Boekingssystemen met betalingsmogelijkheden zijn een digitale methode om geld te plannen en te innen binnen een uniform platform. Sommige van deze systemen zijn gebouwd voor bedrijven in specifieke branches, zoals salons en sportscholen, terwijl andere flexibel genoeg zijn om diverse diensten te ondersteunen. Boekingssystemen met betalingen kunnen de dagelijkse werkzaamheden van een bedrijf vereenvoudigen, relaties met klanten versterken en een betrouwbaardere inkomstenstroom creëren.

Deze systemen kunnen veel van de problemen oplossen die gepaard gaan met het gebruik van boekingssystemen die los staan van betalingen. Aan de kant van de klant kan het omslachtig aanvoelen om formulieren op de ene website in te vullen en vervolgens via een andere te betalen. Aan de zakelijke kant kan het schakelen tussen meerdere systemen, zoals agenda's en spreadsheets, leiden tot dubbele boekingen, gemiste afspraken en onnauwkeurige administratie.

Er is een veel vraag naar software voor het plannen van afspraken. De markt werd geschat op $ 14,33 miljard in 2024 en zal naar verwachting in 2034 $ 42,15 miljard bedragem. Meer klanten verwachten software met geïntegreerde betalingsmogelijkheden. Hieronder leggen we boekingssystemen met betalingen uit: wat ze zijn, hoe ze helpen en hoe Stripe de integratie kan vereenvoudigen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een boekingssysteem met betalingsmogelijkheden?
  
• Wat zijn de voordelen van het gebruik van een geïntegreerd boekings- en betalingssysteem?
  
• Hoe vereenvoudigt Stripe de boekings- en betalingsintegratie?
  
• Welke branches profiteren het meest van boekingssystemen met betalingen?
  
• Hoe garandeer je gegevensbeveiliging in boekingssystemen?
  

Wat is een boekingssysteem met betalingsmogelijkheden?

Een boekingssysteem met betalingsmogelijkheden is software waarmee klanten een specifieke datum en tijd kunnen vergrendelen en vervolgens kunnen betalen zonder de pagina te verlaten. Zodra ze hebben geboekt, werkt het systeem automatisch een agenda bij, registreert het geevens over die reservering en verzendt het alle relevante communicatie, zoals een bevestigings-e-mail of sms.

Dit systeem kan voor alles worden gebruikt, van het boeken van een bureau in een gedeelde ruimte tot het inschrijven voor een online cursus. Elk aspect van de transactie, zoals planning, betaling en administratie, vindt op dezelfde plaats plaats. Als je dat niet doet, moet je misschien schakelen tussen een planningsplatform, een aparte betalingsverwerker en diverse spreadsheets.

Veel boekingssystemen met betalingsmogelijkheden bevatten extra functies. Sommige bieden eigenaren de mogelijkheid om direct via het platform kortingscodes of promoties aan te bieden, terwijl andere terugkerende betalingen voor diensten op basis van abonnementen ondersteunen. Velen versturen ook geautomatiseerde herinneringen naar klanten een paar dagen voor de reservering, waardoor mensen die niet komen opdagen voor hun afspraak tot een minimum kan worden beperkt.

Dit type boekingssysteem is niet alleen voor grote bedrijven met grote budgetten. Zelfs eenmanszaken, zoals yogadocenten en hondenuitlaters, kunnen het gebruiken om betaald te worden en activiteiten efficiënter te plannen. Het is een flexibel systeem dat zowel digitaal onderlegde klanten ondersteunt, als klanten die gewoon snel en eenvoudig willen afrekenen.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een geïntegreerd boekings- en betalingssysteem?

Het runnen van een bedrijf kan veel backofficetaken met zich meebrengen. Overstappen op een gecombineerd boekings- en betalingsplatform kan een groot deel van die werkdruk wegnemen en het voor bedrijven eenvoudiger maken om hun klantenbestand uit te breiden, uit te breiden naar nieuwe markten of nieuwe tijdsvensters toe te voegen. Eén stuk software dat zowel boekingen als betalingen verwerkt, maakt het ook eenvoudiger om personeel te trainen, omdat er minder systemen zijn die het team moet leren. Hieronder volgt een nadere blik op de manieren waarop een geïntegreerd boekings- en betalingssysteem de bedrijfsvoering kan verbeteren.

Minder administratieve overhead

Het handmatig ordenen van afspraakverzoeken, het verzenden van geïndividualiseerde betaallinks en het opvolgen van achterstallige facturen kan tijdrovend zijn. Een modern boekingssysteem verwerkt dit type werkzaamheden automatisch. Zodra een afspraak is vastgelegd, wordt de betaling geïnd zonder handmatige tussenkomst.

Sterker klantvertrouwen

Uit een rapport uit 2023 bleek dat 84% van de klanten wereldwijd waarde hecht aan hoe eenvoudig het is om een merk te vinden, te kopen en te gebruiken wanneer ze een aankoopbeslissing nemen. Ze willen vaak vanuit één interface boeken en betalen en vervolgens direct een bevestiging van de betaling ontvangen. Een gebruiksvriendelijk systeem zorgt voor transparantie en de zekerheid dat hun boekingen voltooid zijn.

Beter inzicht in prestaties

Een volledig geïntegreerde aanpak kan prestatiestatistieken in realtime weergeven, zoals hoeveel boekingen er in een bepaalde week zijn gemaakt, welke tijdsvensters het populairst zijn en hoeveel omzet er per dag is gegenereerd. Dit inzicht helpt bedrijven bij het plannen van personeel, het beheren van de voorraad (indien relevant) en het voorspellen van toekomstige trends.

Eenvoudiger terugbetalen en opnieuw plannen

Soms moet een klant een afspraak verplaatsen of wil een klant een terugbetaling aanvragen. Een systeem dat planning en betalingen koppelt, kan dat proces eenvoudiger verwerken. Je hoeft niet in het ene systeem naar de transactie te zoeken en vervolgens de tijd in een ander systeem bij te werken.

Consistente merkervaring

Een gecombineerde boekings- en betaalpagina kan eruitzien en aanvoelen als de rest van de website of app van een bedrijf. Dit biedt klanten consistentie, waardoor ze zich meer op hun gemak voelen als ze hun creditcardgegevens invoeren. Omgekeerd kan het omleiden van klanten naar een externe betaalsite het gevoel van continuïteit doorbreken.

Schaalbaarheid

Als een bedrijf eenmaal momentum te pakken heeft, kan het snel groeien van een paar afspraken per week beheren tot een paar honderd. Een boekingsplatform dat planning en betalingen al integreert, is veel eenvoudiger te schalen dan een platform dat extra systemen vereist.

Hoe vereenvoudigt Stripe de boekings- en betalingsintegratie?

Stripe speelt een belangrijke rol voor veel boekingsplatformen. Bedrijven kunnen Stripe rechtstreeks integreren in boekingssoftware als de favoriete betaaldienstverlener of deze koppelen via een plug-in of extensie. Beide methoden bieden Stripe een flexibele, krachtige tool om betalingen te accepteren. Zodra het op zijn plaats is, kunnen klanten een tijdvenster kiezen, betalen met een creditcard (of een andere betaalmethode) en ontvangen ze binnen enkele seconden hun reserveringsbevestiging. Naarmate bedrijven groeien, kan Stripe grotere volumes verwerken zonder een grote revisie van het planningssysteem. Zo werkt het.

Het configuratieproces

Bedrijven met interne ontwikkelaars kunnen profiteren van de goed gedocumenteerde API's (Application Programming Interfaces) van Stripe. Bedrijven zonder ontwikkelingsteam kunnen Stripe configureren via gebruiksvriendelijke integraties op platformen zoals Acuity Scheduling en Calendly. Eenmaal gekoppeld, verwerkt Stripe op de achtergrond betaalkaartbetalingen, verwerkt het belastingen of lokale vereisten en stort het geld (minus de transactiekosten) volgens een vast schema op de bankrekening van het bedrijf.

Geaccepteerde betaalmethoden

Stripe ondersteunt diverse betaalmethoden, waaronder creditcards, debitcards en digitale wallets zoals Apple Pay en Google Pay. Door deze opties aan te bieden, kunnen bedrijven diversere klanten aantrekken die liever op verschillende manieren betalen.

Automatische backendupdates

Het boekingsplatform wordt onmiddellijk op de hoogte gebracht wanneer de betaling van een klant wordt verwerkt. Zo blijft de reserveringsstatus up-to-date, zodat er geen verwarring ontstaat over onbetaalde afspraken. Als een klant annuleert of een gedeeltelijke terugbetaling vereist, kan het platform Stripe vragen om dat automatisch te verwerken.

Welke branches profiteren het meest van boekingssystemen met betalingen?

Elke branche die afhankelijk is van geplande afspraken kan profiteren van boekingsplatformen die betalingen accepteren. Klanten waarderen over het algemeen een online portaal waarmee ze de beschikbaarheid kunnen bekijken en op een geschikt moment vooruit kunnen betalen.

• Gezondheid en welzijn: Artsen, tandartsen, therapeuten en voedingsdeskundigen gebruiken vaak digitale systemen voor het coördineren van afspraken. Digitale platformen kunnen de rijen bij de receptie verkorten en het administratieve werk dat gepaard gaat met telegezondheidszorg minimaliseren.

• Schoonheid en persoonlijke verzorging: Salons, spa's, kappers en massagestudio's gebruiken doorgaans boekingsplatformen om drukke schema's te beheren die eenmalige met terugkerende klanten in balans houden. Dit geeft het personeel een beter idee van hun beschikbaarheid en biedt klanten de mogelijkheid om vooraf te boeken.

• Diensten aan huis: loodgieters, elektriciens, schoonmaakdiensten en andere technici op locatie gebruiken vaak boekingsplatformen om afspraken te plannen en aanbetalingen of volledige betalingen te innen. Dit ontmoedigt mensen die niet komen opdagen voor hun afspraak en helpt de ondernemer zijn routes efficiënter te plannen.

• Fitness, onderwijs en lessen: Yogastudio's, dansscholen, kookworkshops en andere bedrijven gebruiken boekingsplatformen voor planning en betaling. Sommige laten leden zelfs terugkerende tijdsvensters kiezen en betalen voor hele pakketten of maandelijkse lidmaatschappen.

• Coaching en advies: onafhankelijke consultants, loopbaancoaches en financieel adviseurs gebruiken gecombineerde boekings- en betalingsoplossingen om het aantal administratieve taken te verminderen en klanten gerust te stellen dat hun plek is vastgelegd.

Hoe garandeer je gegevensbeveiliging in boekingssystemen?

Beveiliging is een belangrijk aandachtspunt wanneer je geld int en privéafspraken plant. Bedrijven en klanten willen weten dat gegevens zoals namen, adressen en creditcardnummers veilig zijn. Betrouwbare boekingsplatformen nemen extra maatregelen om deze gegevens te beschermen. Hieronder vind je enkele veelvoorkomende beveiligingsmaatregelen en zakelijke praktijken die boekingsplatformen gebruiken om gebruikersinformatie te beveiligen.

PCI-conforme betalingsverwerkers

Systemen die afhankelijk zijn van vertrouwde betaaldienstverleners zoals Stripe delegeren vaak het verwerken van betaalkaarten aan de servers van de betalingsverwerker. Dit betekent dat het bedrijf en de boekingssoftware de betaalkaartgegevens nooit rechtstreeks aanraken en dat ze zo min mogelijk last hebben om te voldoen aan de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

Versleuteling voor gegevens in overdracht

Gevoelige informatie mag alleen worden verzonden via beveiligde verbindingen, meestal aangeduid met "https" in een browser. Betrouwbare boekingsplatformen dringen aan op volledige versleuteling tijdens het betalingsproces en kunnen ook persoonsgegevens zoals adressen en telefoonnummers beschermen.

Tweefactorauthenticatie (2FA)

Veel boekingssystemen en de bijbehorende betaalportalen bieden 2FA voor bedrijven die extra bescherming vereisen. Dit voegt een extra laag van identiteitsverificatie toe, meestal een code die naar het telefoonnummer of e-mailadres van een klant wordt verzonden.

Voortdurende monitoring van de beveiliging

Gerenommeerde softwareleveranciers investeren in continue beveiligingscontroles en patchen kwetsbaarheden voordat ze kunnen worden misbruikt. Ze kunnen beveiligingsbulletins publiceren of de gemeenschap aanmoedigen om bugs te melden.

Strenge toegangscontroles

Sommige boekingsplatformen laten een beheerder beslissen welke werknemers toegang hebben tot financiële gegevens of persoonlijke gegevens, wat ongeoorloofde weergave of gegevenslekken kan helpen voorkomen. Dit is het principe van 'least privilege': werknemers zien alleen ze nodig hebben om hun werk te doen.

Regelmatige software-updates

Een modern boekingssysteem wordt regelmatig bijgewerkt om gelijke tred te houden met de veranderende branchenormen. Dat omvat het patchen van nieuw ontdekte kwetsbaarheden en het aanpassen aan nieuwe regelgeving.

Bedrijfseigenaren kunnen deze beveiligingen versterken door gerenommeerde platformen te kiezen met een staat van dienst op het gebied van sterke beveiliging. Ze moeten ook altijd de documentatie van aanbieders over gegevensverwerking, versleutelingsbeleid en certificeringen of compliancelogboeken lezen. Het beschermen van wachtwoorden, het inschakelen van 2FA en het beperken van de toegang tot beheerderspanelen kunnen ook helpen om persoonlijke gegevens veilig te houden.