O mercado de viagens online é um setor multibilionário. Plataformas de viagens, como sites de reservas, coletam dinheiro dos viajantes e o distribuem por uma rede de hotéis, anfitriões, operadoras e fornecedores, muitas vezes entre moedas, fusos horários e sistemas bancários diferentes. O lado do repasse dessa equação é onde muitas plataformas investem pouco no início e pagam por isso depois, à medida que os processos manuais e as ferramentas desconectadas deixam de crescer muito antes da empresa.

Abaixo, exploraremos como o dinheiro se move em uma plataforma de viagens, desde o pagamento do cliente até o desembolso do fornecedor. Também discutiremos onde as operações de repasse podem falhar e quais decisões de infraestrutura fazem a diferença para plataformas que gerenciam a distribuição de fundos entre várias partes.

Principais conclusões

• As plataformas de viagens se beneficiam de uma infraestrutura de repasse sofisticada, pois precisam manter, dividir e liberar fundos entre várias partes, muitas vezes em cronogramas que não correspondem ao momento em que os viajantes realmente pagam.

• Os repasses internacionais introduzem o momento da conversão de moedas, a compatibilidade com bancos locais e os requisitos de conformidade que variam muito de acordo com a região e o tipo de fornecedor.

• A centralização da gestão de repasses e a automação dos fluxos de trabalho de desembolso são duas mudanças que podem ajudar as plataformas de viagens a escalar suas operações financeiras sem aumentos proporcionais na equipe ou nas taxas de erro.

O que é um repasse de viagens?

No contexto deste artigo, um "repasse de viagem" refere-se a qualquer transferência de saída de uma plataforma de viagens (por exemplo, uma agência de viagens online ou um marketplace que agrega várias opções de acomodação) para cada fornecedor, parceiro ou provedor de serviços listado que fornece inventário ou serviços ao cliente final, o viajante. Isso inclui remessas de hotéis, pagamentos de anfitriões em plataformas de aluguel por temporada, comissões de agentes e transferências para operadores que realizam excursões ou transporte terrestre.

Como o dinheiro se move por uma plataforma de viagens?

A movimentação de dinheiro em uma plataforma de viagens começa no momento em que o viajante paga. Muitas vezes, a plataforma recolhe o valor total da reserva e se torna a intermediária financeira entre o viajante e todas as partes envolvidas na viagem. Antes de qualquer repasse, a plataforma geralmente deduz uma comissão ou taxa de serviço e mantém o saldo restante para distribuição futura.

O modelo da plataforma determina quando a distribuição do repasse ocorre. Três estruturas de tempo comuns são:

• Liberação na data da reserva: Os fundos são transferidos para o fornecedor logo após a confirmação, independentemente de quando a estadia ocorre. Isso faz sentido para plataformas com relacionamentos estabelecidos com fornecedores e baixa exposição a cancelamentos.

• Liberação no check-in: Os fundos são liberados quando o viajante chega ou o serviço começa. Isso protege a plataforma de ter que recuperar pagamentos de fornecedores se houver um cancelamento após o desembolso.

• Liberação após a estadia: O pagamento integral só ocorre após a conclusão do serviço e o fechamento de qualquer janela de contestação. Essa é a maior proteção para a plataforma, mas coloca uma pressão real no fluxo de caixa dos fornecedores.

Muitas plataformas misturam essas abordagens por tipo de fornecedor, política de cancelamento e perfil de risco. Um anfitrião de aluguel por temporada pode receber 24 horas após o check-in. Uma rede de hotéis sob contrato pode receber remessas semanais em um cronograma fixo, independentemente das datas das reservas individuais.

A camada adicional em um modelo de marketplace é a divisão entre várias partes. Uma única reserva pode gerar repasses para o anfitrião de uma propriedade, um operador de experiências locais, uma empresa de transporte e um afiliado da plataforma, todos a partir de uma única transação do cliente, cada um com seu próprio valor, regra de prazo e, possivelmente, sua própria moeda.

Quais são os desafios de repasse que as empresas de viagens enfrentam ao crescer?

O volume é o fator que agrava a complexidade dos repasses. Veja o que fica mais complicado à medida que a empresa cresce:

• Reconciliação entre partes: Quando os fundos passam por várias divisões e cronogramas de repasse, a reconciliação do que foi cobrado com o que foi distribuído se torna difícil. Um único cancelamento no meio da cadeia pode exigir estornos entre várias partes, cada uma com seus próprios registros contábeis.

• Incompatibilidade de moedas: Por exemplo, um viajante paga em euros por uma propriedade cujo anfitrião espera receber em baht tailandês. A plataforma recolhe em uma moeda, mantém em outra e faz o repasse em uma terceira, muitas vezes usando sistemas bancários com janelas de liquidação diferentes, onde até mesmo pequenas diferenças de tempo na conversão de moedas (FX) criam lacunas de reconciliação.

• Expectativas de pagamento dos fornecedores: As redes de hotéis têm equipes de contas a pagar que provavelmente têm requisitos de remessa rígidos (por exemplo, formatos específicos, códigos de referência, datas de liquidação), mas os anfitriões menores podem querer um depósito em sua conta bancária alguns dias após o check-in. Muitas vezes, uma plataforma precisa satisfazer a ambos.

• Repasses malsucedidos: Os dados da conta bancária mudam, os números de roteamento são atualizados, os fornecedores mudam para novas instituições. Em escala, até mesmo uma taxa de falha de repasse de 1% significa centenas de transferências travadas por mês, e cada uma delas precisa de investigação manual e reiniciação.

Como funcionam os repasses globais para a movimentação de dinheiro internacional?

O pagamento internacional adiciona obstáculos regulatórios e bancários a tudo o que foi descrito anteriormente. A mecânica pode ser bem diferente quando o dinheiro cruza fronteiras.

Novos desafios incluem:

• Compatibilidade com bancos locais: Nem todo sistema bancário aceita os mesmos formatos de transferência. A Área Única de Pagamentos em Euros (SEPA) está em vigor em grande parte da Europa, e a Câmara de Compensação Automatizada (ACH) é o padrão dos EUA. Mas pagar o proprietário de uma pousada na Indonésia ou um operador turístico no Peru pode significar trabalhar com bancos correspondentes locais, aceitar prazos de liquidação de fundos mais lentos e, às vezes, absorver as tarifas de intermediários que reduzem o valor líquido que chega ao beneficiário.

• Prazo de conversão de moedas: Se uma plataforma converte a moeda no momento do repasse em vez do momento da reserva, ela fica exposta à flutuação de câmbio durante o período de retenção. Uma plataforma que recolheu € 10.000,00 por uma propriedade na Tailândia pode repassar um valor diferente em baht dependendo de quando a conversão ocorrer. É por isso que algumas plataformas bloqueiam as taxas de câmbio no momento da reserva para dar aos fornecedores valores de repasse previsíveis.

• Conformidade e documentação: Repasses internacionais acima de determinados limites ativam os requisitos de relatórios em muitas jurisdições. As plataformas precisam coletar e verificar as informações dos beneficiários, manter registros de transferência e, em alguns casos, trabalhar com provedores de pagamento licenciados para lidar com as obrigações regulatórias associadas à movimentação de dinheiro internacional.

• Expectativas de velocidade de liquidação de fundos: Um fornecedor na Alemanha pode esperar uma liquidação de fundos no mesmo dia ou no dia seguinte. Um fornecedor em um mercado com infraestrutura bancária menos desenvolvida pode esperar de três a cinco dias úteis para que uma transferência seja compensada. O gerenciamento das expectativas dos fornecedores em toda essa faixa exige políticas claras de repasse por região.

Como funciona a gestão de repasses centralizada para empresas de viagens?

Sem a centralização, a gestão de repasses depende de uma combinação de ferramentas. Isso funciona em escalas muito pequenas, mas se torna inviável rapidamente à medida que as relações com fornecedores se multiplicam.

Um sistema centralizado de pagamentos de viagens consolida a distribuição de fundos em uma única plataforma, e os benefícios são concretos:

• Única fonte de verdade para o status do repasse: Todas as transferências (pendentes, em andamento, concluídas, malsucedidas) são visíveis em um só lugar, o que é importante para as equipes financeiras que reconciliam contas e para as equipes de suporte aos fornecedores que lidam com dúvidas sobre pagamentos.

• Aplicação de regras consistente: As regras de prazos de repasse, deduções de tarifas e lógica de divisão são configuradas uma vez e aplicadas automaticamente. Isso reduz a chance de que um erro manual aplique a taxa de comissão incorreta a um tipo de fornecedor específico.

• Relatórios financeiros consolidados: Quando todos os repasses passam por um único sistema, a geração de relatórios de fim de período, formulários 1099 ou documentação fiscal equivalente e trilhas de auditoria não exige a coleta de dados de várias fontes.

• Resolução de problemas mais rápida: Um repasse malsucedido que aparece em um Dashboard centralizado pode solicitar investigações e novas tentativas sem precisar procurar em registros bancários ou e-mails.

Como as plataformas de viagens podem automatizar os repasses em escala?

Há um limite no volume de repasses que a equipe pode realizar manualmente. A automação é o que permite que a infraestrutura de repasses cresça com a empresa.

Veja o que é possível fazer:

• Desembolsos programados: Repasses feitos em prazos fixos (por exemplo, diários, semanais, nos dias 1 e 15 do mês) com base em regras pré-configuradas para cada fornecedor ou categoria de fornecedor, sem a necessidade de início manual.

• Repasses orientados por eventos: Pagamentos que são feitos automaticamente quando condições específicas são atendidas: uma reserva confirmada, um check-in registrado, uma janela de contestação fechada. É assim que as plataformas implementam a liberação após a estadia sem revisão manual de cada transação.

• Início do repasse orientado por Interface de Programação de Aplicativos (API): Quando os sistemas de reservas, os sistemas de gestão de propriedades (PMSs) e a infraestrutura de repasses estão conectados por API, uma reserva confirmada pode criar automaticamente um registro de repasse, aplicar a lógica de divisão correta e colocar a transferência na fila sem nenhuma intervenção humana.

• Lógica de nova tentativa automatizada: Quando um repasse falha (por exemplo, número da conta incorreto, conta encerrada, rejeição do banco), sistemas automatizados sinalizam a falha, notificam o fornecedor e colocam uma nova tentativa na fila assim que as informações corrigidas são fornecidas, sem um tíquete de suporte e uma transferência bancária manual para resolver o problema.

Ferramentas como o Stripe Connect foram criadas exatamente para esse tipo de arquitetura. O Connect lida com a divisão de fundos entre várias partes, oferece suporte a repasses agendados e instantâneos para contas conectadas e repasses em mais de 118 países.

A Stripe também lida com as obrigações de conformidade associadas ao onboarding de fornecedores em várias jurisdições. Empresas de viagens que operam em diferentes regiões com relações complexas com fornecedores podem usar a Stripe para facilitar a gestão das operações de repasse global.

Como o Stripe Payments pode ajudar

Stripe Payments oferece uma solução de pagamentos unificada e global que ajuda qualquer empresa a aceitar pagamentos com carteiras digitais online, em pontos de venda e no mundo todo.

O Stripe Payments pode ajudar você a:

• Otimizar sua experiência de checkout: crie uma experiência sem atritos para o cliente e economize milhares de horas de engenharia com interfaces de pagamento prontas, acesso a mais de 125 formas de pagamento e a Link, uma carteira digital desenvolvida pela Stripe.

• Expanda para novos mercados mais rapidamente: alcance clientes em todo o mundo e reduza a complexidade e o custo da gestão multimoedas com opções de pagamento internacional, disponíveis em 195 países e mais de 135 moedas.

• Unifique pagamentos presenciais e online: desenvolva uma experiência de unified commerce entre canais online e presenciais para personalizar interações, recompensar a fidelidade e aumentar a receita.

• Melhorar o desempenho dos pagamentos: aumente a receita com ferramentas configuráveis, proteção contra fraudes no-code e recursos avançados que elevam as taxas de autorização.

• Avançar mais rápido com uma plataforma flexível e confiável para crescer: desenvolva sobre uma plataforma projetada para crescer junto com o seu negócio, com 99,999% de disponibilidade histórica e confiabilidade líder do setor.

Saiba mais sobre como o Stripe Payments pode potencializar os pagamentos presencial e online, ou comece hoje mesmo.