Sistemas de reservas com recursos de pagamento são um método digital de agendar e coletar dinheiro em uma plataforma unificada. Alguns desses sistemas são criados para empresas em setores específicos, como salões de beleza e academias, enquanto outros são flexíveis o suficiente para suportar uma ampla gama de serviços. Os sistemas de reservas com pagamentos podem simplificar a carga de trabalho diária de uma empresa, fortalecer o relacionamento com os clientes e criar um fluxo de receita mais confiável.

Estes sistemas podem resolver muitos dos problemas associados à utilização de sistemas de reservas que são separados dos pagamentos. Do lado do cliente, preencher formulários em um site e depois pagar em outro pode parecer complicado. Do lado das empresas, fazer malabarismos com vários sistemas, como calendários e planilhas, pode levar a reservas duplas, compromissos perdidos e registros imprecisos.

Há uma demanda significativa por softwares para agendamento de consultas – o mercado foi avaliado em US$ 14,33 bilhões em 2024 e deve chegar a US$ 42,15 bilhões até 2034. Além disso, mais clientes esperam usar softwares com opções de pagamento integradas. Abaixo, explicamos os sistemas de reservas com pagamentos: o que são, como ajudam e como Stripe pode simplificar a integração.

O que há neste artigo?

• O que é um sistema de reservas com funções de pagamento?
  
• Quais são os benefícios de usar um sistema integrado de reserva e pagamento?
  
• Como a Stripe simplifica a integração de reservas e pagamentos?
  
• Quais setores mais se beneficiam dos sistemas de reservas com pagamentos?
  
• Como garantir a segurança dos dados nos sistemas de reservas?
  

O que é um sistema de reservas com funções de pagamento?

Um sistema de reservas com recursos de pagamento é um software que permite aos clientes selecionar uma data e hora específicas e, em seguida, pagar sem sair da página. Depois de reservar, o sistema atualiza automaticamente um calendário, registra os detalhes sobre essa reserva e envia uma comunicação relevante, como um e-mail de confirmação ou texto.

Esse sistema pode ser usado para qualquer coisa, desde reservar uma mesa em um espaço de coworking até se inscrever em um curso online. Todos os aspectos da transação, incluindo agendamento, pagamento e manutenção de registros, acontecem no mesmo local. Sem ele, as empresas precisam alternar entre uma plataforma de agendamento, um processador de pagamentos separado e algumas planilhas.

Muitos sistemas de reservas com recursos de pagamento incluem recursos extras. Alguns permitem que os proprietários ofereçam códigos de desconto ou promoções diretamente pela plataforma, enquanto outros aceitam pagamentos recorrentes para serviços baseados em assinatura. Muitos também enviam lembretes automatizados aos clientes alguns dias antes da reserva, o que pode minimizar o não comparecimento.

Este tipo de sistema de reservas não é apenas para grandes empresas com grandes orçamentos. Mesmo empreendedores individuais, como professores de yoga e passeadores de cães, podem usá-lo para receber pagamentos e programar atividades de forma mais eficiente. Trata-se de um sistema flexível que atende tanto clientes que conhecem o digital quanto para aqueles que querem apenas um checkout rápido e direto.

Quais são os benefícios de usar um sistema integrado de reserva e pagamento?

A administração de uma empresa pode envolver muitas tarefas administrativas. A mudança para uma plataforma combinada de reservas e pagamentos pode eliminar grande parte dessa carga de trabalho e facilitar a ampliação da base de clientes, a expansão para novos mercados ou a adição de horários. Ter um software que lida com reservas e pagamentos também facilita o treinamento da equipe, porque há menos sistemas para a equipe aprender. Veja a seguir como um sistema integrado de reservas e pagamentos pode melhorar as operações.

Menos sobrecarga administrativa

A triagem manual de solicitações de agendamento, o envio de links de pagamento individualizados e a busca por faturas atrasadas podem ser demorados. Um moderno sistema de reservas lida com esse tipo de trabalho automaticamente. Depois que um compromisso é reservado, o pagamento é coletado sem intervenção manual.

Maior confiança dos clientes

Um relatório de 2023 descobriu que 84% dos clientes em todo o mundo avaliam o quão conveniente é encontrar, comprar e usar uma marca quando tomam uma decisão de compra. Muitas vezes, eles querem reservar e pagar em uma única interface e receber a confirmação imediata do pagamento. Um sistema de fácil utilização proporciona transparência e garantia de que as suas reservas foram realizadas.

Melhor visão do desempenho

Uma abordagem totalmente integrada pode exibir métricas de desempenho em tempo real, como quantas reservas foram feitas em uma determinada semana, quais horários são mais populares e quanto de receita foi gerado por dia. Esses insights ajudam as empresas a planejar a contratação de pessoal, gerenciar o inventário (se relevante) e prever tendências futuras.

Reembolsos e reagendamentos mais fáceis

Às vezes, o cliente precisa mudar um horário ou solicitar um reembolso. Um sistema que combina agendamentos e pagamentos pode gerenciar esse processo com mais facilidade. Não há necessidade de pesquisar a transação em um sistema e depois atualizar o horário em outro.

Experiência de marca consistente

Uma página combinada de reserva e pagamento pode ter a mesma aparência que o resto do site ou aplicativo de uma empresa. Isso oferece consistência aos clientes, o que pode fazer com que eles se sintam mais confortáveis para inserir suas informações de cartão de crédito. Por outro lado, redirecionar os clientes para um site de pagamento de terceiros pode quebrar a sensação de continuidade.

Escalabilidade

Uma vez que uma empresa ganha impulso, ela pode crescer rapidamente passando de alguns compromissos por semana para algumas centenas. Uma plataforma de reservas que já integra agendamento e pagamentos é muito mais fácil de expandir do que uma plataforma que requer sistemas adicionais.

Como a Stripe simplifica a integração de reservas e pagamentos?

A Stripe desempenha um papel importante para muitas plataformas de reservas. As empresas podem integrar a Stripe diretamente ao software de reservas como provedor de pagamentos preferencial ou conectá-la por meio de um plugin ou extensão. Com qualquer um dos dois métodos, o Stripe é uma ferramenta flexível e poderosa para aceitar pagamentos. Assim que estiver em vigor, os clientes podem escolher um horário, pagar com cartão de crédito (ou outra forma de pagamento) e receber a confirmação da reserva em segundos. Conforme as empresas se expandem, a Stripe pode lidar com volumes maiores sem uma grande revisão no sistema de agendamento. Veja como funciona.

O processo de configuração

Empresas com desenvolvedores internos podem aproveitar as APIs (interfaces de programação de aplicativos) bem documentadas da Stripe. Empresas sem uma equipe de desenvolvimento podem configurar a Stripe por meio de integrações fáceis de usar em plataformas como Acuity Scheduling e Calendly. Uma vez conectada, a Stripe processa pagamentos com cartão em segundo plano, lida com impostos ou requisitos locais quando necessário e deposita o dinheiro (menos tarifas de transação) na conta bancária da empresa em um cronograma definido.

Formas de pagamento aceitas

A Stripe aceita diversas formas de pagamento, como cartões de crédito e débito e carteiras digitais, como Apple Pay e Google Pay. Essas opções podem ajudar as empresas a atrair uma gama maior de clientes que preferem pagar de diferentes maneiras.

Atualizações automáticas de back-end

A plataforma de reservas é imediatamente notificada quando o pagamento de um cliente é concluído. Isso mantém o status da reserva atualizado para que não haja confusão sobre compromissos não pagos. Se um cliente cancelar ou precisar de um reembolso parcial, a plataforma poderá solicitar que a Stripe gerencie isso automaticamente.

Quais setores mais se beneficiam dos sistemas de reservas com pagamentos?

Qualquer setor que dependa de compromissos agendados pode se beneficiar de plataformas de reserva que aceitam pagamentos. Os clientes geralmente apreciam um portal online que permite ver a disponibilidade e fazer pagamentos antecipadamente em um momento conveniente.

• Saúde e bem-estar: médicos, dentistas, terapeutas e nutricionistas costumam usar sistemas digitais para a coordenação de consultas. As plataformas digitais podem encurtar as filas na recepção e minimizar o trabalho administrativo envolvido na telessaúde.

• Beleza e cuidados pessoais: salões de beleza, spas, barbearias e estúdios de massagem normalmente usam plataformas de reservas para gerenciar agendas lotadas que equilibram clientes novos e recorrentes. Isso dá à equipe uma melhor sensação de disponibilidade, oferecendo aos clientes a opção de reservar com antecedência.

• Serviços domésticos: encanadores, eletricistas, serviços de limpeza e outros técnicos usam plataformas de reserva para agendar compromissos e coletar depósitos ou pagamentos totais antecipadamente. Isso desestimula o não comparecimento e ajuda o empreendedor a planejar suas rotas de forma mais eficiente.

• Fitness, educação e aulas: estúdios de ioga, escolas de dança, oficinas de culinária e outras empresas usam plataformas de reservas para agendamento e pagamento. Alguns até permitem que os membros escolham horários recorrentes e paguem por pacotes inteiros ou assinaturas mensais.

• Coaching e consultoria: consultores independentes, coaches profissionais e consultores financeiros usam soluções combinadas de reserva e pagamento para diminuir o número de tarefas administrativas e tranquilizar os clientes de que suas vagas estão garantidas.

Como garantir a segurança dos dados nos sistemas de reservas?

A segurança é uma preocupação importante para quem arrecada dinheiro e agenda compromissos particulares. Empresas e clientes querem saber se detalhes como nomes, endereços e números de cartão de crédito estão seguros, e plataformas de reservas confiáveis tomam medidas adicionais para proteger esses dados. Veja a seguir algumas medidas de segurança e práticas comerciais comuns que as plataformas de reserva usam para proteger os dados dos usuários.

Processadores de pagamentos compatíveis com PCI

Sistemas que dependem de provedores de pagamento confiáveis, como a Stripe, frequentemente delegam os aspectos de gerenciamento de cartões aos servidores do processador de pagamentos. Isso significa que a empresa e o software de reservas nunca mexem diretamente nos dados do cartão e minimizam a dificuldade de cumprir a Norma de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS).

Criptografia para dados em trânsito

As informações confidenciais só devem trafegar por conexões seguras, normalmente indicadas por "https" em um navegador. Plataformas de reservas confiáveis insistem na criptografia total durante o processo de pagamento e também podem proteger dados pessoais, como endereços e números de telefone.

Autenticação de dois fatores (2FA)

Muitos sistemas de reservas e seus portais de pagamento associados oferecem 2FA para empresas que precisam de proteção extra. Isso adiciona outra camada de verificação de identidade, normalmente um código enviado ao telefone ou e-mail de um cliente.

Monitoramento de segurança contínuo

Fornecedores de software respeitáveis investem em verificações de segurança contínuas e corrigem vulnerabilidades antes que elas possam ser exploradas. Eles podem publicar boletins de segurança ou incentivar a comunidade a relatar bugs.

Controles rígidos de acesso

Algumas plataformas de reservas permitem que um administrador decida quais membros da equipe podem ver detalhes financeiros ou informações pessoais, o que pode ajudar a evitar visualizações não autorizadas ou vazamentos de dados. Esse é o princípio do "menor privilégio": os funcionários só veem o que é necessário para fazer seu trabalho.

Atualizações regulares de software

Um sistema de reservas moderno é atualizado regularmente para acompanhar as mudanças nos padrões do setor. Isso inclui corrigir vulnerabilidades recém-descobertas e de adaptar às novas regulamentações.

Os empresários podem reforçar essas proteções escolhendo plataformas respeitáveis com um forte histórico de segurança. Eles também devem sempre ler a documentação dos provedores sobre processamento de dados, políticas de criptografia e certificações ou registros de conformidade. Manter senhas seguras, habilitar 2FA e limitar o acesso a painéis de administração também podem ajudar a manter as informações privadas em segurança.