Ao cobrar pagamentos atrasados, é importante que as empresas adotem uma abordagem estruturada. A legislação na Alemanha prevê diversas formas de cobrar contas a receber em atraso. Neste artigo, você vai aprender se as empresas na Alemanha podem enviar uma carta de cobrança sem primeiro emitir um lembrete de pagamento. Também explicaremos qual é a diferença entre uma carta de cobrança e um lembrete de pagamento, quais informações devem constar em uma carta de cobrança e como as empresas podem integrar a cobrança ao seu sistema contábil.

O que vamos abordar neste artigo?

• Qual é a diferença entre uma carta de cobrança e um lembrete de pagamento?
  
• Quando uma carta de cobrança é obrigatória e quando não é?
  
• Quais informações devem ser incluídas em uma carta de cobrança?
  
• É legal enviar uma carta de cobrança sem emitir um lembrete de pagamento?
  
• Como as empresas na Alemanha podem integrar a cobrança ao seu sistema contábil?
  

Qual é a diferença entre uma carta de cobrança e um lembrete de pagamento?

Na Alemanha, lembretes de pagamento e cartas de cobrança constituem ferramentas para gerenciar contas a receber (AR). Em ambos os casos, o credor está solicitando que o devedor efetue um pagamento em atraso. Normalmente, isso se refere a uma fatura que ultrapassou a data de vencimento.

Lembrete de pagamento

Um lembrete de pagamento é uma solicitação educada para quitar uma dívida pendente. Os credores enviam esses lembretes assim que o prazo de pagamento acordado é ultrapassado, como forma de notificar o devedor sobre o pagamento em atraso. Não existem exigências legais que um lembrete de pagamento precise atender, e, portanto, o tom costuma ser amigável e cooperativo. Um lembrete de pagamento não precisa especificar uma data concreta para o pagamento. Os credores não estão autorizados a cobrar taxas adicionais pelo envio do lembrete.

Cobrança

Uma carta de cobrança é uma solicitação formal de pagamento na qual o credor solicita que o devedor quite uma dívida pendente. Em alguns casos, a carta de cobrança deve ser enviada antes que o devedor possa ser considerado inadimplente, e frequentemente serve como base para etapas adicionais de gestão de contas a receber, como procedimentos judiciais de cobrança. Em uma carta de cobrança, o credor estabelece um prazo específico para efetuar o pagamento pendente. Ao contrário do lembrete de pagamento, os credores, em princípio, podem aplicar encargos de cobrança apropriados.

Quando uma carta de cobrança é obrigatória e quando não é?

Os pagamentos atrasados são regidos pelo Código Civil Alemão (BGB). Um pagamento em atraso exige que o credor tenha um direito de recebimento e que esse pagamento esteja agora vencido. Além disso, a Seção 286.1 do BGB estipula que, como regra, os credores devem “cobrar” esse pagamento. Um devedor só é considerado inadimplente após receber uma carta de cobrança formal e não atender à solicitação de pagamento.

No entanto, de acordo com a Seção 286.2 do BGB, a cobrança não é necessária se um prazo específico para pagamento tiver sido definido. Um exemplo disso seria uma fatura que indique explicitamente uma data determinada para o pagamento, como “Pagável até 15 de junho de 2026”, em vez de uma frase como “Favor quitar em até 14 dias”. Da mesma forma, a cobrança prévia não é exigida se o devedor recusar-se de forma séria e definitiva a pagar ou se circunstâncias especiais justificarem a inadimplência imediata.

Em princípio, os devedores são considerados inadimplentes 30 dias após a data de vencimento ou o recebimento da fatura, prevalecendo o que ocorrer por último. Se o devedor for uma pessoa física, no entanto, essa regra aplica-se apenas se as consequências legais do não pagamento tiverem sido explicitamente indicadas na fatura. Um devedor não é considerado inadimplente se o não pagamento ocorrer devido a circunstâncias fora de seu controle.

Quais informações devem ser incluídas em uma carta de cobrança?

Uma carta de cobrança deve incluir todas as informações necessárias para que o devedor compreenda claramente a solicitação de pagamento e para que a inadimplência seja legalmente válida. Não há exigências legais sobre as informações exatas que um lembrete deve conter; o único fator determinante é que a solicitação de pagamento seja inequívoca. Na prática, entretanto, certos detalhes se mostraram eficazes para aumentar tanto a validade da cobrança quanto a transparência para os clientes.

Cabeçalho, número da fatura e aviso de pagamento em atraso

Uma carta de cobrança geralmente inclui o cabeçalho “Carta de Cobrança”, que deixa claro imediatamente que se trata de uma solicitação formal de pagamento, e não de um lembrete não vinculativo. Também é importante incluir o número da fatura original, para que o devedor possa identificar facilmente a conta. Incluir uma observação sobre o pagamento em atraso informa ao devedor que o prazo de pagamento foi ultrapassado e que consequências legais, como juros por atraso, podem ser aplicáveis.

Prazo de pagamento original e novo prazo de pagamento

Uma carta de cobrança também deve incluir o prazo de pagamento original, ou seja, a data em que a fatura deveria ter sido quitada inicialmente. Isso facilita para que os devedores localizem a fatura em questão. Ao mesmo tempo, os credores devem definir um novo prazo de pagamento, oferecendo aos devedores um prazo claro para quitar a conta pendente.

Encargos de cobrança e juros por atraso

Se os credores estiverem cobrando taxas ou juros, eles devem indicar esses valores de forma clara em sua carta de cobrança. Isso inclui as taxas de cobrança, que os credores podem cobrar em um valor adequado para cobrir custos materiais e de entrega ou custos de estornos. ASeção 288 do BGB também permite que os credores cobrem juros por atraso. Essas cobranças têm o objetivo de compensar as empresas por quaisquer despesas ou prejuízos decorrentes do pagamento atrasado. Existem regulamentações legais que regem os juros por atraso, os quais, diferentemente das taxas de cobrança, não podem ser definidos a critério do credor.

Total devido

Por fim, a carta de cobrança deve indicar claramente o total a pagar. Isso inclui o valor total da fatura original, acrescido de quaisquer taxas ou juros. Fornecer um detalhamento claro de todos os itens facilita o pagamento imediato e minimiza dúvidas.

É legal enviar uma carta de cobrança sem emitir um lembrete de pagamento?

Enviar uma carta de cobrança sem um lembrete de pagamento prévio é geralmente legal. O BGB não exige que as empresas enviem primeiro um lembrete de pagamento aos devedores. O fator principal é que a carta de cobrança exija de forma inequívoca o pagamento da dívida pendente dentro de um prazo claramente definido. Portanto, enviar uma carta de cobrança sem emitir um lembrete de pagamento é legal, desde que a carta contenha todas as informações necessárias.

Decisão estratégica

Enviar uma carta de cobrança sem emitir um lembrete de pagamento não é apenas uma questão legal. Acima de tudo, é uma decisão estratégica. Cobrar de forma antecipada e direta pode acelerar o processo de pagamento e fortalecer a liquidez da empresa, especialmente em contas de grande valor. Estabelecer prazos vinculativos aumenta a pressão sobre os devedores e reduz o risco de atrasos adicionais.

Decisão de comunicação

Questões relacionadas à comunicação também desempenham um papel importante nessa decisão. Enviar um lembrete de pagamento não vinculativo demonstra um alto grau de compreensão e foco no cliente. Em muitos casos, faturas não são pagas não porque os clientes atuem de má-fé, mas simplesmente porque esqueceram a fatura, a data de vencimento ou ficaram tão ocupados que perderam o controle. Quando isso ocorre, um lembrete amigável geralmente é suficiente para garantir o pagamento rápido. Também é uma boa forma de manter a confiança dos clientes e evitar conflitos desnecessários. Especialmente em relações comerciais duradouras e de confiança, não é recomendável enviar cartas de cobrança sem lembretes de pagamento prévios.

Lembretes de pagamento e cobrança na prática

Na prática, uma abordagem em múltiplas etapas para cobrança de pagamentos atrasados tem se mostrado eficaz. Os credores começam enviando um lembrete amigável. Se a fatura continuar não paga, o credor envia a primeira carta de cobrança, possivelmente seguida de uma segunda ou terceira. Se isso não resultar no pagamento, existem várias ações que as empresas podem tomar para recuperar seu dinheiro. Essas opções incluem iniciar procedimentos judiciais de cobrança, entrar com uma ação judicial ou vender suas contas a receber em um processo conhecido como faturização.

Dependendo da situação, pode fazer sentido para uma empresa enviar uma carta de cobrança imediatamente, sem primeiro emitir um lembrete de pagamento. Uma empresa pode adotar essa medida se precisar urgentemente de dinheiro para reforçar sua liquidez, por exemplo. Também seria uma opção sensata para um cliente que tem histórico de atrasos nos pagamentos.

Como as empresas na Alemanha podem integrar a cobrança ao seu sistema contábil?

A documentação detalhada do processo de cobrança é de extrema importância para as empresas na Alemanha. Ela garante que cada etapa da gestão de contas a receber possa ser acompanhada e verificada, e que todas as ações atendam aos requisitos de auditoria e conformidade. As empresas devem, portanto, registrar e arquivar corretamente cada lembrete de pagamento, carta de cobrança e prazo. Esta é a única forma de acompanhar sistematicamente os pagamentos em atraso, fazer valer os direitos legais e evitar contestações desnecessárias.

Métodos manuais e digitais de cobrança

Quando se trata de cobrança, as empresas podem optar entre processos tradicionais manuais e soluções digitais. No primeiro caso, as empresas enviam lembretes de pagamento e cartas de cobrança manualmente. Também precisam monitorar todos os prazos por conta própria e arquivar todos os documentos, seja em pastas físicas ou em armazenamento digital. À medida que as faturas não pagas se acumulam, esse processo rapidamente se torna complicado e sujeito a erros.

Soluções digitais podem simplificar enormemente esse fluxo de trabalho, monitorando prazos, enviando lembretes e cartas de cobrança automatizados e documentando cada etapa do processo de cobrança em um local centralizado. Isso permite que as empresas acompanhem até grandes acúmulos de faturas pendentes e reduz consideravelmente a carga administrativa. As empresas também podem padronizar seus processos, o que garante comunicação consistente e conformidade com os requisitos legais.

Automatizando cobrança com Stripe Billing

O Stripe Billing é uma solução automatizada para gerenciar faturas recorrentes, cobrança por uso e modelos contratuais negociados individualmente. Ele também permite que as empresas enviem lembretes de pagamento e cartas de cobrança de forma automática. O Billing ajuda as empresas a estabelecer processos de cobrança estruturados e em conformidade, utilizando lembretes programados, prazos claramente definidos, consideração de juros por atraso e documentação transparente de todas as etapas da cobrança. Essa automação reduz erros, acelera os processos de cobrança e aumenta a probabilidade de que contas pendentes sejam quitadas de forma pontual.

O Billing também possibilita comunicação personalizada com o cliente: lembretes de pagamento podem ser redigidos individualmente e enviados no momento mais adequado. Tentativas inteligentes garantem que pagamentos falhados sejam cobrados automaticamente, com novas tentativas programadas para aumentar as chances de sucesso. Cadências e estilos de comunicação configuráveis permitem que o processo de cobrança seja ajustado de forma precisa ao comportamento de pagamento do cliente, ajudando as empresas a otimizar a gestão de contas a receber e melhorar sua liquidez.