La automatización de accounts payable sustituye el procesamiento de facturas y la ejecución de pagos manuales por un software que se encarga del trabajo. Las empresas lo utilizan para reducir las horas que el equipo de finanzas emplea en introducir datos, conseguir las aprobaciones y asociar manualmente los pagos a las facturas. El término engloba a una gran variedad de herramientas, algunas se encargan de todo el proceso y otras solo de una parte del mismo.
Los departamentos de accounts payable están ocupados: en 2025, los 8080 millones de pagos B2B que se hicieron solo a través de Automated Clearing House (ACH) Network alcanzaron un total de 63,11 billones de dólares. A continuación, hablaremos sobre el funcionamiento de los flujos de trabajo de accounts payable estándar, qué parte se encarga de las plataformas de accounts payable y de la infraestructura de pagos y cómo determinar si el volumen de facturación y el tipo de proveedores justifican la inversión.
De un vistazo
Las plataformas de pago y el software completo de accounts payable solucionan diferentes partes del proceso. Saber qué estás evaluando te ayudará a determinar qué partes debes comparar.
La fricción en la automatización de accounts payable suele aparecer en las transferencias entre sistemas, en lugar de dentro de una única herramienta.
La financiación en el mismo día por parte de un proveedor significa, por lo general, que te adelanta tu parte del lote diario antes de liquidarlo de forma interna a través de las redes de tarjetas.
¿Qué es la automatización de accounts payable?
La automatización de accounts payable es el uso de software para reemplazar el trabajo manual del proceso de facturas de proveedores. Los sistemas de accounts payable capturan los datos de facturas por sí solos, los dirigen a través de las reglas de aprobación y programan el pago en las condiciones establecidas previamente.
¿Cómo funciona la automatización de accounts payable?
El flujo de trabajo habitual de un proceso de accounts payable pasa por cinco etapas.
A continuación, se indica cómo empieza y acaba cada etapa:
Recepción de facturas: Las facturas llegan por correo electrónico, se suben a la plataforma o a través del portal para proveedores. El software extrae de forma automática el nombre del proveedor, el importe, la fecha de vencimiento y los conceptos.
Reglas de enrutamiento: El sistema aplica reglas basadas en el importe, el departamento o el proveedor para enviar cada factura al aprobador correspondiente. A veces, la plataforma dispone de una opción para escalarla de forma automática si no hay nadie responsable dentro del período establecido.
Programación de pagos: Una vez que se ha aprobado la factura, se programa en función de la fecha de vencimiento. Esto tiene en cuenta los descuentos por pago anticipado o los plazos del flujo de caja que determine la empresa.
Ejecución de pagos: El pago programado se procesa mediante adeudo directo, transferencia electrónica, tarjeta virtual u otro método que se adapte a las preferencias y la ubicación del proveedor.
Conciliación: El sistema vincula el pago ejecutado a la factura original y actualiza el libro mayor sin necesidad de una comprobación cruzada manual.
¿Dónde encajan las plataformas de pago en la automatización de accounts payable?
Existen dos categorías de herramientas que se denominan «automatización de accounts payable»: las plataformas automatizadas de accounts payable y las plataformas de pagos automatizados.
Las plataformas de software de accounts payable se encargan de la parte inicial del proceso: incorporación, programación y flujos de trabajo de aprobación. Las plataformas de pago se encargan de la segunda parte: ejecución, desembolsos y conciliación. Muchas empresas combinan una herramienta específica de accounts payable con un proveedor de pagos independiente para transferir el dinero.
Si un proveedor afirma que soluciona todos los problemas en todo el proceso de principio a fin, pregúntale directamente qué parte corresponde a la gestión de facturas y qué parte a la ejecución de pagos. Saber qué parte estás comprando y qué parte necesitas externalizar te ayudará a no descubrir el problema una vez que te hayas comprometido con una plataforma.
¿Cómo se automatizan los pagos de accounts payable?
La automatización de la capa de ejecución de pagos consta de tres partes distintas. Cada una debe funcionar de forma conjunta para que los pagos se transfieran sin intervención manual.
Pagos recurrentes y lotes
Para configurar un pago recurrente, debes definir el proveedor, el importe y la frecuencia que suele estar vinculada a la duración de un contrato (por ejemplo, una retención mensual). El sistema activará el pago automáticamente en ese calendario. El procesamiento por lotes funciona de forma distinta: en lugar de los activadores individuales, una empresa agrupa un conjunto de pagos de proveedores en un solo archivo o una llamada a la interfaz de programación de aplicaciones (API) y los emite de forma conjunta, que es como un equipo de finanzas procesa muchos pagos en una sola ejecución.
Desembolsos globales
Para automatizar un desembolso global, es necesario dirigir el pago a través de la red de pagos adecuada para ese país, en lugar de utilizar por defecto una transferencia electrónica y tratar a todos los destinatarios del mismo modo. Los diferentes países utilizan diferentes redes de pagos locales, operan en diferentes plazos de cobro y a menudo requieren el pago en la divisa del destinatario. La automatización tiene que seleccionar la ruta correcta para cada proveedor, en lugar de utilizar un único método para todos.
Conciliación
Para automatizar la conciliación, se hace que el sistema de pagos informe por sí solo, de forma que el estado del pago actualice los libros de forma automática, sin que sea necesaria una verificación manual. La infraestructura de pagos de Stripe es compatible con esta capa directamente, por lo que permite a una empresa o a su software conectado de accounts payable programar el pago a proveedores y seguir su estado de forma automática.
¿Qué métodos de pago son más adecuados para la automatización de accounts payable?
El método de pago adecuado para la automatización de accounts payable depende de la relación que tengas con el proveedor.
Los adeudos directos funcionan bien en el caso de los pagos a proveedores nacionales en los que el proveedor ya tenga una cuenta bancaria local, y el coste sea más importante que la rapidez, puesto que los adeudos directos estándar tardan un par de días en liquidarse.
Normalmente, tiene más sentido usar las transferencias electrónicas para pagos únicos de gran importe o proveedores internacionales que necesitan fondos el mismo día, aunque suelen requerir más configuraciones manuales por destinatario que en el caso de un adeudo directo.
Una tarjeta virtual genera un número de tarjeta de uso limitado o de un solo uso asociado a una factura concreta. De este modo, las empresas tienen más control sobre los límites de gasto y es más fácil asociar la transacción con tarjeta a una factura sin necesidad de realizar más conciliaciones.
¿Qué problemas surgen con la automatización de accounts payable?
Los problemas de la automatización de accounts payable suelen surgir por la falta de integración entre sistemas.
A continuación, se indican los problemas que pueden surgir:
Pasos manuales dentro de flujos automatizados: Un controlador que tenga que iniciar sesión en un portal independiente para liberar pagos de gran importe rompe la continuidad del proceso y crea un cuello de botella.
Problemas en la conciliación: Si el sistema de pagos y el sistema de contabilidad no comparten un punto de referencia común, el software de accounts payable no tiene ninguna forma fiable de confirmar si el pago coincide con la factura correcta.
Complejidad transfronteriza: Los diferentes festivos bancarios, los distintos requisitos de documentación por país y los diferentes plazos de cobro añaden fricción a los pagos transfronterizos.
Problemas de integración: Una herramienta de accounts payable que no puede pasar datos estructurados a la capa de ejecución de pagos, o un proveedor de pagos que devuelve actualizaciones del estado que el software de accounts payable no puede analizar obliga a las empresas a volver a utilizar las hojas de cálculo.
¿La automatización de accounts payable es adecuada para tu empresa?
La respuesta depende del volumen de facturación, del tipo de proveedores y de la cantidad de trabajo manual que ya se esté realizando. Una empresa que procesa un par de docenas de facturas al mes con la mayoría de los proveedores nacionales puede sacar más provecho de una herramienta de contabilidad sencilla con funciones básicas de pago de facturas. Una empresa que procesa cientos de facturas en varios países es un caso claro para el uso de la automatización completa.
Antes de evaluar cualquier herramienta, averigua de dónde provienen las facturas, quién aprueba qué, cómo salen los pagos y cómo se realiza actualmente la conciliación. Esta información te ayudará a decidir si necesitas una plataforma completa de accounts payable, una capa de ejecución de pagos que se conecte a lo que ya tienes o ambas.
Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
Stripe Revenue Recognition ayuda a agilizar la contabilidad de ejercicio —con herramientas para auditorías, cierres mensuales, informes y mucho más— para que puedas cerrar tu contabilidad de forma más precisa y eficiente. Además, automatiza y configura informes de ingresos para facilitar el cumplimiento de las normas ASC 606 e IFRS 15.
Revenue Recognition puede ayudarte a:
Obtener una visión más completa de tus ingresos: En el panel de Stripe, consulta todas sus transacciones y términos de Stripe, e importa datos que no sean de Stripe.
Automatiza los informes de ingresos: Genera informes contables listos para usar, sin hacer uso de recursos de ingeniería.
Personaliza para tu empresa: Crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer los ingresos, en línea con las prácticas contables de tu empresa.
Auditoría en tiempo real: Prepárate para las auditorías rastreando todos los ingresos hasta los clientes y transacciones subyacentes.
Conoce todos los detalles sobre cómo Revenue Recognition puede ayudarte a facilitar el cumplimiento de las normativas a nivel internacional o crea una cuenta gratuita para empezar.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, la adecuación o la vigencia de la información incluida en el artículo. Busca un abogado o un asesor fiscal profesional y con licencia para ejercer en tu jurisdicción si necesitas asesoramiento para tu situación particular.