Unternehmen müssen wichtige Steuerfristen kennen. Für Organisationen, die Sales Tax abwickeln, gelten vierteljährliche Fristen für die Abgabe der Steuererklärung. Das Versäumen dieser Fristen auf Bundesstaatsebene kann teuer werden, da bei verspäteter Abgabe der Steuererklärung und verspäteter Zahlung in einigen Zuständigkeitsbereichen Strafen von bis zu 30 % anfallen können.

Im Folgenden besprechen wir die Zeitpläne für die Abgabe der Sales Tax-Erklärung sowie die Fristen für die Einkommensteuer und geschätzte Zahlungen, die Unternehmen oft zusätzlich verfolgen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Obwohl die Anforderungen je nach Bundesstaat variieren, schreiben die meisten Zuständigkeitsbereiche vierteljährliche Sales Tax-Erklärungen und -Zahlungen bis zum 20. des auf das Quartalsende folgenden Monats vor.

• Im Gegensatz zur Sales Tax der Bundesstaaten ist die vierteljährliche geschätzte Bundeseinkommensteuer in der Regel am 15. des Folgemonats fällig.

• Unternehmen können eine Verlängerung um sechs Monate für Bundessteuererklärungen beantragen. Für Fristverlängerungen bei der Sales Tax auf Bundesstaatsebene gelten völlig eigene Regeln, die bei der jeweiligen Finanzbehörde überprüft werden müssen. Diese Verlängerungen gewähren jedoch keine zusätzliche Zeit für die Zahlung der tatsächlich geschuldeten Steuern.

Vierteljährliche Fälligkeit der Verkaufssteuer

Während bestimmte Fristen je nach Zuständigkeitsbereich variieren, verwendet die überwiegende Mehrheit der Bundesstaaten Standard-Kalenderquartale für die Sales Tax-Meldung. Erklärungen und Zahlungen sind in der Regel entweder am 20. oder am letzten Tag des auf das Quartalsende folgenden Monats fällig.

Ein Standardzeitplan für die vierteljährliche Sales Tax sieht im Allgemeinen wie folgt aus:

• Q1 (1. Januar–31. März): Fällig im April (typischerweise am 20. April oder 30. April)

• Q2 (1. April–30. Juni): Fällig im Juli (typischerweise am 20. Juli oder 31. Juli)

• Q3 (1. Juli–30. September): Fällig im Oktober (typischerweise am 20. Oktober oder 31. Oktober)

• Q4 (1. Oktober–31. Dezember): Fällig im Januar (typischerweise am 20. Januar oder 31. Januar)

Wenn eine Steuerfrist auf ein Wochenende oder einen anerkannten gesetzlichen Feiertag fällt, verschiebt sich die Frist oft auf den nächsten Werktag.

Die Zeitrahmen variieren je nach Bundesstaat und können monatliche, vierteljährliche oder jährliche Zahlungen erfordern. Der Zeitplan ist direkt an Ihr Umsatzvolumen und Ihre gesamte Steuerschuld in Ihrem Bundesstaat gebunden. Erwägen Sie eine Überprüfung bei der Finanz- oder Steuerbehörde Ihres Bundesstaates, um dies zu bestätigen.

Im Allgemeinen gilt: Je mehr Sales Tax Sie erheben, desto häufiger müssen Sie Steuern melden und diese Beträge abführen. Umgekehrt können kleinere Unternehmen mit minimalen steuerlichen Verpflichtungen möglicherweise jährlich eine Steuererklärung abgeben. Es ist wichtig, sich bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaates zu erkundigen, um die Ihnen genau zugewiesene Häufigkeit sowie die spezifischen Fristen zu bestätigen.

Sales Tax-Fristen nach Bundesstaat

Hier sehen Sie, wie sich die Sales Tax-Fristen in verschiedenen Bundesstaaten unterscheiden.

Was passiert, wenn Sie eine Frist versäumen?

Das Versäumen einer Sales Tax-Frist löst sofortige finanzielle und betriebliche Konsequenzen aus. Da die Bundesstaaten stark auf Umsatz aus der Sales Tax angewiesen sind, setzen sie die strenge Compliance durch mehrere Mechanismen durch:

• Strafen und Zinsen: Die meisten Bundesstaaten erheben sowohl eine Strafe für die verspätete Abgabe der Steuererklärung bei Versäumen der Erklärungsfrist als auch eine Strafe für verspätete Zahlungen. Diese machen einen Prozentsatz der unbezahlten Steuern aus, der je nach Bundesstaat zwischen 5 %–30 % liegen kann. Zusätzlich fallen monatlich gesetzliche Zinsen auf den unbezahlten Restbetrag an, bis dieser beglichen ist.

• Verlust von Anbieter-Rabatten: Fast 30 Bundesstaaten bieten einen Anbieter-Rabatt (oder Rabatt für rechtzeitige Einreichung) an, der es Unternehmen ermöglicht, einen kleinen Prozentsatz der von ihnen erhobenen Sales Tax als Entschädigung für die Verwaltung der Steuer einzubehalten. Wenn Sie die Frist für die Abgabe der Steuererklärung oder die Zahlung versäumen, verfällt dieser Rabatt sofort.

• Prüfungsrisiko und Widerruf der Genehmigung: Wiederholtes verspätetes Abgeben oder das Nichtabführen von Steuern ist ein massives Warnsignal für die Steuerbehörden der Bundesstaaten. Es erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung erheblich. Anhaltende mangelnde Compliance kann dazu führen, dass der Bundesstaat Steuerpfandrechte auf Ihr Unternehmen legt oder Ihre Sales Tax-Genehmigung vollständig widerruft.

Fälligkeit der Einkommensteuer

Für kleine Unternehmen ist die Verfolgung der Fristen für die Einkommensteuer genauso wichtig wie die Verfolgung der Sales Tax-Fristen. Der Internal Revenue Service (IRS) der USA verhängt Strafen von bis zu 25 % der unbezahlten Beträge für Unternehmen, die ihre Steuern nicht rechtzeitig zahlen.

Hier sind die typischen Fristen für die Zahlung der Einkommensteuer für Unternehmen:

• C-Corporations (C-Corps): Die Einkommensteuererklärung (Formular 1120) ist für C-Corps, die dem Kalenderjahr folgen, am 15. April fällig. Für Kapitalgesellschaften, die nach einem Geschäftsjahr arbeiten, sind die Beträge am 15. Tag des dritten Monats nach Ende dieses Zyklus fällig.

• S-Corporations (S-Corps) und Personengesellschaften: Diese Unternehmensstrukturen müssen ihre Steuererklärungen bis zum 15. Tag des dritten Monats nach Ende des Steuerjahres abgeben, unabhängig davon, ob es sich um ein Kalenderjahr oder ein Geschäftsjahr handelt. S-Corps verwenden das Formular 1120-S und Personengesellschaften das Formular 1065.

• Einzelunternehmen: Einzelunternehmer geben ihre geschäftlichen Einnahmen in ihrer Steuererklärung (Formular 1040) an, die am 15. April fällig ist. Sie verwenden Schedule C, um Gewinn oder Verlust aus dem Betrieb zu melden.

Geschätzte Steuerzahlungen

Zahlungen der geschätzten Steuer sind vierteljährliche Beträge, die Privatpersonen und Unternehmen im Laufe des Jahres an den IRS zahlen, um ihre erwarteten Steuerschulden zu decken. Diese Zahlungen sind für Einzelunternehmer, Partner und S-Corp-Aktionäre erforderlich, wenn sie bei der Abgabe ihrer Steuererklärungen voraussichtlich 1.000 USD oder mehr schulden. Das Gleiche gilt für C-Corps, die voraussichtlich mindestens 500 USD schulden.

Wer muss Zahlungen hinsichtlich geschätzter Steuerzahlungen leisten?

• Selbstständige: Wenn Sie Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit erzielen (z. B. durch Freiberuflichkeit, Beratung, Führung eines Unternehmens), müssen Sie oft geschätzte Steuerzahlungen leisten.

• Investoren: Wenn Sie beträchtliche Einnahmen aus Investitionen wie Dividenden, Zinsen und Kapitalerträgen erzielen, müssen Sie möglicherweise voraussichtliche Zahlungen leisten.

• Angestellte mit Nebeneinkommen: Wenn Sie einen regulären Job mit Quellensteuereinbehalt haben, müssen Sie möglicherweise geschätzte Zahlungen leisten, wenn Sie erhebliche zusätzliche Umsätze erzielen.

Wann sind geschätzte Steuerzahlung fällig?

Dies sind die Fristen für geschätzte Steuerzahlungen:

• Q1-Zahlungen (1. Januar–31. März) sind bis zum 15. April fällig.

• Q2-Zahlungen (1. April–31. Mai) sind bis zum 15. Juni fällig.

• Q3-Zahlungen (1. Juni–31. August) sind bis zum 15. September fällig.

• Q4-Zahlungen (1. September–31. Dezember) sind bis zum 15. Januar des Folgejahres fällig.

Berechnung von geschätzten Steuerzahlungen

So berechnen Sie die geschätzte Steuer:

• Schätzen Sie Ihr Einkommen: Ermitteln Sie Ihr erwartetes Einkommen für das Jahr, einschließlich aller Umsatzquellen.

• Berechnen Sie Ihre Steuerschuld: Verwenden Sie die aktuellen Steuersätze und Abzüge, um Ihre gesamte Steuerschuld für das Jahr zu schätzen.

• Ziehen Sie Einbehalte ab: Wenn Beträge von Ihrem Gehalt oder aus anderen Quellen einbehalten werden, ziehen Sie diese von Ihrem prognostizierten Gesamtbetrag ab.

• Teilen Sie durch vier: Teilen Sie den verbleibenden Betrag durch vier, um Ihre vierteljährliche geschätzte Steuerzahlung zu ermitteln.

Wie nimmt man geschätzte Steuerzahlungen vor?

Sie können diese Zahlungen online, per Post oder telefonisch über das Electronic Federal Tax Payment System vornehmen. Sie können auch IRS Direct Pay nutzen oder über Ihr Online-IRS-Konto bezahlen.

Verlängerungsfristen

Unternehmen können in der Regel Fristverlängerungen beantragen, wenn sie ihre Steuererklärungen auf Bundes- oder Bundesstaatsebene einreichen. Folgendes sollten Sie wissen:

• Steuererklärungen auf Bundesebene: Unternehmen können eine sechsmonatige Fristverlängerung für ihre Steuererklärungen auf Bundesebene beantragen. Dies muss bis zum ursprünglichen Fälligkeitsdatum erfolgen. Die Formulare unterscheiden sich je nach Unternehmensform. C-Corps, S-Corps und Personengesellschaften verwenden das Formular 7004, während Einzelunternehmen das Formular 4868 verwenden.

• Steuererklärungen auf Bundesstaatsebene: Die Fristen und Verfahren für Fristverlängerungen variieren. Daher ist es wichtig, sich für spezifische Informationen an die Finanzbehörde Ihres Bundesstaates zu wenden. In vielen Fällen gewähren Bundesstaaten automatisch eine Fristverlängerung für die Einreichung auf Bundesstaatsebene, wenn Sie bereits erfolgreich eine Fristverlängerung auf Bundesebene beantragt haben. Einige erfordern jedoch weiterhin einen separaten Antrag auf Bundesstaatsebene.

• Sales Tax-Erklärungen: Erkundigen Sie sich bei der Finanzbehörde Ihres Bundesstaates nach den Regeln für Fristverlängerungen bezüglich dieser Steuermeldungen. Die häufigste Ausnahme ist eine vom Bundesstaat herausgegebene pauschale Fristverlängerung, die Unternehmen in Gebieten, die von einer erklärten Naturkatastrophe betroffen sind, automatisch gewährt wird. Es ist wichtig zu beachten, dass es sich bei einer gewährten Fristverlängerung fast ausschließlich um eine Verlängerung der Einreichungsfrist handelt. Sie müssen Ihre Steuerschuld dennoch bis zum ursprünglichen Fälligkeitsdatum schätzen und abführen, um gesetzliche Zinsen und Säumniszuschläge zu vermeiden.

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