La sfida

Da 60 anni l'attività principale di LeasePlan è quella di offrire servizi di gestione di flotte e veicoli ad aziende e privati. LeasePlan supporta i propri clienti gestendo tutti gli aspetti della loro flotta, inclusi finanziamenti, manutenzione, pneumatici, documentazione e tassazione, per garantire che la flotta favorisca risultati aziendali positivi.

LeasePlan sta adottando l'automazione e la digitalizzazione globale in un settore un tempo definito da relazioni localizzate e processi manuali. Inizialmente l'azienda dava priorità all'elaborazione di preventivi, alla definizione dei prezzi e all'emissione delle fatture rispetto alla fornitura di servizi automatizzati. Gli agenti dovevano ricorrere alle telefonate e alle caselle di posta elettronica condivise per soddisfare le esigenze dei clienti.

Per migliorare la sua procedura di base per un'assistenza clienti eccellente, LeasePlan aveva bisogno di una modalità di pagamento dei fornitori scalabile per i suoi team. La creazione di carte virtuali non solo avrebbe reso più efficiente la procedura di pagamento di LeasePlan, ma avrebbe permesso al team di assistenza clienti di concentrarsi sulla creazione della migliore esperienza possibile per i clienti.

"La mia sfida quotidiana consiste nel chiedermi se una determinata attività risponde direttamente a una domanda del cliente o se è vantaggiosa per lui oppure se si tratta di una funzione di back-office". Se è una funzione di back-office, perché la eseguiamo manualmente? E come possiamo evitare di farlo?", afferma Alfie Ayling, responsabile dell'assistenza clienti e del leasing personale di LeasePlan. "Poter pagare i nostri partner in modo proattivo con la soluzione Issuing di Stripe, invece di aspettare la fattura, significa avere il controllo totale".

Affrontare questo problema insieme a Stripe ha aperto un mondo di possibilità, non solo per il business di LeasePlan in generale, ma per tutta la sua clientela.

La soluzione

L'elaboratore di pagamenti precedentemente utilizzato da LeasePlan per alcuni fornitori richiedeva molto lavoro e comportava alcuni rischi. L'azienda elaborava grandi volumi di transazioni che dovevano essere prepagate e riconciliate manualmente, lasciando il denaro nelle mani dei fornitori e affidandosi alla loro autofatturazione. Inoltre, LeasePlan riconciliava questi pagamenti in lotti, con il rischio di ritardi nella consegna dei servizi ai clienti. Ma da quando ha implementato Issuing nel novembre 2022, LeasePlan può automatizzare sia l'esecuzione che l'elaborazione di questi singoli pagamenti ai fornitori. La piattaforma di emissione di carte personalizzabili consente a LeasePlan di gestire le spese in tempo reale.

LeasePlan ora può contare anche su una maggiore trasparenza come azienda, con una visione di ogni singola transazione. La dashboard intuitiva di Stripe garantisce al team di LeasePlan la flessibilità e la sicurezza necessarie per avere il controllo totale della soluzione Issuing.

I risultati

Da quando collabora con Stripe, LeasePlan ha gestito migliaia di transazioni mensili senza interruzioni del servizio. Anche se il volume delle transazioni non è cambiato, adesso l'azienda può far crescere la sua flotta senza temere di non garantire l'esperienza del cliente.

Sfruttare l'automazione per potenziare un modello di servizio incentrato sul cliente

Con le flotte meno recenti che richiedono più manutenzione e riparazioni, LeasePlan gestisce costi più elevati per veicolo rispetto a tre anni fa e anche un volume di chiamate più elevato. "Indipendentemente dall'automazione dei processi, i clienti vogliamo interagire con qualcuno e sentire che c'è qualcuno che si preoccupa di loro, che si prende il tempo di capire ciò di cui hanno bisogno e di fornirlo", dice Ayling.

Anziché eseguire procedure manuali, LeasePlan lavora ora con una serie di pagamenti continui, prevedendo il volume e la frequenza di tali pagamenti e stimando il saldo necessario sul conto Stripe perché tutto funzioni senza problemi. Il sistema programmatico di back-office di LeasePlan utilizza l'API di Stripe per verificare che il saldo sia sufficiente prima di effettuare la transazione, recuperare i dati della carta emessa da utilizzare per la transazione, effettuare la transazione e registrare i dettagli dell'approvazione nel sistema interno di LeasePlan.

LeasePlan può integrare perfettamente Stripe Issuing con le applicazioni, le piattaforme e i flussi di lavoro già in uso, senza ulteriori sviluppi estesi o modifiche complesse all'infrastruttura. Questa combinazione di intervento umano e automazione migliora l'erogazione del servizio di LeasePlan e aumenta il tempo a disposizione dei membri del team per l'assistenza ai clienti

Prima dell'integrazione di Stripe, LeasePlan eseguiva alcune procedure urgenti poco prima della scadenza, senza avere molto tempo a disposizione. Queste scadenze strette aumentavano anche le chiamate in entrata destinate al team di assistenza clienti, poiché i clienti richiedevano aggiornamenti sullo stato di avanzamento. "Ora eroghiamo i servizi fino a 3 settimane e mezzo prima della loro scadenza, riducendo le chiamate in entrata e migliorando l'esperienza del cliente nel suo complesso", spiega Ayling. "L'unica interazione di LeasePlan con Stripe è quella di verificare che il nostro saldo mensile sia sufficiente, una procedura che una volta era un lavoro a tempo pieno. Automatizzarlo ci fa risparmiare 35.000-40.000 € all'anno".

Spingersi oltre i confini della digitalizzazione, riducendo i rischi

Poiché chiunque in azienda può avviare i processi automatizzati implementati, il team di LeasePlan ha molto tempo a disposizione per le consegne ai clienti e può ridurre i rischi in modo più efficace.

La collaborazione con Stripe ha consentito a LeasePlan di prepararsi alla crescita futura rafforzando i processi amministrativi fondamentali e rendendoli meno vulnerabili agli errori umani. Adesso, l'azienda effettua la riconciliazione una volta al mese. Il processo di automazione viene eseguito in background, recupera i dati delle carte, effettua i pagamenti e poi passa tutti i riferimenti delle operazioni completati a chi di dovere. Spingendosi oltre i confini della digitalizzazione con Stripe, LeasePlan non solo porta il suo settore e i suoi clienti nel futuro, ma contribuisce anche a plasmarlo.