Uitdaging

Sinds de oprichting van Retool in 2017 had het bedrijf één duidelijk doel voor ogen: groeien. In de beginfase zette Retool zijn technische resources dan ook met name in om het platform te ontwikkelen en een solide basis te leggen voor toekomstige schaalvergroting.

“Onze grootste prioriteit was de groei van ons selfservice-aanbod”, vertelt David Hsu, oprichter en CEO van Retool. “We wilden er eerst voor zorgen dat Retool een zo groot mogelijke gebruikersbasis had en ons pas daarna bezighouden met de omzet.”

Toen die groeistrategie goede resultaten had opgeleverd, was het tijd om frictie bij betaling te verminderen, flexibele betaalopties voor nieuwe producten en diensten te implementeren en een soepele uitbreiding naar internationale markten mogelijk te maken. Het bedrijf moest bovendien zijn fiscale compliance en processen voor het beheer van internationale valuta's verbeteren. Maar Retool wilde zijn medewerkers niet belasten met tijdrovende handmatige werkzaamheden of handmatige controles van gegevens van verschillende platforms.

“We hadden een nieuwe focus: zo snel mogelijk geld innen. En dat kan alleen als klanten er vertrouwen in hebben dat ze ons probleemloos en veilig kunnen betalen”, aldus Luke Franklin, controller bij Retool. “Daarnaast hadden we behoefte aan flexibiliteit op het gebied van betalingen. We lanceerden namelijk nieuwe producten en diensten en wilden die betalingen ook nauwkeurig en efficiënt kunnen beheren.”

Oplossing

Retool had een integrale oplossing voor facturatie en betaling nodig waarmee eenvoudig en veilig kon worden betaald en die de snelle uitbreiding van het bedrijf kon ondersteunen. Retool implementeerde eerst Stripe Billing voor eenvoudig maandabonnementen.

“We hebben ook een paar andere producten geëvalueerd, maar de snelste manier om een betaalsysteem te implementeren was met Stripe,” vertelt Hsu. “Stripe kwam als oplossing die developers centraal zet duidelijk als winnaar uit de bus. En het onboardingproces was ontzettend eenvoudig. Zelfs wij stonden ervan te kijken dat we dezelfde dag al betalingen konden ontvangen.”

Naarmate Retool meer oplossingen en abonnementen toevoegde, stapte het over op Stripe Billing Scale om zijn processen voor omzetverwerking te automatiseren met een volledige oplossing voor facturatie en rapportage. De volgende stap was het automatiseren van het proces voor het innen van belasting en voor fiscale compliance. Maar na negen maanden te hebben gewerkt aan de implementatie van aparte software voor fiscale compliance, besloot Retool met het project te stoppen. Het koos in plaats daarvan voor Stripe Tax, dat automatisch het juiste bedrag aan belasting int en de rapporten genereert die nodig zijn om belastingaangifte te doen. Omdat Retool nu alles op het Stripe-platform heeft ondergebracht, kan het bedrijf blijven opschalen zonder onnodige frictie van handmatige processen.

“Met Stripe werken we efficiënter omdat alles op één locatie staat: abonnementen, facturen, betaalgegevens, openstaande saldo's, geautomatiseerde belastinginning. We hoeven gegevens niet meer bijeen te sprokkelen of ons zorgen te maken over onvolledige informatie in verschillende systemen”, aldus Franklin. “Met Stripe hebben we volledig inzicht in onze klanten en profiteren we van standaardisering, robuuste rapportage en opgeschoonde gegevens.”

Retool maakt daarnaast gebruik van Stripe Checkout om zijn klanten een kant-en-klare gehoste betaalpagina te presenteren die is geoptimaliseerd voor conversie en snel kan worden geïmplementeerd, en ook van het Stripe Payment Element, een pakket praktische UI-bouwstenen voor een goed beveiligd, op maat gemaakt betaalproces.

Resultaten

Nu Retool het complete platform van Stripe gebruikt, kan het zich concentreren op groei en de tijd, resources en technische bandbreedte van zijn interne team reserveren voor kerntaken. Retool werkt vanaf het prille begin samen met Stripe. Dankzij de flexibiliteit en schaalbaarheid die Stripe biedt, kan het relatief kleine team ook wanneer er nieuwe producten en diensten worden toegevoegd en het bedrijf internationaal uitbreidt een beroep doen op Stripe.

Stripe Tax in één maand geïmplementeerd voor eenvoudige fiscale compliance

Het kostte Retool ongeveer een maand om te onboarden en zijn omzetbelasting via Stripe te laten lopen. Het bedrijf kan nu omzetbelasting innen en afdragen in de VS en lokale belastingen in andere regio's beheren.

Franklin zegt: “We lagen behoorlijk achter op schema met de implementatie van het omzetbelastingproject. Stripe Tax was gelukkig binnen no-time operationeel en stelde ons in staat in alle Amerikaanse deelstaten proactief te factureren en te voldoen aan de lokale voorschriften voor omzetbelasting.”

Meer dan $ 630.000 alsnog geïnd met Smart Retries

Retool maakt al sinds 2018 gebruik van Smart Retries van Stripe om mislukte betalingen alsnog te innen. Het gebruikt Stripe ook om automatisch e-mails te sturen naar klanten om hen aan te moedigen om hun betaalmethoden bij te werken, zonder dat dit de financiële en boekhoudteams extra werk oplevert.

Franklin zegt hierover: “Als het niet lukt om een betaling met Smart Retries alsnog te innen, kunnen we de klant downgraden en de toegang beperken. Dat heeft behoorlijk goed gewerkt om omzet te innen en klanten bij mislukte betalingen automatisch op de hoogte te brengen van de status van hun betaling.”

3 x meer betalingen via bankoverschrijvingen dan via traditionele kaartbetalingen

Sinds de implementatie van het Stripe Payment Element en Checkout heeft Retool allerlei betaalmethoden, waaronder bankoverschrijvingen in USD en SEPA-incasso's, kunnen toevoegen voor zijn klanten zonder dat dit extra werk opleverde. Bankoverschrijvingen zijn nu zelfs goed voor drie keer zo veel betaalvolume als traditionele kaartbetalingen.

Eén platform voor facturatie, fiscale compliance en meer

Stripe stelt Retool in staat efficiënter te werken en op te schalen door een volledig, gekoppeld overzicht van klanten voor alle betaalprocessen te verschaffen. Dit alles zonder complexe integraties of tijdrovende, handmatige gegevensconsolidatie.

In de woorden van Franklin: “Als we een klant registreren in Stripe, hebben we alle informatie op één plek: van betalingen van abonnementen en facturen tot betaalgegevens en openstaande saldo's. Door facturatie, belastingen, rapportage en meer op één platform te integreren en automatiseren, helpt Stripe ons om inefficiënte processen te elimineren naarmate we groeien. En dat is cruciaal, aangezien we nog steeds met een relatief klein team werken om de groei van Retool te realiseren.”