在追讨逾期款项时，企业采取结构化的方法至关重要。德国法律提供了多种追讨未结账款的方式。在本文中，您将了解到德国企业是否可以在未先发送付款提醒的情况下直接发送催款函。我们还将解释催款函与付款提醒的区别、催款函应包含的信息，以及企业如何将催款流程集成到会计系统中。

本文内容

• 催款函和付款提醒有什么区别？
  
• 何时必须发送催款函，何时无需发送？
  
• 催款函应包含哪些信息？
  
• 在未发送付款提醒的情况下直接发送催款函是否合法？
  
• 德国企业如何将催款流程集成到会计系统中？
  

催款函和付款提醒有什么区别？

在德国，付款提醒和催款函都是管理应收账款 (AR) 的工具。在这两种情况下，债权人都是在敦促债务人支付逾期款项。这其中通常涉及到一张已过付款期限的账单。

付款提醒

付款提醒是以礼貌措辞要求结清未偿债务的请求。债权人会在双方约定的付款截止日期后发送此类提醒，以此通知债务人存在未付款项。付款提醒无需满足任何法律要求，因此语气通常友好且具有合作性。付款提醒不必明确说明具体的付款日期。债权人发送提醒时不得收取额外费用。

催款

催款函是债权人正式要求债务人支付未偿债务的函件。在某些情况下，必须在认定债务人违约前发送催款函，且催款函通常为后续应收账款 (AR) 管理措施（如司法催款程序）奠定基础。在催款函中，债权人会为债务人设定支付逾期款项的具体期限。与付款提醒不同，原则上债权人可收取适当的催款费用。

何时必须发送催款函，何时无需发送？

逾期付款受《德国民法典》(BGB) 的约束。逾期付款需要满足两个条件：一是债权人有权要求付款，二是该笔款项现已到期。此外，《德国民法典》第 286.1 条规定，债权人原则上必须就该笔款项进行“催款”。只有当债务人收到正式催款函且未遵守付款请求时，才被视为违约。

然而，根据《德国民法典》(BGB) 第 286.2 条，如果已设定了具体的付款截止日期，则无需催款。例如，账单上明确注明了具体的付款日期，如“请于 2026 年 6 月 15 日前付款”，而非“请在 14 天内结清”这类表述。同样，如果债务人严正且明确地拒绝付款，或存在特殊情况，可立即认定其存在付款违约情况，则也无需事先催款。

原则上，债务人在到期日或收到账单 30 天后（以较晚者为准）未付款的，即被视为违约。但是，如果债务人为个人，则只有当账单上明确注明了不付款的法律后果时，此规则才适用。如果因债务人无法控制的情况导致未付款，则不认为债务人违约。

催款函应包含哪些信息？

催款函应包含能让债务人清晰领会付款要求，且确保付款违约具备法律效力的所有必要信息。法律并未对付款提醒必须包含的具体信息作出硬性规定；唯一决定性因素是，付款请求必须明确无误。然而，在实践中，某些细节已被证明能有效提高债权的可执行性，并增强对客户的透明度。

标题、账单编号与逾期付款通知

催款函一般设有“催款函”标题，此标题能即刻表明这是一份正式的付款请求，而非无约束力的提醒。在催款函中包含原始账单编号也很重要，这样债务人就能轻松识别相关账目。添加逾期付款通知，则可告知债务人付款期限已过，且可能会产生如逾期付款利息等法律后果。

原付款截止日期和新付款截止日期

催款函还应包含原付款截止日期，即最初应结清账单的日期。这有助于债务人追溯相关账单。同时，债权人应设定一个新的付款截止日期，为债务人提供一个明确的结清欠款的期限。

催款费用及逾期付款利息

如果债权人收取费用或利息，则应在催款函中明确列出这些金额。这包括催款费用，债权人可以收取适当金额的催款费用，以覆盖材料和递送成本或撤单成本。根据《德国民法典》(BGB) 第 288 条，债权人还可以收取逾期付款利息。这些费用旨在补偿企业因逾期付款而产生的任何支出或损失。逾期付款利息受法律监管，与催款费用不同，债权人不能自行设定。

应付款总额

最后，催款函应明确指出应付款总额，即原始账单总额加上任何费用或利息。提供所有项目的明细清单，有助于债务人立即付款，并减少咨询。

在未发送付款提醒的情况下直接发送催款函是否合法？

在未事先发送付款提醒的情况下，直接发送催款函，在法律上通常是允许的。《德国民法典》(BGB) 并未规定公司必须先向债务人发送付款提醒。关键在于，催款函必须明确要求在规定期限内支付未偿债务。因此，只要函件包含所有必要信息，未发送付款提醒而直接发送催款函的行为是合法的。

战略决策

不过，企业是否选择在未发送付款提醒的情况下直接发送催款函，并不仅仅是一个法律问题。这首先是一个战略决策。尽早直接催款可以加快支付流程，增强企业资金流动性，尤其是针对大额账户。设定具有约束力的截止日期可以增加债务人的压力，降低进一步拖延的风险。

沟通决策

沟通问题也在此决策中起着关键作用。发送无约束力的付款提醒体现了高度的理解和客户导向。在许多情况下，客户未支付账单并非因为恶意拖欠，而仅仅是因为他们忽略了账单、忘记了支付日期，或因事务繁忙而疏忽了。在这种情况下，友好的提醒往往就能促使客户迅速付款。这也是与客户保持信任、避免不必要冲突的好方法。特别是对于长期、可信赖的商业关系，不建议未事先发送付款提醒就直接发送催款函。

付款提醒和催款实践

在实践中，多步骤追讨逾期付款的方法已被证明行之有效。债权人首先发送友好提醒。如果账单仍未获支付，债权人将发送第一封催款函，随后可能发送第二封或第三封。如果此举仍未促使客户付款，企业可采取多种措施追回资金。这些选项包括启动司法催款程序、提起诉讼，或在保理流程中出售应收账款 (AR)。

根据不同的具体情况，未事先发送付款提醒就直接发送催款函，也可能是合理的。例如，如果企业急需现金来增强资金流动性，就可能采取此行动。对于有逾期付款记录的客户，这也是一个明智的选择。

德国企业如何将催款流程集成到会计系统中？

对于德国企业而言，全面记录催款流程至关重要。这能确保应收账款 (AR) 管理的每一步都可追溯、可核查，且所有步骤均满足审计和合规要求。因此，企业应妥善记录并归档每一份付款提醒、催款函及设定的期限。唯有如此，才能系统地追踪未付款项、维护合法权益，避免不必要的纠纷。

人工催款与数字化催款

在催款方面，企业可以在传统人工流程与数字化解决方案之间做出选择。传统人工流程意味着企业需要手动发送付款提醒和催款函，自行监控所有期限，并将所有文件归档于实体文件夹或数字存储设备中。随着未付账单的累积，这一流程很快就会变得繁琐且容易出错。

数字化解决方案则可以通过监控期限、发送自动提醒和催款函，并在一个中央位置记录催款流程的每一步，从而极大地简化工作流程。这使企业能够跟踪大量积压的欠款账单，并大幅减少行政工作量。企业还能实现流程标准化，从而确保沟通一致并符合法律要求。

使用 Stripe Billing 实现催款自动化

Stripe Billing 是一款自动化解决方案，可用于管理定期账单、按用量计费，以及单独协商的合同模式。它还使企业能够自动发送付款提醒和催款函。Billing 借助预定提醒、明确设定截止日期、逾期利息考量，以及所有催款步骤的透明记录，帮助企业建立结构化、合规的催款流程。这种自动化减少了错误，加快了催款流程，并提高了及时结清欠款账户的可能性。

Billing 还支持个性化的客户沟通：付款提醒可以采用个性化的措辞，并在最佳时间发送。智能重试机制可以确保自动收取付款失败的款项，并定时重复尝试，以提高成功收款的几率。可配置的节奏和沟通风格使催款流程能够精准贴合客户付款行为，从而帮助企业优化应收账款 (AR) 管理并改善资金流动性。