Molte forme di ricavi arrivano con una frequenza prestabilita. Abbonamenti, piani rateali e fatture basate sull'utilizzo vengono in genere regolati automaticamente. Per gestire questi ricavi ricorrenti si devono risolvere problemi specifici, come carte scadute, conti bancari cambiati e regole della società emittente o dell'addebito diretto, tutti fattori che possono influire sui profitti. Indipendentemente dalla situazione, molti clienti si aspettano di vedere esattamente cosa verrà addebitato e quando. Inoltre, anche le piccole modifiche di un sistema di pagamento possono influire sulle metriche, come il tasso di autorizzazioni riuscite, gli abbandoni involontari e il volume delle contestazioni.

In questo articolo spiegheremo come funzionano i sistemi di pagamento automatici, gli strumenti su cui si basano, i rischi per l'account e le misure che le attività possono adottare per rendere più affidabili questi sistemi.

Contenuto dell'articolo

• Cosa sono i sistemi di pagamento automatici
  
• Modi in cui le attività configurano e gestiscono i sistemi di pagamento automatici
  
• Strumenti che aiutano a far funzionare in modo affidabile i pagamenti automatici
  
• In che modo i pagamenti automatici migliorano il flusso di cassa e riducono il lavoro manuale
  
• Rischi degli addebiti automatici
  
• In che modo le organizzazioni possono migliorare i propri sistemi di pagamento automatici
  
• In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
  

Cosa sono i sistemi di pagamento automatici

I sistemi di pagamento automatici eseguono transazioni pre-autorizzate e pianificate che consentono a un'attività di prelevare fondi secondo il metodo di pagamento scelto dal cliente, con una frequenza ricorrente. Il cliente concede l'autorizzazione una sola volta, con termini chiari su tempistiche, importi e modalità di variazione dei pagamenti nel tempo. Successivamente, il sistema esegue ogni addebito in background senza richiedere l'intervento del cliente per ogni ciclo.

I clienti utilizzano i sistemi di pagamento automatici per gli acquisti come prodotti in abbonamento, iscrizioni, premi assicurativi e bollette delle utenze. È una scelta diffusa: un sondaggio del 2024 ha rilevato che il 42% dei clienti degli Stati Uniti paga le bollette mensili mediante pagamenti automatici. Alcuni addebiti sono fissi, altri seguono l'utilizzo. In ogni caso, il cliente approva una struttura prevedibile, che consente all'attività di disporre ogni pagamento elettronicamente in modo automatico.

Questi accordi sono generalmente configurati in due modi:

• Avviati dal cliente: il sistema di pagamento delle fatture della banca del cliente invia i fondi all'attività su base pianificata.

• Avviati dell'attività: il sistema di addebito dell'attività addebita a ogni scadenza utilizzando le credenziali di pagamento salvate.

I clienti possono aggiornare o revocare l'autorizzazione in qualsiasi momento. Il valore di questo tipo di pagamento è l'eliminazione di passaggi manuali ripetitivi e la creazione di un rendiconto del pagamento prevedibile e tracciabile per i clienti e le attività.

Modi in cui le attività configurano e gestiscono i sistemi di pagamento automatici

I seguenti passaggi consentono alle attività di utilizzare i sistemi di pagamento automatici.

Scegliere l'infrastruttura di pagamenti che eseguirà gli addebiti

Scegli un elaboratore del pagamento in grado di gestire gli addebiti ricorrenti su carte, conti bancari o entrambi. Qui è dove entrano in gioco il tuo conto aziendale, il gateway di pagamento e la logica di regolamento dei pagamenti. Affidabilità e sicurezza sono l'obiettivo, poiché questo sistema diviene il punto di partenza per tutti gli addebiti futuri.

Integrare l'infrastruttura nel prodotto e nelle operazioni

La fatturazione automatica funziona quando interagiscono i dati dei clienti, la logica dell'abbonamento e i sistemi di pagamento. I team implementano generalmente una combinazione di interfacce di programmazione applicazioni (API), una pagina di fatturazione in hosting o una dashboard di amministrazione per raccogliere i dati del pagamento, memorizzarli e collegarli ai dati dell'abbonamento o dell'utilizzo. Questo passaggio è anche il momento in cui si definiscono gli intervalli di fatturazione, i piani tariffari e il modo in cui il sistema reagisce a scenari reali come la generazione di fatture, la ripartizione pro rata o le modifiche programmate dei piani.

Raccogliere le informazioni sul pagamento e il consenso esplicito del cliente

Per gli addebiti con ricorrenti sono necessari la carta o il conto bancario del cliente e la sua autorizzazione. Inoltre, il consenso deve essere acquisito in modo verificabile e conforme. Le attività utilizzano in genere metodi sicuri conformi allo standard PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard ), uno standard globale, in modo che i dati sensibili non raggiungano mai i server. Termini, tempistiche di rinnovo e politiche di cancellazione devono essere assolutamente chiari.

Lasciare che il motore di fatturazione prenda il controllo, quindi monitorare

Una volta registrato un cliente, gli addebiti avvengono nelle date impostate. Le fatture e le ricevute vengono emesse automaticamente. Dietro le quinte, il sistema registra l'esito di ogni transazione. I team supervisionano il programma per mezzo di dashboard che mostrano i pagamenti non andati a buon fine, le carte in scadenza e gli account che richiedono attenzione. L'infrastruttura gestisce le attività ripetitive, mentre il team si concentra sulla gestione delle eccezioni.

Strumenti che aiutano a far funzionare in modo affidabile i pagamenti automatici

I pagamenti automatici funzionano in scala solo quando l'affidabilità e la sicurezza sono integrate nel sistema. Le attività hanno bisogno di una serie di strumenti che consentano il flusso delle transazioni, proteggano i dati dei clienti e facciano emergere i problemi prima che si trasformino in perdite di ricavi o frustrazione dei clienti.

Gateway di pagamento sicuri e tokenizzazione

Ogni addebito ricorrente passa attraverso un gateway, quindi il modello di sicurezza è importante. I gateway moderni crittografano i dati di pagamento in transito e li memorizzano attraverso la tokenizzazione, quindi l'attività non gestisce mai i dati delle carte o i dati bancari senza elaborarli. Un fornitore conforme alle norme PCI DSS semplifica i controlli, la gestione delle chiavi e l'archiviazione sicura. Questa configurazione consente di eseguire addebiti ricorrenti senza trasmettere informazioni sensibili in modo ripetitivo.

Motori di addebito ricorrente con automazione integrata

Un motore di addebito orchestra l'intero ciclo di vita degli addebiti pianificati, imprime una data e un'ora a ogni tentativo, emette fatture o ricevute e attiva l'addebito stesso. Una delle sue funzioni più preziose è la ripetizione automatica dei tentativi in caso di pagamenti non andati a buon fine. I sistemi di ripetizione intelligente dei tentativi utilizza i segnali di rete e i modelli comportamentali per scegliere le finestre di ripetizione favorevoli, aumentando i tassi di recupero e riducendo gli abbandoni involontari. Questo processo consente anche di risolvere senza interventi manuali la ripartizione pro rata, le modifiche del piano a metà ciclo e la misurazione dell'utilizzo.

Strumenti di aggiornamento dell'account

Molti pagamenti con carta non andati a buon fine sono dovuti a credenziali obsolete. I circuiti delle carte di credito offrono servizi di aggiornamento carte che aggiornano automaticamente le credenziali salvate quando le banche emettono le nuove carte. L'attivazione di un servizio di aggiornamento carte può produrre guadagni misurabili.

Monitoraggio delle frodi e controlli di autenticazione

Anche gli addebiti ricorrenti devono essere protetti. Gli strumenti antifrode rilevano le attività insolite, bloccano i tentativi sospetti e richiedono un'autenticazione più forte quando aumentano i segnali di rischio. Durante la registrazione iniziale, l'aggiunta di passaggi come 3D Secure, che aggiunge un ulteriore livello di verifica della carta, o l'autenticazione a più fattori, aiutano a prevenire una configurazione non autorizzata del pagamento automatico.

Notifiche e strumenti per la visibilità

L'affidabilità deriva dal fatto che l'addebito sulle carte di credito avvenga correttamente e che i clienti siano aggiornati. I promemoria automatici dei pagamenti imminenti, le conferme per quelli elaborati e le richieste di aggiornamento dei dati riducono le contestazioni e la confusione dei clienti. Internamente, dashboard e avvisi mostrano le tendenze dei pagamenti rifiutati, i tassi di successo e di abbandono, in modo che i team possano adeguarsi.

In che modo i pagamenti automatici migliorano il flusso di cassa e riducono il lavoro manuale

I pagamenti automatici cambiano il flusso di denaro attraverso l'attività. Quando gli addebiti ricorrenti vengono eseguiti con la frequenza approvata dal cliente, la gestione manuale del flusso e dei promemoria può interrompere i ricavi. Questa variazione influisce sul flusso di cassa e crea dei vantaggi.

Maggiore costanza nell'arrivo del denaro

È più probabile che le attività siano pagate con una frequenza regolare. I pagamenti vengono accodati ed elaborati automaticamente, riducendo i ritardi nella fatturazione e le tempistiche imprevedibili che rallentano la pianificazione. Questa configurazione favorisce la liquidità di ogni giorno riducendo il numero degli account che rimangono in arretrato a causa di dimenticanze o ritardi amministrativi. Inoltre, quando i pagamenti non rimangono senza seguito per settimane in attesa che qualcuno noti la scadenza, diminuiscono i crediti non riscossi.

Meno tempo dedicato a seguire le transazioni

Gran parte del lavoro di addebito serve esclusivamente a far sì che procedano i pagamenti, tra cui promemoria, attività di follow-up, inserimento manuale delle carte e riconciliazione. I pagamenti automatici rimuovono la maggior parte di questi passaggi. I team possono dedicare il loro tempo agli account che richiedono attenzione e il ciclo di addebito diventa più facile da controllare, poiché il sistema genera registrazioni pulite per ogni tentativo.

Meno barriere per i clienti

I clienti ricevono vantaggi dalla stabilità. Non devono ricordare ogni ciclo di pagamento né essere soggetti a penali di ritardato pagamento. Inoltre, il servizio per cui pagano continua senza interruzioni, supportando la fidelizzazione e riducendo l'escalation dell'assistenza derivante dalla confusione negli addebiti.

Rischi degli addebiti automatici

Gli addebiti automatici semplificano la riscossione dei pagamenti, ma introducono anche dei potenziali punti problematici che le attività devono gestire. Molti problemi derivano da tre dinamiche di fondo: cambiamenti delle credenziali, asimmetria delle informazioni ed esposizione a rischi.

Le lacune nelle autorizzazioni generano molte contestazioni

Gran parte degli storni legati ai pagamenti ricorrenti deriva da un consenso poco chiaro. I circuiti delle carte di credito richiedono alle attività di fornire il calendario degli addebiti, l'importo o la formula dell'importo, i tempi di rinnovo e un percorso di annullamento accessibile. Quando questi dati non sono presentati o salvati chiaramente, i clienti potrebbero contestare l'addebito, ancorché tecnicamente valido. Un altro comune fattore scatenante è rappresentato dai rinnovi degli abbonamenti che avvengono molto tempo dopo che il cliente ha smesso di utilizzare un servizio. Queste contestazioni aumentano il carico di lavoro e possono aumentare il tasso di contestazioni di un'attività, con conseguenze dirette sui costi di elaborazione e sul monitoraggio del rischio da parte delle banche acquirenti.

Le credenziali di pagamento cambiano più velocemente di quanto si aspettano molti team

Molte carte salvate vengono sostituite ogni anno a causa di scadenze, riemissione in seguito a frodi o chiusure di conti. Se un'attività non utilizza programmi di aggiornamento delle carte o una logica strutturata di ripetizione dei tentativi, questi errori non segnalati possono accumularsi. Nei modelli in abbonamento, l'abbandono involontario rappresenta spesso una parte considerevole del totale degli abbandoni.

L'addebito diretto aggiunge requisiti amministrativi propri

Gli addebiti diretti ricorrenti richiedono un'autorizzazione scritta con un frasario specifico richiesto da framework come Nacha negli Stati Uniti e l'Area unica dei pagamenti in euro (SEPA) in Europa. Gli addebiti respinti (per fondi insufficienti, numeri di conto non validi o autorizzazione revocata) comprendono anche dei codici di restituzione che devono essere gestiti correttamente. La cattiva gestione delle revoche o la mancata tenuta di registrazioni adeguate delle autorizzazioni possono comportare sanzioni o la perdita dei privilegi di elaborazione.

Aumento del rischio di addebiti errati

I sistemi automatici continuano ad addebitare i costi fino a quando non viene specificato diversamente. Se i dati di utilizzo, le modifiche dei piani o le richieste di annullamento non vengono sincronizzati correttamente, i clienti potrebbero ricevere addebiti in eccesso per mesi. Questi casi sono costosi da correggere e spesso portano a escalation o contestazioni formali.

Requisiti di sicurezza più rigorosi man mano che si accumulano le credenziali memorizzate

L'addebito ricorrente aumenta la quantità di dati sensibili coinvolti. Anche se utilizzano la tokenizzazione, le attività devono mantenere la conformità a PCI DSS dei sistemi che interagiscono con quei token. Qualsiasi lacuna produce esposizione.

In che modo le organizzazioni possono migliorare i propri sistemi di pagamento automatici

La qualità di un sistema di pagamento automatico deriva dalle decisioni che lo ne stanno alla base. I fattori principali includono i circuiti di pagamento a cui si appoggia, le regole che stabiliscono ogni addebito e i processi per rilevare i problemi che il software non è in grado di risolvere.

Costruire basandosi su una solida infrastruttura di pagamenti

L'addebito ricorrente dipende da un fornitore che gestisce dati sensibili e addebita gli importi in modo affidabile.

I team dovrebbero richiedere:

• Tokenizzazione e conformità a PCI DSS Livello 1, in modo che l'archiviazione delle credenziali sia affidabile

• Prestazioni stabili delle autorizzazioni, poiché gli addebiti ricorrenti sono altamente sensibili ai rifiuti a livello di rete

• Assistenza integrata per i meccanismi degli abbonamenti, inclusi la ripartizione pro rata, la misurazione e le modifiche dei piani senza interventi personalizzati

Aumentare i tassi di successo delle autorizzazioni

I problemi relativi al ciclo di vita delle credenziali generano rifiuti ricorrenti. Per aumentare i tassi di successo delle autorizzazioni, le attività possono utilizzare le utilità di aggiornamento delle carte scadute o riemesse, che eseguono automaticamente gli aggiornamenti, spesso aumentando i tassi di approvazione, e una logica strutturata di ripetizione dei tentativi, ottimizzata in base al comportamento del circuito e agli schemi delle transazioni passate.

Agevolare la comprensione del rendiconto sulla fatturazione

Ai clienti serve un modo accessibile per visualizzare gli addebiti imminenti, aggiornare i dati di pagamento e il servizio finale. I promemoria di avviso dell'addebito per gli addebiti di importo elevato o non frequenti, in particolare per i rinnovi annuali, possono ridurre le contestazioni e le richieste di rimborso.

Espandere la copertura dei metodi di pagamento

Gli addebiti diretti e i wallet offrono ai clienti più scelte e possono ridurre le percentuali di pagamenti rifiutati per i clienti che cambiano frequentemente le carte.

In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto

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