) einreichen.
  

Diejenigen, die von der Einreichung des Formulars 390 befreit sind, müssen in ihrer endgültigen Umsatzsteuererklärung für das Steuerjahr, die entweder für das vierte Quartal oder den letzten Monat übermittelt wird, eine zusätzliche Seite ausfüllen.

Wann muss das Formular 390 eingereicht werden?

Das Formular 390 muss zwischen dem 1. und 30. Januar des auf das betreffende Steuerjahr folgenden Jahres eingereicht werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise im Jahr 2024 vier Formulare 303 eingereicht hat, d. h. für jedes Quartal eines, muss es zwischen dem 1. und 30. Januar das Formular 390 einreichen, in dem diese Informationen zusammengefasst werden.

Angenommen, ein Unternehmen stellt im Laufe des Jahres seine Geschäftstätigkeit ein und wird von der Erfassung der Umsatzsteuer abgemeldet. In diesem Fall muss das Unternehmen weiterhin zwischen dem 1. und 30. Januar das Formular 390 einreichen, unabhängig davon, ob es noch die vier vierteljährlichen Umsatzsteuererklärungen des Vorjahres einreichen muss.

Was passiert, wenn das Formular 390 nicht rechtzeitig eingereicht wird?

Wird das Formular 390 nicht rechtzeitig eingereicht, verhängt die AEAT eine feste Geldbuße von 200 EUR gegen den/die Berufstätige/n. Es wird eine Ermäßigung von 25 % gewährt, wenn die Vertragsstrafe freiwillig und ohne Einwände gezahlt wird, und 50 %, wenn das Formular 390 zwar verspätet, aber vor der Nachfrage der AEAT eingereicht wird.

Wie reiche ich das Formular 390 ein?

Das Formular 390 kann persönlich in einem AEAT-Büro eingereicht werden, aber die meisten Steuerpflichtigen ziehen es vor, es online einzureichen. Um den elektronischen Vorgang zu starten, rufen Sie die AEAT-Website auf und melden Sie sich mit Ihrem DNI (spanischer Personalausweis), Ihrem Cl@ve oder Ihrem digitalen Zertifikat an.

Lassen Sie uns die gängigsten und wichtigsten Abschnitte Schritt für Schritt durchgehen.

1. Bringen Sie Ihr Identifizierungsetikett oben links an, wenn Sie das Formular 390 auf Papier einreichen. Geben Sie für die Online-Version die Identifikationsinformationen im ersten Abschnitt ein: „Steuerpflichtige“. Geben Sie Ihre Steueridentifikationsnummer, Ihren Nachnamen und den Namen Ihres Unternehmens ein. Kreuzen Sie als Nächstes das Kästchen für monatliche Registrierung von Erstattungen nur dann an, wenn Sie monatliche Umsatzsteuererklärungen abgeben. Die folgenden Felder werden verwendet, um der Agencia Tributaria Sonderregelungen mitzuteilen.
   
2. Geben Sie unter „Abgrenzungsjahr“ das Geschäftsjahr ein. Wenn Sie das Formular 390 verwenden, um einen Fehler in einer früheren Erklärung zu korrigieren, kreuzen Sie das Kästchen für die „Ersatzerklärung“ an und geben Sie unten die Nummer der letzten Erklärung ein. Tools zur Steuerautomatisierung wie Stripe Tax helfen dabei, Fehler in Ihren Steuererklärungen zu reduzieren, indem sie die Mehrwertsteuer auf Ihre Verkäufe automatisch berechnen und einziehen. Außerdem profitieren Sie von automatischen Updates, um bei Änderungen der Steuersätze in über 50 Ländern, in denen das Tool verfügbar ist auf dem Laufenden zu bleiben (siehe die Liste der ausgeschlossenen Gebiete).
   
3. Geben Sie unter „Statistische Daten“ Ihre Hauptaktivität ein. Wenn Sie mehrere Tätigkeiten ausüben, ist die primäre diejenige mit dem höchsten Transaktionsvolumen während des Jahres, das Sie melden. Sie müssen jedoch alle auflisten. Geben Sie für jede Tätigkeit die IAE-Überschrift und den entsprechenden Schlüssel an.
   
   • A01: Vermietung von Immobilien
     
   • A02: Selbstständige Tierhaltung
     
   • A03: Alle Geschäftstätigkeiten, die nicht mit den beiden oben genannten Schlüsseln kategorisiert werden können
     
   • A04: Sport oder Kunst
     
   • A05: Sonstige berufliche Tätigkeit
     
   • B01: Agrarsektor
     
   • B02: Abhängige Tierhaltung
     
   • B03: Forstwirtschaft
     
   • B04: Muschelproduktion an Flößen
     
   • B05: Angeln (Muschelproduktion an Flößen)
     
   • B06: Jede wirtschaftliche Tätigkeit, die nicht der IAE unterliegt
     
4. Wenn eine andere Person die Erklärung für Sie ausfüllt, muss diese ihre Angaben im Abschnitt „Daten des Vertreters und Unterschrift der Erklärung“ machen.
   
5. Der Abschnitt „Im Rahmen der allgemeinen Regelung getätigte Umsätze“ ist für die aufgelaufene Umsatzsteuer vorgesehen. Über diese Felder informieren Sie die AEAT über den Steuerbetrag, den Sie im Laufe des Jahres von Ihren Kundinnen/Kunden erhalten haben. Ermitteln Sie zunächst, welche Regelung für die durchgeführten Transaktionen gilt. Suchen Sie dann das Kästchen, das dem USt.-Satz (dem verwendeten Prozentsatz) entspricht, und geben Sie die Steuerbemessungsgrundlage (den Betrag, für den die USt. berechnet wird) ein. Geben Sie in das Feld rechts die fällige Steuer (den eingezogenen USt.-Betrag) ein.
   
6. In den Feldern 33 und 34 sind die Gesamtbeträge einzutragen, indem die MwSt.-Bemessungsgrundlagen und die MwSt.-Sätze addiert werden, unabhängig davon, welcher Regelung sie unterliegen.
   
7. Füllen Sie im Abschnitt „Abzugsfähige Mehrwertsteuer“ die Felder aus, um der AEAT Angaben zu den Ausgaben zu machen, die bei der Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit anfallen. Das Verfahren ist das gleiche wie bei der angelaufenen Mehrwertsteuer: Geben Sie die Steuerbemessungsgrundlage und den abzugsfähigen Betrag für die betreffenden Transaktionen ein, wobei darauf zu achten ist, dass der Prozentsatz des Mehrwertsteuersatzes korrekt ist.
   
8. Geben Sie in Feld 64 den Gesamtbetrag ein, den Sie durch die Summe aller Abzüge erhalten (d. h. Felder 49, 513, 51, 521, 53, 55, 57, 59, 598, 61, 62, 63 und 522).
   
9. Subtrahieren Sie in Feld 65 Feld 64 von Feld 47, um das Ergebnis für die allgemeine Regelung zu ermitteln.
   
10. Für das vereinfachte Schema müssen Sie den sechsten Abschnitt des Formulars verwenden. In diesem Fall finden Sie für jede Tätigkeit zwei Spalten. Geben Sie in Feld 66 die Überschrift IAE ein, dann die Anzahl der Moduleinheiten und den entsprechenden Betrag. Tätigkeiten im Zusammenhang mit Land- und Forstwirtschaft sowie Viehzucht sind im entsprechenden Abschnitt weiter unten aufgeführt. Addieren Sie unten die Beträge, um die aufgelaufene und abzugsfähige Mehrwertsteuer zu ermitteln. Subtrahieren Sie in Feld 83 Feld 82 von Feld 79, um das Ergebnis für das vereinfachte Schema zu ermitteln.
    
11. Unter „Jahresberechnungsergebnis“ gibt es drei sehr wichtige Felder:
    
    • Feld 84: Summe der Felder 65 und 83.
      
    • Feld 85: Wenn vor diesem Steuerzeitraum ein Ergebnis verrechnet werden musste und diese Raten in diesem Jahr verwendet werden, geben Sie den Gesamtbetrag an.
      
    • Feld 86: Endgültige Berechnung der jährlichen Mehrwertsteuer-Selbstveranlagung. Das Ergebnis kann positiv, negativ oder Null sein.
      
12. Wenn Sie in Spanien, aber nicht speziell im Baskenland oder in Navarra besteuert werden, überspringen Sie den Abschnitt „Besteuerung nach Hoheitsgebiet“. Wenn Sie in diesen Gebieten besteuert wurden, geben Sie den Gesamtprozentsatz in die Felder 87, 88, 89, 90 und 91 für Álava, Gipuzkoa, Bizkaia bzw. Navarra ein.
    
13. Feld 94 ist für die Einreichung von Formular 390 wichtig, da es den zu zahlenden, zu erstattenden oder gutzuschreibenden Mehrwertsteuerbetrag bestimmt. Subtrahieren Sie dazu Feld 93 von Feld 92.
    
14. Füllen Sie unter „Berechnungsergebnis“ die Felder in Abschnitt 9.1 aus, wenn Sie nicht nach dem Sondersystem einer Gruppen von Unternehmen (REGE oder „Régimen especial del grupo de entidades“) tätig waren, und die Felder in Abschnitt 9.2, wenn dies der Fall war. Tragen Sie in diesem Fall auch das Ergebnis des Formulars 322 in Feld 525 ein, wenn es positiv ist, und in Feld 526, wenn es negativ ist.
    
15. Tragen Sie unter „Transaktionsvolumen“ in jedes Feld die Steuerbemessungsgrundlage Ihrer Transaktionen ein, einschließlich derjenigen nach der allgemeinen und der vereinfachten Regelung. In Feld 108 sind die Zahlen der vorhergehenden Felder (von 99 bis 107) zu ergänzen.
    
16. Geben Sie unter „Spezifische Operationen“ in jedem Feld die aufgeführten Transaktionsarten an, auch wenn Sie diese Informationen bereits an anderer Stelle im Formular angegeben haben. Einige gängige Beispiele sind steuerbefreite inländische Erwerbe und steuerbefreite Einfuhren.
    
17. Füllen Sie den Abschnitt „Pro rata“ nur aus, wenn die Pro-rata-Regel auf Sie zutrifft, was bedeutet, dass Sie Waren und Dienstleistungen sowohl für abzugsfähige als auch für nicht abzugsfähige Transaktionen gekauft haben. Wenn Sie nach dieser Regel arbeiten, geben Sie an, welche Geschäftsaktivität stattgefunden hat. Legen Sie sodann in den Feldern 114, 115, 116, 117 und 118 den entsprechenden CNAE-Code, den Gesamtbetrag, die Zahl der abzugsfähigen Operationen, den Steuersatz und den anteiligen Prozentsatz fest.
    
18. Geben Sie unter „Tätigkeiten mit differenzierten Abzugsregelungen“ die Mehrwertsteuer an, die für jeden Sektor im Zusammenhang mit den differenzierten Regelungen abgezogen werden kann. Obwohl diese Tätigkeiten ungewöhnlich sind, können Sie die vollständige Liste in Artikel 101 des Gesetzes 37/1992 einsehen.
    

Das Formular 390 ist sehr detailliert, daher hat die AEAT eine Gebrauchsanweisung erstellt, die Ihnen bei der Abgabe der Erklärung helfen soll. Bewahren Sie das ganze Jahr über Kopien jedes Formulars 303 auf, das Sie eingereicht haben, um sicherzustellen, dass es keine Unstimmigkeiten in Ihren Daten gibt und damit Sie mögliche Strafen vermeiden können.