การเปลี่ยนไปใช้ระบบจัดการการออกใบแจ้งหนี้อื่นในอิตาลีเป็นการตัดสินใจที่วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) หลายแห่งทำเมื่อระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบันกลายเป็นอุปสรรคมากกว่าสิ่งที่เป็นประโยชน์ สัญญาณหนึ่งคือซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้มักสร้างใบแจ้งหนี้ที่ถูกปฏิเสธ ซึ่งก็คือใบแจ้งหนี้ที่ Exchange System (SdI) ปฏิเสธเนื่องจากมีข้อผิดพลาดจึงต้องแก้ไขและส่งใหม่ หรือมีคำถามเกิดขึ้นเกี่ยวกับการจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นไปตามข้อกำหนด หรือประวัติใบแจ้งหนี้เข้าถึงได้ยาก ในกรณีอื่นๆ คุณอาจต้องการรวมการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินไว้ในขั้นตอนเดียว ในสถานการณ์เหล่านี้ทั้งหมด การย้ายไปยังแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใหม่มักเป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผลที่สุด

บทความนี้จะอธิบายวิธีการสังเกตเวลาที่เหมาะสมในการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนย้ายข้อมูล วิธีเลือกเครื่องมือจัดการการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะกับตลาดอิตาลี วิธีโอนข้อมูลโดยไม่ให้สูญหาย ตลอดจนค่าใช้จ่ายและระยะเวลาที่ต้องพิจารณา

ประเด็นสำคัญ

• ความต้องการประสิทธิภาพมักเป็นแรงผลักดันในการตัดสินใจเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน แต่ในอิตาลี คุณต้องวางแผนในเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ SdI ประวัติเอกสาร และการผสานการทำงานที่ใช้งานอยู่ด้วย
  
• ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับ SME ในอิตาลีต้องจัดการ SdI ที่อยู่อีเมลที่ผ่านการรับรอง (PEC) การเก็บรักษาบันทึกข้อมูลตามกฎหมาย และการอัปเดตรหัสผู้รับอย่างถูกต้องโดยไม่ทำให้เกิดอุปสรรคในการดำเนินงาน
  
• การย้ายซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินมีอะไรมากกว่าแค่การส่งออกบันทึกข้อมูล เนื่องจากต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลประวัติ การวางแผนระยะการเปลี่ยนผ่าน และการประสานงานการเปลี่ยนแปลงอย่างเหมาะสมกับลูกค้า ซัพพลายเออร์ และทีมภายใน
  
• ค่าใช้จ่ายในการย้ายข้อมูลจะขึ้นอยู่กับปริมาณเอกสาร ความซับซ้อนของการผสานการทำงาน และความจำเป็นในการสนับสนุน ในขณะที่ระยะเวลาที่ใช้อาจมีตั้งแต่ไม่กี่วันไปจนถึงหลายสัปดาห์
  
• การรวมการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินไว้ในแพลตฟอร์มเดียวจะช่วยลดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตนเอง และทำให้การดำเนินงานแบบวันต่อวันของระบบจัดการการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของคุณง่ายขึ้น
  

สัญญาณบ่งชี้ว่าถึงเวลาต้องเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน

โดยปกติแล้ว การตัดสินใจเปลี่ยนแพลตฟอร์มไม่ได้มาจากปัญหาเพียงข้อเดียว แต่มาจากปัญหาเล็กๆ น้อยๆ หลายข้อที่เกิดขึ้นทุกวัน บ่อยครั้งค่าใช้จ่ายที่แท้จริงไม่ใช่ค่าสิทธิ์การใช้งาน แต่เป็นเวลาที่ทีมของคุณต้องเสียไปกับงานที่ต้องทำซ้ำๆ และการแก้ไขที่หลีกเลี่ยงได้

ก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินหรือไม่ ให้มองหาสัญญาณบ่งชี้ที่แสดงให้เห็นว่าระบบปัจจุบันไม่มีประสิทธิภาพอีกต่อไป ต่อไปนี้คือสัญญาณที่พบได้บ่อยที่สุดในหมู่ SME ในอิตาลี:

• ทีมใช้เวลาหลายชั่วโมงในการแก้ไขข้อผิดพลาด ป้อนข้อมูลใหม่ หรือหาสาเหตุว่าเหตุใดใบแจ้งหนี้จึงถูกปฏิเสธหรือส่งไม่สำเร็จ
  
• การส่งไปยัง SdI มีผลลัพธ์เป็นการปฏิเสธ ผลลัพธ์ที่ไม่ชัดเจน หรือคำถามเกี่ยวกับการเก็บรักษา
  
• ระบบการจัดการไม่ผสานการทำงานร่วมกับระบบบัญชี คำสั่งซื้อ หรือการชำระเงิน
  
• ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาเพิ่มขึ้นโดยที่ไม่มีฟีเจอร์ใหม่
  

นอกเหนือจากข้อควรพิจารณาในทางปฏิบัติเหล่านี้แล้ว ยังมีเหตุผลเชิงกลยุทธ์ด้วย บริษัทหลายแห่งเปลี่ยนระบบจัดการการเรียกเก็บเงินเมื่อต้องการการผสานการทำงานที่ดีขึ้นสำหรับคำสั่งซื้อ การเรียกเก็บเงิน และการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า ในกรณีนี้ ระบบเก่าอาจจะยังใช้งานได้ แต่ไม่สอดคล้องกับรูปแบบการเติบโตของบริษัทอีกต่อไป ซึ่งกรณีนี้มักเป็นเรื่องจริงสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่กำลังมองหาซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินที่ทำได้มากกว่าการสร้างเอกสาร แต่ยังรองรับวงจรตั้งแต่การสั่งซื้อจนถึงการรับชำระเงินทั้งหมดได้อย่างแท้จริง

สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนย้ายข้อมูล: ความเข้ากันได้กับ SdI, ประวัติใบแจ้งหนี้ และการผสานการทำงานที่มีอยู่

ก่อนเปลี่ยนแพลตฟอร์ม โปรดพิจารณาว่าบันทึกข้อมูลหรือไฟล์สำคัญอาจสูญหายหรือไม่ ให้ตรวจสอบเบื้องต้นเพื่อหลีกเลี่ยงการพบปัญหาเมื่อสายเกินไป อย่างเช่น ไม่สามารถส่งออกประวัติได้ ข้อมูลหลักของลูกค้าและซัพพลายเออร์มีข้อผิดพลาดหรือซ้ำซ้อนกัน หรือต้องทำการผสานการทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) และซอฟต์แวร์บัญชีใหม่ตั้งแต่ต้น

ความเข้ากันได้กับ SdI

การตรวจสอบครั้งแรกจะเกี่ยวข้องกับ SdI โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เลือกต้องจัดการการออก การรับ การแจ้งเตือนการปฏิเสธ และการเก็บรักษาเอกสาร สำหรับ SME ส่วนใหญ่ ความท้าทายไม่ได้อยู่ที่การสร้างใบแจ้งหนี้ แต่อยู่ที่การรักษาความราบรื่นในแต่ละเดือนโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเองในแต่ละครั้ง

ประวัติใบแจ้งหนี้

หากมีบันทึกข้อมูลนานหลายปีอยู่ในระบบจัดการการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ก่อนหน้า ให้ประเมินว่าคุณจะโอนประวัติดังกล่าวมาได้มากน้อยเพียงใด ซึ่งผลลัพธ์อาจไม่เหมือนกันเสมอไป แพลตฟอร์มบางแห่งจะส่งออกทุกอย่างในรูปแบบมาตรฐาน ในขณะที่แพลตฟอร์มอื่นๆ อาจสร้างไฟล์ที่กระจัดกระจายหรือไม่สมบูรณ์ ให้ตรวจสอบว่าสามารถดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่ และยังคงเชื่อมโยงกับใบลดหนี้ ไฟล์แนบ และการอ้างอิงที่ถูกต้องเพื่อให้เรียกดูได้อย่างรวดเร็วเมื่อจำเป็น

การผสานการทำงานที่มีอยู่

การผสานการทำงานมักเป็นส่วนที่ท้าทายที่สุดในการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน การผสานการทำงานเป็นการเชื่อมต่ออัตโนมัติระหว่างแพลตฟอร์มการจัดการธุรกิจและโปรแกรมอื่นๆ ของบริษัทที่ช่วยให้ทั้ง 2 ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลกันโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น กับระบบสินค้าคงคลัง ระบบการชำระเงิน หรือแพลตฟอร์มที่จัดการแพ็กเกจการสมัครใช้บริการ เมื่อคุณเปลี่ยนซอฟต์แวร์ คุณต้องสร้างลิงก์เหล่านี้ขึ้นมาใหม่บนแพลตฟอร์มใหม่ การจัดทำรายการอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อทั้งหมดไว้ล่วงหน้าจะช่วยหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้นได้ในวันที่มีการเปลี่ยนแปลง

การเลือกซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินสำหรับอิตาลี: การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้าน SdI, PEC และการเก็บรักษาบันทึกข้อมูล

เมื่อต้องเลือกระบบจัดการการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใหม่ คุณควรพิจารณาปัจจัยอื่นๆ นอกเหนือจากอินเทอร์เฟซหรือราคา เพราะในอิตาลี การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุด โซลูชันที่เข้ากันได้กับ SdI จะต้องรองรับรูปแบบที่ถูกต้อง การส่งข้อมูลไปยัง SdI และผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้อง

อีก 2 ประเด็นที่มักถูกมองข้ามแต่มีความสำคัญเช่นกันคือ PEC และการเก็บรักษาข้อมูลให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย การเปลี่ยนแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินจำเป็นต้องรักษาข้อมูลติดต่อและช่องทางการรับให้สอดคล้องกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากลูกค้าและซัพพลายเออร์บางรายยังคงใช้ PEC เป็นช่องทางมาตรฐานในการสื่อสาร เครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ดีสำหรับ SME ต้องมีระบบจัดเก็บข้อมูลที่เชื่อถือได้ เพื่อให้ค้นหาเอกสารในอีกหลายปีข้างหน้าได้อย่างง่ายดาย

ข้อกำหนดที่ต้องตรวจสอบกับซัพพลายเออร์

ก่อนเซ็นสัญญา ให้สอบถามอย่างชัดเจนว่าแพลตฟอร์มรองรับสิ่งต่อไปนี้หรือไม่

• การส่งและการรับเอกสารผ่าน SdI
  
• การอัปเดตรหัสผู้รับและข้อมูลอ้างอิง PEC
  
• การจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลที่เข้าเกณฑ์หรือการผสานการทำงานกับผู้ให้บริการที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
  
• การส่งออกประวัติโดยสมบูรณ์
  
• Application Programming Interface (API) หรือการผสานการทำงานกับระบบบัญชี ERP และระบบการชำระเงิน
  

ยืนยันว่าซัพพลายเออร์รายใหม่มีบริการช่วยเหลือลูกค้าที่ยอดเยี่ยม ตอบสนองอย่างรวดเร็ว และติดต่อได้ผ่านหลายช่องทาง (อีเมล โทรศัพท์ แชท)

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์ครอบคลุมฟีเจอร์ทั้งหมดเหล่านี้ เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะต้องเปลี่ยนระบบจัดการการเรียกเก็บเงินเป็นครั้งที่ 2 ในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า รวมถึงพิจารณาการเติบโตทางธุรกิจของคุณด้วย หากคุณต้องการขยายธุรกิจ ซอฟต์แวร์ก็ต้องรองรับปริมาณงานที่มากขึ้นและกระบวนการที่ซับซ้อนขึ้นได้โดยไม่ต้องเพิ่มการทำงานแบบแมนนวล

วิธีย้ายข้อมูลโดยไม่ให้สูญหาย: การส่งออกประวัติ การตรวจสอบความถูกต้อง และช่วงการเปลี่ยนผ่าน

การย้ายแพลตฟอร์มอย่างเป็นระบบหมายถึงการจัดการข้อมูลในฐานะทรัพย์สินของบริษัท ไม่ใช่แค่การส่งออกธรรมดา กระบวนการนี้ประกอบด้วย 3 ระยะหลัก ซึ่งแต่ละระยะจะมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ดังนี้

การส่งออกประวัติ

ระยะแรกเกี่ยวข้องกับการดึงบันทึกข้อมูลจากระบบเดิม ได้แก่ ข้อมูลหลัก ใบแจ้งหนี้ที่ออกและได้รับ ใบลดหนี้ ไฟล์แนบ สถานะเอกสาร และข้อมูลอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง หากเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบเดิมไม่สามารถส่งออกข้อมูลทั้งหมดได้โดยตรง ให้วางแผนการกู้คืนข้อมูลบางส่วนหรือใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลคู่ขนานสำหรับไฟล์ที่ไม่สามารถถ่ายโอนได้

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ถัดมาคือการตรวจสอบความถูกต้อง การย้ายไฟล์เพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ คุณต้องตรวจสอบว่าข้อมูลสามารถอ่านได้ มีความสอดคล้องกัน และเชื่อมโยงกับลูกค้าที่ถูกต้อง หลายโปรเจกต์มักสะดุดในขั้นตอนนี้ เนื่องจากตรวจพบข้อมูลซ้ำซ้อน หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไม่ถูกต้อง หรือข้อมูลหลักไม่สมบูรณ์ การตรวจสอบล่วงหน้าจะช่วยลดการแก้ไขซ้ำๆ หลังจากใช้งานจริงได้อย่างมาก

ระยะเวลาเปลี่ยนผ่าน

ช่วงการเปลี่ยนผ่านก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ในหลายกรณี ขอแนะนำให้เปิดระบบเดิมไว้สำหรับใช้อ้างอิงในระยะเวลาจำกัดระหว่างที่เปิดตัวซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์บนพื้นฐาน SdI ตัวใหม่ วิธีนี้จะช่วยให้ทีมสามารถเปรียบเทียบเอกสาร จัดการข้อยกเว้น และทำความคุ้นเคยกับขั้นตอนการทำงานที่อัปเดตโดยไม่ขัดจังหวะกิจกรรมทางธุรกิจ

วิธีแจ้งให้ลูกค้าและซัพพลายเออร์ทราบถึงการเปลี่ยนแปลง: การอัปเดตรหัสผู้รับและที่อยู่ PEC

เมื่อเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน แค่ปัจจัยทางเทคนิคเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ คุณจะต้องแจ้งลูกค้าและซัพพลายเออร์ให้ทราบอย่างชัดเจนและทันท่วงที หากคุณใช้รหัสผู้รับใหม่หรืออัปเดตที่อยู่ PEC ความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดคือเอกสารอาจไปไม่ถึงช่องทางที่ถูกต้อง หรือติดขัดระหว่างรอการแก้ไข นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องให้ความสำคัญกับการสื่อสารในฐานะส่วนหนึ่งของกระบวนการย้ายระบบ ไม่ใช่ขั้นตอนรอง

กฎที่ดีที่สุดนั้นเรียบง่าย คือแจ้งให้พาร์ทเนอร์ที่คุณแลกเปลี่ยนไฟล์ด้วยบ่อยที่สุดทราบก่อน จากนั้นค่อยแจ้งให้ฐานลูกค้าและซัพพลายเออร์ที่เหลือทราบ ระบุว่าแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใหม่จะเปิดใช้งานเมื่อใด จะต้องใช้หมายเลขอ้างอิงใด และจะมีการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานใดบ้าง หากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก ให้เตรียมข้อความมาตรฐานสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนและแผนกธุรการ เพื่อให้ทุกคนตอบกลับอย่างสอดคล้องกัน

ในทางปฏิบัติมีอะไรที่ต้องอัปเดตบ้าง

ในการสื่อสารกับพาร์ทเนอร์ โปรดใส่ข้อมูลต่อไปนี้เสมอ

• รหัสผู้รับใหม่ (หากมี)
  
• ที่อยู่ PEC ที่อัปเดต
  
• วันที่มีผลสำหรับการเปลี่ยนแปลง
  
• คำแนะนำสำหรับเอกสารที่ออกแล้วแต่ยังไม่ได้รับ
  

ขั้นตอนนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาด ความล่าช้า และข้อพิพาท เหนือสิ่งอื่นใด โปรดหลีกเลี่ยงการทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เป็นปัญหาของตนเอง เมื่อส่งผลกระทบต่อโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์กร

การย้ายระบบมีค่าใช้จ่ายเท่าไรและใช้เวลานานแค่ไหน

ค่าใช้จ่ายในการย้ายระบบจะแตกต่างกันอย่างมากโดยขึ้นอยู่กับ 3 ปัจจัยหลัก ดังนี้

• ขนาดของบริษัท
  
• จำนวนเอกสารที่ต้องถ่ายโอน
  
• ความซับซ้อนของการผสานการทำงาน
  

สำหรับ SME ที่มีกระบวนการที่เรียบง่าย งบประมาณอาจไม่สูงนัก แต่สำหรับบริษัทที่มีหลายสาขา มีการสมัครใช้บริการหลายรายการ และมีการผสานการทำงานที่ปรับแต่งเอง ค่าใช้จ่ายก็จะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ธุรกิจ SME ต้องประเมินเครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จากปัจจัยอื่นๆ นอกเหนือจากค่าธรรมเนียมการสมัครใช้บริการ ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายในการย้ายระบบทั้งหมดด้วย

ระยะเวลาของโปรเจกต์จะขึ้นอยู่กับระดับของการเตรียมความพร้อมเป็นหลัก หากมีการจัดเตรียมข้อมูลหลักและประวัติไว้เรียบร้อยแล้ว การเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินใหม่อาจใช้เวลาเพียงไม่กี่วันสำหรับการตั้งค่าและทดสอบ อย่างไรก็ตาม หากคุณจำเป็นต้องล้างข้อมูล ผสานการทำงานใหม่ และประสานงานกับหลายแผนก โปรเจกต์อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ ปัจจัยในการตัดสินใจมักไม่ใช้เรื่องของเทคโนโลยี แต่เป็นคุณภาพของข้อมูลเริ่มต้น

ค่าใช้จ่ายอีกอย่างที่มักถูกมองข้ามคือความล่าช้า การทนใช้ระบบที่ไม่เพียงพอมักหมายถึงการเสียเวลาไปกับกระบวนการแบบแมนนวล ความคลาดเคลื่อน และการกระทบยอดที่ล่าช้า สำหรับหลายบริษัท การประหยัดที่แท้จริงจะเกิดขึ้นเมื่อระบบใหม่ช่วยลดงานประจำและผสานการทำงานระหว่างการออกใบแจ้งหนี้ การเรียกเก็บเงิน และการทำบัญชีได้ดียิ่งขึ้น

Stripe ทำให้การเปลี่ยนผ่านง่ายขึ้นได้อย่างไร

Stripe นำเสนอโซลูชันหลากหลายรูปแบบที่ช่วยให้ธุรกิจในอิตาลีจัดการการชำระเงิน การออกใบแจ้งหนี้ และการเรียกเก็บเงินตามรอบบิลด้วยวิธีที่ตรงไปตรงมาและเป็นอัตโนมัติ ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับโซลูชันดังกล่าว

Stripe Invoicing + A-Cube ช่วยให้มั่นใจว่าสามารถใช้งานกับ SdI ได้อย่างสมบูรณ์อย่างไร

หากต้องการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินโดยไม่สร้างขั้นตอนการดำเนินงานที่แยกขาดจากกัน ให้เลือกโซลูชันที่รวมเอกสารและการเรียกเก็บเงินเข้าด้วยกัน เมื่อใช้ Stripe Invoicing และการผสานการทำงานร่วมกับ A-Cube สำหรับจัดการการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของอิตาลี คุณจะใช้การตั้งค่าที่อิงตาม SdI ซึ่งรวมการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินไว้ในระบบเดียวได้

ประโยชน์สำหรับ SME นั้นมีความชัดเจน ซึ่งได้แก่ มีเครื่องมือที่ต้องประสานงานน้อยลง มีขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตนเองน้อยลง และมีความคลาดเคลื่อนระหว่างการเรียกเก็บเงินกับการรับชำระเงินน้อยลง แทนที่จะต้องดูแลแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และการชำระเงินแยกกัน คุณจะรวมศูนย์เวิร์กโฟลว์และทำให้การกระทบยอดง่ายขึ้นได้ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ออกใบแจ้งหนี้ตามรอบบิล จัดการลูกค้าต่างประเทศ หรือต้องการควบคุมรอบกระแสเงินสดให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

การกำหนดให้รายรับที่เกิดขึ้นประจำทำงานอัตโนมัติด้วย Stripe Billing

หากบริษัทของคุณมีการสมัครใช้บริการ ค่าธรรมเนียมตามรอบบิล หรือแพ็กเกจแบบจ่ายตามการใช้งาน Stripe Billing จะจัดการวงจรรายรับที่เกิดขึ้นประจำทั้งหมดด้วยวิธีที่เรียบง่ายและเป็นอัตโนมัติ ซึ่งเป็นส่วนเสริมที่เป็นธรรมชาติสำหรับ Stripe Invoicing ในขณะที่การผสานการทำงาน A-Cube จัดการการออกและส่งใบแจ้งหนี้ไปยัง SdI แล้ว Stripe Billing ก็จะจัดการตรรกะการต่ออายุ การอัปเดตแพ็กเกจ และการชำระเงินอัตโนมัติ

สำหรับ SME ที่กำลังพิจารณาเปลี่ยนระบบจัดการการออกใบแจ้งหนี้ ประโยชน์ที่เป็นรูปธรรมที่สุดคือ:

• การออกใบแจ้งหนี้ตามรอบบิลโดยอัตโนมัติ พร้อมรองรับการต่ออายุ การอัปเกรด และการดาวน์เกรดโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง
  
• การกู้คืนการชำระเงินที่ล้มเหลวผ่านการลองใหม่แบบอัจฉริยะและการเตือนความจำอัตโนมัติ เพื่อลดการละทิ้งการชำระเงินโดยไม่ได้ตั้งใจ
  
• รูปแบบการตั้งราคาที่ยืดหยุ่น ตั้งแต่แพ็กเกจแบบอัตราคงที่ไปจนถึงแพ็กเกจแบบจ่ายตามการใช้งานหรือแบบแบ่งตามระดับ มีประโยชน์ในกรณีที่โครงสร้างราคาของคุณเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป
  
• การรายงานเกี่ยวกับเมตริกประจำ เพื่อให้ทีมการเงินเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของผลกำไร การชำระเงินที่ยังไม่ได้รับ และแนวโน้มของการสมัครใช้บริการ
  

อุปสรรคสำหรับทีมน้อยลง

นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในระดับองค์กรด้วย เมื่อซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับ SME ของคุณเชื่อมโยงกับระบบการชำระเงิน ทีมการเงินก็จะทำงานจากแหล่งข้อมูลเดียว และทีมขายก็พบปัญหาในการจัดการลูกค้าน้อยลง สำหรับผู้ที่ต้องการเปลี่ยนแพลตฟอร์มในขณะที่ยังคงความรวดเร็วเอาไว้ การผสานการทำงานนี้มักเป็นปัจจัยในการตัดสินใจ

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ช่วยให้ขั้นตอนเกี่ยวกับลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การจัดทำใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ก็จะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• สร้างการจัดการลูกหนี้การค้าแบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเปลี่ยนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินในอิตาลี