Il mercato dei viaggi online è un settore multimiliardario. Le piattaforme di viaggio come i siti web per le prenotazioni riscuotono fondi dai viaggiatori e li distribuiscono attraverso una rete di hotel, host, operatori e fornitori, spesso coinvolgendo diverse valute, svariati fusi orari e molteplici sistemi bancari. Il lato di questa equazione relativo ai trasferimenti è quello in cui, in una fase iniziale, molte piattaforme investono poco per poi pagarne le conseguenze in un secondo momento, poiché i processi manuali e gli strumenti non collegati mostrano i loro limiti di scalabilità ben prima di quanto non faccia l'attività.

Di seguito esamineremo in che modo si sposta il denaro attraverso una piattaforma di viaggio, dal pagamento da parte del cliente all'erogazione al fornitore. Tratteremo anche i punti in cui le operazioni di trasferimento possono andare in tilt e le decisioni in materia di infrastruttura in grado di fare la differenza per le piattaforme che gestiscono la distribuzione dei fondi a più parti.

In sintesi

• Le piattaforme di viaggio traggono vantaggio da una sofisticata infrastruttura per i trasferimenti in quanto si trovano a dover trattenere, suddividere e rilasciare i fondi tra più parti, spesso con programmi che non coincidono con il momento del pagamento da parte dei viaggiatori.

• I trasferimenti transfrontalieri introducono la tempistica della conversione di valuta, la compatibilità con le banche locali e dei requisiti in materia di compliance che variano ampiamente in base all'area geografica e al tipo di fornitore.

• Centralizzare la gestione dei trasferimenti e automatizzare i flussi di lavoro per l'erogazione sono due cambiamenti che possono aiutare le piattaforme di viaggio a scalare le proprie operazioni finanziarie senza incrementi proporzionali del personale o dei tassi di errore.

Che cos'è un trasferimento nel settore turistico?

Nel contesto di questo articolo, l'espressione "trasferimento nel settore turistico" fa riferimento a qualsiasi trasferimento in uscita da una piattaforma di viaggio (ad es. un'agenzia di viaggi online o un marketplace che aggrega varie opzioni di alloggio) verso i vari fornitori, i partner o i fornitori di servizi presenti nell'elenco che offrono un inventario o servizi al cliente finale, il viaggiatore. Sono incluse le rimesse agli hotel, i pagamenti agli host sulle piattaforme per l'affitto di case vacanze, le commissioni agli agenti e i trasferimenti agli operatori che organizzano le escursioni o si occupano dei trasporti via terra.

In che modo si muove il denaro attraverso una piattaforma di viaggio?

Il movimento di denaro in una piattaforma di viaggio inizia nel momento in cui un viaggiatore paga. Spesso la piattaforma riscuote l'intero importo della prenotazione e funge da intermediario finanziario tra il viaggiatore e tutte le parti a valle coinvolte nel viaggio. Prima di effettuare qualsiasi trasferimento, la piattaforma generalmente detrae una commissione o una tariffa di servizio e trattiene il saldo rimanente ai fini di una distribuzione futura.

Il modello della piattaforma determina il momento della distribuzione dei trasferimenti. Tre strutture comuni per le tempistiche sono:

• Rilascio in base alla data della prenotazione: i fondi vengono trasferiti al fornitore subito dopo la conferma, indipendentemente da quando avviene il soggiorno. Questa opzione è indicata per le piattaforme con relazioni consolidate con i fornitori e una bassa esposizione agli annullamenti.

• Rilascio al momento del check-in: i fondi vengono rilasciati quando il viaggiatore arriva o inizia il servizio. Ciò protegge la piattaforma dal recupero forzoso dei pagamenti effettuati ai fornitori se l'annullamento arriva dopo l'erogazione.

• Rilascio a seguito del soggiorno: il pagamento completo avviene solo al termine del servizio e in seguito alla chiusura di eventuali finestre per le contestazioni. Questa soluzione offre il massimo livello di protezione alla piattaforma, ma mette i fornitori sotto un'autentica pressione in termini di flusso di cassa.

Molte piattaforme combinano questi approcci a seconda del tipo di fornitore, della politica di annullamento e del profilo di rischio. L'host di una casa vacanze potrebbe ricevere il pagamento 24 ore dopo il check-in. Una catena alberghiera con un contratto potrebbe ricevere rimesse settimanali a cadenza fissa, indipendentemente dalle date delle singole prenotazioni.

Il livello aggiuntivo su un modello di marketplace è rappresentato dalla suddivisione tra più parti. Una singola prenotazione può generare trasferimenti per l'host di una proprietà, un operatore di esperienze locali, un'azienda di trasporti e un affiliato alla piattaforma, il tutto a partire da un'unica transazione da parte del cliente e con un importo, una regola sulle tempistiche e potenzialmente una valuta specifici per ciascuna di queste parti.

Quali sfide relative ai trasferimenti devono affrontare le attività del settore turistico nel processo per espandersi?

Il volume è l'elemento in cui la complessità dei trasferimenti aumenta in maniera esponenziale. Ecco gli aspetti che si complicano con la crescita dell'attività:

• Riconciliazione tra le parti: quando i fondi passano attraverso più suddivisioni e programmi di trasferimento, diventa difficile eseguire la riconciliazione tra quanto è stato riscosso e quanto è stato distribuito. Un singolo annullamento nel bel mezzo della catena potrebbe richiedere storni tra diverse parti, ciascuna con i propri registri contabili.

• Mancata corrispondenza della valuta: ad esempio, un viaggiatore paga in euro per una struttura il cui host si aspetta di ricevere baht thailandesi. La piattaforma riscuote in una valuta, trattiene i fondi in un'altra e dispone il trasferimento in una terza, spesso attraverso sistemi bancari con finestre temporali per il regolamento dei pagamenti diverse, in cui anche lievi differenze in termini di tempistiche sui cambi (FX) creano lacune nella riconciliazione.

• Aspettative dei fornitori in merito ai pagamenti: le catene alberghiere dispongono di team per la contabilità fornitori che probabilmente hanno requisiti rigorosi in materia di rimesse (ad es. formati specifici, codici di riferimento, date per il regolamento dei pagamenti), ma gli host più piccoli potrebbero desiderare un deposito sul proprio conto bancario entro pochi giorni dal check-in. Un'unica piattaforma si trova spesso a dover soddisfare entrambe le esigenze.

• Trasferimenti non andati a buon fine: i dati dell'account bancario cambiano, i numeri di routing vengono aggiornati e i fornitori passano a nuovi istituti. Su larga scala, anche un tasso di fallimento dei trasferimenti pari all'1% comporta centinaia di trasferimenti bloccati al mese e per ciascuno di essi è necessario un'indagine manuale e il riavvio del processo.

Come funzionano i trasferimenti globali in relazione al movimento di denaro transfrontaliero?

Effettuare trasferimenti a livello internazionale aggiunge ostacoli normativi e bancari a tutto ciò che è stato descritto in precedenza. I meccanismi possono risultare molto diversi una volta che il denaro attraversa i confini nazionali.

Nuove sfide includono:

• Compatibilità con le banche locali: i sistemi bancari non accettano tutti gli stessi formati di trasferimento. L'Area unica dei pagamenti in euro (SEPA) è in vigore in gran parte dell'Europa e il sistema ACH è lo standard in uso negli Stati Uniti. Tuttavia, pagare il proprietario di una pensione in Indonesia o un operatore turistico in Perù potrebbe significare dover operare tramite banche corrispondenti locali, accettare tempistiche più lunghe per il regolamento dei pagamenti e a volte farsi carico delle commissioni degli intermediari che riducono l'importo netto destinato al beneficiario.

• Tempistica della conversione di valuta: se una piattaforma converte la valuta al momento del trasferimento invece che al momento della prenotazione, si espone alla fluttuazione dei cambi durante il periodo in cui trattiene i fondi. Una piattaforma che ha riscosso 10.000 € per una struttura in Thailandia potrebbe disporre il trasferimento di un importo diverso in baht a seconda di quando avviene la conversione. Ecco perché alcune piattaforme bloccano i tassi di cambio al momento della prenotazione per offrire ai fornitori un importo prevedibile per il trasferimento.

• Compliance e documentazione: in molte giurisdizioni, i trasferimenti transfrontalieri al di sopra di determinate soglie attivano obblighi di comunicazione. Le piattaforme devono raccogliere e verificare le informazioni sui beneficiari, conservare i registri dei trasferimenti e, in alcuni casi, collaborare con fornitori di servizi di pagamento autorizzati per gestire gli obblighi normativi legati al movimento di denaro internazionale.

• Aspettative riguardo alla velocità del regolamento dei pagamenti: un fornitore in Germania potrebbe aspettarsi che il regolamento dei pagamenti avvenga il giorno stesso o il giorno successivo. Un fornitore in un mercato con un'infrastruttura bancaria meno sviluppata potrebbe dover aspettare dai tre ai cinque giorni lavorativi prima che un trasferimento vada a buon fine. Gestire le aspettative dei fornitori in una fascia di attesa così ampia richiede politiche sui trasferimenti chiare per ogni area geografica.

Come funziona la gestione centralizzata dei trasferimenti per le attività del settore turistico?

Senza una centralizzazione, la gestione dei trasferimenti si affida di base a un mosaico di strumenti. Questo funziona su scala molto piccola, ma mostra rapidamente i suoi limiti con il moltiplicarsi delle relazioni con i fornitori.

Un sistema centralizzato per i pagamenti nel settore turistico consolida la distribuzione dei fondi in un unico livello di piattaforma e i vantaggi sono concreti:

• Singola fonte di verità per lo stato dei trasferimenti: ogni trasferimento (in sospeso, in corso, completato, non andato a buon fine) è visibile in un unico posto. Ciò è importante per i team finanziari che si occupano della riconciliazione dei conti e per i team di assistenza ai fornitori che gestiscono le richieste di informazioni sui pagamenti.

• Applicazione uniforme delle regole: le regole sulle tempistiche dei trasferimenti, sulle detrazioni delle commissioni e sulle logiche di suddivisione vengono configurate una sola volta e applicate automaticamente. In questo modo si riduce la probabilità che un errore manuale applichi il tasso di commissione sbagliato a una tipologia di fornitore specifica.

• Reporting finanziario consolidato: quando tutti i trasferimenti passano attraverso un unico sistema, la generazione di report di fine periodo, dei modelli 1099 o di una documentazione fiscale equivalente e degli audit trail non richiede l'estrazione di dati da più fonti.

• Risoluzione più rapida dei problemi: un trasferimento non andato a buon fine che compare in una Dashboard centralizzata può favorire indagini e nuovi tentativi senza dover cercare tra i registri bancari o le conversazioni via email.

In che modo le piattaforme di viaggio possono automatizzare i trasferimenti su larga scala?

Il volume di trasferimenti che il personale può eseguire manualmente è limitato. L'automazione è ciò che consente all'infrastruttura per i trasferimenti di crescere insieme all'attività.

Ecco i risultati che permette di raggiungere:

• Erogazioni programmate: trasferimenti effettuati a cadenza prestabilita (ad es. giornaliera, settimanale, il 1° e il 15 del mese) in base a regole preconfigurate per ogni fornitore o categoria di fornitori, senza la necessità di un avvio manuale.

• Trasferimenti attivati da eventi: pagamenti effettuati automaticamente al verificarsi di condizioni specifiche (una prenotazione confermata, un check-in registrato, la chiusura di una finestra per le contestazioni). In questo modo le piattaforme attuano il rilascio dei fondi a seguito del soggiorno senza effettuare l'esame manuale di ogni transazione.

• Avvio dei trasferimenti tramite interfaccia di programmazione delle applicazioni (API): quando i sistemi di prenotazione, i sistemi di gestione delle strutture (PMS) e l'infrastruttura per i trasferimenti sono collegati tramite API, una prenotazione confermata può creare automaticamente un record per il trasferimento, applicare la logica di suddivisione corretta e mettere in coda il trasferimento, senza alcun intervento umano.

• Logica di ripetizione automatica: se un trasferimento non va a buon fine (ad es. numero di conto errato, conto chiuso, rifiuto da parte della banca), i sistemi automatizzati segnalano l'errore, avvisano il fornitore e mettono in coda un nuovo tentativo non appena vengono fornite le informazioni corrette, senza che sia necessario un ticket di assistenza e un bonifico bancario manuale per risolvere il problema.

Strumenti come Stripe Connect sono stati creati appositamente per questo tipo di architettura. Connect gestisce la suddivisione dei fondi tra più parti, supporta i trasferimenti programmati e istantanei verso gli account connessi e supporta i trasferimenti in più di 118 Paesi.

Stripe si occupa inoltre degli obblighi in materia di compliance legati all'attivazione dei fornitori nelle varie giurisdizioni. Le attività del settore turistico che operano in diverse aree geografiche con complesse relazioni con i fornitori possono usufruirne per rendere più gestibili le operazioni di trasferimento a livello globale.

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