Uitdaging

Togetherwork integreert software- en financiële oplossingen om community's en organisaties op één plek alle bedrijfsoperationele tools te bieden die ze nodig hebben. Het aanbieden van een geïntegreerde betalingsoplossing met de technologie van Stripe is cruciaal om zijn klanten (en de klanten van zijn klanten) een soepele transactie-ervaring te kunnen bieden.

Met een betalingsoplossing wilde Togetherwork beter inzicht krijgen in de kosten die gepaard gaan met betalingen. Zo wilde het de kosten optimaliseren en manieren vinden om zijn klanten te helpen geld te besparen. Maar het was moeilijk voor het financiële team van Togetherwork om alle netwerk- en interbancaire kosten (kosten die in rekening worden gebracht door kaartaanbieders) en andere betalingskosten goed in kaart te brengen.

"Als operator of klant is het van oudsher enorm lastig om alle kosten op een rijtje te krijgen. Informatie hierover bevindt zich ergens op de kaartnetwerken en is vaak niet voor iedereen toegankelijk", zegt Paul Koelkebeck, Vice President of Finance bij Togetherwork. "We wilden beter begrijpen welke veranderingen kaartnetwerken aanbrengen in deze kosten, omdat ze een enorme impact hebben op onze klanten."

Oplossing

Togetherwork gebruikt het rapport met informatie over netwerkkosten op het Stripe-dashboard om een beter overzicht van de kosten te krijgen en om kansen voor kostenoptimalisaties te identificeren. "Stripe biedt waardevolle inzichten in onze kostentrends en strategische gebieden waar we onze kosten kunnen optimaliseren", aldus Koelkebeck. "Met deze kosteninzichten zien we in een oogopslag de belangrijke gevolgen voor factoren die we kunnen beheersen versus factoren die buiten onze controle liggen en die van invloed zijn op onze marges." Met deze zeer gedetailleerde gegevens kan het financiële team van Togetherwork nu complexe financiële informatie omzetten in eenvoudig te begrijpen managementrapporten en aanbevelingen doen aan zijn productteam.

Deze nieuwe gegevens geven Togetherwork in combinatie met Data Pipeline meer flexibiliteit bij het controleren van financiële rapporten voor meerdere producten. Het team kan dagelijkse rapporten raadplegen die zijn opgesplitst naar type klant en type betaling om duidelijke betalingstrends te identificeren, in plaats van te vertrouwen op maandelijkse pdf- of Excel-bestanden over betalingsactiviteiten.

Togetherwork werkte samen met Amazon Web Services (AWS) om Data Pipeline te implementeren, waarmee de rapportage-infrastructuur kan meegroeien met het bedrijf. Met Data Pipeline kan Togetherwork rapportages over het groeiend aantal bedrijven samenvoegen en zo nieuwe inzichten opdoen in de betalingen die binnen het bedrijf worden gedaan. "Als je werkt met honderden miljoenen rijen transactiegegevens, heb je een schaalbare oplossing nodig. We kozen voor een compleet nieuwe manier om gegevens te verzamelen en begonnen Data Pipeline van Stripe te gebruiken", aldus Koelkebeck. "Data Pipeline stuurt gegevens direct naar ons AWS Redshift-datawarehouse en onze datamarts. Zo hoeven we niet langer gegevens bij meerdere leveranciers op te halen, te laden en om te zetten. We kunnen efficiënter werken op grotere schaal en gedetailleerde bedrijfsinformatie beter benutten voor rapportages en analyses."

Resultaten

Downgrades teruggebracht tot <1% om kosten te besparen

Kostenoptimalisaties komen zowel de interne doelen van Togetherwork als zijn klanten ten goede. Een van de manieren waarop het bedrijf de kosten kan verminderen, is door het aantal downgradetransacties terug te brengen. Dit zijn credit- of debitcardbetalingen die aan de verkeerde verwerkingscategorie zijn toegewezen en waarvoor hogere kosten in rekening worden gebracht. "Meer zekerheid over interbancaire tarieven kan een aanzienlijk financieel verschil maken voor ons en onze klanten", zegt Koelkebeck. Met Stripe heeft het bedrijf het aantal downgrades verminderd tot minder dan 1% van de transacties die via het platform worden uitgevoerd en zo duizenden dollars bespaard.

40 uur per maand minder tijd kwijt aan handmatige berekening en gegevensverwerking

Dankzij de rapporten op het Stripe-dashboard besteedt Togetherwork nu per maand een volledige werkweek minder aan het verwerken van gegevens. Zo houdt het team juist meer tijd over om de gegevens te analyseren. "Onze Stripe-betalingsrapporten zijn nu geautomatiseerd en bijna in realtime. Zo kunnen we meer tijd besteden aan het analyseren van de gegevens in plaats van het maken en samenstellen van rapporten", zegt Koelkebeck. Togetherwork gebruikt de tijd die dit oplevert om vaker te rapporteren over zakelijke ontwikkelingen en gebruikt die gegevens vervolgens om nieuwe beslissingen te nemen.

Nieuwe groeimogelijkheden geïdentificeerd

Dankzij de snellere toegang tot gegevens is Togetherwork een meer datagedreven organisatie geworden. Doordat het team de netwerkkosten van bedrijf beter begrijpt, herkent het groeimogelijkheden ook sneller. "We kunnen onze inzichten gebruiken om win-winsituaties te creëren: groei voor ons en groei voor onze klanten. We kunnen klanten helpen de kosten te optimaliseren zodat ze de scherpste prijzen kunnen bieden. Daar profiteren zowel onze klanten als hun eigen klanten van", zegt Koelkebeck.