Belastingfacturen zijn het wettelijke mechanisme waarmee goederen- en dienstenbelasting (GST) kredieten door de toeleveringsketen in Australië stromen. Als je in Australië voor GST geregistreerd bent, moet je weten hoe je deze facturen effectief kunt opstellen. Een fout op een factuur kan betekenen dat je klant geen voorbelasting (ITC) kan terugvorderen, en herhaaldelijke fouten kunnen leiden tot ernstigere problemen met de Australische belastingdienst (ATO).

Hieronder bespreken we belastingfacturen in Australië, inclusief wanneer je er een moet uitgeven en veelvoorkomende fouten die kunnen optreden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een belastingfactuur in Australië?
  
• Wat eist de ATO van een geldige belastingfactuur?
  
• Hoe werkt de GST op een belastingfactuur in Australië?
  
• Wanneer moet je een belastingfactuur opstellen in Australië?
  
• Hoe voorkom je veelvoorkomende fouten op belastingfacturen in Australië?
  
• Welke sjablonen en formaten voor belastingfacturen werken voor Australische ondernemingen?
  
• Hoe Stripe Invoicing je kan helpen
  

Wat is een belastingfactuur in Australië?

Een belastingfactuur is een specifiek document dat GST-geregistreerde ondernemingen moeten uitgeven ter ondersteuning van de ITC-claim van een koper. Het is niet hetzelfde als een standaardfactuur of ontvangstbewijs.

Wat eist de ATO op een conforme belastingfactuur?

Alle facturen moeten worden aangeduid als “Tax Invoice” of “Recipient Created Tax Invoice” en moeten je wettelijke naam of handelsnaam bevatten, samen met je Australian Business Number (ABN), de datum waarop de factuur is uitgegeven, een beschrijving van de goederen of diensten, en ofwel het te betalen GST-bedrag of een vermelding dat de totale prijs inclusief GST is. Facturen van $ 1.000 Australische dollar (AUD) of meer moeten ook de naam of het ABN van de ontvanger bevatten.

Als de factuur gemengde leveringen betreft, moet je aangeven welke factuurregels belastbaar zijn, inclusief GST, en welke niet, ongeacht de totale prijs van de factuur.

Hoe werkt GST op een belastingfactuur in Australië?

Het GST-tarief in Australië is 10%, maar sommige leveringen, zoals basisvoedsel, export en bepaalde gezondheids- en onderwijsdiensten, zijn GST-vrij. Andere, zoals financiële diensten en huur van woonruimte, zijn voorbelastingplichtig en bevatten geen GST of komen niet in aanmerking voor GST-credits. Op je belastingfactuur moet staan welke categorie van toepassing is op elk artikel dat je verkoopt.

De ATO accepteert twee manieren om het GST-bedrag weer te geven:

• GST per regel: elk factuurregel toont zijn GST-component apart. Dit is de duidelijkere aanpak wanneer een factuur zowel belastbare als GST-vrije artikelen bevat, omdat de fiscale behandeling van elke levering dan ondubbelzinnig is.

• Totaal GST-bedrag: één enkel GST-cijfer onderaan dat alle belastbare artikelen dekt, of een vermelding zoals ’De totale prijs is inclusief GST van $X.’ Deze methode moet worden gebruikt wanneer alles op de factuur belastbaar is tegen het standaardtarief.

Wanneer moet je in Australië een belastingfactuur versturen?

Voor de meeste aankopen is geen belastingfactuur nodig, tenzij de koper erom vraagt. Als dat het geval is, moet je die factuur binnen 28 dagen na het verzoek verstrekken. Veel ondernemingen sturen automatisch belastingfacturen voor verkopen boven $ 82,50 AUD en gebruiken gewone ontvangstbewijzen voor verkopen onder die drempel.

Voor doorlopende abonnementen of vaste overeenkomsten kunnen facturen per facturatieperiode worden verstuurd (bijv. maandelijks of per kwartaal). Elke periodieke factuur moet een op zichzelf staande belastingfactuur zijn die volledig voldoet aan de belastingfactuurvereisten van de ATO.

Hoe voorkom je veelvoorkomende fouten op belastingfacturen in Australië?

Fouten op belastingfacturen vallen doorgaans in een paar categorieën, en de gevolgen zijn concreet.

Let op de volgende veelvoorkomende fouten:

• Ontbrekend of onjuist ABN: een ABN dat niet overeenkomt met de gegevens van de ATO maakt de factuur ongeldig. Als je onlangs je onderneming hebt gewijzigd, werk dan je factuursjablonen bij voordat je een nieuw document uitgeeft.

• Geen vermelding ‘tax invoice’: een document waarop ‘invoice’ staat in plaats van ‘tax invoice’ voldoet niet aan de norm, hoe volledig het verder ook is.

• Verkeerde GST-berekening: om de GST van de prijs inclusief GST te berekenen, deel je de prijs inclusief GST door 11. Als je handmatige sjablonen of spreadsheets gebruikt, controleer dan je formules.

• Geen onderscheid tussen belastbare en GST-vrije artikelen: een factuur waarop belastbare en GST-vrije leveringen door elkaar staan zonder dat duidelijk is welke welke is, brengt de ITC-claim van je klant in gevaar en bemoeilijkt je eigen business activity statement (BAS) rapportage.

• Niet-gekoppelde correctienota's: wanneer je een belastingfactuur moet annuleren of aanpassen, moet de correctienota duidelijk verwijzen naar de oorspronkelijke factuur. Losse correctienota's zonder die koppeling zorgen voor problemen bij de reconciliatie en roepen vragen op tijdens het opstellen van de BAS.

Welke sjablonen en indelingen voor belastingfacturen zijn geschikt voor Australische ondernemingen?

Er zijn een paar veelgebruikte sjablonen voor belastingfacturen in Australië. Het belangrijkste is dat de verplichte velden aanwezig en goed leesbaar zijn.

De onderneming kan gebruikmaken van:

• PDF-facturen die per e-mail worden verzonden: deze worden algemeen geaccepteerd, zijn gemakkelijk op te slaan en zorgen voor een duidelijk controlespoor. Zorg ervoor dat bij het genereren van je PDF alle verplichte velden behouden blijven en dat ABN's of datums in bepaalde lay-outs niet worden afgekapt.

• Elektronische facturering (e-facturering): met e-facturering via het Pan-European Public Procurement Online (Peppol) netwerk kun je facturen rechtstreeks in het boekhoudsysteem van de ontvanger afleveren, wat typefouten vermindert en de betaling versnelt. Het gebruik neemt toe, met name bij overheidsopdrachten, waar het nu verplicht is dat federale instanties e-facturen kunnen ontvangen voor transacties tussen ondernemingen (B2G).

• Papieren facturen: deze zijn nog steeds geldig voor B2C- en B2B-transacties, maar ze zijn minder efficiënt als het gaat om automatisering, reconciliatie en controle op grote schaal.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing vereenvoudigt je debiteurenbeheer (AR), van het aanmaken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatussen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle houdt.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.