Die Umsatzsteuer (VAT) ist eine Verbrauchsteuer, unterscheidet sich jedoch von anderen Verbrauchsteuern in ihrer Struktur, ihren Haftungsauswirkungen und ihren Compliance-Verpflichtungen. Im Gegensatz zu einer Sales Tax, die einmal am Point of Sale eingezogen wird, wird die Umsatzsteuer schrittweise über die gesamte Lieferkette hinweg eingezogen, wobei jedes registrierte Unternehmen als Einzugsstelle fungiert. Dieses Konzept hat Auswirkungen sowohl auf die Verteilung der Steuerschuld als auch auf die Compliance-Anforderungen von Unternehmen in verschiedenen Märkten.

Die Umsatzsteuer ist eine große Quelle für Steuereinnahmen in den Ländern, die sie verwenden – beispielsweise haben Unternehmen in Frankreich im Jahr 2024 rund 204 Milliarden € an Umsatzsteuer deklariert. Im Folgenden wird beleuchtet, wie die Umsatzsteuer funktioniert, wie sie im Vergleich zur Sales Tax abschneidet und welche Verpflichtungen Sie beachten sollten, wenn Sie grenzüberschreitend verkaufen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Umsatzsteuer wird auf jeder Stufe der Lieferkette eingezogen, aber die Hauptlast der Steuer trägt in der Regel der Endkunde/die Endkundin.

• Unternehmen unter den lokalen Umsatzsteuer-Registrierungsschwellenwerten können keine Vorsteuer zurückfordern, was bedeutet, dass auch sie einen Teil der Steuerlast tragen.

• Ein Unternehmen kann auch in Märkten, in denen es keine physische Präsenz hat, Anforderungen zur Einreichung der Umsatzsteuer haben.

Wie funktioniert die Umsatzsteuer als Verbrauchsteuer?

Eine Verbrauchsteuer ist eher eine Steuer auf Ausgaben als auf Einnahmen. Die Umsatzsteuer ist eine Art von Verbrauchsteuer. Sales Tax, GST (Goods and Services Tax) und die Excise Tax sind andere.

Die Umsatzsteuer wird auf jeder Stufe der Lieferkette schrittweise eingezogen, wobei Gutschriften ausgestellt werden, um Doppelbesteuerung zu vermeiden. Jedes Unternehmen in einer Lieferkette berechnet Umsatzsteuer auf das, was es verkauft, fordert Umsatzsteuer auf das zurück, was es kauft, und führt die Differenz an die Steuerbehörde ab. Obwohl der Endkunde/die Endkundin im Allgemeinen die endgültigen Kosten der Steuer trägt, wird sie über diese mehreren Transaktionen hinweg bezahlt.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie die Umsatzsteuer über eine Lieferkette hinweg funktionieren könnte:

• Rohstofflieferant: Der Rohstofflieferant verkauft einem Hersteller Vorleistungen für 100 € zuzüglich 20 % Umsatzsteuer. Der Hersteller zahlt insgesamt 120 €, und die 20 € Umsatzsteuer werden an die Steuerbehörde abgeführt.

• Hersteller: Der Hersteller verkauft Fertigwaren für 200 € zuzüglich 40 € Umsatzsteuer an einen Einzelhändler. Der Hersteller zieht die 20 € Umsatzsteuer, die er bereits gezahlt hat, von den 40 € Umsatzsteuer ab, die er eingezogen hat, und führt die Differenz von 20 € an die Steuerbehörde ab.

• Einzelhändler: Der Einzelhändler verkauft für 300 € zuzüglich 60 € Umsatzsteuer an Kundinnen und Kunden. Der Einzelhändler zieht die 40 € Umsatzsteuer, die er bereits gezahlt hat, von den 60 € Umsatzsteuer ab, die er eingezogen hat, und führt die Differenz von 20 € an die Steuerbehörde ab.

• Endkunde/Endkundin: Der Endkunde/die Endkundin hat die gesamten 60 € an Umsatzsteuer bezahlt und hat keine Rechnung, gegen die er/sie eine Gutschrift geltend machen könnte.

Wie unterscheidet sich der Einzug der Umsatzsteuer vom Einzug anderer Verbrauchsteuern?

Es gibt einen wichtigen strukturellen Unterschied zwischen der Umsatzsteuer und der Sales Tax. Bei der Sales Tax liegt die gesamte Steuerschuld beim Einzelhändler am Point of Sale. Die Umsatzsteuer verteilt diesen Einzug auf die gesamte Transaktionskette.

Dies wirkt sich auf Folgendes aus:

• Umsatzsicherheit: Wenn ein Einzelhändler die Sales Tax nicht abführt, geht die gesamte Steuer für diese Transaktion verloren. Bei der Umsatzsteuer ist die Nichteinhaltung an einem Punkt weniger folgenschwer, da in früheren Phasen bereits ein Teil des Umsatzes eingezogen wurde.

• Prüfpfade: Das rechnungsbasierte Umsatzsteuersystem sorgt für zahlreiche Papierunterlagen. Die Steuerbehörden können Lieferantenrechnungen mit Ansprüchen der Käuferinnen und Käufer abgleichen, was Betrug erschwert.

• Administrativer Aufwand: Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen muss seine eigene Umsatzsteuerbuchhaltung und -einreichung durchführen. Dies kann kostspielig sein, insbesondere für Unternehmen, die über mehrere Zuständigkeitsbereiche hinweg mit unterschiedlichen Sätzen, Schwellenwerten und Einreichungsanforderungen verkaufen.

• Behandlung von Exporten: Unter vielen Umsatzsteuersystemen sind Exporte nullsatzbesteuert. In diesen Fällen berechnet der Exporteur 0 % Umsatzsteuer und kann dennoch die gezahlte Vorsteuer zurückfordern.

Wer trägt die Zahlungslast der Umsatzsteuer über die Lieferkette hinweg?

Da die Kundinnen und Kunden am Ende der Kette keinen Erstattungsmechanismus haben, werden sie theoretisch den vollen Umsatzsteuerbetrag als Teil des Endpreises absorbieren. Es gibt jedoch einige Ausnahmen.

Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten:

• Nicht umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen: Unternehmen unter dem Umsatzsteuer-Registrierungsschwellenwert in einem bestimmten Land müssen sich nicht für die Umsatzsteuer registrieren, und nicht registrierte Unternehmen können keine Vorsteuer geltend machen. Wenn Sie ein kleines, nicht registriertes Unternehmen sind, das bei umsatzsteuerlich registrierten Lieferanten einkauft, zahlen Sie Umsatzsteuer auf Ihre Vorleistungen, ohne eine Möglichkeit zur Rückforderung. Unternehmen können sich freiwillig registrieren, auch wenn sie unter dem Schwellenwert liegen, und die Möglichkeit, die Vorsteuer zurückzufordern, ist ein Grund, warum sie dies oft tun.

• Ausnahmen: Bestimmte Kategorien, wie z. B. Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und Bildung, sind in vielen Zuständigkeitsbereichen eher von der Umsatzsteuer befreit als nullsatzbesteuert. Befreite Unternehmen können keine Umsatzsteuer berechnen und können auch keine Vorsteuer zurückfordern. Dies schafft versteckte Kosten, die in der Regel bei der Preisgestaltung weitergegeben werden.

• B2B- gegenüber B2C-Status: Ob der Käufer/die Käuferin ein Unternehmen oder ein Endkunde/eine Endkundin ist, ist bei grenzüberschreitenden Transaktionen wichtig. Gemäß den EU-Umsatzsteuervorschriften werden B2B-Dienstleistungen in der Regel dort besteuert, wo sich der Käufer/die Käuferin befindet, während B2C-Dienstleistungen dort besteuert werden, wo sich der Lieferant befindet (obwohl sich dies seit Inkrafttreten einer neuen Reihe von Vorschriften im Jahr 2015 auf die Besteuerung des Standorts des Käufers/der Käuferin für digitale Dienstleistungen verlagert hat). Das One-Stop-Shop (OSS)-System der EU ermöglicht es Lieferanten, sich einmal zu registrieren und die Umsatzsteuer über alle Mitgliedstaaten hinweg abzurechnen, anstatt sich in jedem Land separat zu registrieren.

Was sind häufige Compliance-Herausforderungen bei der Umsatzsteuer als Verbrauchsteuer?

Die Umsatzsteuer ist mit Haftung, Strafen und Einreichungsfristen in jedem Markt verbunden, in dem ein Unternehmen Verpflichtungen hat, was schwer nachzuverfolgen sein kann.

Achten Sie auf Folgendes.

Schwellenwerte und Fristen für die Registrierung

In vielen Zuständigkeitsbereichen müssen Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren, sobald Sie einen bestimmten Umsatzschwellenwert im jeweiligen Land überschreiten. Wenn Sie den Zeitpunkt verpassen, haften Sie für die Umsatzsteuer, die Sie hätten einziehen müssen, zuzüglich Zinsen und Strafen.

Tarifkomplexität

Viele Länder haben Standard-Umsatzsteuersätze, ermäßigte Umsatzsteuersätze und Nullsätze, die alle auf bestimmte Kategorien von Waren und Dienstleistungen angewendet werden. Ermäßigte Sätze gelten in der Regel für Kategorien wie Lebensmittel, Bücher und Kinderkleidung, aber was genau qualifiziert, variiert, und die falsche Klassifizierung kann zu einer Nachzahlungspflicht führen. Die Standardsätze unterscheiden sich auch von Ort zu Ort (z. B. 17 % in Luxemburg und 27 % in Ungarn). Tools wie Stripe Tax berechnen, erheben und melden die Umsatzsteuer automatisch in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen und werden bei Änderungen der Steuersätze automatisch aktualisiert.

Regeln für digitale Dienstleistungen

Die EU, das Vereinigte Königreich und viele andere Zuständigkeitsbereiche verlangen nun von Anbietern digitaler Dienstleistungen, sich zu registrieren und Umsatzsteuer einzuziehen und abzuführen, selbst wenn sie keine physische Präsenz im Land haben. Regeln für Marktplatz-Vermittler haben diese Verpflichtung erweitert, und in vielen Zuständigkeitsbereichen sind Plattformen nun für den Einzug der Umsatzsteuer auf Verkäufe von Dritten verantwortlich, die auf ihren Plattformen getätigt werden.

Aufzeichnungspflichten

Viele Zuständigkeitsbereiche verlangen oder empfehlen, Umsatzsteuerrechnungen und Aufzeichnungen je nach Land sieben bis 10 Jahre lang aufzubewahren. Die Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung nimmt ebenfalls zu. Italien führte 2019 das obligatorische E-Invoicing ein, und mehrere andere EU-Länder ziehen nach.

Wie sollten Unternehmen ihre Umsatzsteuerverpflichtungen bewerten?

In modernen Systemen richten sich die Umsatzsteuerverpflichtungen weitgehend nach dem Standort der Kundinnen und Kunden. Das bedeutet, dass ein Unternehmen ohne physische Präsenz in einem Land dort dennoch zur Einreichung verpflichtet sein kann.

So bewerten Sie Ihre Verpflichtung:

• Standort Ihrer Kundschaft ermitteln: Ordnen Sie Ihren Umsatz nach Land zu. Jedes Land, in dem Sie nennenswerte Verkäufe erzielen, stellt eine potenzielle Verpflichtung zur Umsatzsteuerregistrierung dar.

• Verkaufte Artikel kategorisieren: Die steuerliche Behandlung von physischen Waren, digitalen Dienstleistungen und Fachdienstleistungen unterscheidet sich je nach Zuständigkeitsbereich. Prüfen Sie den korrekten Satz und die Kategorie für jede Ihrer Produktarten in jedem Markt.

• B2B- gegenüber B2C-Verkäufen bewerten: Ob Sie B2B oder B2C verkaufen, ändert den anwendbaren Satz. In vielen Fällen bestimmt dies auch, wer die Umsatzsteuer abrechnen muss.

• Ihren Umsatz in jedem Markt berechnen: Die Schwellenwerte für die Registrierung variieren. Sie müssen sich nur an Orten registrieren, an denen Sie den lokalen Schwellenwert überschritten haben oder sich diesem nähern.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie in wenigen Sekunden die Steuereinziehung in einem neuen Staat oder Land. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldeformulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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