Uitdaging

Het in Singapore gevestigde Vibefam is in 2021 opgericht om een alles-in-één platform te bieden voor yoga- en pilatesstudio's en vechtsportscholen, met geweldige klantenservice en snelle onboarding.

Het team werkte snel en bouwde een eigen abonnementsfacturatiesysteem om geld van klanten te innen, waarna Stripe Payments werd geïmplementeerd om de betalingen van gebruikers te verwerken. "Snelheid van activering was ons belangrijkste criterium", aldus Serene Lim, medeoprichter en CEO van Vibefam. "De engineers kozen voor Stripe omdat dit voor ons vanaf het begin de gemakkelijkste optie was om te implementeren."

Na twee jaar van snelle groei waren de oprichters van Vibefam op zoek naar mogelijkheden om extra inkomsten te genereren, aangezien het bedrijf zich voorbereidde om buiten Singapore uit te breiden naar de rest van Azië. Naast het innen van abonnementsgelden van sportscholen en fitnessstudio's, wilde het platform ook geld verdienen aan betalingen.

Tegelijkertijd had het eigen facturatiesysteem van Vibefam moeite om de groei bij te houden. Het verkoopteam maakte regelmatig oplossingen op maat voor verschillende gebruikssituaties en had behoefte aan een flexibelere aanpak voor het factureren van abonnementen. Het interne systeem gaf ook geen duidelijk beeld van de inkomsten, noch op bedrijfsniveau, noch op individueel account- of regionaal niveau.

Om succesvol te kunnen opschalen, had Vibefam een betalings- en facturatieinfrastructuur nodig die meer flexibiliteit bood, minder handmatig toezicht vereiste en robuuste rapportagemogelijkheden bood.

Oplossing

In 2023 nam Vibefam contact op met Stripe om uitbreidingsplannen te bespreken en ontdekte het bedrijf extra mogelijkheden via Stripe Connect.

"We wisten dat we geld wilden verdienen aan onze transacties, en Connect was voor ons de eerste stap om dat te bereiken", aldus Lim.

Vibefam heeft Connect geïntegreerd om een geïntegreerde betalingsdienst op te zetten, waardoor klanten online betalingen voor lidmaatschappen en lesgeld kunnen innen. Het bedrijf koos voor Stripe-hosted onboarding, wat betekent dat Stripe de identiteitscontrole en naleving afhandelt met een meertalige gebruikersinterface – een belangrijke functie gezien de uitbreidingsplannen van Vibefam.
"Aangezien we prioriteit gaven aan een snelle marktintroductie, was dit de snelste manier om de betaalgateway live te krijgen op ons product", aldus Lim. "De UI/UX op de door Stripe gehoste onboarding was strak, professioneel en in lijn met de interface die we aan onze klanten wilden presenteren."

Om de omzet te maximaliseren, wilde Vibefam het voor sportschoolbezoekers zo makkelijk mogelijk maken om af te rekenen. Het integreerde de Optimized Checkout Suite, een uniforme oplossing die is ontworpen om de afrekenervaring te verbeteren en de conversie te verhogen. Vibefam implementeerde Stripe Checkout, een vooraf gebouwd, aanpasbaar betalingsformulier dat een veilige en geoptimaliseerde afrekenervaring biedt. De AI-modellen van de suite tonen dynamisch de meest relevante betaalmethoden en presenteren deze in een volgorde die voor elke transactie is geoptimaliseerd. Om het afrekenproces verder te stroomlijnen, heeft Vibefam Link ingeschakeld, een door Stripe ontwikkelde wallet die de betalingsgegevens van klanten veilig opslaat en automatisch invult voor een snellere transactie-ervaring.

Vibefam besteedde het innen van kosten eerst uit aan Stripe, maar kreeg binnen een jaar het vertrouwen om zelf verwerkingskosten vast te stellen. Het team had aanvankelijk moeite met het beheren van de betalingskosten, maar werkte samen met Stripe zakelijke dienstverlening om beter te begrijpen hoe marges kunnen worden geoptimaliseerd en beslissingen over tarieven kunnen worden genomen. Het Stripe-team voor zakelijke dienstverlening begeleidde Vibefam ook bij een upgrade van de Connect-integratie, waardoor het bedrijf verschillende verwerkingskosten kon vaststellen voor klanten met verschillende prijsniveaus.

Na meer ervaring met de productreeks van Stripe besloot Vibefam om over te stappen van zijn interne facturatiesysteem naar Stripe Billing, dat de workflows voor abonnementsbeheer automatiseert. Dankzij dit systeem kon het team van Vibefam de ingewikkelde contracten van het bedrijf beheren zonder tijdrovend handmatig toezicht. Daardoor konden ze minder tijd besteden aan het beheren van de facturatiegegevens van klanten en kregen ze een duidelijker beeld van de bedrijfsprestaties via de rapportage in het Stripe Dashboard.

Onlangs heeft het bedrijf VibePay gelanceerd, een oplossing voor fysieke betalingen die is gebaseerd op Stripe Terminal en Tap to Pay op Android. Hiermee kunnen sportscholen contactloze betalingen accepteren van fysieke kaarten en digitale wallets zonder dat er extra hardware nodig is.

Resultaten

Vibefam voegt nieuwe inkomstenstroom toe die in twee jaar tijd groeit tot 10% van zijn omzet

In het begin waren abonnementskosten de enige bron van inkomsten voor Vibefam. Met Connect heeft het bedrijf zijn businessmodel opnieuw uitgevonden, een geïntegreerde betalingsdienst gecreëerd en een geheel nieuwe inkomstenstroom gegenereerd. In het eerste jaar op Connect bedroeg het gemiddelde betalingsvolume van Vibefam 1 miljoen dollar per maand, een bedrag dat slechts een jaar later verdubbelde tot 2 miljoen dollar per maand.

"Betalingen waren nooit een groot deel van onze inkomstenprognoses voordat we met Stripe gingen praten", aldus Lim. "Nu zien we geïntegreerde finance als een belangrijke inkomstenbron voor de komende twee tot drie jaar. Het is nu 10% van onze inkomsten, maar we streven naar 30% tot 40% in de toekomst."

Link groeit tot 30% van het betalingsvolume

Nadat Vibefam de Optimized Checkout Suite had geïntegreerd en Link had geactiveerd, groeide de wallet tot bijna een derde van het betalingsvolume. Dankzij de soepele afrekenervaring kunnen terugkerende sportschoolbezoekers hun aankopen snel afronden.

Het invoeren van een nieuw prijsmodel voor betalingsverwerking kost maar twee weken

Het team van Vibefam dacht dat het vier maanden zou duren om aangepaste transactieprijzen te implementeren. In plaats daarvan kostte het maar twee weken.

"De overstap ging zeer snel en het kostte veel minder technische inspanning dan we eerst dachten en verwachtten", zegt Lim. "Het ging allemaal heel soepel."

Vibefam heeft binnen vier weken meer dan 350 accounts gemigreerd naar Billing

Drie Vibefam-ingenieurs hadden maar twee weken nodig om Billing te integreren, terwijl het verkoopteam twee weken nodig had om de gegevens op te schonen ter voorbereiding op de migratie. In totaal heeft Vibefam in minder dan een maand meer dan 350 accounts succesvol gemigreerd naar Billing.

Het team is al begonnen met het testen van facturatie naar gebruik voor nieuwe functies. "We zijn overgestapt op facturatie op basis van gebruik voor onze verwijzingscampagne. We bieden deze functie gratis aan om te proberen en vragen alleen een vergoeding als studio's met succes nieuwe klanten binnenhalen", aldus Lim. "Vroeger zouden we gewoon vooraf kosten in rekening hebben gebracht voor deze functie."

Het bedrijf denkt erover om in de toekomst over te stappen op facturatie naar gebruik. Hun eigen facturatiesysteem zou dat niet hebben kunnen doen, maar Billing kan dat makkelijk aan.

Billing bespaart Vibefam een dag per maand aan afstemmingstijd en vergroot het vertrouwen in de gegevens

Volgens Lim bespaart het nieuwe systeem minstens één dag per maand aan afstemmingstijd. Wat nog belangrijker is, is dat ze nu volledig vertrouwen heeft in de abonnementsgegevens van Vibefam, waaronder de gemiddelde omzet per klant en het klantverloop.

"Vroeger had ik geen toegang tot deze cijfers, dus moest ik maar gokken", zegt Lim. "Nu is alles heel duidelijk op het Stripe Dashboard."