Buchungssysteme mit Zahlungsfunktionen sind eine digitale Methode zur Planung und Einziehung von Geldern innerhalb einer einheitlichen Plattform. Einige dieser Systeme wurden für Unternehmen in bestimmten Branchen entwickelt, wie Salons und Fitnessstudios, während andere flexibel genug sind, um eine breite Palette von Dienstleistungen zu unterstützen. Buchungssysteme mit Zahlungen können die tägliche Arbeit eines Unternehmens vereinfachen, die Kundenbeziehungen stärken und einen zuverlässigeren Umsatzfluss schaffen.

Diese Systeme können viele der Probleme mit der Verwendung von Buchungssystemen lösen, die von Zahlungen getrennt sind. Auf Kundenseite kann das Ausfüllen von Formularen auf einer Website und die anschließende Bezahlung über eine andere Website mühsam sein. Auf Unternehmensseite kann das Jonglieren mit mehreren Systemen wie Kalendern und Tabellenkalkulationen zu Doppelbuchungen, verpassten Terminen und ungenauen Aufzeichnungen führen.

Es besteht eine erhebliche Nachfrage nach Terminplanungs-Software – der Markt wurde im Jahr 2024 auf 14,33 Milliarden USD geschätzt und erreicht bis 2034 voraussichtlich 42,15 Milliarden USD. Dabei erwarten immer mehr Kundinnen und Kunden Software mit integrierten Zahlungsoptionen. Im Folgenden erläutern wir Buchungssysteme mit Zahlungen: was sie sind, wie sie helfen und wie Stripe die Integration vereinfachen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Buchungssystem mit Zahlungsfunktionen?
  
• Was sind die Vorteile eines integrierten Buchungs- und Zahlungssystems?
  
• Wie vereinfacht Stripe die Integration von Buchung und Zahlung?
  
• Welche Branchen profitieren am meisten von Buchungssystemen mit Zahlungen?
  
• Wie gewährleisten Sie die Datensicherheit in Buchungssystemen?
  

Was ist ein Buchungssystem mit Zahlungsfunktionen?

Ein Buchungssystem mit Zahlungsfunktionen ist eine Software, mit der Kundinnen und Kunden ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit festlegen und dann bezahlen können, ohne die Seite zu verlassen. Sobald sie gebucht haben, aktualisiert das System automatisch einen Kalender, protokolliert Details zu dieser Reservierung und sendet alle relevanten Mitteilungen, wie z. B. eine Bestätigungs-E-Mail oder SMS.

Dieses System kann für alles Mögliche verwendet werden, von der Buchung eines Arbeitsplatzes in einem Coworking Space bis hin zur Anmeldung bei einem Online-Kurs. Alle Aspekte der Transaktion, einschließlich Planung, Zahlung und Aufzeichnungen, finden am selben Ort statt. Ohne dieses System müssen Unternehmen möglicherweise zwischen einer Planungsplattform, einem separaten Zahlungsabwickler und einer Handvoll Tabellenkalkulationen wechseln.

Viele Buchungssysteme mit Zahlungsfunktionen enthalten zusätzliche Funktionen. Bei einigen können Inhaber/innen Rabattcodes oder Aktionen direkt über die Plattform anbieten, während andere wiederkehrende Zahlungen für abonnementbasierte Dienste unterstützen. Viele versenden auch einige Tage vor der Reservierung automatische Erinnerungen an die Kundschaft, wodurch Nichterscheinen minimiert werden kann.

Diese Art von Buchungssystem ist nicht nur für große Unternehmen mit großen Budgets geeignet. Sogar Einzelunternehmer/innen wie Yogalehrer/innen und Hundeausführer/innen können es nutzen, um bezahlt zu werden und Aktivitäten effizienter zu planen. Es handelt sich um ein flexibles System, das sowohl digital affine Personen als auch diejenigen unterstützt, die einfach nur einen schnellen und unkomplizierten Bezahlvorgang wünschen.

Was sind die Vorteile eines integrierten Buchungs- und Zahlungssystems?

Die Führung eines Unternehmens kann viele Back-Office-Aufgaben beinhalten. Der Wechsel zu einer kombinierten Buchungs- und Zahlungsplattform kann einen großen Teil dieser Arbeitsbelastung beseitigen und es Unternehmen erleichtern, ihren Kundenstamm zu erweitern, in neue Märkte zu expandieren oder neue Zeitfenster hinzuzufügen. Eine einzige Software, die sowohl Buchungen als auch Zahlungen abwickelt, erleichtert auch die Schulung der Mitarbeiter/innen, da das Team weniger Systeme erlernen muss. Im Folgenden erläutern wir genauer, wie ein integriertes Buchungs- und Zahlungssystem die Betriebsabläufe verbessern kann.

Weniger Verwaltungsaufwand

Das manuelle Sortieren von Terminanfragen, das Versenden individualisierter Zahlungslinks und das Verfolgen verspäteter Rechnungen kann zeitaufwendig sein. Ein modernes Buchungssystem erledigt diese Art von Arbeiten automatisch. Sobald ein Termin ausgemacht wurde, wird die Zahlung ohne manuellen Eingriff eingezogen.

Stärkeres Kundenvertrauen

Ein Bericht aus dem Jahr 2023 ergab, dass 84 % der Kundinnen und Kunden weltweit Wert darauf legen, wie bequem es ist, eine Marke zu finden, zu kaufen und zu nutzen, wenn sie eine Kaufentscheidung treffen. Sie möchten oft über eine einzige Schnittstelle buchen und bezahlen und eine sofortige Zahlungsbestätigung erhalten. Ein nutzerfreundliches System sorgt für Transparenz und die Gewissheit, dass ihre Buchungen abgeschlossen sind.

Besserer Einblick in die Leistung

Ein vollständig integrierter Ansatz kann Leistungskennzahlen in Echtzeit anzeigen, z. B. wie viele Buchungen in einer bestimmten Woche getätigt wurden, welche Zeitfenster am beliebtesten sind und wie viel Umsatz pro Tag generiert wurde. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen bei der Personalplanung, der Bestandsverwaltung (falls relevant) und der Prognose zukünftiger Trends.

Einfachere Rückerstattungen und Umbuchungen

Manchmal müssen Kundinnen oder Kunden einen Termin verschieben oder eine Rückerstattung beantragen. Ein System, das Terminplanung und Zahlungen miteinander verbindet, kann diesen Prozess einfacher bewältigen. Es ist nicht nötig, in einem System nach der Transaktion zu suchen und dann die Uhrzeit in einem anderen zu aktualisieren.

Konsistentes Markenerlebnis

Eine kombinierte Buchungs- und Zahlungsseite kann genauso aussehen wie der Rest der Website oder App eines Unternehmens. Dies bietet der Kundschaft Konsistenz und kann dazu führen, dass sie sich bei der Eingabe ihrer Kreditkarteninformationen wohler fühlt. Umgekehrt kann die Weiterleitung von Kundinnen und Kunden an eine externe Zahlungsseite das Gefühl der Kontinuität stören.

Skalierbarkeit

Nimmt ein Unternehmen erst einmal Fahrt auf, kann es schnell wachsen, und zwar von ein paar Terminen pro Woche auf ein paar Hundert. Eine Buchungsplattform, die Terminplanung und Zahlungen bereits integriert, lässt sich viel einfacher skalieren als eine Plattform, die zusätzliche Systeme benötigt.

Wie vereinfacht Stripe die Integration von Buchung und Zahlung?

Stripe spielt für viele Buchungsplattformen eine wichtige Rolle. Unternehmen können Stripe als bevorzugten Zahlungsdienstleister direkt in ihre Buchungs-Software integrieren oder über ein Plugin oder eine Erweiterung verbinden. Bei beiden Methoden ist Stripe ein flexibles, leistungsstarkes Tool für die Annahme von Zahlungen. Sobald die Integration eingerichtet ist, können Kundinnen und Kunden ein Zeitfenster auswählen, mit einer Kreditkarte (oder einer anderen Zahlungsmethode) bezahlen und ihre Reservierungsbestätigung innerhalb von Sekunden erhalten. Wenn Unternehmen expandieren, kann Stripe höhere Volumina ohne eine umfassende Überarbeitung des Planungssystems bewältigen. So funktioniert's.

Der Einrichtungsprozess

Unternehmen mit internen Entwicklerteams können die gut dokumentierten Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) von Stripe nutzen. Unternehmen ohne Entwicklungsteam können Stripe durch nutzerfreundliche Integrationen auf Plattformen wie Acuity Scheduling und Calendly konfigurieren. Sobald die Verbindung hergestellt wurde, wickelt Stripe Kartenzahlungen im Hintergrund ab, kümmert sich bei Bedarf um Steuern oder lokale Anforderungen und überweist das Geld (abzüglich der Transaktionsgebühren) nach einem festen Zeitplan auf das Bankkonto des Unternehmens.

Akzeptierte Zahlungsmethoden

Stripe unterstützt eine Vielzahl von Zahlungsmethoden, darunter Kreditkarten, Debitkarten und Digital Wallets wie Apple Pay und Google Pay. Mit diesen Optionen können Unternehmen eine größere Kundengruppe ansprechen, die unterschiedliche Zahlungsweisen bevorzugt.

Automatische Backend-Updates

Die Buchungsplattform wird sofort benachrichtigt, wenn eine Kundenzahlung eingeht. Dadurch wird der Reservierungsstatus auf dem neuesten Stand gehalten, sodass es keine Verwirrung über unbezahlte Termine gibt. Wenn Kundinnen oder Kunden einen Termin stornieren oder eine Teilrückerstattung benötigen, kann die Plattform Stripe anweisen, dies automatisch zu erledigen.

Welche Branchen profitieren am meisten von Buchungssystemen mit Zahlungen?

Jeder Bereich, der auf geplante Termine angewiesen ist, kann von Buchungsplattformen profitieren, die Zahlungen akzeptieren. Die Kundschaft schätzt in der Regel ein Online-Portal, das es ihr ermöglicht, die Verfügbarkeit anzuzeigen und Zahlungen im Voraus zu einem günstigen Zeitpunkt zu tätigen.

• Gesundheit und Wellness: Arzt-/Zahnarztpraxen, Therapeutinnen und Therapeuten und Ernährungsberater/innen nutzen häufig digitale Systeme für die Terminkoordination. Digitale Plattformen können die Warteschlangen an der Rezeption verkürzen und den administrativen Aufwand bei der Telemedizin minimieren.

• Kosmetik und Körperpflege: Salons, Spas, Friseursalons und Massagestudios nutzen in der Regel Buchungsplattformen, um volle Terminkalender zu verwalten und Laufkundschaft mit wiederkehrenden Kundinnen und Kunden in Einklang zu bringen. Damit erhalten Mitarbeiter/innen ein besseres Gefühl für ihre Verfügbarkeit, während die Kundschaft im Voraus buchen kann.

• Dienstleistungen für Privathaushalte: Klempner/innen, Elektriker/innen, Reinigungsdienste und andere Techniker/innen vor Ort nutzen häufig Buchungsplattformen, um Termine zu vereinbaren und Anzahlungen oder vollständige Zahlungen im Voraus einzuziehen. Dies reduziert Nichterscheinen und hilft Unternehmerinnen und Unternehmern, ihre Routen effizienter zu planen.

• Fitness, Bildung und Kurse: Yogastudios, Tanzschulen, Kochworkshops und andere Unternehmen nutzen Buchungsplattformen für die Planung und Zahlung. Bei einigen können Mitglieder sogar wiederkehrende Zeitfenster auswählen und für ganze Pakete oder monatliche Mitgliedschaften bezahlen.

• Coaching und Beratung: Unabhängige Berater/innen, Karrierecoaches und Finanzberater/innen nutzen kombinierte Buchungs- und Zahlungslösungen, um die Anzahl der administrativen Aufgaben zu verringern und den Kundinnen und Kunden zu versichern, dass ihre Plätze gesichert sind.

Wie gewährleisten Sie die Datensicherheit in Buchungssystemen?

Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen, wenn Sie Geld einziehen und private Termine vereinbaren. Unternehmen und Kundschaft möchten sicher sein, dass Details wie Namen, Adressen und Kreditkartennummern sicher sind. Zuverlässige Buchungsplattformen ergreifen zusätzliche Maßnahmen, um diese Daten zu schützen. Im Folgenden finden Sie einige gängige Sicherheitsmaßnahmen und Geschäftspraktiken, die Buchungsplattformen verwenden, um Nutzerinformationen zu schützen.

PCI-konforme Zahlungsabwickler

Systeme, die vertrauenswürdige Zahlungsanbieter wie Stripe nutzen, delegieren die Kartenverarbeitung oft an die Server des Zahlungsabwicklers. Das bedeutet, dass das Unternehmen und die Buchungs-Software niemals direkt mit den Kartendaten in Berührung kommen und der Aufwand für die Einhaltung des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) minimiert wird.

Verschlüsselung für Daten während der Übertragung

Sensible Informationen sollten nur über sichere Verbindungen übertragen werden, die in Browsern üblicherweise durch „https“ gekennzeichnet sind. Zuverlässige Buchungsplattformen bestehen auf einer vollständigen Verschlüsselung des Zahlungsvorgangs und schützen möglicherweise auch persönliche Daten wie Adressen und Telefonnummern.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Viele Buchungssysteme und die zugehörigen Zahlungsportale bieten 2FA für Unternehmen an, die zusätzlichen Schutz benötigen. Dadurch wird eine weitere Ebene der Identitätsverifizierung hinzugefügt. In der Regel wird ein Code an das Telefon oder die E-Mail-Adresse der Kundinnen und Kunden gesendet.

Kontinuierliche Sicherheitsüberwachung

Seriöse Software-Anbieter investieren in kontinuierliche Sicherheitsüberprüfungen und beseitigen Schwachstellen, bevor sie ausgenutzt werden können. Sie können Sicherheitsbulletins veröffentlichen oder die Community dazu ermutigen, Fehler zu melden.

Strenge Zugriffskontrollen

Bei einigen Buchungsplattformen können Administrator/innen entscheiden, welche Mitarbeiter/innen Finanzdetails oder persönliche Daten sehen können. Das kann wiederum dazu beitragen, unbefugte Aufrufe oder Datenlecks zu verhindern. Dies ist das Prinzip der „geringsten Rechte“: Die Mitarbeiter/innen sehen nur das, was für ihre Arbeit notwendig ist.

Regelmäßige Software-Updates

Ein modernes Buchungssystem wird regelmäßig aktualisiert, um mit den sich ändernden Branchenstandards Schritt zu halten. Dazu gehört das Patchen neu entdeckter Schwachstellen und die Anpassung an neue Vorschriften.

Geschäftsinhaber/innen können diese Sicherheitsvorkehrungen verstärken, indem sie sich für angesehene Plattformen mit nachweislich starker Sicherheit entscheiden. Sie sollten auch immer die Dokumentation der Anbieter zur Datenverarbeitung, zu Verschlüsselungsrichtlinien und zu Zertifizierungen oder Compliance-Protokollen lesen. Die Nutzung sicherer Passwörter, die Aktivierung von 2FA und die Einschränkung des Zugriffs auf Admin-Bereiche können ebenfalls dazu beitragen, private Informationen zu schützen.