In het Verenigd Koninkrijk betalen ondernemingen doorgaans vier of 12 keer per jaar belasting toegevoegde waarde (btw). Met een automatische incasso voor de btw kan His Majesty's Revenue & Customs (HMRC), de belastingdienst van het VK, de btw-betalingen elke periode automatisch berekenen, rechtstreeks van de zakelijke rekening.
Hieronder bespreken we hoe een automatische incasso werkt, hoe je een automatische incasso voor de btw instelt via de online diensten van HMRC en waar je op moet letten.
Kernpunten
Zodra deze actief is, berekent een automatische incasso voor de btw automatisch na elke ingediende aangifte, zodat je niet elke periode een handmatige betaling hoeft te regelen.
HMRC berekent drie werkdagen na de betalingsdeadline, dus je hebt een kort tijdsbestek na de aangifte om ervoor te zorgen dat het geld beschikbaar is.
De configuratie verloopt via het online btw-account bij HMRC, wat betekent dat je digitaal aangifte moet kunnen doen voordat je een aanvraag indient.
Wat is een automatische incasso voor de btw?
Een automatische incasso voor de btw is een instructie die je aan HMRC geeft om de btw-betalingen elke periode rechtstreeks van de rekening te berekenen. Zodra deze actief is, doe je normaal aangifte en initieert HMRC de betaling.
Hoe werkt een automatische incasso voor de btw?
Wanneer je een automatische incasso voor de btw instelt, is HMRC geautoriseerd om het bedrag te berekenen dat wordt weergegeven op elke ingediende btw-aangifte. Op basis van de aangifte berekent HMRC automatisch het juiste bedrag, dat elk kwartaal verandert op basis van wat je verschuldigd bent. HMRC schrijft het geld drie werkdagen na de betalingsdeadline van de btw-aangifte af. De deadline voor betaling varieert afhankelijk van de boekhoudperiode.
Hoe stel je een automatische incasso voor de btw in, stap voor stap?
Als de onderneming maar één handtekening nodig heeft, stel je de betaling in via de online portal van HMRC. Voordat je begint, moet je het btw-registratienummer en Britse bankgegevens bij de hand hebben. Hier volgt hoe je een automatische incasso voor de btw bij HMRC instelt.
1. Geschiktheid controleren
Je komt in aanmerking als je btw-geregistreerd bent in het Verenigd Koninkrijk en een Britse rekening hebt die werkt met automatische incasso's.
2. De benodigde informatie verzamelen
Je hebt het btw-registratienummer en de bankgegevens nodig. Je moet ook bevestigen dat je geautoriseerd bent om automatische incasso's op de rekening in te stellen. Als hiervoor meer dan één ondertekenaar vereist is, of als je een digitaal uitgesloten klant bent, moet je het Making Tax Digital VATC9-formulier invullen en naar HMRC sturen.
3. Inloggen bij HMRC
Log in bij HMRC met je Government Gateway-gebruikers-ID of GOV.UK One Login.
4. De automatische incasso instellen
Zoek binnen het btw-account de optie voor automatische incasso. De site van HMRC geeft gedetailleerde instructies over hoe je de bankgegevens kunt invoeren en de machtiging kunt bevestigen. Zodra deze is ingediend, duurt het drie werkdagen om de incasso-optie te verwerken, dus stel dit ver genoeg van tevoren in om aan de volgende betalingsdeadline te voldoen.
Wat zijn de geschiktheidseisen voor een automatische incasso voor de btw?
Geschiktheid voor een automatische incasso voor de btw is niet ingewikkeld, maar er zijn een paar randgevallen die mensen verrassen. Houd rekening met de onderstaande uitzonderingen:
Buitenlandse bankrekening: Als de zakelijke rekening buitenlands is, kun je deze niet gebruiken om de btw-factuur via automatische incasso te betalen.
Insolventie: Insolventiebeheerders kunnen geen automatische incasso gebruiken.
Papieren btw-aangiften: Als je bent goedgekeurd om papieren btw-aangiften in te dienen, kun je geen automatische incasso gebruiken.
Btw-betalingen op rekening: Betalingen op rekening zijn voorschotten op de btw-factuur. Als je een regeling voor btw-betalingen op rekening hebt, kom je niet in aanmerking voor automatische incasso.
Wat kan er misgaan met een automatische incasso voor de btw?
Veel problemen met automatische incasso's voor de btw zijn voorspelbaar, wat betekent dat ze grotendeels te voorkomen zijn. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen om in gedachten te houden.
Ontoereikend saldo
Als HMRC het bedrag probeert te berekenen en er niet genoeg geld op de rekening staat, dan mislukt de betaling. Je raakt de regeling voor de automatische incasso kwijt, moet handmatig betalen en krijgt te maken met rente wegens te late betaling vanaf de oorspronkelijke vervaldatum.
Te late aangifte
De automatische incasso wordt geactiveerd door de ingediende aangifte. Als je de aangifte niet op tijd doet, vindt de incasso niet op tijd plaats, wat een boete voor te late aangifte en een te late betaling betekent. Hoewel automatische incasso betalingen automatiseert, corrigeert het geen te late aangiftes.
Annuleren zonder de gevolgen te realiseren
Sommige ondernemingen annuleren automatische incasso's via online bankieren zonder er goed over na te denken. Als je de automatische incasso voor de btw annuleert, ben je het geld nog steeds verschuldigd en moet je het handmatig betalen.
Wijzigingen in de btw-regeling
Wisselen tussen btw-regelingen kan invloed hebben op de instellingen van je automatische incasso. HMRC annuleert en heruitgeeft soms machtigingen wanneer er wijzigingen in regelingen plaatsvinden, dus controleer de Status van de automatische incasso wanneer je btw-regeling verandert.
Wijzigingen van bankrekening
Als je de zakelijke rekening hebt gewijzigd, moet je de automatische incasso bijwerken met de nieuwe gegevens. HMRC zal de machtiging niet automatisch overschrijven naar een nieuwe rekening.
Is een automatische incasso voor de btw de juiste betaalmethode voor de onderneming?
Voor veel ondernemingen is een automatische incasso voor de btw een slimme keuze. Het verwijdert een terugkerende handmatige taak, elimineert het risico om een deadline te missen omdat je bent vergeten een overschrijving te starten en biedt een voorspelbare datum voor de incasso.
Als de cashflow echter krap en onvoorspelbaar is, kan een automatische incasso problemen veroorzaken. Het is de moeite waard om te evalueren of de rekening betrouwbaar genoeg geld bevat om de factuur van elk kwartaal te dekken.
Ondernemingen met meer gecompliceerde btw-situaties, zoals frequente wijzigingen, meerdere btw-registraties of regelmatige teruggaven, vinden het wellicht minder eenvoudig. Als HMRC een terugbetaling verschuldigd is voor een bepaalde periode, gaat deze rechtstreeks naar de rekening, mits je HMRC de bankgegevens voor de aflossing hebt verstrekt.
Automatische incasso is een goede oplossing voor de meerderheid van de btw-geregistreerde ondernemingen die standaard kwartaalaangiften indienen. Stel het eenmaal in, doe op tijd aangifte, houd het geld op de rekening en btw-betaling wordt iets waar je niet over hoeft na te denken.
Hoe Stripe Billing je kan helpen
Met Stripe Billing kun je klanten factureren en beheren zoals jij dat wilt, van eenvoudige terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en contracten die tijdens de verkoop zijn onderhandeld. Begin binnen enkele minuten met het ontvangen van terugkerende betalingen wereldwijd, zonder dat je daarvoor code nodig hebt, of bouw een aangepaste integratie met behulp van de API.
Stripe Billing kan je helpen met het volgende:
Flexibele prijzen aanbieden: Reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele prijsmodellen, zoals op basis van gebruik, gelaagd, vast bedrag plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefversies, pro rata berekeningen en add-ons is ingebouwd.
Wereldwijd uitbreiden: Verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 100 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.
Je omzet te verhogen en klantverloop te verminderen: verbeter je omzet en verminder onvrijwillig klantverloop met Smart Retries en geautomatiseerde herstelworkflows. Met de hersteltools van Stripe hebben gebruikers in 2024 meer dan $ 6,5 miljard aan omzet teruggewonnen.
Je efficiëntie te verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.
Lees meer over Stripe Billing, of ga vandaag nog aan de slag.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.