Het correct toepassen van de belasting over de toegevoegde waarde (btw) is deels boekhouding, deels logistiek en volledig precisiewerk. Het Nederlandse btw-stelsel kent 3 tarieven: 0%, 9% en 21%. Het 0% btw-tarief in Nederlandhelpt bij het volgen van internationale handelsstromen binnen het btw-systeem en het is belangrijk om te weten wanneer je dit tarief kunt gebruiken. Om het 0%-tarief te kunnen gebruiken, moet je aantonen dat je aan de vereisten voldoet: het btw-nummer van de koper klopt, de goederen hebben het land verlaten en je facturen en exportgegevens bevestigen dit.

Hieronder bespreken we wat je moet weten over 0% btw in Nederland.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat betekent het 0%-btw-tarief in Nederland?
  
• Wanneer kunnen Nederlandse ondernemingen het 0%-btw-tarief toepassen?
  
• Aan welke voorwaarden moet je voldoen om 0% btw te kunnen gebruiken?
  
• Wat is het verschil tussen 0% btw en een btw-vrijstelling?
  
• Hoe vermeld je 0% btw correct op een factuur?
  
• Wat zijn veelgemaakte fouten bij het toepassen van 0% btw?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat betekent het 0% btw-tarief in Nederland?

Het 0% btw-tarief in Nederland heeft betrekking op verkopen waarvoor 0% btw (“0 btw” in het Nederlands) wordt toegepast. De verkopen worden nog steeds geregistreerd en gedeclareerd, en je kunt nog steeds btw terugvragen over de kosten die hieraan verbonden zijn. Maar je brengt niet het gebruikelijke btw-tarief in rekening bovenop de aankoopkosten.

Het btw-tarief van 0% geldt voor bepaalde soorten verkopen die hiervoor in aanmerking komen, bijvoorbeeld wanneer een Nederlands bedrijf goederen buiten de EU verzendt of naar een ander btw-geregistreerd bedrijf binnen de EU. Deze verkopen verschillen van btw-vrije verkopen omdat het bedrijf nog steeds de voorbelasting op productiekosten kan terugvragen. Bij btw-vrije verkopen kan het bedrijf geen kosten terugvragen.

Sommige betaalplatforms kunnen dit proces voor bedrijven vereenvoudigen. Stripe Tax kan bijvoorbeeld automatisch het nultarief toepassen op transacties waar dat van toepassing is.

Wanneer kunnen Nederlandse ondernemingen het btw-tarief van 0% toepassen?

Het btw-tarief van 0% in Nederland geldt in specifieke situaties waarin goederen of diensten de grens overschrijden of direct bijdragen aan de export. Elk scenario is nauw omschreven en of je hiervoor in aanmerking komt, hangt af van documentatie, bewijs van transport en de identiteit van de koper.

Hier zoomen we wat op in.

Export buiten de EU

Wanneer hun goederen de EU verlaten, kunnen Nederlandse ondernemingen 0% btw in rekening brengen. Er moet worden aangetoond dat de goederen de EU fysiek hebben verlaten. Het tarief is van toepassing op directe export, waarbij de Nederlandse verkoper de goederen verkoopt en verzendt, en op indirecte export, waarbij de buitenlandse koper het transport regelt.

Je moet kunnen aantonen dat je zending de EU daadwerkelijk heeft verlaten. Als dat bewijs ontbreekt of te laat wordt geleverd, wordt de btw met terugwerkende kracht verschuldigd, wat ook tot boetes kan leiden.

Leveringen binnen de EU

Het tarief van 0% kan ook van toepassing zijn op grond van de regels voor intracommunautaire leveringen voor verkopen tussen btw-geregistreerde ondernemingen binnen de EU. De verkoper past het nultarief toe en de koper moet een intracommunautaire verwerving aangeven. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet de koper een geldig btw-nummer hebben in een ander EU-land, geverifieerd via het VAT Information Exchange System (VIES)-portaal, en moeten de goederen fysiek van Nederland naar die EU-bestemming worden vervoerd.

Deze transacties moeten ook worden gemeld in de EG-verkooplijst en in de btw-aangifte van de verkoper. Ontbrekende of onjuiste gegevens (bijvoorbeeld een ongeldig btw-nummer, ontbrekende verzendgegevens) kunnen ertoe leiden dat het tarief van 0% later wordt geweigerd.

Internationaal vervoer en aanverwante diensten

Nederland past het btw-tarief van 0% toe op bepaalde vormen van internationaal personen- en goederenvervoer, waaronder:

• Scheepvaart-, luchtvaart- en vrachtdiensten die goederen over de EU- of externe grenzen vervoeren

• Werkzaamheden die rechtstreeks verband houden met die verplaatsingen, zoals vrachtbehandeling, laden en douane-inklaring

Leveringen die te maken hebben met export of douanezaken

Transacties die te maken hebben met exportgoederen of speciale douanezaken (zoals tijdelijke opslag, douane-entrepots, actieve veredeling) kunnen in aanmerking komen voor het 0%-tarief. Deze regel is bedoeld om dubbele belasting te voorkomen voordat goederen het douanegebied van de EU verlaten.

Specifieke diensten in verband met buitenlandse handel

Sommige categorieën diensten komen in aanmerking voor 0% btw wanneer ze rechtstreeks de export ondersteunen. Voorbeelden hiervan zijn diensten die fysiek worden verricht op geëxporteerde goederen en reparatie- of onderhoudswerkzaamheden aan vliegtuigen of schepen die internationaal vervoer verrichten.

In alle gevallen is voor de toepassing van het btw-tarief van 0% bewijs nodig. Elke in aanmerking komende transactie moet worden gedocumenteerd (bijvoorbeeld verzendingsgegevens, btw-nummers, douaneformulieren) en de belastingdienst kan documenten controleren om compliance te bevestigen.

Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om 0% btw te kunnen toepassen?

Om in Nederland het btw-tarief van 0% te kunnen toepassen, moet je aantonen dat je transactie in aanmerking komt. De belastingdienst verwacht specifieke documentatie en het tarief geldt alleen als dat bewijs volledig en consistent is.

Bewijs van vervoer

Ondernemingen moeten aantonen dat de goederen fysiek Nederland hebben verlaten, zowel voor export als voor verkoop binnen de EU.

Aanvaardbaar bewijs omvat:

• Transportdocumenten zoals vrachtbrieven, luchtvrachtbrieven en bevestigingen van koeriersdiensten

• Uitvoeraangiften die zijn ingediend bij de Nederlandse douane

• Leveringsbonnen of ondertekende bevestigingen van vervoerders of ontvangers

Als een derde partij het transport verzorgt, moeten de gegevens in de administratie van die derde partij overeenkomen met de gegevens op de factuur, inclusief data, hoeveelheden en bestemming.

Controle van de koper

Het btw-nummer van de koper moet geldig zijn in een andere EU-lidstaat voor leveringen binnen de EU. Verkopers moeten dit controleren in de VIES-database en het bewijs van die controle bewaren. Een ongeldig of ontbrekend btw-nummer kan de transactie ongeldig maken.

Correcte facturatie en rapportage

Op facturen moet duidelijk staan dat het btw-tarief van 0% geldt, moeten de btw-nummers van beide partijen staan en moet worden beschreven welke goederen of diensten zijn geleverd.

De verkoop moet ook worden vermeld in:

• De btw-aangifte (onder 0% leveringen)

• De EG-verkooplijst, met het btw-nummer van de koper en de totale waarde van de goederen

Als er verschillen zijn tussen die aangiften en facturen, leidt dat vaak tot controles of weigering van het 0%-tarief.

Bewaring van documenten

Nederlandse ondernemingen moeten export- en btw-documenten minstens zeven jaar bewaren. Voor onroerende goederen of activa kan die periode worden verlengd tot tien jaar. Digitale documenten zijn oké, zolang ze maar toegankelijk zijn voor controle.

Wat is het verschil tussen 0% btw en btw-vrijstelling?

Zowel 0% btw als btw-vrijstelling betekenen dat je geen btw in rekening brengt bij de verkoop. Maar deze twee werken anders in het Nederlandse systeem.

Als een transactie in aanmerking komt voor het 0%-tarief, valt deze nog steeds onder het btw-kader. Dat betekent dat je geen btw in rekening brengt aan de klant, maar dat je deze toch als een belastbare verkoop aangeeft en dat je de voorbelasting op uitgaven die verband houden met die transactie, zoals grondstoffen, logistiek, productie en professionele diensten, kunt terugvorderen.

Een vrijgestelde transactie wordt voor btw-doeleinden als niet-belastbaar behandeld. De onderneming kan geen btw in rekening brengen en kan geen btw terugvragen op gerelateerde uitgaven.

Veelvoorkomende voorbeelden van btw-vrije verkopen zijn:

• Financiële diensten zoals leningen en verzekeringen

• Verkoop van gezondheidszorg en onderwijs

• Verhuur van woningen

Hoe geef je 0% btw correct weer op een factuur?

Zelfs met een tarief van 0% moet een factuur voldoen aan dezelfde Nederlandse wettelijke normen als een factuur met 9% of 21% btw. Het document koppelt je verkoop aan je recht op aftrek van voorbelasting, dus nauwkeurigheid is belangrijk.

Dit moet elke factuur met een nultarief bevatten:

• De btw-nummers van de verkoper en de koper

• Een duidelijke verwijzing naar het btw-tarief van 0%, meestal geschreven als “btw-tarief van 0% toegepast” of “btw-tarief: 0% (intracommunautaire levering/export)”

• De reden voor het nultarief, zoals “export buiten de EU” of “intracommunautaire levering”

• De gebruikelijke, vereiste factuurgegevens, waaronder datum, volgnummer van de factuur, beschrijving van goederen of diensten, hoeveelheid en totale waarde

• Het euro-equivalent van het verkoopbedrag, als je in een vreemde valuta factureert

De informatie op de factuur moet overeenkomen met die van je eigen btw-aangifte, de EG-verkooplijst en eventuele verzend- of douanedocumenten. Kleine afwijkingen, zoals een onjuist btw-nummer of een ontbrekende exportvermelding, kunnen ertoe leiden dat de Nederlandse belastingdienst het 0%-tarief afwijst.

Wat zijn veelvoorkomende fouten bij het toepassen van 0% btw?

Veel van de veelvoorkomende fouten bij het toepassen van 0% btw komen door onjuiste documentatie en timing. De Nederlandse belastingdienst kan hier streng op zijn: als de papieren onvolledig of inconsistent zijn, kan het 0%-tarief worden geweigerd en wordt met terugwerkende kracht de normale btw verschuldigd.

Hieronder volgen veelvoorkomende problemen waarmee bedrijven te maken krijgen wanneer ze 0% btw toepassen.

Ontbrekend of zwak bewijs van export

Je hebt volledig bewijs nodig dat de goederen in kwestie Nederland hebben verlaten. Vrachtbrieven zonder handtekeningen, ontbrekende douaneaangiften en vertraagde verzendbevestigingen zijn allemaal waarschuwingssignalen.

Ongeldige of niet-gecontroleerde btw-nummers

Het niet controleren van het btw-nummer van een klant in de VIES-database voor leveringen binnen de EU kan een kostbare fout zijn. Als het nummer van de koper ongeldig blijkt te zijn, kunnen Nederlandse autoriteiten het 0%-tarief weigeren, zelfs als de goederen zijn geleverd. Documenteer altijd de verificatiestap en bewaar een tijdgestempeld verslag.

Onjuiste of inconsistente facturen

Een factuur waarop het btw-nummer ontbreekt, het btw-tarief verkeerd is vermeld of geen verwijzing naar de nultariefregeling staat, kan een waarschuwing zijn. De gegevens op de factuur moeten overeenkomen met die op de btw-aangifte, de EG-verkooplijst en de ondersteunende transportdocumenten.

Het vergeten van de EG-verkooplijst

Het is makkelijk om te vergeten dat leveringen binnen de EU moeten worden gerapporteerd in de EG-verkooplijst. Het weglaten van een transactie of het rapporteren ervan onder het verkeerde btw-nummer kan problemen veroorzaken, zelfs als de rest van de documentatie correct is.

Het 0%-btw-tarief is afhankelijk van en wordt beschermd door nauwkeurigheid. Bedrijven die dit goed doen, beschouwen btw-documentatie als een belangrijk onderdeel van de verkoop.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen – zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed kunt bijhouden.

• Versnel de cashflow: verkort de betalingstermijn en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software, zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Lees meer over hoe Stripe je debiteurenbeheer kan vereenvoudigen, of ga vandaag nog aan de slag.