Les universités italiennes traitent quotidiennement divers types de paiements. Les universités publiques traitent les frais de scolarité par l'intermédiaire de pagoPA, la plateforme numérique nationale italienne de paiements à l'administration publique et aux fournisseurs de services publics. D'autres paiements – comme ceux des programmes de maîtrise, des formations, des certifications linguistiques et de certains services universitaires – nécessitent des modes de paiement et des flux de travail différents.

Pour les personnes qui gèrent des universités ou qui développent des plateformes GovTech (c.-à-d., des solutions technologiques pour le secteur public, comme des plateformes de paiement pour les universités en Italie), le défi consiste à créer une expérience numérique fluide qui s'adapte aux différents modes de paiement requis pour les frais de scolarité, les programmes de maîtrise et d'autres services.

La numérisation des paiements d'une université peut simplifier les tâches administratives et créer une expérience plus fluide et plus réactive pour les étudiants. Cela comprend les paiements uniques et les paiements échelonnés. Dans cet article, nous abordons les principaux sujets liés aux paiements universitaires en Italie, notamment leur organisation au sein du système italien et le rôle de pagoPA. Nous expliquons également comment gérer les paiements en ligne pour les programmes de maîtrise et d'autres services, et quelles solutions sont efficaces pour les plateformes qui desservent plusieurs universités.

Points à retenir

• Les universités italiennes gèrent différents types de paiements qui ne suivent pas tous le même processus. Dans les universités publiques, les frais de scolarité sont généralement payés par l'intermédiaire de pagoPA, mais les programmes de maîtrise, les cours et les autres services peuvent utiliser différents modes de paiement.
  
• La numérisation des paiements pour les programmes de maîtrise, les cours, les certifications et d'autres services peut simplifier l'encaissement des revenus de l'université tout en améliorant l'expérience étudiante. Cela permet aux étudiants d'effectuer des paiements plus rapidement et plus efficacement.
  
• Lorsque les frais de scolarité ou de programmes universitaires sont divisés en plusieurs versements échelonnés, il y a également plus de dates d'échéance à suivre et à gérer. Le fait d'enregistrer automatiquement les paiements et de signaler les soldes impayés aide l'université à gérer le calendrier de paiement et permet aux étudiants de savoir quand et combien ils doivent payer.
  
• Les plateformes GovTech desservant plusieurs universités doivent gérer les paiements pour chaque établissement tout en gardant des comptes et des flux financiers distincts. Une infrastructure centralisée peut simplifier ce processus et faciliter l'intégration de nouveaux établissements à la même plateforme.
  

Utilisation de pagoPA dans les universités : couverture et liberté de choix

Le système national italien que les citoyens et les entreprises peuvent utiliser pour effectuer des paiements électroniques aux administrations publiques et aux autres organisations participantes est appelé pagoPA. Les lignes directrices publiées par l'Agence pour l'Italie numérique décrivent les règles et les normes d'utilisation du système, couvrant tout, du traitement des paiements au rapprochement des fonds reçus.

Dans les universités publiques, pagoPA sert à percevoir les frais de scolarité et les contributions universitaires dus par les étudiants. Les étudiants peuvent payer leurs frais de scolarité par l'intermédiaire des canaux mis à disposition par l'université et par les fournisseurs de solutions de paiement qui participent au système. L'université reçoit les informations nécessaires pour rapprocher le paiement avec l'état du compte de l'étudiant.

Toutefois, les universités proposent également des programmes de maîtrise, des formations, des certifications, de l'hébergement et d'autres services. Il est nécessaire de déterminer si ces paiements doivent passer par pagoPA ou si l'université peut adopter un autre système de paiement. Le fait de déterminer à l'avance les modes de paiement qui s'appliquent à chaque flux de revenus permet à l'université de concevoir adéquatement le processus d'encaissement correspondant.

Paiements discrétionnaires : programmes de maîtrise, formations, certifications et autres services

Les frais de scolarité ne représentent qu'une partie des revenus que gèrent les universités. Au cours d'une année, une université peut recevoir des paiements pour un large éventail d'activités, chacune ayant son propre processus d'inscription, ses propres montants et ses propres échéances.

Les flux de paiement pouvant nécessiter un traitement particulier peuvent inclure les éléments suivants :

• Inscriptions à des programmes de maîtrise et de cycle supérieur
  
• Formations professionnelles et cours de perfectionnement
  
• Cours de langues et certifications
  
• Hébergement et autres services universitaires payants
  

Pour ces services, pagoPA n'est pas requis. L'université est plutôt libre de choisir le mode de paiement qui répond le mieux à ses besoins. Par exemple, pour les programmes de maîtrise et d'autres programmes, l'université peut exiger le paiement intégral à l'avance ou permettre aux étudiants de répartir les frais en plusieurs versements échelonnés.

Pour les frais d'inscription, les universités peuvent intégrer Stripe Payments directement à leurs sites Web ou à leurs portails et accepter les cartes, les portefeuilles numériques et d'autres modes de paiement. Stripe prend également en charge les paiements dans plus de 135 devises et offre des outils intégrés de prévention de la fraude.

Toutefois, si les frais sont répartis en plusieurs paiements, il existe différentes exigences, que nous aborderons dans la section sur les versements échelonnés ci-dessous.

Comment les systèmes de paiement obsolètes peuvent ralentir les inscriptions et accroître les tâches administratives

Lorsqu'une université gère le paiement séparément de l'inscription en ligne, un processus assez simple peut nécessiter plusieurs étapes. Par exemple, pour s'inscrire à un programme de maîtrise ou à un cours, la personne pourrait devoir remplir le formulaire d'inscription, attendre les instructions de paiement, effectuer le paiement séparément, puis transférer la confirmation de paiement. Plus le processus est long et lourd, plus le risque d'abandon avant la fin est grand.

Naturellement, cela représente également un inconvénient pour l'université. Lorsque l'université gère les inscriptions et les paiements séparément, le personnel administratif effectue beaucoup de travail manuel. Cela comprend la vérification des paiements entrants, leur association aux bons formulaires d'inscription et la recherche de transactions manquantes ou mal identifiées. Avec des centaines ou des milliers d'inscriptions, ces tâches peuvent devenir chronophages.

Au lieu de cela, il est possible d'éliminer bon nombre de ces étapes en intégrant le paiement directement dans le parcours d'inscription. Une fois la transaction terminée, le paiement est automatiquement associé au formulaire d'inscription, et l'état de l'inscription est mis à jour, sans aucun suivi manuel requis.

Comment numériser les plans de paiement par versements échelonnés pour les frais de scolarité

Répartir les frais de scolarité en versements échelonnés permet d'étaler le montant total dû sur plusieurs échéances. D'un point de vue administratif, chaque versement échelonné représente un paiement qui doit être traité et vérifié. Lorsque ces vérifications ne sont pas automatisées, la charge de travail augmente, en particulier dans les universités comptant un grand nombre d'étudiants et d'étudiantes.

Par conséquent, un système numérique pour les paiements par versements échelonnés doit gérer l'ensemble du calendrier de paiement, et non seulement les transactions individuelles. Selon les procédures de l'université, le système de paiement par versements échelonnés pourrait également effectuer les actions suivantes :

• Définir les montants et les échéances des divers versements échelonnés.
  
• Enregistrer automatiquement les paiements entrants et les associer aux bons dossiers étudiants.
  
• Indiquer quels montants ont déjà été payés et lesquels sont encore impayés.
  
• Gérer les échecs de paiement et les tentatives de recouvrement ultérieures.
  
• Envoyer des notifications d'échéance sans nécessiter d'intervention manuelle du personnel administratif.
  

Stripe Billing peut simplifier la gestion des paiements récurrents grâce à l'automatisation des tâches manuelles. L'université peut gérer les échéances prévues, surveiller l'état des paiements et avoir une vue plus claire des montants encaissés et impayés. Billing fournit également des rappels automatisés pour les paiements manqués ou en retard, ainsi que des outils pour gérer les échecs de recouvrement.

Si un paiement par versement échelonné échoue, la fonction Smart Retries de Billing relance automatiquement les paiements aux moments où ils ont le plus de chances d'aboutir. Si le problème concerne le mode de paiement – comme une carte expirée –, Billing peut envoyer à l'étudiant ou l'étudiante une notification automatique contenant des instructions pour le mettre à jour. Cela permet à l'université de récupérer une partie des paiements échoués sans avoir à communiquer avec chaque personne individuellement ou à planifier de nouvelles tentatives de recouvrement.

L'expérience étudiante : paiements mobiles, cartes enregistrées et processus simplifiés

Le paiement en ligne de l'inscription à l'université peut être la conclusion naturelle d'une expérience numérique. Si un étudiant remplit la demande d'inscription sur un téléphone intelligent, mais doit passer à un autre appareil, suivre une procédure distincte ou saisir de nouveau ses informations au moment du paiement, l'expérience perd de sa continuité.

Des pages de paiement adaptées aux téléphones intelligents qui acceptent les portefeuilles numériques peuvent accélérer le paiement d'un programme de maîtrise, d'une formation ou d'un autre service universitaire directement à partir du portail de l'établissement. Certains étudiants doivent effectuer plusieurs paiements, par exemple dans le cas d'un programme divisé en plusieurs versements échelonnés. La possibilité d'enregistrer et de réutiliser les détails de paiement de manière sécuritaire élimine la nécessité de saisir de nouveau les mêmes informations à chaque date d'échéance.

Le fait de conserver l'inscription et le paiement dans le même flux en ligne permet d'éviter des étapes supplémentaires pour les étudiants. Cela permet également à l'université de faire correspondre facilement chaque paiement à l'inscription ou au service correspondant.

Gestion des taxes : activités institutionnelles et commerciales, taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et facturation électronique

Pour gérer correctement les paiements, les universités doivent déterminer le type d'activité de chaque paiement. Les universités fonctionnent comme des entités publiques non commerciales pour leurs activités institutionnelles, mais elles acquièrent le statut de personnes taxables à la TVA lorsqu'elles exercent régulièrement des activités commerciales rémunérées.

Activités institutionnelles et commerciales

Les activités institutionnelles comprennent celles qui font partie de la mission principale de l'université. Les frais de scolarité et les contributions de la population étudiante pour les activités institutionnelles de l'université sont hors du champ d'application de la TVA ; aucune taxe n'est donc facturée.

Les activités commerciales diffèrent en matière de taxes. Ces activités peuvent comprendre la recherche et la consultation pour le compte de tiers, les analyses et tests en laboratoire, les commandites, les baux, les transferts de biens et certaines activités éducatives réalisées contre rémunération. Dans de tels cas, l'université agit en tant qu'entité taxable à la TVA et doit évaluer le traitement fiscal approprié pour chaque transaction spécifique.

Activités commerciales : sont-elles taxables ou exemptées de la TVA?

Une activité commerciale n'inclut pas nécessairement la TVA. Une fois qu'il a été établi que la transaction a des implications fiscales, il est nécessaire de faire la distinction entre les éléments suivants :

• Transactions taxables : le taux de TVA pour le service s'applique. Cela peut inclure des services de consultation, des recherches commandées et des commandites.
  
• Transactions exemptées : la TVA n'est pas facturée pour ces transactions. Certains services d'enseignement et de formation peuvent profiter de l'exemption prévue à l'article 10 du décret présidentiel du 26/10/1972 n° 633, à condition qu'ils répondent aux exigences établies par la réglementation.
  

Une exemption de la TVA ne signifie pas nécessairement l'absence de facturation. Lorsqu'une transaction est soumise à l'exigence de facturation électronique, le document est préparé au format Extensible Markup Language (XML) et transmis par le système d'échange italien (SdI). Pour une transaction exemptée, la facture n'indique aucune TVA facturée et inclut le code d'exemption de TVA N4 applicable.

Avant de configurer les paiements en ligne pour les diplômes de maîtrise, les cours de formation ou d'autres services universitaires, le processus peut se résumer à deux questions. Premièrement, le paiement est-il lié à une activité institutionnelle ou commerciale? Ensuite, si la transaction est commerciale, est-elle taxable ou exemptée de la TVA? Les réponses à ces questions déterminent les exigences fiscales et documentaires qui doivent être intégrées au processus de paiement.

Comment Stripe peut vous aider

Pour les flux de paiement où l'université peut choisir sa propre infrastructure, Stripe propose plusieurs solutions qui peuvent être intégrées en fonction des besoins précis de l'université ou de la plateforme GovTech.

Comment Stripe Payments peut vous aider

Stripe Payments permet aux entreprises de configurer et d’accepter plus de 125 modes de paiement, notamment les virements ACH. Cette solution offre un système de paiement unifié et mondial qui aide toutes les entreprises – des startups en croissance aux grandes entreprises mondiales – à accepter des paiements en ligne, en personne et partout dans le monde.

Stripe Payments peut vous aider à :

• Rapprocher automatiquement les paiements : Rapprochez facilement les virements ACH d’un paiement ou d’une facture précise grâce à un moteur de rapprochement automatique qui utilise des comptes bancaires virtuels pour chaque client et des outils de dépannage.

• Simplifier les remboursements : Effectuez des remboursements ou restituez les fonds excédentaires au client.

• Optimisez votre expérience de paiement : créez une expérience client sans friction et gagnez du temps de développement avec des interfaces utilisateur de paiement préconçues et Link, le portefeuille numérique de Stripe.

• Pénétrer plus rapidement de nouveaux marchés : touchez des clients dans le monde entier grâce aux options de paiement transfrontalier. Réduisez la complexité et le coût de la gestion multidevises dans 195 pays et plus de 135 devises.

• Unifier les paiements en personne et en ligne : créez une expérience de commerce unifiée sur les canaux en ligne et en personne pour personnaliser les interactions, récompenser la fidélité et augmenter les revenus.

• Améliorer la performance des paiements : augmentez vos revenus grâce à une gamme d’outils de paiement personnalisables et faciles à configurer, y compris une protection contre la fraude sans codage et des fonctionnalités avancées pour améliorer les taux d’autorisation.

• Avancer plus rapidement grâce à une plateforme flexible et fiable pour soutenir votre croissance : appuyez-vous sur une plateforme conçue pour se développer avec vous, offrant un taux de disponibilité historique de 99,999 % et une fiabilité à la pointe du secteur.

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Comment Stripe Billing peut vous aider

Stripe Billing vous permet d’émettre des factures et de gérer vos clients comme vous le souhaitez, qu’il s’agisse d’une facturation récurrente simple, d’une facturation à l’utilisation ou de contrats négociés. Commencez à percevoir des paiements récurrents dans le monde entier en quelques minutes, sans codage, ou créez une intégration personnalisée à l’aide de l’API.

Stripe Billing peut vous aider à :

• *Offrir des prix flexibles : *répondez plus rapidement aux besoins des utilisateurs grâce à des modèles de prix flexibles, notamment fondés sur l’utilisation, par niveaux, au montant forfaitaire avec dépassement, et plus encore. La prise en charge des bons de réduction, des périodes d’essai gratuites, des prix au prorata et des options supplémentaires est intégrée.

• *Développer à l’international : *augmentez le taux de conversion en proposant aux clients leurs modes de paiement préférés. Stripe prend en charge plus de 125 méthodes de paiement locales et plus de 130 devises.

• Augmentez vos revenus et réduisez la résiliation : améliorez la capture des revenus et réduisez la résiliation involontaire grâce à Smart Retries et aux automatisations des flux de travail de recouvrement. Les outils de recouvrement de Stripe ont permis aux utilisateurs de récupérer plus de 8,2 milliards $ de revenus en 2025.

• Gagner en efficacité : utilisez les outils modulaires de Stripe pour la gestion fiscale, la production de rapports sur des revenus et l’analyse des données pour regrouper plusieurs systèmes de gestion des revenus en un seul. Intégrez-les facilement à des logiciels tiers.

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Comment Stripe Connect peut vous aider

Stripe Connect orchestre les mouvements de fonds entre plusieurs parties pour le compte de plateformes logicielles et de places de marché. Il offre une inscription des utilisateurs rapide, des composants intégrés, des virements internationaux, etc.

Connect peut vous aider à :

• Être opérationnel en quelques semaines : utilisez des fonctionnalités intégrées ou hébergées par Stripe pour accélérer la mise en service en évitant les coûts initiaux et le temps de développement généralement requis pour accepter les paiements.

• Gérer les paiements à grande échelle : utilisez les outils et services de Stripe pour éviter de mobiliser des ressources supplémentaires pour la production de rapports sur les marges, les formulaires fiscaux, la gestion du risque, les modes de paiement mondiaux ou la conformité liée à l’inscription des utilisateurs.

• Se développer à l’international : aidez vos utilisateurs à attirer davantage de clients dans le monde entier en proposant des modes de paiement locaux et le calcul facile des taxes de vente, de la TVA et de la TPS.

• Bâtir de nouveaux canaux de revenus : optimisez les revenus des paiements en collectant des frais sur chaque transaction. Monétisez les capacités de Stripe sur votre plateforme en activant les paiements en personne, les virements instantanés, la perception des taxes de vente, les financements, les cartes commerciales, et bien plus encore.

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FAQ sur les paiements dans les universités italiennes