ในปี 2024 มีการโอนเงินผ่านธนาคารในเยอรมนีประมาณ 7,600 ล้านครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ การเริ่มต้นธุรกรรมเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจในชีวิตประจำวัน แต่การโอนเงินที่มากขึ้นหมายถึงงานธุรการที่มากขึ้น ทำให้การโอนเงินเป็นชุดเป็นทางเลือกที่ใช้งานได้จริงสำหรับธุรกิจจำนวนมากในเยอรมนี

บทความนี้จะอธิบายว่าการโอนเงินเป็นชุดคืออะไร ข้อดีและข้อเสียสำหรับธุรกิจในเยอรมนี และความแตกต่างระหว่างการบัญชีแบบรวมยอดและการบัญชีแบบแยกรายการ นอกจากนี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับข้อกำหนดทางกฎหมายที่คุณต้องทราบ และวิธีที่คุณสามารถค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดในการโอนเงินเป็นชุดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เนื้อหาหลักในบทความ

• การโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุดคืออะไร
  
• ข้อดีและข้อเสียของการโอนเงินผ่านธนาคารแบบเป็นชุดมีอะไรบ้าง
  
• การบันทึกการโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุด: การบันทึกแบบรวมยอดหรือแบบแยกรายการ
  
• มีกฎระเบียบใดบ้างที่ใช้กับการโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุด
  
• กลไกการควบคุมและการแก้ไขข้อผิดพลาดในการโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุด
  

การโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุดคืออะไร

การโอนเงินเป็นชุดคือธุรกรรมที่ทำการชำระเงินหลายรายการพร้อมกัน ขึ้นอยู่กับธนาคาร คุณสามารถดำเนินการชำระเงินหลายร้อยหรือหลายพันรายการไปยังผู้รับและบัญชีหลายรายพร้อมกันได้ด้วยคำสั่งโอนเงินเพียงครั้งเดียว โดยไม่ต้องดำเนินการโอนแต่ละรายการแยกกัน ถึงแม้การโอนเงินแบบเป็นชุดจะไม่ค่อยพบเห็นในภาคเอกชน แต่ก็เป็นวิธีปฏิบัติมาตรฐานในภาคธุรกิจ ทั้งสำหรับบริษัทขนาดใหญ่และวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME)

การโอนเงินแบบเป็นชุดมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ต้องชำระเงินให้กับผู้รับหลายรายเป็นประจำ ตัวอย่างเช่น การจ่ายเงินเดือนพนักงานหรือการชำระค่าสินค้าและบริการให้กับซัพพลายเออร์ นอกจากนี้ การโอนเงินแบบเป็นชุดยังเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ใช้งานได้จริงสำหรับการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า เช่น การชำระเงินให้กับผู้ให้บริการหรือหน่วยงานด้านภาษี

การโอนเงินเป็นชุดสามารถทำได้แบบเรียลไทม์เช่นเดียวกับการโอนเงินผ่านธนาคารแบบดั้งเดิม นั่นหมายความว่าเงินจะเข้าบัญชีของผู้รับภายในไม่กี่วินาที ไม่ใช่หลายวัน การโอนเงินแบบเป็นชุดแบบเรียลไทม์จึงเป็นวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพเป็นพิเศษสำหรับธุรกิจในการประมวลผลการชำระเงิน ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการชำระเงินเร่งด่วนหรือเงื่อนไขการชำระเงินระยะสั้น แต่ก็ไม่ใช่ทุกธนาคารและผู้ให้บริการชำระเงินที่จะมีฟีเจอร์นี้

ข้อดีและข้อเสียของการโอนเงินผ่านธนาคารแบบเป็นชุดมีอะไรบ้าง

การโอนเงินผ่านธนาคารแบบเป็นชุดก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียที่ธุรกิจควรพิจารณาเมื่อใช้งาน เช่นเดียวกับวิธีการชำระเงินอื่นๆ

ข้อดีของการโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุด

• ประหยัดเวลา
  หนึ่งในข้อดีที่สุดของการโอนเงินผ่านธนาคารแบบเป็นชุดคือการประหยัดเวลา แทนที่จะทำการชำระเงินทีละรายการ บริษัทต่างๆ สามารถดำเนินการธุรกรรมหลายรายการพร้อมกันได้ด้วยคำสั่งเดียว ซึ่งช่วยลดงานด้านการบริหารจัดการลงได้อย่างมาก

• ประหยัดเงิน
  การประหยัดเวลาช่วยให้ธุรกิจประหยัดต้นทุนได้ทันที เมื่อพนักงานใช้เวลาน้อยลงในการประมวลผลการชำระเงิน พวกเขาสามารถทุ่มเททรัพยากรให้กับกิจกรรมที่สร้างมูลค่าเพิ่มได้มากขึ้น ดังนั้น ในท้ายที่สุด การโอนเงินแบบเป็นชุดจึงช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานได้ นอกจากนี้ยังประหยัดค่าธรรมเนียมการทำธุรกรรมได้อีกด้วย หากธนาคารของคุณเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับการโอนแต่ละครั้ง ด้วยการโอนเงินแบบเป็นชุด คุณจะจ่ายค่าธรรมเนียมเพียงครั้งเดียวสำหรับกระบวนการทั้งหมด แทนที่จะจ่ายค่าธรรมเนียมแยกต่างหากสำหรับทุกการชำระเงิน

• ช่วยให้ทำบัญชีได้ง่ายขึ้น
  การโอนเงินผ่านธนาคารแบบเป็นชุดช่วยลดความซับซ้อนของการบัญชี แทนที่จะต้องบันทึกรายการหลายบรรทัด การโอนแบบเป็นชุดจะถูกบันทึกเป็นธุรกรรมเดียวที่สรุปการชำระเงินแต่ละรายการ ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบและรายงานธุรกรรมทางการเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการชำระเงินเป็นประจำและในจำนวนเงินที่ใกล้เคียงกัน

• การวางแผนสภาพคล่องที่ดียิ่งขึ้น
  การโอนเงินเป็นชุดช่วยให้ธุรกิจวางแผนการชำระเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและจัดการได้ง่ายขึ้น การชำระเงินจะถูกรวมเข้าด้วยกันเพื่อประมวลผล ทำให้เห็นภาพรวมของเงินทุนที่มีอยู่ได้ดีขึ้น วิธีนี้เหมาะสำหรับบริษัทที่มีการรับและจ่ายเงินจำนวนมาก เนื่องจากช่วยให้พวกเขาสามารถติดตามกระแสเงินสดได้ดีขึ้นและระบุปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

ข้อเสียของการโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุด

• ความพร้อมให้บริการแบบจำกัด
  ไม่ใช่ทุกธนาคารและผู้ให้บริการทางการเงินที่จะให้บริการโอนเงินแบบเป็นชุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ให้บริการรายเล็กหรือผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญน้อยกว่า อาจไม่มีบริการนี้ หรืออาจมีฟังก์ชันการใช้งานที่จำกัด ซึ่งอาจเป็นปัญหาสำหรับบริษัทที่ต้องพึ่งพาการโอนเงินแบบเป็นชุด เนื่องจากอาจต้องหันไปใช้วิธีการชำระเงินหรือผู้ให้บริการทางเลือกอื่นในกรณีดังกล่าว

• การกระทบยอดการชำระเงินที่ยุ่งยากขึ้น
  ในหลายกรณี แผนกบัญชีมักบันทึกการชำระเงินจำนวนมากเป็นยอดรวมเดียว ทำให้ยากต่อการจับคู่การชำระเงินแต่ละรายการกับใบแจ้งหนี้ และระบุธุรกรรมที่ผิดพลาด บางครั้ง แผนกบัญชีต้องแยกการโอนเงินจำนวนมากออกเป็นจำนวนเงินแต่ละรายการด้วยตนเอง สำหรับการโอนเงินจำนวนมากที่มีผู้รับหลายราย วิธีนี้จะทำให้เกิดปัญหาในการกระทบยอดและต้องใช้ความพยายามด้านการบริหารจัดการอย่างมาก

การบันทึกการโอนเงินผ่านธนาคารแบบเป็นชุด: การบันทึกแบบรวมยอดหรือแบบแยกรายการ

เมื่อใช้การโอนเงินผ่านธนาคารแบบเป็นชุด บริษัทสามารถเลือกได้ว่าจะบันทึกการชำระเงินเป็นยอดรวมทั้งหมดหรือแยกเป็นรายการย่อยๆ แต่ละวิธีมีข้อดีและข้อเสีย ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและข้อกำหนดด้านบัญชี

การบันทึกรายการแบบรวมยอด จะหักยอดเงินโอนทั้งหมดจากบัญชีของบริษัทและโอนไปยังระบบบัญชี วิธีนี้ช่วยลดความซับซ้อนในการทำบัญชี เนื่องจากมีการบันทึกเพียงรายการเดียว ไม่ว่าจะมีจำนวนเงินที่จ่ายจริงกี่รายการก็ตาม ข้อเสียคือ ไม่สามารถตรวจสอบติดตามการชำระเงินแต่ละรายการได้โดยตรง ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหาในภายหลังหากเกิดข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องกัน นอกจากนี้ยังทำให้ยากต่อการระบุผู้รับเงินหรือรายการธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของการโอนเงินจำนวนมากที่ซับซ้อน

ด้วยระบบบัญชีแบบแยกรายการ ทีมบัญชีจะบันทึกการชำระเงินแต่ละรายการภายในชุดการโอนเป็นรายการแยกต่างหาก วิธีนี้ช่วยให้บริษัทเห็นภาพรวมโดยละเอียด และสามารถกระทบยอดหรือแก้ไขธุรกรรมได้อย่างรวดเร็วหรือแม้กระทั่งทำย้อนหลังได้ ธุรกิจที่มีโครงสร้างการชำระเงินที่ซับซ้อนจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากรายละเอียดระดับนี้ อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ก็หมายถึงงานธุรการที่มากขึ้นด้วย

มีกฎระเบียบใดบ้างที่ใช้กับการโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุด

เมื่อใช้การโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุด ธุรกิจในเยอรมนีต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายต่างๆ ที่สำคัญที่สุดคือหลักการสำหรับการจัดเก็บและเก็บรักษาบัญชี บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้อง (GoBD) ระเบียบการบริหารนี้ออกโดยกระทรวงการคลังแห่งสหพันธรัฐ มีผลผูกพันกับบริษัทเยอรมันทุกแห่ง และควบคุมหลักการพื้นฐานของการบัญชีดิจิทัล

การโอนเงินเป็นชุดต้องเป็นไปตามข้อกำหนดด้านความโปร่งใสและการตรวจสอบย้อนกลับเช่นเดียวกับการโอนเงินแบบรายบุคคล โดย GoBD กำหนดให้ธุรกรรมทางบัญชีทั้งหมดต้องบันทึกในลักษณะที่สามารถตรวจสอบได้อย่างครบถ้วนได้ตลอดเวลา ซึ่งหมายความว่าฝ่ายบัญชีต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการชำระเงินแต่ละรายการภายในชุดการโอนเงินสามารถจับคู่กับธุรกรรมที่เกี่ยวข้องได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่งหากมีการบันทึกการชำระเงินเป็นยอดรวมโดยไม่มีรายละเอียดแยกย่อย

เมื่อใช้การโอนเงินเป็นชุด ธุรกิจต่างๆ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการบันทึกและจัดเก็บอย่างถูกต้อง ซึ่งรวมถึงรายละเอียดผู้รับเงิน จำนวนเงินที่ชำระ และวันที่ทำรายการ โดย GoBD กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารภาษีโดยทั่วไปไว้ที่ 10 ปี แต่ว่าตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 กฎหมาย Fourth Bureaucracy Relief Act (BEG IV) ได้กำหนดระยะเวลาที่สั้นลงเหลือ 8 ปีสำหรับเอกสารทางบัญชี เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร และบันทึกเงินเดือน

การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลในธุรกรรมการชำระเงิน

นอกเหนือจากข้อกำหนดของ GoBD แล้ว ธุรกิจในเยอรมนีที่ใช้การโอนเงินผ่านธนาคารแบบเป็นชุดยังต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) ด้วย ซึ่งหมายถึงการใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของผู้รับเงิน ธุรกิจต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่ใช้ปกป้องความสมบูรณ์ของข้อมูลนี้ และบุคคลที่สามที่ไม่ได้รับอนุญาตไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับได้

กระบวนการชำระเงินที่มีโครงสร้างเป็นพื้นฐานสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด

กฎระเบียบด้านภาษี บัญชี และการคุ้มครองข้อมูลจำนวนมาก แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของกระบวนการชำระเงินที่มีโครงสร้างชัดเจนและโปร่งใส เมื่อมีการประมวลผลธุรกรรมเป็นชุด การมีโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคที่เหมาะสมเพื่อบันทึกข้อมูลอย่างสม่ำเสมอและอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบภายในจึงยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น Stripe Connect ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถดำเนินการจ่ายเงินโดยอัตโนมัติ จับคู่ธุรกรรมกับผู้รับเฉพาะ และให้ข้อมูลการจ่ายเงินที่เกี่ยวข้องในรูปแบบที่มีโครงสร้างผ่านทางแดชบอร์ดหรือ API นอกจากนี้ยังช่วยในการวางแผนรอบการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นซ้ำๆ สำหรับบัญชีที่เชื่อมต่อ และให้รายงานสถานะและข้อผิดพลาดผ่านทาง Webhook ทำให้ง่ายต่อการจัดการการจ่ายเงินที่ซับซ้อน และช่วยให้เอกสารภายในมีความถูกต้องแม่นยำ

กลไกการควบคุมและการแก้ไขข้อผิดพลาดในการโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุด

ธุรกิจในเยอรมนีต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการชำระเงินทั้งหมดในการโอนเงินผ่านธนาคารแบบเป็นชุดนั้นดำเนินการอย่างถูกต้องและปราศจากข้อผิดพลาด กลไกการควบคุมที่มีประสิทธิภาพและการจัดการข้อผิดพลาดอย่างรอบคอบเป็นกุญแจสำคัญในการตรวจจับและแก้ไขความผิดปกติตั้งแต่เนิ่นๆ ปัญหาอาจเกิดขึ้นได้ไม่เพียงแต่จากผู้รับเงินหรือจำนวนเงินที่ไม่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีหรือการคุ้มครองข้อมูลด้วย

กระบวนการตรวจสอบ

การบันทึกข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือข้อผิดพลาดในรายละเอียดการชำระเงินอาจส่งผลให้การชำระเงินไม่ตรงกับผู้รับหรือวัตถุประสงค์ที่ถูกต้อง ด้วยเหตุนี้ จึงควรตรวจสอบและยืนยันข้อมูลการชำระเงินของคุณเป็นประจำ คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองหรือใช้ระบบอัตโนมัติ การใช้ซอฟต์แวร์เป็นวิธีที่ดีเป็นพิเศษหากคุณกำลังทำการโอนเงินผ่านธนาคารแบบชุดที่ซับซ้อนซึ่งมีธุรกรรมจำนวนมาก เนื่องจากจะช่วยให้การจับคู่และตรวจสอบธุรกรรมง่ายขึ้น

การแก้ไข

อีกประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาคือ ความสามารถในการยกเลิกหรือแก้ไขการชำระเงิน ซึ่งมักทำได้ยากกว่าในกรณีการโอนเงินผ่านธนาคารแบบเป็นชุด เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วการยกเลิกการชำระเงินเพียงรายการเดียวมักไม่เพียงพอ จำเป็นต้องตรวจสอบและปรับเปลี่ยนธุรกรรมทั้งหมดในชุดนั้นแทน

เอกสารประกอบ

ธุรกิจควรบันทึกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของข้อผิดพลาดที่ได้รับการแก้ไขแล้ว สิ่งนี้สำคัญประการแรก เพื่อให้สามารถใช้เป็นหลักฐานการแก้ไขในกรณีที่มีการตรวจสอบภาษี ประการที่สอง GoBD กำหนดให้ต้องจัดทำเอกสารที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายเกี่ยวกับธุรกรรมทั้งหมด รวมถึงมาตรการแก้ไขสำหรับการชำระเงินที่ผิดพลาดด้วย

การควบคุม

การตรวจสอบภายในเป็นประจำถือเป็นสิ่งที่ดี เพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องของการชำระเงินและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ตัวอย่างเช่น บางธุรกิจทำการสุ่มตรวจสอบการโอนเงินผ่านธนาคารเป็นชุดๆ ซอฟต์แวร์เฉพาะทางสามารถช่วยระบุข้อผิดพลาดได้ตั้งแต่เนิ่นๆ โดยในอุดมคติแล้ว ซอฟต์แวร์นี้ควรแจ้งเตือนความผิดปกติและแสดงคำเตือนโดยอัตโนมัติในกรณีที่มีการชำระเงินไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ การตรวจสอบภายนอกเป็นประจำก็คุ้มค่าเช่นกัน การตรวจสอบเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้รับมุมมองที่เป็นอิสระเกี่ยวกับกระบวนการชำระเงินของคุณและระบุจุดอ่อนที่อาจถูกมองข้ามไปภายในองค์กร