Viele Arten von Umsätzen kommen nach einem festgelegten Zeitplan. Abonnements, Ratenzahlungen und nutzungsbasierte Rechnungen werden in der Regel automatisch abgewickelt. Zur Aufrechterhaltung dieser wiederkehrenden Umsätze ist es erforderlich, spezifische Probleme zu lösen, wie abgelaufene Karten, geänderte Bankkonten und Kartenaussteller- oder Lastschriftregeln, die alle den Gewinn beeinflussen können. Unabhängig von der Situation erwarten viele Kunden, genau zu sehen, was wann abgebucht wird. Und selbst kleine Anpassungen an einem Zahlungssystem können Kennzahlen wie die Erfolgsquote der Autorisierungen, unfreiwillige Abwanderung und Anfechtungsvolumen beeinflussen.

Im Folgenden erläutern wir, wie automatische Zahlungssysteme funktionieren, auf welchen Werkzeugen sie basieren, welche Risiken berücksichtigt werden müssen und welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen können, um diese Systeme zuverlässiger zu machen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind automatische Zahlungssysteme?
  
• Wie richten Unternehmen automatische Zahlungssysteme ein und verwalten sie?
  
• Welche Tools helfen dabei, automatische Zahlungen zuverlässig ablaufen zu lassen?
  
• Wie verbessern automatische Zahlungen den Cashflow und reduzieren manuellen Aufwand?
  
• Welche Risiken gehen mit automatischer Abrechnung einher?
  
• Wie können Organisationen ihre automatischen Zahlungssysteme verbessern?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Was sind automatische Zahlungssysteme?

Automatische Zahlungssysteme führen die vorautorisierten, geplanten Transaktionen durch, die es einem Unternehmen ermöglichen, nach einem wiederkehrenden Zeitplan Gelder von einer kundenseitig ausgewählten Zahlungsmethode abzubuchen. Der Kunde gibt diese Erlaubnis einmal, mit klaren Bedingungen bezüglich Zeitpunkt, Betrag und etwaigen Zahlungsänderungen im Laufe der Zeit. Danach führt das Abrechnungssystem jede Abrechnung im Hintergrund aus, ohne dass für jeden Zyklus eine Kundeneingabe benötigt wird.

Kunden nutzen automatische Zahlungssysteme für Käufe wie Abonnementprodukte, Mitgliedschaften, Versicherungsprämien und Stromrechnungen. Es ist eine beliebte Wahl: a Umfrage 2024 stellte fest, dass 42 % der US-Kunden monatliche Rechnungen über automatische Zahlungen bezahlen. Einige Abbuchungen betreffen fixe Beträge, während andere nutzungsbasiert flexibel sind. In jedem Fall stimmt der Kunde einer vorhersehbaren Struktur zu, die es dem Unternehmen ermöglicht, jede Zahlung elektronisch und automatisch auszulösen.

Diese Arrangements folgen in der Regel einer dieser zwei Methoden:

• Vom Kunden initiiert: Das Rechnungszahlungssystem der Kundenbank überweist das Geld nach einem Zeitplan an das Unternehmen.

• Vom Unternehmen initiiert: Das Abrechnungssystem des Unternehmens bucht das Geld zu jedem Zahlungsintervall anhand der gespeicherten Zahlungsdaten ab.

Kunden können die Autorisierung jederzeit aktualisieren oder widerrufen. Der Wert dieser Zahlungsart liegt darin, dass sie repetitive, manuelle Schritte eliminiert und gleichzeitig eine vorhersehbare, nachverfolgbare Zahlungsbeziehung für Kunden und Unternehmen schafft.

Wie richten Unternehmen automatische Zahlungssysteme ein und verwalten sie?

Die folgenden Schritte ermöglichen es Unternehmen, automatische Zahlungssysteme zu nutzen.

Auswahl der Zahlungsinfrastruktur für die Abrechnung

Wählen Sie einen Zahlungsdienstleister, der wiederkehrende Gebühren über Karten, Banklastschriften oder beides abwickeln kann. Bei diesem Dienstleister befinden sich Ihr Geschäftskonto, Ihr Zahlungsgateway und Ihre Abwicklungslogik. Das Ziel ist Zuverlässigkeit und Sicherheit, da dieses System zum Ausgangspunkt für alle zukünftigen Abbuchungen wird.

Integration dieser Infrastruktur in Produkt und Betriebsabläufe

Automatische Abrechnung funktioniert, wenn Ihre Kundenaufzeichnungen, Abonnementlogik und Zahlungssysteme zusammenarbeiten. Teams implementieren typischerweise eine Kombination aus Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs), einer gehosteten Abrechnungsseite oder einem Admin-Dashboard, um Zahlungsdaten zu sammeln, zu speichern und mit Abonnement- oder Nutzungsdaten zu verknüpfen. In diesem Schritt definieren Sie auch Abrechnungsintervalle, Preispläne und wie Ihr System auf reale Szenarien wie Rechnungserstellung, anteilige Berechnung oder geplante Tarifänderungen reagiert.

Erfassung von Zahlungsinformationen und expliziter Kundenzustimmung

Sie benötigen die Karten- oder Bankkontodaten des Kunden sowie dessen Zustimmung, die jeweilige Zahlungsmethode regelmäßig zu belasten. Diese Zustimmung muss so erfasst werden, dass sie prüfbar und konform ist. Unternehmen verwenden in der Regel sichere Methoden, die dem globalen Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) entsprechen, sodass sensible Daten niemals in Kontakt mit ihren eigenen Servern kommen. Geschäftsbedingungen, Verlängerungszeiten und Kündigungsbedingungen müssen absolut klar sein.

Lassen Sie die Billing-Engine arbeiten, während Sie überwachen

Sobald ein Kunde registriert ist, erfolgen Abbuchungen an den von Ihnen konfigurierten Daten. Rechnungen und Quittungen werden automatisch verschickt. Hinter den Kulissen protokolliert Ihr System jedes Transaktionsergebnis. Teams überwachen das Programm über Dashboards, die fehlgeschlagene Zahlungen, ablaufende Karten und Konten, die Aufmerksamkeit benötigen, aufzeigen. Die Infrastruktur übernimmt die wiederholbaren Aufgaben, während das Team sich auf die Handhabung von Ausnahmen konzentriert.

Welche Tools helfen dabei, automatische Zahlungen zuverlässig ablaufen zu lassen?

Automatische Zahlungen funktionieren nur im großen Maßstab, wenn Zuverlässigkeit und Sicherheit in das System integriert sind. Unternehmen benötigen ein Set von Werkzeugen, die Transaktionen am Laufen halten, Kundendaten schützen und Probleme aufdecken, bevor sie zu Umsatzlecks oder Kundenfrustration führen.

Sichere Zahlungsgateways und Tokenisierung

Jede wiederkehrende Abbuchung läuft durch einen Gateway, also ist dessen Sicherheitsmodell wichtig. Moderne Gateways verschlüsseln Zahlungsdaten während der Übertragung und speichern sie mittels Tokenisierung, was bedeutet, dass das Unternehmen keine Rohkarten- oder Bankdaten verarbeitet. Ein PCI-DSS-konformer Anbieter vereinfacht Audits, Schlüsselverwaltung und Vaulting. Dieses System ermöglicht es Ihnen, wiederkehrende Abbuchungen durchzuführen, ohne sensible Informationen wiederholt zu übertragen.

Engines mit integrierter Automatisierung für wiederkehrende Abrechnung

Eine Billing-Engine orchestriert den gesamten Lebenszyklus der geplanten Abbuchungen. Sie versieht jeden Versuch mit Zeitstempeln, stellt Rechnungen oder Quittungen aus und löst die Abbuchung selbst aus. Eine der wertvollsten Funktionen ist die automatische Wiederholung bei fehlgeschlagenen Zahlungen. Smarte Wiederholungssysteme nutzen Netzwerksignale und Verhaltensmuster, um vielversprechende Wiederholungszeitfenster auszuwählen, was die Wiederherstellungsraten erhöht und die unfreiwillige Abwanderung verringert. Im Rahmen dieses Prozesses werden auch anteilmäßige Verrechnung, Tarifänderungen im laufenden Zyklus und Nutzungsmessung ohne manuelle Eingriffe abgewickelt.

Tools für die Kontoaktualisierung

Viele fehlgeschlagene Kartenzahlungen sind auf veraltete Zahlungsdaten zurückzuführen. Kartennetzwerke bieten Kartenaktualisierer (Card Account Updater, CAU) an, die gespeicherte Zahlungsdaten automatisch aktualisieren, wenn Banken neue Karten ausstellen. Die Nutzung eines Kartenaktualisierers kann messbare Gewinne bewirken.

Betrugsüberwachung und Authentifizierungskontrollen

Selbst wiederkehrende Abbuchungen brauchen Schutzmechanismen. Betrugstools erkennen ungewöhnliche Aktivitäten, blockieren verdächtige Versuche und erfordern eine stärkere Authentifizierung, wenn sich die Risikosignale häufen. Der Prozess der Erstregistrierung kann um Schritte wie 3D Secure ergänzt werden, was eine zusätzliche Ebene der Kartenverifizierung oder Multifaktor-Authentifizierung hinzufügt, die hilft, unbefugte Autopay-Einrichtungen zu verhindern.

Benachrichtigungen und Transparenztools

Zuverlässigkeit entsteht durch erfolgreiche Abbuchungen und transparente Information der Kundschaft. Automatisierte Erinnerungen an bevorstehende Zahlungen, Bestätigungen für bearbeitete Zahlungen und Hinweise, wenn Angaben aktualisiert werden müssen, reduzieren Anfechtungen und geben Kunden einen besseren Überblick. Intern zeigen Dashboards und Benachrichtigungen Trends bei Zahlungsablehnungen, Erfolgsraten und Abwanderung, damit Teams entsprechende Justierungsmaßnahmen ergreifen können.

Wie verbessern automatische Zahlungen den Cashflow und reduzieren manuellen Aufwand?

Automatische Zahlungen verändern die Art und Weise, wie Geld durch ein Unternehmen fließt. Wenn wiederkehrende Abbuchungen nach einem vom Kunden genehmigten Zeitplan erfolgen, stoppt der Umsatz in Abhängigkeit von individuellen Erinnerungen oder manuellem Einsatz des Kunden. Dieser Wandel zeigt sich im Cashflow und schafft Vorteile.

Mehr Beständigkeit beim Empfang von Geldern

Unternehmen erhalten ihr Geld mit automatischen Zahlungen tendenziell regelmäßiger. Zahlungen werden automatisch in die Warteschlange gestellt und verarbeitet, was verspätete Rechnungen und unvorhersehbare Zeitpläne reduziert, die die Planung beeinträchtigen. Dieses System fördert die tägliche Liquidität, indem es die Anzahl der Konten reduziert, die aufgrund von Vergesslichkeit oder administrativen Verzögerungen in Zahlungsrückstand geraten. Auch schlechte Schulden werden reduziert, wenn die Zahlungen nicht wochenlang unbearbeitet bleiben und darauf warten, dass jemand den Fälligkeitstermin bemerkt.

Weniger Zeitaufwand für das Vorantreiben von Transaktionen

Ein großer Teil der Abrechnungsarbeit dient ausschließlich dazu, die Zahlungen am Laufen zu halten, einschließlich Aktivitäten wie Erinnerungen, Nachfassen, manuelle Karteneingabe und Abgleich. Automatische Zahlungen beseitigen die meisten dieser Schritte. Teams können ihre Zeit für Konten nutzen, die Aufmerksamkeit benötigen, und der Abrechnungszyklus wird leichter zu prüfen, da das System bei jedem Versuch saubere Datensätze generiert.

Niedrigere Hürde für die Kundschaft

Ihre Kundschaft profitiert von Stabilität. Sie muss sich nicht jeden Zahlungszyklus merken oder sich mit Verspätungsgebühren auseinandersetzen. Und der Service, für den sie bezahlt, läuft ohne Unterbrechung weiter, was die Kundenbindung unterstützt und Support-Eskalationen in Verbindung mit verwirrenden Abrechnungen reduziert.

Welche Risiken gehen mit automatischer Abrechnung einher?

Automatische Abrechnung erleichtert den Zahlungseinzug, bringt aber auch potenzielle Schwachstellen mit sich, die Unternehmen bewältigen müssen. Viele Probleme entstehen aus drei zugrundeliegenden Dynamiken: Datenänderungen, Informationsasymmetrie und Risikoexposition.

Autorisierungslücken führen zu vielen Zahlungsanfechtungen

Ein großer Anteil von Rückbuchungen in Verbindung mit wiederkehrenden Zahlungen resultiert aus einer unklaren Zustimmungssituation. Kartennetzwerke verlangen von Unternehmen, dass sie den Abrechnungsplan, den Betrag oder die Betragsformel, den Verlängerungszeitpunkt und einen zugänglichen Kündigungsweg bereitstellen. Wenn diese Angaben nicht klar dargestellt oder gespeichert werden, könnten Kunden die Abbuchung anfechten, selbst wenn sie technisch gesehen gültig war. Abonnementverlängerungen, die lange nach Ende der Nutzung eines Dienstes durch einen Kunden erfolgen, sind ein weiterer häufiger Auslöser. Diese Zahlungsanfechtungen erhöhen die Arbeitsbelastung und können die Anfechtungsquote eines Unternehmens erhöhen, was direkte Auswirkungen auf die Abwicklungskosten und das Risikomanagement durch die Acquirer (Händlerbanken) hat.

Zahlungsdaten ändern sich schneller, als viele Teams erwarten

Jedes Jahr werden viele gespeicherte Karten infolge ihres Ablaufs, einer Neuausstellung infolge von Betrug oder einer Kontoschließung ersetzt. Wenn ein Unternehmen keine CAU-Programme für Kartennetzwerke oder strukturierte Wiederholungslogik verwendet, können sich diese stillen Fehler ansammeln. Unfreiwillige Abwanderung stellt in Abonnementmodellen oft einen bemerkenswerten Anteil der Gesamtabwanderung dar.

Lastschriftverfahren bringt eigene administrative Anforderungen mit sich

Wiederkehrende Lastschriften erfordern eine schriftliche Genehmigung mit spezifischer Formulierung, die von Rahmenwerken wie Nacha in den USA und der SEPA in Europa vorgegeben wird. Erstattete Lastschriften – infolge unzureichender Mittel, ungültiger Kontonummern und widerrufener Autorisierungen – enthalten auch Rückgabecodes, die korrekt verarbeitet werden müssen. Die falsche Handhabung von Widerrufen oder das Versäumnis, ordnungsgemäße Autorisierungsunterlagen zu führen, können zu Bußgeldern oder dem Verlust von Abwicklungsrechten führen.

Risiko für falsche Abrechnung steigt

Automatische Systeme buchen weiter ab, bis ihnen etwas anderes mitgeteilt wird. Wenn Nutzungsdaten, Tarifänderungen oder Kündigungsanfragen nicht korrekt synchronisiert werden, kann Kunden monatelang zu viel berechnet werden. Diese Fälle sind teuer in der Behebung und führen oft zu Eskalationen oder formellen Anfechtungen.

Sicherheitsanforderungen steigen, wenn sich gespeicherte Zugangsdaten ansammeln

Die wiederkehrende Abrechnung erhöht die Menge sensibler Daten. Selbst bei der Nutzung von Tokenisierung müssen Unternehmen PCI-DSS-Konformität für die Systeme, die mit diesen Token interagieren, aufrechterhalten. Jede Lücke erzeugt Risiken.

Wie können Organisationen ihre automatischen Zahlungssysteme verbessern?

Die Qualität eines automatischen Zahlungssystems ergibt sich aus den dahinterstehenden Entscheidungen. Die wichtigsten Faktoren sind die Zahlungsnetzwerke, auf die es angewiesen ist, die Regeln, die für Abbuchungen gelten, und die Prozesse zur Erkennung von Problemen, die nicht durch Software gelöst werden können.

Auf einer soliden Zahlungsinfrastruktur aufbauen

Für wiederkehrende Abrechnungen sind Sie auf einen Anbieter angewiesen, der sensible Daten und Abbuchungen zuverlässig verwaltet.

Teams sollten bei der Suche die folgenden Kriterien beachten:

• Tokenisierung und Level-1-PCI-DSS-Konformität für eine zuverlässige Speicherung von Zahlungsdaten

• Stabile Autorisierungsleistung, da wiederkehrende Abbuchungen sehr empfindlich auf Zahlungsablehnungen auf Netzwerkebene reagieren

• Native Unterstützung für Abo-Mechaniken, einschließlich anteiliger Berechnung, Nutzungsmessung und Tarifänderungen ohne individuellen Aufwand

Erfolgsquote bei Autorisierungen erhöhen

Probleme im Lebenszyklus der Zahlungsdaten führen zu wiederkehrenden Zahlungsablehnungen. Um die Erfolgsquote der Autorisierungen zu erhöhen, können Unternehmen CAUs verwenden, die abgelaufene oder neu ausgestellte Karten automatisch aktualisieren und häufig die Autorisierungsraten erhöhen, sowie eine strukturierte Wiederholungslogik, die auf das Netzwerkverhalten und vergangene Transaktionsmuster abgestimmt ist.

Abrechnungsbeziehung leicht verständlich gestalten

Kunden benötigen eine zugängliche Möglichkeit, bevorstehende Abbuchungen einzusehen, Zahlungsdetails zu aktualisieren und den Service zu kündigen. Vorab-Rechnungserinnerungen für hohe oder seltene Abbuchungen, insbesondere jährliche Verlängerungszahlungen, können Anfechtungen und Rückerstattungsanfragen reduzieren.

Mehr Zahlungsmethoden anbieten

Lastschriften und Digital Wallets bieten Ihrer Kundschaft mehr Optionen und können den Anteil abgelehnter Zahlungen in Kundensegmenten mit häufigem Kartenwechsel verringern.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

Mit Stripe Payments können Sie Folgendes umsetzen:

• Bezahlvorgang optimieren: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Nutzeroberflächen, Zugang zu über 125 Zahlungsmethoden und Link, einer von Stripe entwickelten Wallet.

• Neue Märkte schneller erschließen: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.

• Online- und Vor-Ort-Zahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce über Online- und Vor-Ort-Kanäle hinweg, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und Ihren Umsatz zu steigern.

• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.

• Schnelleres Wachstum dank einer flexiblen, zuverlässigen Plattform: Bauen Sie auf einer Plattform auf, die mit Ihnen mitwächst, mit einer historischen Erreichbarkeit von 99,999 % und branchenführender Zuverlässigkeit.

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