Bokningssystem med betalningsfunktioner är en digital metod för att schemalägga och dra betalningar inom en enhetlig plattform. Vissa av dessa system är byggda för företag i specifika branscher, såsom salonger och gym, medan andra är tillräckligt flexibla för att stödja ett brett utbud av tjänster. Bokningssystem med betalningar kan förenkla ett företags dagliga arbetsbörda, stärka relationerna med kunderna och skapa ett mer pålitligt intäktsflöde.

Dessa system kan lösa många av de problem som är förknippade med att använda bokningssystem som är separata från betalningar. På kundsidan kan det kännas krångligt att fylla i formulär på en webbplats och sedan betala via en annan. På företagssidan kan hantering av flera system, t.ex. kalendrar och kalkylblad, leda till dubbelbokningar, missade möten och felaktiga register.

Det finns en betydande efterfrågan på programvara för schemaläggning av möten – marknaden värderades till 14,33 miljarder USD 2024 och beräknas nå 42,15 miljarder USD år 2034 – och fler kunder förväntar sig programvara med integrerade betalningsalternativ. Nedan berättar vi mer om bokningssystem med betalningar: vad de är, hur de hjälper till och hur Stripe kan förenkla integrationen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett bokningssystem med betalningsfunktioner?
  
• Vilka är fördelarna med att använda ett integrerat bokningssystem med betalning?
  
• Hur förenklar Stripe integrationen av bokningssystem med betalning?
  
• Vilka branscher drar mest nytta av bokningssystem med betalning?
  
• Hur säkerställer ni datasäkerheten i bokningssystemen?
  

Vad är ett bokningssystem med betalningsfunktioner?

Ett bokningssystem med betalningsfunktioner är programvara som låter kunder låsa in ett visst datum och tid och sedan betala utan att lämna sidan. När de har bokat uppdaterar systemet automatiskt en kalender, loggar information om bokningen och skickar all relevant kommunikation, till exempel en bekräftelse via e-post eller sms.

Detta system kan användas för allt från att boka ett skrivbord på ett coworking-kontor till att anmäla sig till en onlinekurs. Varje aspekt av transaktionen, inklusive schemaläggning, betalning och dokumentation, sker på samma plats. Utan det kan företag behöva växla mellan en schemaläggningsplattform, en separat betalleverantör och en handfull kalkylblad.

Många bokningssystem med betalningsmöjligheter har extra funktioner. Vissa tillåter ägare att erbjuda rabattkoder eller kampanjer direkt via plattformen, medan andra har stöd för återkommande betalningar för abonnemangsbaserade tjänster. Många skickar också automatiska påminnelser till kunder några dagar före bokningen, vilket kan minimera utebliven ankomst.

Den här typen av bokningssystem är inte bara för stora företag med stora budgetar. Även egenföretagare, som t.ex. yogalärare och hundrastare, kan använda systemet för att få betalt och schemalägga aktiviteter mer effektivt. Det är ett flexibelt system som stöder digitalt kunniga kunder och kunder som bara vill ha en snabb och enkel kassaupplevelse.

Vilka är fördelarna med att använda ett integrerat bokningssystem med betalning?

Att driva ett företag kan innebära många backoffice-uppgifter. Att byta till en kombinerad boknings- och betalningsplattform kan minska arbetsbördan och göra det lättare för företag att bredda sina kundbaser, expandera till nya marknader eller lägga till nya bokningsbara tider. Att ha en programvara som hanterar både bokning och betalningar gör det också lättare att utbilda personalen eftersom det finns färre system för teamet att lära sig. Här är en närmare titt på hur ett integrerat boknings- och betalningssystem kan förbättra verksamheten.

Mindre administrativa kostnader

Att sortera igenom mötesförfrågningar manuellt, skicka individualiserade betalningslänkar och jaga sena fakturor kan vara tidskrävande. Ett modernt bokningssystem hanterar denna typ av arbete automatiskt. När en avtalad tid är låst görs betalningen utan manuell inblandning.

Starkare kundförtroende

En rapport från 2023 visade att 84 % av kunderna världen över värdesätter hur bekvämt det är att hitta, köpa och använda ett varumärke när de fattar ett köpbeslut. De vill ofta boka och betala från ett enda gränssnitt och få omedelbar bekräftelse på betalningen. Ett användarvänligt system ger transparens och försäkran om att deras bokningar är genomförda.

Bättre insikt i resultat

En helt integrerad metod kan visa mätvärden över resultat i realtid, till exempel hur många bokningar som gjordes under en viss vecka, vilka tider som är mest populära och hur mycket intäkter som genererades varje dag. Den här insikten hjälper företag att planera bemanning, hantera lager (om det är relevant) och förutse framtida trender.

Enklare återbetalning och ombokning

Ibland måste en kund flytta en avtalad tid eller begära en återbetalning. Ett system som kombinerar schemaläggning och betalningar kan enklare hantera den processen. Det finns ingen anledning att söka efter transaktionen i ett system och sedan uppdatera tiden i ett annat.

Enhetlig varumärkesupplevelse

En kombinerad boknings- och betalningssida kan se ut och kännas som resten av ett företags webbplats eller app. Detta ger kunderna konsekvens, vilket kan få dem att känna sig mer bekväma med att ange sina kreditkortsuppgifter. Omvänt kan omdirigering till en betalningssida från tredje part bryta känslan av kontinuitet.

Skalbarhet

När ett företag väl har tagit fart kan det snabbt växa från att behöva hantera några möten per vecka till några hundra. En bokningsplattform som redan integrerar schemaläggning och betalningar är mycket lättare att skala upp än en plattform som kräver ytterligare system.

Hur förenklar Stripe integrationen av bokningssystem med betalning?

Stripe spelar en viktig roll för många bokningsplattformar. Företag kan integrera Stripe direkt i bokningsprogrammet som föredragen betalleverantör eller ansluta via ett insticksprogram eller tillägg. Med båda metoderna är Stripe ett flexibelt och kraftfullt verktyg för att ta emot betalningar. Väl konfigurerat kan kunderna välja en tid, betala med kreditkort (eller annan betalningsmetod) och få sin bokningsbekräftelse inom några sekunder. I takt med att företag expanderar kan Stripe hantera större volymer utan någon större översyn av schemaläggningssystemet. Så här funkar det.

Konfigureringen

Företag med egna utvecklare kan dra nytta av Stripes väldokumenterade API:er (Application Programming Interfaces). Företag utan ett utvecklingsteam kan konfigurera Stripe genom användarvänliga integrationer på plattformar som Acuity Scheduling och Calendly. När det är konfigurerat behandlar Stripe kortbetalningar i bakgrunden, hanterar skatter eller lokala krav vid behov och sätter in pengarna (minus transaktionsavgifter) på företagets bankkonto enligt ett fast schema.

Godkända betalningsmetoder

Stripe har stöd för flera olika betalningsmetoder, inklusive kreditkort, bankkort och digitala plånböcker som Apple Pay och Google Pay. Att erbjuda dessa alternativ kan hjälpa företag att locka ett bredare spektrum av kunder som föredrar att betala på olika sätt.

Automatiska uppdateringar av backend

Bokningsplattformen meddelas omedelbart när en kunds betalning går igenom. På så sätt hålls bokningsstatusen uppdaterad så att det inte uppstår någon förvirring om obetalda avtalade tider. Om en kund avbokar eller behöver en delvis återbetalning kan plattformen uppmana Stripe att hantera det automatiskt.

Vilka branscher har mest nytta av bokningssystem med betalningar?

Alla branscher som förlitar sig på tidsbokningar kan dra nytta av bokningsplattformar som hanterar betalningar. Kunder uppskattar i allmänhet en onlineportal som låter dem se tillgängliga tider och göra betalningar i förväg vid en lämplig tidpunkt.

• Hälsa och välbefinnande: Läkare, tandläkare, terapeuter och dietister använder ofta digitala system för att samordna möten. Digitala plattformar kan korta köerna i receptionen och minimera det administrativa arbetet med telehälsotjänster.

• Skönhet och personlig vård: Salonger, spa, frisersalonger och massagestudior använder vanligtvis bokningsplattformar för att hantera fullspäckade scheman med både drop in och återkommande kunder. Detta ger personalen en bättre översyn av sin tillgänglighet samtidigt som kunderna erbjuds möjligheten att boka i förväg.

• Tjänster i hemmet: Rörmokare, elektriker, städtjänster och andra tekniker på plats använder ofta bokningsplattformar för att schemalägga möten och samla in depositioner eller fullständiga betalningar i förskott. Detta avskräcker från utebliven ankomst och hjälper företagaren att planera sina rutter mer effektivt.

• Fitness, utbildning och klasser: Yogastudior, dansskolor, matlagningskurser och andra företag använder bokningsplattformar för schemaläggning och betalning. Vissa låter till och med medlemmar välja återkommande tider och betala för hela paket eller månatliga medlemskap.

• Coachning och rådgivning: Oberoende konsulter, karriärcoacher och finansiella rådgivare använder kombinerade boknings- och betalningslösningar för att minska antalet administrativa uppgifter och försäkra kunderna om att deras tider är bokade.

Hur säkerställer ni datasäkerheten i bokningssystemen?

Säkerhet är en viktig fråga när du hanterar betalningar och bokar privata möten. Företag och kunder vill veta att uppgifter som namn, adresser och kreditkortsnummer är säkra, och pålitliga bokningsplattformar vidtar extra åtgärder för att skydda dessa uppgifter. Här är några vanliga säkerhetsåtgärder och affärsmetoder som bokningsplattformar använder för att skydda användarinformation.

Betalleverantörer som uppfyller PCI-kraven

System som förlitar sig på betrodda betalleverantörer som Stripe delegerar ofta korthanteringen till betalleverantörens servrar. Detta innebär att företaget och bokningsprogrammet aldrig hanterar kortuppgifterna direkt och minimerar deras börda för att följa Betalkortsbranschens datasäkerhetsstandard (PCI DSS).

Kryptering för data under överföring

Känslig information bör endast skickas via säkra anslutningar, vilket vanligtvis anges med "https" i en webbläsare. Pålitliga bokningsplattformar insisterar på fullständig kryptering under betalningsprocessen och kan också skydda personuppgifter som adresser och telefonnummer.

Tvåfaktorsautentisering (2FA)

Många bokningssystem och tillhörande betalningsportaler erbjuder 2FA för företag som behöver extra skydd. Detta lägger till ytterligare ett lager av identitetsverifiering, vanligtvis en kod som skickas till en kunds telefon eller e-post.

Fortlöpande säkerhetsövervakning

Välrenommerade mjukvaruleverantörer investerar i kontinuerliga säkerhetskontroller och korrigerar sårbarheter innan de kan utnyttjas. De kan publicera kommunikéer om säkerhet eller uppmuntra användarna att rapportera buggar.

Noggranna åtkomstkontroller

Vissa bokningsplattformar låter en administratör bestämma vilka anställda som kan se ekonomiska uppgifter eller personlig information, vilket kan hjälpa till att förhindra obehörig visning eller dataläckor. Detta kallas principen om lägsta behörighet: personalen ser bara det som är nödvändigt för att göra sitt jobb.

Regelbundna programuppdateringar

Ett modernt bokningssystem uppdateras regelbundet för att hålla jämna steg med skiftande branschstandarder. Det inkluderar att korrigera eventuella nyupptäckta sårbarheter och anpassa sig till nya regler.

Företagare kan förstärka dessa skyddsåtgärder genom att välja välrenommerade plattformar som har bevisat stark säkerhet. De bör också alltid läsa leverantörernas dokumentation om datahantering, krypteringspolicyer och certifieringar eller efterlevnadsloggar. Att ha starka lösenord, aktivera 2FA och begränsa åtkomsten till administratörspaneler kan också hjälpa till att hålla privat information säker.