Uitdaging

Hoalen wilde dat winkelen moeiteloos zou zijn, of klanten nu online of in de winkel kochten. Maar de oude betalingssystemen van het Franse bedrijf voldeden niet aan de verwachtingen van klanten, zoals de mogelijkheid om met digitale wallets te betalen. In 2023 besloot Hoalen zijn betaalinfrastructuur te upgraden.

Sinds 2008 is het op PrestaShop gebaseerde e-commerceplatform van Hoalen door meerdere herontwerpen en iteraties geëvolueerd, ondersteund door een sterke aangepaste frontend-architectuur. Hoewel de online ervaring er visueel modern uitzag, waren de onderliggende betalingssystemen sinds 2014 weinig veranderd.

De winkels van het bedrijf gebruikten verouderde betaalapparaten die online en offline betalingen van elkaar scheidden. Het handmatig invoeren van bedragen zorgde voor onnodige risico's en operationele vertraging, wat de reconciliatie bemoeilijkte en soms de klantervaring beïnvloedde. Het personeel moest ook retourzendingen handmatig verwerken, wat leidde tot nog meer reconciliatiefouten en vertragingen. In 2023 beperkten deze technische problemen het vermogen van Hoalen om te voldoen aan de moderne betalingsverwachtingen via online en in-store kanalen.

Om betalingen makkelijker en efficiënter te maken, wilde Hoalen zijn betaalkanalen samenvoegen, zodat online en in-store transacties in één simpel systeem en in één dashboard terechtkwamen. De developers wilden een oplossing die soepel samenwerkte met PrestaShop, makkelijk kon worden aangesloten op API's voor aangepaste modules en het POS, en een consistente, merkgebonden afrekenervaring bood. Hoalen moest ook digitale wallets zoals Apple Pay accepteren, de favoriete betaalmethode van veel van hun klanten.

Oplossing

Hoalen koos voor Stripe om hun online en in-store betalingen te verenigen in één naadloze infrastructuur. Dankzij de opensource-basis en het ecosysteem van kant-en-klare modules van PrestaShop kon Stripe snel worden geïntegreerd met behoud van de aanpassingen die Hoalen nodig had, waaronder de mogelijkheid om de frontend afrekeninterface opnieuw op te bouwen zodat deze aansluit bij de merkidentiteit, terwijl de backend-integratie van PrestaShop werd gebruikt.

In april 2023 implementeerde Hoalen Stripe Payments met behulp van de server-side PrestaShop-module, die de backend-integratie stroomlijnde. Dankzij de flexibiliteit van PrestaShop, die door Clément Paillasse, CPO van PrestaShop, werd omschreven als het “uitzonderlijke vermogen van het platform om zich aan te passen en te evolueren”, konden de developers van Hoalen zich concentreren op maatwerk. Om ervoor te zorgen dat de online afrekenervaring aansloot bij de visuele identiteit van Hoalen, heeft het ontwikkelteam de frontend volledig opnieuw opgebouwd.

“Stripe biedt duidelijke documentatie met duidelijke voorbeelden”, aldus Johann L'Ecolier, Head of Digital bij Hoalen. “Als we Stripe gebruiken, werkt het precies zoals in de documentatie staat. Onze implementatie was zeer duidelijk en makkelijk te ontwikkelen.”

De developers van het bedrijf hebben Apple Pay ingeschakeld met behulp van de robuuste API van Stripe. Dankzij de gebundelde API-architectuur van Stripe kan Hoalen in de toekomst ook makkelijk extra betaalmethoden toevoegen.

Hoalen heeft ook een module voor boekhoudkundige reconciliatiemodule gebouwd die rechtstreeks verbinding maakt met de API van Stripe. Wanneer het bedrijf bankoverschrijvingen van Stripe ontvangt, vraagt het systeem automatisch alle transacties binnen elke overschrijving op en koppelt deze aan facturen. Het programma waarschuwt het boekhoudteam van elke overschrijving en markeert alle items zonder factuurreferenties.

Om de fysieke betalingservaring in de winkel te verbeteren, heeft Hoalen in zes maanden tijd Stripe Terminal geïmplementeerd in zijn 14 winkels.

Het bedrijf heeft ook het terugbetalingsproces makkelijker gemaakt door een retourmodule te ontwikkelen die is geïntegreerd met de API van Stripe. Medewerkers kunnen nu met één klik een retourzending starten, waarbij de terugbetaling aan de klant automatisch wordt verwerkt en een bevestigingsbericht wordt verstuurd.

Voordat het systeem live ging, gebruikte Hoalen de ontwikkelingsmodus van Stripe met de Stripe Reader S700 en een speciale API om alle gebruiksscenario's te testen. De lezers communiceren nu rechtstreeks met de POS-software van Hoalen via de Stripe API, waardoor het personeel bedragen niet meer handmatig in aparte apparaten hoeft in te voeren.

Resultaten

Eén gebundeld betaalsysteem centraliseerde transacties via internet en winkels in 15 dagen integratie

Met Stripe en PrestaShop heeft Hoalen de scheiding tussen zijn digitale en fysieke verkoopkanalen weggenomen. Het ontwikkelingsteam van Hoalen heeft de technische integratie van Payments en Terminal in slechts 15 dagen voltooide, dankzij de opensource-architectuur van PrestaShop.

“PrestaShop is gebouwd voor flexibiliteit, betrouwbare integraties en de mogelijkheid om zonder beperkingen op te schalen”, aldus Paillasse. “Dankzij de opensource-basis kan het eenvoudig worden gekoppeld aan elk CRM-, ERP-, betaaldienst- of logistieksysteem.”

De gebundelde infrastructuur geeft Hoalen volledig inzicht in de betalingsprestaties via alle kanalen via het Stripe Dashboard, met gecentraliseerde transactiegegevens en de betalingsgeschiedenis van klanten op één plek. Wanneer er betalingsproblemen ontstaan, kan het team snel de transactiegeschiedenis doorzoeken en duidelijke uitleg zien in plaats van cryptische foutcodes. “Dit maakt het mogelijk om klanten duidelijke, snelle uitleg te geven, wat uiteindelijk hun vertrouwen in Hoalen vergroot”, aldus L'Ecolier.

Geautomatiseerde reconciliatie stroomlijnt de boekhouding voor bijna € 10 miljoen aan bankoverschrijvingen

Door de boekhoudmodule te koppelen aan de Stripe API, is het reconciliatieproces van het bedrijf, dat voorheen vier dagen per maand in beslag nam om handmatig te voltooien, teruggebracht tot slechts één dag per maand. Dit geautomatiseerde systeem verwerkt nu miljoenen euro's aan bankstromen, waardoor één persoon de hele boekhouding kan beheren.

Terugbetalingen met één klik vervangen handmatig retourproces

Het gebundelde systeem maakt nu cross-channel retouren naadloos: online aankopen kunnen in de winkel worden terugbetaald en vice versa. Met het klantaccount of de orderreferentie kan elke winkel van Hoalen nu eenvoudig de oorspronkelijke aankoop vinden en met één klik een terugbetaling verwerken, zonder dat de klant zijn kaart hoeft te tonen.

Stripe Terminal heeft handmatige betalingsfouten in alle winkels weggewerkt

Door Terminal rechtstreeks aan zijn kassasysteem te koppelen, heeft Hoalen handmatige betalingsfouten weggewerkt. Verkoopmedewerkers hoeven transacties niet meer in aparte bankautomaten in te voeren, waardoor dure fouten worden voorkomen en winkelmedewerkers meer tijd hebben om klanten te helpen en hun merchandisingtaken uit te voeren. De geautomatiseerde stroom heeft ook de nauwkeurigheid van de kasreconciliatie in de winkels verbeterd.