Environ 7,6 milliards de virements bancaires ont été effectués en Allemagne en 2024. Pour les entreprises en particulier, les transactions font partie du quotidien. Mais qui dit augmentation du nombre de virements dit augmentation des tâches administratives.

Cet article vous explique ce qu’est un virement bancaire par lot, quels sont ses avantages et ses inconvénients pour les entreprises en Allemagne, et quelle est la différence entre la comptabilité forfaitaire et la comptabilité par poste. Nous vous présenterons également les réglementations légales à connaître et vous expliquerons comment déterminer et résoudre efficacement les erreurs dans les virements par lots.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’un virement bancaire par lots?
  
• Quels sont les avantages et les inconvénients des virements bancaires par lots?
  
• Enregistrement des virements bancaires par lots : comptabilité forfaitaire ou détaillée?
  
• Quelles sont les réglementations applicables aux virements bancaires par lots?
  
• Mécanismes de contrôle et correction des erreurs dans les virements bancaires par lots
  

Qu’est-ce qu’un virement bancaire par lots?

Un virement bancaire par lots est une transaction dans le cadre de laquelle plusieurs paiements sont exécutés simultanément. Selon la banque, vous pouvez traiter simultanément des centaines, voire des milliers de paiements vers plusieurs bénéficiaires et comptes à l’aide d’un seul ordre de virement, sans avoir à traiter chaque paiement comme un virement distinct. Si les virements par lots sont moins courants dans le secteur privé, ils constituent une pratique courante dans le secteur commercial, tant pour les grandes entreprises que pour les petites et moyennes entreprises (PME).

Les virements par lots sont particulièrement utiles pour les entreprises qui doivent régulièrement effectuer des paiements à plusieurs bénéficiaires. Il peut s’agir, par exemple, du paiement des salaires des employés ou du règlement des factures des fournisseurs. Les virements par lots constituent également une solution pratique pour les paiements récurrents, tels que ceux destinés aux prestataires de services ou aux autorités fiscales.

Tout comme les virements bancaires classiques, les virements bancaires par lots peuvent être exécutés en temps réel. Cela signifie que les paiements arrivent sur les comptes des destinataires en quelques secondes, et non en quelques jours. Les virements bancaires par lots en temps réel constituent donc un moyen particulièrement rapide et efficace pour les entreprises de traiter les paiements, ce qui est particulièrement utile pour les paiements urgents ou les délais de paiement courts. Cela dit, toutes les banques et tous les prestataires de services de paiement n’offrent pas cette fonctionnalité.

Quels sont les avantages et les inconvénients des virements bancaires par lots?

Comme tout mode de paiement, les virements bancaires par lots présentent des avantages et des inconvénients que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu’elles les utilisent.

Les avantages des transferts bancaires par lots

• Vous fait gagner du temps
  L’un des principaux avantages des virements bancaires par lots est le gain de temps qu’ils permettent. Au lieu de déclencher chaque paiement individuellement, les entreprises peuvent exécuter plusieurs transactions simultanément à l’aide d’un seul ordre, ce qui réduit considérablement la charge administrative.

• Faites des économies
  Le gain de temps se traduit également par des économies immédiates pour les entreprises. Lorsque les employés passent moins de temps à traiter les paiements, ils peuvent consacrer leurs ressources à des activités à plus forte valeur ajoutée. En fin de compte, les virements par lots contribuent donc à réduire les coûts d’exploitation. De plus, vous pouvez réaliser des économies sur les frais de transaction si votre banque facture les virements individuellement. Grâce aux virements par lots, vous payez des frais uniques pour l’ensemble du processus, plutôt que des frais distincts pour chaque paiement.

• Simplifier la comptabilité
  Les virements bancaires par lots simplifient la comptabilité. Au lieu d’avoir à enregistrer plusieurs lignes, un virement par lot est enregistré comme une seule transaction qui résume les paiements individuels. Cela facilite le suivi et la déclaration des transactions financières, en particulier lorsque les paiements sont effectués régulièrement et pour des montants similaires.

• Améliorer la planification des liquidités
  Les virements par lots aident les entreprises à planifier leurs paiements plus efficacement et à les gérer plus facilement. Les paiements sont regroupés pour être traités, ce qui offre une meilleure vue d’ensemble des fonds disponibles. Cette solution est idéale pour les entreprises qui effectuent de nombreux paiements entrants et sortants, car elle leur permet de mieux surveiller leur trésorerie et de déterminer rapidement les éventuels goulots d’étranglement.

Les inconvénients des transferts bancaires par lots

• Disponibilité limitée
  Toutes les banques et tous les prestataires de services financiers ne proposent pas les virements par lots. Les prestataires plus petits ou moins spécialisés, en particulier, peuvent ne pas proposer cette option ou n’offrir que des fonctionnalités limitées. Cela peut poser un problème aux entreprises qui ont recours aux virements bancaires par lots, car elles peuvent alors être amenées à se tourner vers d’autres modes de paiement ou prestataires de services.

• Rapprochement plus complexe des paiements
  Dans de nombreux cas, les services comptables enregistrent les paiements par lots sous forme de somme forfaitaire unique. Il est alors plus difficile de faire correspondre les paiements individuels aux factures et de déterminer les transactions erronées. Les services comptables doivent parfois ventiler manuellement les virements par lots en montants individuels. Pour les virements par lots importants impliquant de nombreux destinataires, cela entraîne rapidement des problèmes de rapprochement et une charge administrative considérable.

Enregistrement des virements bancaires par lots : comptabilité forfaitaire ou détaillée?

Lorsqu’elles utilisent les virements bancaires par lots, les entreprises peuvent choisir d’enregistrer les paiements sous forme de montant forfaitaire ou de les ventiler en postes individuels. Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients, en fonction de la taille de l’entreprise et de ses exigences comptables.

Avec les postes forfaitaires, le montant total du virement par lot est débité du compte de l’entreprise et transféré au système comptable. Cela simplifie la comptabilité, car une seule transaction est enregistrée, quel que soit le nombre de paiements effectivement effectués. L’inconvénient est que les paiements individuels ne peuvent pas être tracés directement. Cela peut causer des maux de tête plus tard en cas d’erreurs ou d’incohérences. Il devient plus difficile de déterminer les bénéficiaires ou les transactions correspondants, en particulier dans le cas de virements par lots complexes.

Avec la comptabilité par ligne, l’équipe comptable enregistre chaque paiement du virement par lot comme une ligne distincte. Cela donne à l’entreprise une vue d’ensemble détaillée et permet de rapprocher ou de corriger rapidement les transactions, même rétroactivement. Les entreprises ayant des structures de paiement complexes sont celles qui ont le plus à gagner de ce niveau de détail. Cependant, cette méthode implique également davantage de tâches administratives.

Quelles sont les réglementations applicables aux virements bancaires par lots?

Lorsqu’elles utilisent les virements bancaires par lots, les entreprises allemandes doivent respecter diverses exigences juridiques. Parmi celles-ci, les principes essentiels pour la tenue et la conservation appropriées des livres, registres et documents sous forme électronique (GoBD). Émise par le ministère fédéral des Finances, cette réglementation administrative est contraignante pour toutes les entreprises allemandes et régit les principes fondamentaux de la comptabilité numérique.

Les virements par lots doivent satisfaire aux mêmes exigences de transparence et de traçabilité que les virements individuels. La norme GoBD exige que toutes les opérations comptables soient enregistrées de manière à permettre en tout temps un audit complet. Cela signifie que le service comptable doit s’assurer que chaque paiement individuel au sein d’un virement par lot peut être clairement associé à la transaction correspondante. Cela peut s’avérer particulièrement difficile si les paiements sont comptabilisés sous forme de montants forfaitaires sans ventilation détaillée.

Lorsqu’elles utilisent des virements par lots, les entreprises doivent également s’assurer que toutes les informations pertinentes sont correctement enregistrées et stockées. Cela comprend notamment les coordonnées du bénéficiaire, les montants des paiements et les dates des transactions. La norme GoBD prévoit une période de conservation générale de 10 ans pour les documents fiscaux. Cependant, depuis le 1er janvier 2025, la quatrième loi sur l’allègement bureaucratique (BEG IV) prévoit une période réduite à huit ans pour les documents comptables tels que les ifactures, les relevés bancaires et les registres de paie.

Protection des données personnelles dans les transactions de paiement

Outre les dispositions du GoBD, les entreprises allemandes qui utilisent des virements bancaires par lots doivent également se conformer aux dispositions du règlement général sur la protection des données ((RGPD)). Cela implique de prendre les mesures appropriées pour assurer la sécurité des données, en particulier en ce qui concerne le stockage et le traitement des informations personnelles identifiables des bénéficiaires. Les entreprises doivent s’assurer que les systèmes qu’elles utilisent préservent l’intégrité de ces données et que des tiers non autorisés ne peuvent pas accéder à des informations confidentielles.

Processus de paiement structurés comme base de la conformité

La multitude de réglementations fiscales, comptables et relatives à la protection des données montre l’importance de disposer de processus de paiement clairement structurés et transparents. Lorsque les transactions sont traitées par lots, il est d’autant plus important de disposer d’une infrastructure technique permettant d’enregistrer les données de manière cohérente et de faciliter les audits internes. Stripe Connect permet aux entreprises d’automatiser les paiements, d’associer les transactions à des destinataires particuliers et de fournir les données de paiement correspondantes de manière structurée par l’entremise du Dashboard ou de l’API. Il peut également aider à planifier les cycles de paiement récurrents pour les comptes connectés et fournit des rapports d’état et d’erreur par des points d’ancrage, ce qui facilite la gestion des cycles de paiement complexes et permet une documentation interne précise.

Mécanismes de contrôle et correction des erreurs des virements bancaires par lots

En Allemagne, les entreprises doivent s’assurer que tous les paiements effectués dans le cadre d’un virement bancaire par lot sont exécutés correctement et sans erreur. Des mécanismes de contrôle efficaces et une gestion rigoureuse des erreurs sont essentiels pour détecter et corriger rapidement les irrégularités. Des problèmes peuvent survenir non seulement en raison d’erreurs dans les bénéficiaires ou les montants, mais aussi en cas de non-respect des réglementations fiscales ou en matière de protection des données.

Processus de vérification

Des écritures incorrectes ou des erreurs dans les ventilations peuvent entraîner des paiements non attribués au bon bénéficiaire ou au bon motif. C’est pourquoi il est judicieux de vérifier et de valider régulièrement vos données de paiement. Vous pouvez le faire manuellement ou à l’aide de systèmes automatisés. L’utilisation d’un logiciel est particulièrement recommandée si vous effectuez des virements bancaires par lots complexes comportant de nombreuses transactions, car cela facilite la mise en correspondance et la vérification des transactions.

Corrections

L’autre point important à prendre en considération est la possibilité d’annuler ou de corriger des paiements. Cela s’avère souvent plus difficile à faire avec les virements bancaires par lots, car il ne suffit généralement pas d’annuler un seul paiement. Il peut être nécessaire de vérifier et d’ajuster l’ensemble de la transaction par lot.

Documentation

Les entreprises doivent consigner tous les informations pertinentes relatives aux erreurs qui ont été corrigées. Cela est important, d’une part, pour pouvoir fournir des éléments de preuves des corrections en cas de contrôle fiscal. D’autre part, la norme GoBD exige une documentation claire et compréhensible de toutes les transactions, y compris les mesures correctives prises en cas de paiements erronés.

Contrôles

Nous vous recommandons de réaliser régulièrement des audits internes afin de assurer l’exactitude des paiements et le respect des exigences légales. Certaines entreprises, par exemple, procèdent à des contrôles aléatoires de leurs virements bancaires par lots. Des logiciels spécialisés peuvent aider à déterminer rapidement les erreurs. Idéalement, ces logiciels devraient signaler automatiquement les irrégularités et déclencher des alertes en cas de paiements incorrects. Nous vous conseillons également de réaliser régulièrement des audits externes. Ceux-ci peuvent vous donner un point de vue indépendant sur vos processus de paiement et déterminer les faiblesses potentielles qui pourraient être négligées en interne.