Portugals Umsatzsteuer (USt.)-Sätze können beeinflussen, wie Unternehmen ihre Produkte bepreisen und wie Finanzteams die Bücher schließen. Die Kenntnis der Regeln zu Umsatzsteuersätzen, Registrierungsgrenzen, Compliance, Rückerstattungen und Berechnungen hilft Unternehmen, sowohl innerhalb als auch außerhalb Portugals konform zu bleiben und kostspielige Fehler zu vermeiden.

Im Folgenden erklären wir, wie der portugiesische Umsatzsteuersatz funktioniert, einschließlich des aktuellen Umsatzsteuersatzes, wer sich registrieren muss, wie Erklärung und Rückerstattungen ablaufen und wie man die Umsatzsteuer für portugiesische Transaktionen korrekt berechnet.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie hoch ist der Umsatzsteuersatz in Portugal?
  
• Was sind die verschiedenen Umsatzsteuersätze und wie gelten sie für Waren und Dienstleistungen?
  
• Was ist eine portugiesische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?
  
• Wer muss sich in Portugal für die Umsatzsteuer anmelden?
  
• Wie funktioniert die Einhaltung der Umsatzsteuer in Portugal?
  
• Wie funktionieren Umsatzsteuerrückerstattungen in Portugal?
  
• Wie berechnet man die Umsatzsteuer in Portugal?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Wie hoch ist der Umsatzsteuersatz in Portugal?

Portugal wendet auf die meisten auf dem portugiesischen Festland gelieferten Waren und Dienstleistungen einen Standard-Umsatzsteuersatz von 23 % an. Dies ist der Standardsatz, es sei denn, es gilt eindeutig ein anderer Satz.

Was sind die verschiedenen Umsatzsteuersätze und wie gelten sie für Waren und Dienstleistungen?

Portugal verwendet ein gestaffeltes Umsatzsteuersystem, um Steuereinnahmen mit der Erschwinglichkeit und dem Zugang zu lebenswichtigen Gütern und Dienstleistungen auszugleichen. Der anfallende Preis hängt davon ab, was Unternehmen verkaufen und in manchen Fällen, wo die Lieferung stattfindet.

Dies sind die Kategorien.

Standardsatz (23 %):

Der Standardsatz gilt, es sei denn, die Gesetzgebung erlaubt ausdrücklich einen reduzierten Satz. Sie umfasst typischerweise Konsumgüter wie Elektronik und Kleidung, Geschäfts- und Beratungsdienstleistungen, Softwarelizenzen und die meisten digitalen Dienstleistungen. Im Zweifel sind 23 % die sicherste Annahme.

Ermäßigter Satz: (13 %)

Dieser Satz gilt für eine enge Gruppe von Lieferungen, darunter Restaurant- und Cateringdienste, bestimmte Lebensmittel und den Eintritt zu bestimmten Kulturveranstaltungen. Alkoholische Getränke sind ausgeschlossen und unterliegen weiterhin dem Standardtarif.

Ermäßigter Satz (6 %)

Dieser niedrigste positive Mehrwertsteuersatz ist für wesentliche Güter und Dienstleistungen reserviert. Typische Beispiele sind Grundnahrungsmittel, Bücher und Zeitungen, viele Medikamente und medizinische Geräte, Hotelunterkünfte und Personentransporte. Dieser Satz ist darauf ausgelegt, Kerngüter und -dienstleistungen zugänglich zu halten.

Lieferungen zum Nullsatz (0 %)

Einige Transaktionen sind steuerpflichtig, werden aber mit 0 % berechnet. Dies gilt hauptsächlich für Exporte außerhalb der EU und qualifizierte Lieferungen innerhalb der EU. Es wird keine Umsatzsteuer erhoben, aber eine strenge Dokumentation ist erforderlich, um nachzuweisen, dass die Bedingungen für den Nullsatz erfüllt sind.

Umsatzsteuerfreie Aktivitäten

Bestimmte Lieferungen sind ausgenommen und haben keinen Satz von 0, darunter viele Gesundheitsdienstleistungenspezifische Bildungsaktivitäten sowie Teile der Versicherungs- und Finanzsektoren. Die Befreiung bedeutet, dass keine Umsatzsteuer erhoben wird, aber sie verhindert in der Regel auch die Rückerstattung der Umsatzsteuer auf damit verbundene Kosten.

Regionale Umsatzsteuersätze

Die autonomen Regionen Portugals erheben niedrigere Steuersätze als das Festland. Die Azoren verlangen einen Standardsatz von 16 %, während Madeira einen Standardsatz von 22 % mit anteilig niedrigeren mittleren und reduzierten Tarifen anwendet. Der anfallende Satz hängt davon ab, wo die Lieferung stattfinden soll, nicht vom Hauptsitz des Unternehmens.

Was ist eine portugiesische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Ein Portugiese Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) identifiziert Ihr Unternehmen im portugiesischen Umsatzsteuersystem. Sie ist für die Rechnungsstellung, Umsatzsteuermeldung und die Validierung grenzüberschreitender EU-Transaktionen erforderlich.

So funktioniert es:

• Format: Portugiesische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) bestehen aus dem Präfix „PT“, gefolgt von neun Ziffern (z. B. PT123456789).

• Wer erhält eine: Jedes Unternehmen, das in Portugal für die Umsatzsteuer registriert ist, erhält eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder seine bestehende portugiesische Steuernummer wird für Umsatzsteuerzwecke aktiviert.

• Verwendung auf Rechnungen: Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) muss auf allen Umsatzsteuersteuerrechnungen zusammen mit dem geltenden Umsatzsteuersteuersatz und -betrag erscheinen.

• Grenzüberschreitende Validierung: Portugiesische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) können über das Umsatzsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der EU überprüft werden. Es ist notwendig, auf qualifizierte B2B-Systeme innerhalb der EU eine Umsatzsteuer von Null anzuwenden.

• Inländische vs. internationale Verwendung: Innerhalb Portugals kann die Steuerbehörde die Nummer ohne das Präfix "PT" verweisen, aber für EU-Berichterstattung und grenzüberschreitende Abrechnung ist das vollständige präfixierte Format erforderlich.

Wer muss sich in Portugal für die Umsatzsteuer anmelden?

Die Umsatzsteuerregistrierung in Portugal hängt weniger von der Unternehmensgröße ab, sondern mehr davon, was die Unternehmen verkaufen. Wo sich die Kunden befinden und wie das Unternehmen funktioniert, sind ebenfalls sehr wichtige Faktoren.

Im Folgenden sehen wir uns das genauer an:

• In Portugal gegründete Unternehmen: Ein Unternehmen mit festem Sitz in Portugal muss sich registrieren, sobald sein steuerpflichtiger Jahresumsatz 15.000 € übersteigt. Wird im Laufe des Jahres nur eine steuerpflichtige Transaktion in Rechnung gestellt, steigt die Schwelle auf 25.000 €. Sobald die Schwelle überschritten wird, wird die Umsatzsteuerregistrierung verpflichtend.

• Neue portugiesische Unternehmen, die erwarten, die Schwelle zu überschreiten: Wenn Sie in Portugal mit dem Handel beginnen und vernünftigerweise erwarten, diese Schwelle zu überschreiten, müssen Sie sich kurz nach Beginn der Aktivität anmelden. Die Anmeldung ist etwas, das man nicht aufschieben sollte, sobald der erste Umsatz erzielt wird.

• Ausländische Unternehmen, die an portugiesische Kundinnen und Kunden verkaufen: EU-Unternehmen, die grenzüberschreitende Waren oder Dienstleistungen an portugiesische Kundinnen und Kunden verkaufen, müssen sich registrieren, sobald sie die EU-weite Entfernungsverkaufsschwelle von 10.000 € überschreiten, es sei denn, sie nutzen den One Stop Shop (OSS) der EU. Nicht-EU-Unternehmen haben in der Regel keine Schwelle und müssen sich ab ihrem ersten steuerpflichtigen Verkauf registrieren.

• Unternehmen mit physischer Präsenz in Portugal: Das Lagern von Waren, der Betrieb eines Lagerhauses, die Eröffnung eines Geschäfts oder die Anwesenheit von Mitarbeitern in Portugal stellt in der Regel eine steuerpflichtige Präsenz dar. In diesen Fällen ist unabhängig vom Umsatz eine Umsatzsteuerregistrierung erforderlich.

• Unternehmen, die steuerpflichtige Dienstleistungen in Portugal erbringen: Wenn Sie Dienstleistungen in Portugal (z. B. veranstaltungsbezogene, immobilienbezogene oder bestimmte persönliche Aktivitäten) gemäß den EU-Lieferortsregeln erbringen, ist in der Regel eine Umsatzsteuerregistrierung erforderlich.

• Nicht-EU-Unternehmen und fiskalische Vertretung: Nicht-EU-Unternehmen, die sich für die portugiesische Umsatzsteuer anmelden, müssen in der Regel einen in Portugal ansässigen Steuervertreter ernennen. Dieser Vertreter kümmert sich um die Koordination mit der Steuerbehörde und teilt sich die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften, obwohl begrenzte Ausnahmen für elektronische Benachrichtigungen gelten können.

Wie funktioniert Umsatzsteuer-Compliance in Portugal?

Die Umsatzsteuer-Compliance in Portugal konzentriert sich auf eine genaue Abbuchung und Dokumentation sowie auf die Einhaltung der strengen Meldefristen. So macht man es richtig:

• Erhebung der korrekten Umsatzsteuer: Unternehmen müssen den korrekten Umsatzsteuersatz anwenden, basierend auf der Art der Lieferung und dem vorgesehenen Ausführungsort. Inlandsverkäufe erfordern in der Regel die Erhebung der portugiesischen Umsatzsteuer, während viele B2B-Lieferungen innerhalb der EU im Rahmen des Mechanismus zur Umkehrung der Steuerschuld mit dem Nullsatz besteuert werden, wenn der Kunde eine gültige EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angibt.

• Ausstellung konformer Umsatzsteuerrechnungen: Rechnungen müssen spezifische Angaben wie fortlaufende Rechnungsnummer, Ausgabedatum, Lieferanten- und Kundendaten, portugiesische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), Beschreibung der Waren oder Dienstleistung, Umsatzsteuersatz, der Umsatzsteuerhöhe und Gesamtpreises enthalten. Rechnungen müssen mit Rechnungssoftware ausgestellt werden, die von der Steuerbehörde zertifiziert ist oder in genehmigten Formaten zugelassen ist.

• Digitale Aufzeichnungen führen: Portugal legt großen Wert auf elektronische Aufzeichnungen. Unternehmen müssen in der Lage sein, Standard Audit File for Tax(SAF-T)-Dateien vorzulegen, falls diese von der Steuerbehörde angefordert werden. Diese Dateien enthalten detaillierte Transaktions- und Buchhaltungsdaten.

• Mehrwertsteuererklärungen: Steuererklärungen werden elektronisch über das portugiesische Steuerportal eingereicht. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 650.000 € müssen monatliche Steuererklärungen einreichen, während bei anderen eine vierteljährliche Einreichung genügt.

• Pünktliche Zahlung der Umsatzsteuer: Eine eventuell fällige Umsatzsteuer muss bis zur Frist der Steuererklärung bezahlt werden. Verspätete Zahlungen verursachen automatisch Zinsen und auch bei kurzen Verzögerungen können Strafen anfallen.

• Einreichung zusätzlicher EU-Berichte: Unternehmen, die innerhalb der EU B2B-Lieferungen ausführen, müssen möglicherweise EU-Verkaufslisten einreichen, ebenso wie solche, die grenzüberschreitend Waren transportieren. Möglicherweise gibt es auch Intrastat-Meldepflichten. Diese Angaben werden häufig mit den Umsatzsteuererklärungen abgeglichen.

• Vorbereitung auf Prüfungen: Umsatzsteuerunterlagen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden und leicht zugänglich zu sein. Prüfungen konzentrieren sich oft auf die Genauigkeit der Rechnungen, die Anwendung des Umsatzsteuersatzes und die Konsistenz zwischen Mehrwertsteuererklärungen und SAF-T-Daten.

• Skalierung der Compliance: Mit wachsendem Transaktionsvolumen werden manuelle Umsatzsteuerprozesse schnell riskant. Automatisierte Lösungen wie Stripe Tax können die portugiesische Umsatzsteuer in Echtzeit berechnen, den korrekten Satz basierend auf dem Kundenstandort anwenden und saubere Transaktionsdaten erstellen, die genaue Einreichungen unterstützen.

Wie funktionieren Umsatzsteuerrückerstattungen in Portugal?

Wenn ein Unternehmen mehr Umsatzsteuer zahlt, als es einzieht, oder portugiesische Umsatzsteuer erhebt, ohne dort registriert zu sein, könnte es Anspruch auf eine Rückerstattung der Umsatzsteuer haben. Rückerstattungsanträge unterliegen Mindestschwellen, abhängig vom Antragszeitraum, und müssen innerhalb strikter Fristen eingereicht werden. Verspätete oder unvollständige Bewerbungen werden routinemäßig abgelehnt.

So funktionieren Rückerstattungen:

• Rückerstattungen über portugiesische Umsatzsteuererklärungen: Umsatzsteuerregistrierte Unternehmen können überschüssige Umsatzsteuer über ihre periodischen Umsatzsteuererklärungen zurückfordern. Übersteigt die Eingangs-Umsatzsteuer die Ausgabe-Umsatzsteuer, kann der Saldo übertragen oder als Barrückerstattung geltend gemacht werden.

• Bearbeitungszeiten: Die Steuerbehörde prüft Rückerstattungsanträge und kann eine Unterstützung von Rechnungen beantragen. Obwohl Rückerstattungen oft innerhalb weniger Monate bearbeitet werden, sind Verzögerungen häufig, wenn die Unterlagen unvollständig oder inkonsistent sind.

• Begrenzungen der Absetzbarkeit: Nicht die gesamte Umsatzsteuer ist erstattungsfähig. Die Umsatzsteuer auf bestimmte Ausgaben wie Unterhaltung, bestimmte fahrzeugbezogene Kosten und gemischt genutzte Artikel ist oft teilweise oder vollständig nicht absetzbar.

• EU-Unternehmen ohne portugiesische Registrierung: EU-ansässige Unternehmen, die der portugiesischen Umsatzsteuer unterliegen, sich aber nicht lokal registrieren, können über das EU-Umsatzsteuer-Rückerstattungssystem.

• Rückerstattungen für Nicht-EU-Unternehmen: Nicht-EU-Unternehmen können die portugiesische Umsatzsteuer gemäß der 13. Umsatzsteuerrichtlinie zurückfordern, vorausgesetzt, es besteht Gegenseitigkeit. Diese Ansprüche werden direkt bei der Steuerbehörde eingereicht und erfordern in der Regel Originalrechnungen sowie einen Nachweis der Steuerpflichtigkeit.

Wie berechnet man die Umsatzsteuer in Portugal?

Berechnung der portugiesischen Umsatzsteuer ist mechanisch einfach, aber die Genauigkeit ist wichtig, weil sich kleine Fehler in großem Maßstab ansammeln können. Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, den richtigen Satz anzuwenden und zu klären, ob es sich um Netto- oder Bruttopreise handelt.

So funktioniert die Berechnung:

• Ermitteln Sie den korrekten Umsatzsteuersatz: Bestätigen Sie, ob die Transaktion einer USt. von 23 %, 13 %, 6 % oder 0 % unterliegt. Wenn kein reduzierter Satz eindeutig gilt, sollte der Standardsatz verwendet werden.

• Berechnen Sie die Umsatzsteuer auf einen Nettopreis: Teilen Sie den Umsatzsteuersatz durch 100 und multiplizieren Sie den Satz mit dem Nettopreis. Zum Beispiel erzeugt ein Nettoumsatz von 100 € zu 23 % Umsatzsteuer 23 €.

• Auszug der Umsatzsteuer aus einem Bruttopreis: Teilen Sie den Bruttobetrag durch eins plus den Mehrwertsteuersatz (als Dezimalzahl), um den Nettopreis zu ermitteln. Die Umsatzsteuer ist die Differenz zwischen Brutto- und Nettopreisen.

• Ermittlung der zu zahlenden oder erstattungsfähigen Umsatzsteuer: Um für jeden Berichtszeitraum zu berechnen, ziehen Sie die Eingangsumsatzsteuer (auf Geschäftsausgaben gezahlte Umsatzsteuer) von der Gesamtumsatzsteuer (an die Kunden erhobene MwSt.) ab. Ein positiver Saldo ist an die Steuerbehörde zu zahlen, während ein negativer Saldo übertragen oder erstattet werden kann.

• Berücksichtigung von Sonderbehandlungen: Nullsteuer-, befreite und Transaktionen zur Umkehrung der Steuerschuld beeinflussen weiterhin die Umsatzsteuerberichterstattung, auch wenn keine Umsatzsteuer erhoben wird. Diese müssen korrekt in Unterlagen und Steuererklärungen vermerkt werden.

• Nutzen Sie Automatisierungen, wenn das Volumen steigt: Mit wachsendem Transaktionsvolumen können Automatisierungen helfen, Berechnungsfehler und Compliance-Risiken zu reduzieren.

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