Die Beschaffung hat sich zu einem der zuverlässigsten Wege für Unternehmen entwickelt, ihre Leistung zu verbessern, Risiken zu managen und in schnelllebigen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben. Da Unternehmen stärker auf internationale Lieferanten angewiesen sind, ist die strategische Beschaffungsführung mittlerweile ein zentraler Faktor für den Geschäftserfolg. Eine Umfrage aus dem Jahr 2024 ergab, dass 42 % der Beschaffungsleiter/innen Lieferengpässe als das größte Risiko für ihren Beschaffungserfolg bezeichnen. Dies verdeutlicht die Notwendigkeit umfassender, strategischer Lieferantenbewertungen und professioneller Ausschreibungsverfahren.

Im Folgenden erfahren Sie, wie strategische Beschaffungen und Ausschreibungsprozesse effektiv verwaltet werden können. Dazu gehört, wie man Lieferanten bewertet und auswählt, welche Herausforderungen beim Onboarding von Lieferanten auftreten können und wie Ausschreibungsprozesse in Ihrem Unternehmen gestärkt werden können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was versteht man unter strategischer Beschaffungsführung und Ausschreibungen?
  
• Warum ist die strategische Beschaffung für Unternehmen heute wichtig?
  
• Wie gestalten Beschaffungsleiter/innen Ausschreibungsprozesse im Einklang mit der Strategie des Unternehmens?
  
• Welche Herausforderungen ergeben sich bei der strategischen Beschaffungsführung?
  
• In welchen Strukturen können Führungskräfte Beschaffungsentscheidungen effektiv verwalten?
  
• Wie können Beschaffungsleiter/innen die Ausschreibungsprozesse im gesamten Unternehmen stärken?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Was versteht man unter strategischer Beschaffungsführung und Ausschreibungen?

Die effektive Verwaltung der strategischen Beschaffung und bei Ausschreibungsprozessen umfasst in erster Linie Kaufentscheidungen und Partnerschaften zu treffen, die im Einklang mit der Mission des Unternehmens stehen. Beschaffungsleiter/innen berücksichtigen dabei mehr als nur die Stückpreise. Sie konzentrieren sich auf Wertschöpfung, Resilienz, Verbesserung und Risiko – das bedeutet, dass sie nutzen Kostenmodellierung, Benchmarking und Workshops zur Zusammenarbeit mit Lieferanten, um bessere Lösungen für Schwachstellen in der Lieferkette zu finden.

Moderne Beschaffungsleiter/innen denken häufig in Kategorien wie Customer Lifetime Value (LTV) und Lieferkontinuität. Sie investieren in Plattformen, die Ausgaben, Leistung und Risiken in Echtzeit überwachen. Dadurch erhalten sie eine fundierte Entscheidungs- und Verhandlungsgrundlage. Diese Führungskräfte berücksichtigen in der Planung in der Regel auch übergeordnete Trends wie demografische Veränderungen und den Übergang zu erneuerbaren Energien.

Warum ist die strategische Beschaffung für Unternehmen heute wichtig?

Die strategische Beschaffung bestimmt, wie ein Unternehmen sich schützt, verbessert und wächst. In einer Umfrage aus dem Jahr 2025 gaben 65 % der großen Unternehmen die strategische Führung als eine zentrale Beschaffungskompetenz an. Ein strategisches Beschaffungsteam verknüpft Beschaffungsentscheidungen mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens, anstatt jeden Einkauf als einmalige Transaktion zu betrachten. Unternehmen, die diesen Entscheidungsansatz verfolgen, können erhebliche Einsparungen erzielen, Abläufe vereinfachen und wichtige Ziele erreichen, die durch taktische Beschaffung selten unterstützt werden.

Unternehmen mit diversifizierten Lieferantennetzwerken, stärkeren Partnerschaften und größerer Sichtbarkeit können Krisen tendenziell effektiver überstehen. Die besten Partnerschaften können Produkte und Prozesse verbessern und neue Kompetenzen ermöglichen. Um diese Partnerschaften zu gestalten, berücksichtigen strategische Beschaffungsteams die Gesamtbetriebskosten, die Leistung der Lieferanten, das Verbesserungspotenzial und die langfristige Eignung. Mit steigenden Nachhaltigkeitsverpflichtungen wird die Beschaffung zum Mittel, mit dem Unternehmen ihre Standards entlang der gesamten Lieferkette umsetzen und so ihre Werte widerspiegeln.

Wie gestalten Beschaffungsleiter/innen Ausschreibungsprozesse im Einklang mit der Strategie des Unternehmens?

Gut konzipierte Ausschreibungen können zu den zuverlässigsten Methoden gehören, um Wert zu sichern, Risiken zu reduzieren und langfristige Partnerschaften aufzubauen. Hier finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Erstellung einer Ausschreibung.

Gewünschte Ergebnisse festlegen

Nachdem Sie einen Bedarf ermittelt haben, ist zu klären, warum das Unternehmen diesen Bedarf hat. Arbeiten Sie frühzeitig mit internen Stakeholdern (z. B. Buchhaltungsabteilung, technischen Teams, Nutzer/innen, Rechtsabteilung) zusammen, um sicherzustellen, dass die Ausschreibung die übergeordneten Ziele des Projekts und die wichtigen Kennzahlen widerspiegelt.

Bewertungskriterien erstellen, die die Werte des Unternehmens widerspiegeln

Führungskräfte entwerfen Wertungslisten, die Faktoren wie Qualität, Skalierbarkeit, Gesamtbetriebskosten, finanzielle Stabilität, Sicherheitslage, Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Übereinstimmung mit den Unternehmenswerten abwägen. Einige beinhalten die Kategorie „strategische Anpassung“, die bewertet, ob der Lieferant langfristige Ziele unterstützen kann (z. B. globale Expansion, Verbesserung des Kundenerlebnisses, Nachhaltigkeitsverpflichtungen). Ein Fokus auf gewichtete, transparente Kriterien bedeutet, dass der ausgewählte Lieferant am besten zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann.

Den Prozess mit funktionsübergreifenden Teams gestalten und überprüfen

Strategische Führungskräfte im Beschaffungswesen bringen eine Mischung aus Stakeholdern zusammen, um Ausschreibungen zu entwickeln, zu bewerten und zu verfeinern. Diese Vorgehensweise kann die Perspektive erweitern, die Akzeptanz stärken und das Risiko von Überraschungen in einer späteren Phase verringern. Außerdem positioniert sie die Ausschreibung als gemeinsame Unternehmensentscheidung und nicht als reine Beschaffungsaufgabe, was die Akzeptanz in allen Abteilungen erhöhen kann.

Konsistenz und Einblicke mit Hilfe von Technologie stärken

Digitale Ausschreibungsplattformen, Bewertungstools und automatisierte Risikoprüfungen helfen Beschaffungsteams dabei, komplexe Prozesse ohne Verzögerungen zu verwalten. Diese Komponenten gewährleisten die Verwendung bestehender Vorlagen und Kriterien, dokumentieren die Kommunikation und machen die Bewertung objektiver. Außerdem verkürzen sie die Durchlaufzeiten, wodurch Teams mehr Kapazitäten für die strategische Arbeit haben.

Welche Herausforderungen ergeben sich bei der strategischen Beschaffungsführung?

Beschaffungsleiter/innen stoßen oft auf Hindernisse, die auf Sichtbarkeitslücken, Unternehmensgewohnheiten und die Volatilität des Lieferantenmarktes zurückzuführen sind.

Darauf sollten Sie achten:

• Eingeschränkte Sichtbarkeit und fragmentierte Daten: Beschaffungsteams haben oft keinen vollständigen Überblick über Ausgaben, Lieferantenleistung und Risiken. Diese eingeschränkte Sichtbarkeit erschwert die Vorausplanung, effektive Verhandlungen oder die Abstimmung von Beschaffungsentscheidungen mit langfristigen Zielen.

• Interner Widerstand gegen neue Prozesse: Teams, die an informelle Kaufgewohnheiten oder langjährige Lieferantenbeziehungen gewöhnt sind, reagieren womöglich abwehrend gegen die Einführung neuer Strukturen oder Tools bei der Beschaffung. Ohne direkte Kommunikation und frühzeitige Einbindung können selbst ausgefeilte Strategien scheitern.

• Unkoordinierte Ausgaben und Compliance-Lücken: Wenn Abteilungen die Beschaffung aus Gründen der Schnelligkeit oder Bequemlichkeit umgehen, verlieren Unternehmen den Überblick und die Möglichkeit, effizient zu skalieren.

• Lieferantenbeschränkungen und Marktvolatilität: Störungen, Inflation, regulatorische Änderungen und geopolitische Verschiebungen erschweren die Beschaffungsentscheidungen. Selbst starke Lieferantenbeziehungen können aufgrund unvorhersehbarer Marktbedingungen belastet werden.

• Fachkräftemangel in der modernen Beschaffung: In der strategischen Beschaffung sind analytische, digitale und funktionsübergreifende Fähigkeiten von großer Bedeutung, die viele Teams möglicherweise noch entwickeln. Die Einstellung und Bindung von Mitarbeitenden mit diesem Kompetenzprofil ist zunehmend wettbewerbsintensiv, was die Umsetzung verzögert.

In welchen Strukturen können Führungskräfte Beschaffungsentscheidungen effektiv verwalten?

Starke Strukturen schaffen Klarheit, fördern die Zusammenarbeit und geben Beschaffungsteams die nötige Befugnis und Einblicke, die erforderlich sind, um strategisch zu handeln. Im Folgenden erläutern wir einige Strukturen, die Best Practices in der Beschaffung ermöglichen.

Hybride Betriebsmodelle

Die meisten Unternehmen kombinieren eine zentrale Steuerung mit dezentraler Ausführung. Diese Struktur ermöglicht es dem Einkauf, wichtige Kategorien zu verwalten, unternehmensweite Vereinbarungen auszuhandeln und Standards festzulegen, während lokale Teams das Tagesgeschäft innerhalb klar definierter Rahmenbedingungen abwickeln.

Positionen im Kategoriemanagement

Die Strukturierung von Teams nach Ausgabenkategorien wie Informationstechnologie (IT), Marketing und Betrieb baut Fachwissen dort auf, wo es gebraucht wird. Die Führungskräfte in jeder Kategorie verstehen die Bedürfnisse der Stakeholder, die Marktdynamik und die Lieferantenkapazitäten – dadurch können sie Beschaffungsstrategien entwickeln, die eng mit den Prioritäten des Unternehmens verknüpft sind.

Klare Führungsstruktur und Entscheidungswege

Die strategische Beschaffung basiert auf klar definierten Genehmigungs-, Ausschreibungs-, Vertragsprüfungs- und Onboardingprozessen von Lieferanten ab. Der Steuerungsrahmen sorgt für eine einheitliche Vorgehensweise der Teams und verhindert, dass aus Zeitgründen risikoreiche Entscheidungen getroffen werden.

Technologie, die Daten und Workflow miteinander verbindet

Elektronische Beschaffungsplattformen, Ausgabenanalysen, Vertragsdatenbanken und Lieferantenmanagement-Tools bieten Führungskräften die nötige Transparenz, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Integration eines gemeinsamen Systems sorgt für eine gute Abstimmung unter den Teams, der manuelle Aufwand wird reduziert und doppelte Verträge oder verpasste Einsparmöglichkeiten werden verhindert.

Funktionsübergreifende Abstimmung auf Führungsebene

Der Einfluss eines Beschaffungsteams wächst, wenn es an den Chief Financial Officer (CFO), den Chief Operating Officer (COO) oder eine vergleichbare Führungskraft mit unternehmensweiter Reichweite berichtet. Ein direkter Draht zur strategischen Planung führt die Beschaffung frühzeitig ein und signalisiert dem Rest des Unternehmens, dass Beschaffungsentscheidungen auf höchster Ebene wichtig sind.

Eingebettete Partnerschaftsmodelle mit internen Teams

Die Beschaffungsteams werden wesentlich effektiver, wenn sie ab dem Zeitpunkt, an dem ein Bedarf erkannt wird, eng mit den Geschäftseinheiten zusammenarbeiten. Diese Struktur stärkt die frühzeitige Einbindung, bietet ein genaueres Verständnis der Anforderungen und beschleunigt die Umsetzung endgültiger Beschaffungsentscheidungen.

Wie können Beschaffungsleiter/innen die RFP-Prozesse im gesamten Unternehmen stärken?

Starke Ausschreibungspraktiken schaffen Konsistenz im gesamten Unternehmen und erleichtern die Auswahl von Lieferanten, die einen echten Mehrwert bieten. Anstatt umfangreiche Handbücher zu erstellen, sollten Sie praktische Ausschreibungen erstellen, die Teams tatsächlich verwenden können: Erstellen Sie einfache Vorlagen, Checklisten und Beispiele, die den Teams einen soliden Start erleichtern.

Sie sollten auch die Rollen bei der Erstellung von Ausschreibungen klar definieren. Ausschreibungen funktionieren gut, wenn Stakeholder wissen, wann sie sich einbringen müssen, welche Entscheidungen sie beeinflussen und wie die Beschaffung sie während des gesamten Prozesses unterstützt. Machen Sie die Strategie im Bewertungsprozess sichtbar. Anstatt dieselben Bewertungskriterien zu wiederholen, passen Sie sie individuell an die Ziele jedes Projekts und die Prioritäten des Unternehmens an.

Ziehen Sie in Betracht, eine digitale Plattform zu nutzen, um Verwaltungsaufgaben zu reduzieren, und schaffen Sie nach Abschluss jeder großen Ausschreibung gemeinsame Lernmomente. Kurze Nachbesprechungen zeigen, an welchen Stellen Anweisungen unklar waren, Anbieter Schwierigkeiten hatten oder Kriterien nicht ausreichend differenzierten. Diese Erkenntnisse können helfen, den Prozess zu verfeinern, ohne ihn grundlegend zu überarbeiten.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

Mit Stripe Payments können Sie Folgendes umsetzen:

• Bezahlvorgang optimieren: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Nutzeroberflächen, Zugang zu über 125 Zahlungsmethoden und Link, einer von Stripe entwickelten Wallet.

• Neue Märkte schneller erschließen: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.

• Online- und Vor-Ort-Zahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce über Online- und Vor-Ort-Kanäle hinweg, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und Ihren Umsatz zu steigern.

• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.

• Schnelleres Wachstum dank einer flexiblen, zuverlässigen Plattform: Bauen Sie auf einer Plattform auf, die mit Ihnen mitwächst, mit einer historischen Erreichbarkeit von 99,999 % und branchenführender Zuverlässigkeit.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Zahlungen Sie bei Online- und Vor-Ort-Zahlungen unterstützen kann, oder starten Sie noch heute.