Le università italiane gestiscono ogni giorno pagamenti di natura molto diversa. Le tasse universitarie degli atenei pubblici rientrano nel quadro di pagoPA, la piattaforma digitale nazionale ideata per eseguire pagamenti verso la Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi in Italia. Per altre entrate, invece, come master, corsi di formazione, certificazioni linguistiche e determinati servizi universitari, possono entrare in gioco flussi e strumenti di pagamento differenti.

Per chi amministra un ateneo o sviluppa una piattaforma GovTech (ovvero una soluzione tecnologica per la Pubblica Amministrazione, come ad esempio una piattaforma di pagamenti per le università in Italia), la sfida consiste quindi nel creare un'esperienza digitale efficiente tenendo conto delle diverse modalità di pagamento previste per tasse universitarie, master e altri servizi.

La digitalizzazione dei pagamenti di un ateneo può semplificare il lavoro amministrativo e rendere più immediata l'esperienza degli studenti quando occorre gestire pagamenti sia una tantum sia rateali. In questo articolo approfondiremo le principali tematiche dei pagamenti universitari in Italia, tra cui come si articolano nel panorama italiano, quale ruolo svolge pagoPA, come gestire i pagamenti online di master e altri servizi e quali soluzioni adottare quando una piattaforma serve più università.

In sintesi:

• Le università italiane gestiscono diverse tipologie di pagamenti, che non seguono tutte lo stesso percorso. Le tasse universitarie degli atenei pubblici vengono generalmente pagate tramite pagoPA, mentre per master, corsi e altri servizi possono essere previste modalità di pagamento diverse.
  
• La digitalizzazione dei pagamenti di master, corsi, certificazioni e altri servizi può semplificare la gestione degli incassi per l'ateneo e, al contempo, migliorare l'esperienza degli studenti, che possono così completare il pagamento con una procedura più fluida e rapida.
  
• Quando una tassa universitaria o la quota di un programma viene suddivisa in più rate, aumentano anche le scadenze da tenere sotto controllo. Registrare automaticamente i versamenti e segnalare quelli ancora dovuti aiuta l'ateneo a gestire il piano, e lo studente a sapere quando e quanto deve pagare.
  
• Le piattaforme GovTech che lavorano con più università devono gestire i pagamenti di diversi atenei mantenendo separati account e flussi finanziari. Un'infrastruttura centralizzata può semplificare questa gestione e facilitare l'integrazione di nuove istituzioni nella stessa piattaforma.
  

pagoPA per le università: cosa copre e dove offre libertà di scelta agli atenei

pagoPA è il sistema nazionale attraverso il quale cittadini e imprese possono effettuare pagamenti elettronici verso le Pubbliche Amministrazioni e altri soggetti aderenti. Le Linee guida dell'Agenzia per l'Italia Digitale definiscono le regole e gli standard per l'utilizzo del sistema, dalla gestione del pagamento alla riconciliazione delle somme incassate.

Per gli atenei pubblici, pagoPA viene utilizzato per la riscossione delle tasse e dei contributi universitari dovuti dagli studenti. Il pagamento delle tasse universitarie online può essere effettuato attraverso i canali messi a disposizione dall'università e dai fornitori di servizi di pagamento aderenti al sistema, mentre l'ateneo riceve le informazioni necessarie per riconciliare il versamento con la posizione dello studente.

Tuttavia, le università offrono anche master, corsi di formazione, certificazioni, alloggi e altri servizi per cui è necessario verificare se il pagamento rientra nell'ambito di pagoPA o se l'università può adottare un'altra infrastruttura di pagamento. Individuare fin dall'inizio quali modalità di pagamento si applicano a ciascun flusso permette all'ateneo di progettare correttamente il relativo processo di incasso.

I flussi di pagamento discrezionali: master, corsi, certificazioni e servizi

Le tasse universitarie rappresentano solo una parte degli incassi gestiti da un ateneo. Nel corso dell'anno, un'università può ricevere pagamenti legati ad attività molto diverse tra loro, ciascuna con modalità di iscrizione, importi e scadenze specifici.

Tra i flussi che possono richiedere una gestione dedicata rientrano, ad esempio:

• iscrizioni a master e programmi post-laurea;
  
• corsi di formazione e aggiornamento professionale;
  
• corsi e certificazioni linguistiche;
  
• alloggi e altri servizi universitari a pagamento.
  

Per questi servizi, quando il relativo flusso non è soggetto all'utilizzo di pagoPA, l'ateneo può scegliere una soluzione di pagamento adatta alle proprie esigenze. Per master e altri programmi, ad esempio, può prevedere il versamento della quota in un'unica soluzione oppure distribuirlo su più scadenze.

Per le quote da versare al momento dell'iscrizione, Stripe Payments può essere integrato direttamente nel sito o nel portale dell'ateneo e consente di accettare carte, wallet e altri metodi di pagamento. Stripe supporta inoltre pagamenti in oltre 135 valute e offre strumenti integrati per la prevenzione delle frodi.

Se invece la quota viene suddivisa in più scadenze, entrano in gioco esigenze diverse, che approfondiremo nella sezione dedicata ai pagamenti rateali.

In che modo i sistemi di pagamento obsoleti possono ostacolare le iscrizioni e aumentare il lavoro amministrativo

Se il pagamento viene gestito separatamente dall'iscrizione online, anche una procedura relativamente semplice può richiedere diversi passaggi. Per iscriversi a un master o a un corso, ad esempio, lo studente potrebbe dover compilare la domanda, attendere le istruzioni per il pagamento, effettuare il versamento separatamente e inviarne la conferma. Più la procedura è lunga e macchinosa, maggiore è il rischio che lo studente la abbandoni prima di arrivare alla fine.

Naturalmente, questo rappresenta uno svantaggio anche per l’ateneo. Se iscrizioni e pagamenti vengono gestiti separatamente, il personale amministrativo deve effettuare una serie di operazioni manuali, tra cui verificare i versamenti ricevuti, associarli alle relative pratiche e controllare eventuali pagamenti mancanti o non correttamente identificati. Con centinaia o migliaia di iscrizioni, queste operazioni possono richiedere molto tempo.

Integrando il pagamento direttamente nel percorso di iscrizione è possibile, invece, evitare molti di questi passaggi. Una volta completata la transazione, il pagamento può essere automaticamente associato alla relativa pratica e lo stato dell'iscrizione aggiornato, senza che sia necessaria alcuna ulteriore verifica manuale.

Come digitalizzare i piani di pagamento rateale delle tasse universitarie

La rateizzazione delle tasse universitarie permette di distribuire l'importo dovuto su più scadenze, e dal punto di vista amministrativo ogni rata rappresenta un pagamento da gestire e verificare. Quando questi controlli non sono automatizzati, il carico di lavoro aumenta rapidamente, soprattutto negli atenei con un numero elevato di studenti.

Un sistema digitale per il pagamento rateale dovrebbe quindi gestire l'intero piano, non soltanto la singola transazione. A seconda delle modalità previste dall'ateneo, può essere necessario:

• definire importi e scadenze delle diverse rate;
  
• registrare automaticamente i pagamenti ricevuti e associarli allo studente corretto;
  
• mostrare quali somme sono già state versate e quali sono ancora dovute;
  
• gestire eventuali pagamenti non riusciti e i successivi tentativi di riscossione;
  
• inviare comunicazioni relative alle scadenze senza richiedere continui interventi manuali da parte del personale amministrativo.
  

Stripe Billing può semplificare la gestione dei pagamenti distribuiti nel tempo automatizzando molte delle attività che altrimenti richiederebbero un controllo manuale. L'ateneo può gestire le scadenze previste, monitorare lo stato dei pagamenti e avere una visione più chiara degli importi riscossi e di quelli ancora dovuti. Billing offre inoltre promemoria automatici per i pagamenti mancanti o scaduti e strumenti per gestire gli eventuali mancati incassi.

Se il pagamento di una rata non va a buon fine, la funzionalità Smart Retries, disponibile con Stripe Billing, può effettuare automaticamente nuovi tentativi di addebito nei momenti in cui hanno maggiori probabilità di riuscire. Se il problema riguarda invece il metodo di pagamento, ad esempio una carta scaduta, lo studente può ricevere una notifica automatica con le indicazioni per aggiornarlo. L'ateneo può così recuperare una parte dei pagamenti non riusciti senza dover contattare ogni studente o programmare nuovi tentativi di addebito.

L'esperienza degli studenti: pagamenti mobile, carte salvate e procedure più semplici

Pagare l'iscrizione all'università online dovrebbe essere la naturale conclusione di un percorso digitale. Se uno studente completa la domanda da smartphone ma, arrivato al momento del pagamento, deve passare a un altro dispositivo, seguire una procedura separata o inserire nuovamente informazioni già fornite, l'esperienza perde continuità.

Un checkout ottimizzato per dispositivi mobili e l'accesso ai wallet possono rendere più immediato il pagamento di un master, un corso o un altro servizio universitario direttamente dal portale dell'ateneo. Per chi deve effettuare più versamenti, come nel caso di un programma suddiviso in più rate, la possibilità di salvare e riutilizzare in sicurezza le informazioni di pagamento evita inoltre di dover inserire nuovamente gli stessi dati a ogni scadenza.

Mantenere iscrizione e pagamento nello stesso percorso online evita allo studente passaggi aggiuntivi e permette all'ateneo di ricondurre più facilmente ogni pagamento all'iscrizione o al servizio corrispondente.

Aspetti fiscali: attività istituzionali e commerciali, IVA e fatturazione elettronica

Per gestire correttamente i pagamenti, un'università deve innanzitutto stabilire a quale tipo di attività si riferisce l'incasso. Gli atenei operano infatti come enti pubblici non commerciali per le proprie attività istituzionali, ma assumono la veste di soggetti passivi IVA quando svolgono abitualmente attività commerciali dietro pagamento di un corrispettivo.

Attività istituzionali e attività commerciali

Le attività istituzionali comprendono le funzioni che rientrano nelle finalità proprie dell'università. Le tasse e i contributi universitari versati dagli studenti per le attività istituzionali dell'ateneo sono fuori campo IVA e non comportano quindi l'addebito dell'imposta.

Diverso è il caso delle attività commerciali, che possono comprendere, ad esempio, ricerca e consulenza per conto di terzi, analisi e prove di laboratorio, sponsorizzazioni, locazioni, cessione di beni e determinate attività formative svolte dietro corrispettivo. In questi casi, l'università opera come soggetto passivo IVA e deve valutare il trattamento fiscale della singola operazione.

Attività commerciali: operazioni imponibili o esenti IVA?

Un'attività commerciale non comporta necessariamente l'addebito dell'IVA. Una volta stabilito che l'operazione è fiscalmente rilevante, occorre infatti distinguere tra:

• operazioni imponibili, sulle quali viene applicata l'aliquota IVA prevista per quel tipo di prestazione, come può avvenire per consulenze, ricerca commissionata o sponsorizzazioni;
  
• operazioni esenti, per le quali l'IVA non viene addebitata. Determinate prestazioni didattiche e di formazione possono, ad esempio, beneficiare dell'esenzione prevista dall'articolo 10 del DPR 633/1972 quando ricorrono i requisiti stabiliti dalla norma.
  

L'esenzione dall'IVA non significa però necessariamente assenza di fatturazione. Quando l'operazione è soggetta all'obbligo di fattura elettronica, il documento viene predisposto in formato XML e trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Per un'operazione esente, la fattura non addebita l'imposta e riporta il relativo codice natura IVA, N4.

Prima di configurare il pagamento online di un master, un corso o un altro servizio universitario, il percorso da seguire può quindi essere ricondotto a due domande: l'incasso riguarda un'attività istituzionale o commerciale? Se è commerciale, l'operazione è imponibile o esente IVA? La risposta determina gli adempimenti fiscali e documentali da integrare nel processo di pagamento.

Come Stripe può esserti d'aiuto

Per i flussi di pagamento in cui l’ateneo può scegliere la propria infrastruttura, Stripe offre diverse soluzioni che possono essere integrate in base alle specifiche esigenze dell’università o della piattaforma GovTech.

In che modo Stripe Payments può esserti d'aiuto

Stripe Payments offre una soluzione di pagamento unificata e globale che aiuta qualsiasi attività, dalle startup in fase di espansione alle multinazionali, ad accettare pagamenti online, di persona e in tutto il mondo.

Con Stripe Payments puoi:

• Riconciliare automaticamente i pagamenti: riconcilia facilmente i bonifici ACH a un pagamento o una fattura specifici con un motore di riconciliazione automatico che utilizza conti bancari virtuali per ogni cliente e strumenti per la risoluzione dei problemi.

• Semplificare i rimborsi: effettua rimborsi o restituisci i fondi in eccesso al cliente.

• Ottimizzare la tua esperienza di completamento delle transazioni: crea un'esperienza senza problemi e risparmia migliaia di ore di progettazione ricorrendo a interfacce predefinite e accedendo a oltre 125 metodi di pagamento e a Link, il wallet di Stripe.

• Espanderti più rapidamente in nuovi mercati: raggiungi i clienti di tutto il mondo e riduci le complessità e i costi della gestione multivaluta con opzioni di pagamento transfrontaliere, disponibili in 195 Paesi e in più di 135 valute.

• Unificare i pagamenti di persona e online: crea un'esperienza di commercio unificata su canali online e di persona per personalizzare le interazioni, premiare la fedeltà e aumentare i ricavi.

• Migliorare le prestazioni dei pagamenti: aumenta i ricavi con una gamma di strumenti di pagamento personalizzabili e facili da configurare, che includono anche la protezione antifrode non basata su codice e funzionalità avanzate per migliorare le percentuali di autorizzazione.

• Operare più velocemente con una piattaforma flessibile e affidabile per la crescita: utilizza una piattaforma progettata per crescere insieme a te, con tempi di operatività del 99,999% e un'affidabilità leader nel settore.

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In che modo Stripe Billing può esserti d'aiuto

Con Stripe Billing puoi gestire addebiti e clienti come preferisci, dai semplici addebiti ricorrenti a quelli basati sull'utilizzo, fino ai contratti negoziati con il reparto commerciale. Inizia ad accettare pagamenti ricorrenti in tutto il mondo in pochi minuti, senza bisogno di scrivere codice, oppure crea un'integrazione personalizzata usando l'API.

Con Stripe Billing puoi:

• Offrire tariffe flessibili: rispondi più rapidamente alle richieste degli utenti con modelli di prezzo flessibili, ad esempio a consumo, a livelli, a tariffa fissa più costi aggiuntivi. Billing supporta inoltre i coupon, le prove gratuite, le ripartizioni pro rata e i componenti aggiuntivi.

• Espanderti a livello globale: aumenta le conversioni offrendo ai clienti i metodi di pagamento che preferiscono. Stripe supporta oltre 100 metodi di pagamento locali e più di 130 valute.

• Aumentare i ricavi e ridurre il tasso di abbandono: migliora l'acquisizione dei ricavi e riduci gli abbandoni involontari con Smart Retries e le automazioni dei flusso di recupero. Gli strumenti di recupero di Stripe hanno aiutato gli utenti a recuperare oltre 6,5 miliardi di dollari di ricavi nel 2024.

• Aumentare l'efficienza: utilizza gli strumenti modulari di Stripe per la gestione delle imposte, la rendicontazione dei ricavi e la gestione dei dati per riunire insieme più sistemi di ricavo. Questi strumenti si integrano facilmente nei software di terze parti.

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In che modo Stripe Connect può esserti d’aiuto

Stripe Connect coordina i trasferimenti di denaro tra più parti nelle piattaforme software e nei marketplace. Offre una rapida attivazione, componenti integrati, bonifici globali e molto altro.

Connect può aiutarti a:

• Effettuare il lancio in poche settimane: usa funzionalità in hosting o integrate di Stripe per attivare il servizio ancora più rapidamente ed evitare i costi anticipati e i tempi di sviluppo solitamente necessari per la facilitazione dei pagamenti.

• Gestire i pagamenti in modo scalabile: usa gli strumenti e i servizi di Stripe in modo da non dover impegnare risorse aggiuntive per la rendicontazione dei margini, i moduli fiscali, la gestione del rischio, i metodi di pagamento globali o la conformità all'attivazione.

• Crescere a livello globale: aiuta gli utenti a raggiungere un maggior numero di clienti in tutto il mondo utilizzando metodi di pagamento locali e calcolando facilmente le imposte sulle vendite, l'IVA e la GST.

• Sviluppare nuove fonti di ricavo: ottimizza i ricavi dei pagamenti riscuotendo le commissioni su ogni transazione. Monetizza le funzionalità di Stripe abilitando sulla tua piattaforma: pagamenti di persona, bonifici istantanei, riscossione dell'imposta sulle vendite, finanziamenti, carte di pagamento per i dipendenti e altro ancora.

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Domande frequenti sui pagamenti nelle università italiane