Les universités italiennes traitent chaque jour divers types de paiements. Les universités publiques gèrent les frais de scolarité par l'intermédiaire de pagoPA, la plateforme numérique nationale italienne pour les paiements destinés à l'administration publique et aux prestataires de services publics. Les autres paiements (comme ceux pour les programmes de master, les cours de formation, les certifications linguistiques et certains services universitaires) impliquent des moyens de paiement et des flux de travail différents.

Pour les personnes qui gèrent des universités ou développent des plateformes GovTech (c'est-à-dire des solutions technologiques pour le secteur public, comme les plateformes de paiement pour les universités en Italie), le défi consiste à créer une expérience numérique fluide qui prend en charge les divers moyens de paiement requis pour les frais de scolarité, les programmes de master et les autres services.

La numérisation des paiements d'une université peut simplifier les tâches administratives et créer une expérience plus fluide et plus réactive pour les étudiants. Cela inclut les paiements uniques et les versements échelonnés. Cet article aborde les principaux sujets liés aux paiements universitaires en Italie, y compris leur organisation au sein du système italien et le rôle de pagoPA. Nous y expliquons également comment gérer les paiements en ligne pour les programmes de master et d'autres services, et quelles solutions sont efficaces pour les plateformes desservant plusieurs universités.

L’essentiel à retenir

• les universités italiennes gèrent différents types de paiements qui ne suivent pas tous le même processus. Dans les universités publiques, les frais de scolarité sont généralement payés via pagoPA, mais les programmes de master, les cours et les autres services peuvent utiliser différents moyens de paiement ;
  
• la numérisation des paiements pour les programmes de master, les cours, les certifications et les autres services peut simplifier l'encaissement des revenus de l'université tout en améliorant l'expérience des étudiants. Cela permet aux étudiants d'effectuer leurs paiements plus rapidement et plus efficacement ;
  
• lorsque les frais de scolarité ou de programmes universitaires sont divisés en plusieurs versements échelonnés, il y a également plus d'échéances à suivre et à gérer. L'enregistrement automatique des paiements et le signalement des soldes impayés aident l'université à gérer le calendrier des paiements et permettent aux étudiants de savoir quand et combien ils doivent payer ;
  
• les plateformes GovTech desservant plusieurs universités doivent gérer les paiements de chaque établissement tout en séparant les comptes et les flux financiers. Une infrastructure centralisée peut simplifier ce processus et faciliter l'intégration de nouveaux établissements à la même plateforme.
  

Utilisation de pagoPA dans les universités : couverture et liberté de choix

Le système national italien permettant aux citoyens et aux entreprises d'effectuer des paiements électroniques auprès des administrations publiques et d'autres organisations participantes s'appelle pagoPA. Les lignes directrices publiées par l'Agence pour l'Italie numérique définissent les règles et les normes d'utilisation du système, couvrant tous les aspects, du traitement des paiements au rapprochement des fonds reçus.

Pour les universités publiques, pagoPA sert à recouvrer les frais de scolarité et les contributions universitaires dus par les étudiants. Les étudiants peuvent s'acquitter de ces frais via les canaux mis à disposition par l'université et par l'intermédiaire des prestataires de services de paiement participant au système. L'université reçoit les informations nécessaires pour rapprocher le paiement de l'état du compte de l'étudiant.

Toutefois, les universités proposent également des programmes de master, des cours de formation, des certifications, des logements et d'autres services. Il est nécessaire de déterminer si ces paiements doivent passer par pagoPA ou si l'université peut adopter un autre système de paiement. Le fait de définir à l'avance les moyens de paiement applicables à chaque flux de revenus permet à l'université de concevoir correctement le processus d'encaissement correspondant.

Paiements discrétionnaires : programmes de master, cours de formation, certifications et autres services

Les frais de scolarité ne représentent qu'une partie des revenus gérés par les universités. Au cours d'une année, une université peut recevoir des paiements pour diverses activités, chacune avec son propre processus d'inscription, ses montants et ses échéances.

Les flux de paiement pouvant nécessiter un traitement spécifique incluent :

• inscriptions à des programmes de master et de troisième cycle ;
  
• formation professionnelle et cours de perfectionnement ;
  
• cours de langue et certifications ;
  
• logement et autres services universitaires payants.
  

Pour ces services, pagoPA n'est pas obligatoire. L'université est libre de choisir le moyen de paiement qui répond le mieux à ses besoins. Par exemple, pour les programmes de master et autres programmes, l'université peut exiger un paiement intégral à l'avance ou permettre aux étudiants de répartir les frais en plusieurs versements échelonnés.

Pour les frais d'inscription, les universités peuvent intégrer Stripe Payments directement à leurs sites web ou portails, et accepter les cartes, les portefeuilles numériques et d'autres moyens de paiement. Stripe prend également en charge les paiements dans plus de 135 devises et propose des outils intégrés pour la prévention de la fraude.

Toutefois, si les frais sont répartis en plusieurs paiements, les exigences diffèrent, ce que nous abordons dans la section sur les versements échelonnés ci-dessous.

Comment les systèmes de paiement obsolètes peuvent ralentir les inscriptions et augmenter les tâches administratives

Lorsqu'une université gère le paiement séparément de l'inscription en ligne, un processus assez simple peut nécessiter plusieurs étapes. Par exemple, pour s'inscrire à un programme de master ou à un cours, l'étudiant peut devoir remplir le formulaire d'inscription, attendre les instructions de paiement, effectuer le paiement séparément, puis envoyer la confirmation de paiement. Plus le processus est long et fastidieux, plus le risque que l'étudiant l'abandonne avant la fin est grand.

Naturellement, cela représente également un inconvénient pour l'université. Lorsque l'université gère les inscriptions et les paiements séparément, le personnel administratif effectue beaucoup de travail manuel. Cela inclut la vérification des paiements entrants, leur association aux bons formulaires d'inscription et la recherche des transactions manquantes ou mal identifiées. Avec des centaines ou des milliers d'inscriptions, ces tâches peuvent devenir chronophages.

Au lieu de cela, il est possible d'éliminer plusieurs de ces étapes en intégrant le paiement directement dans le parcours d'inscription. Une fois la transaction terminée, le paiement est automatiquement associé au formulaire d'inscription et le statut de l'inscription est mis à jour, sans nécessiter de suivi manuel.

Comment numériser les plans de versements échelonnés pour les frais de scolarité

Le fractionnement des frais de scolarité en versements échelonnés permet de répartir le montant total dû sur plusieurs échéances. D'un point de vue administratif, chaque versement représente un paiement qui doit être traité et vérifié. Lorsque ces contrôles ne sont pas automatisés, la charge de travail augmente, en particulier dans les universités comptant un grand nombre d'étudiants.

Par conséquent, un système numérique pour les versements échelonnés doit gérer l'ensemble de l'échéancier de paiement, et non seulement les transactions individuelles. Selon les procédures de l'université, le système de versements échelonnés pourrait également effectuer les tâches suivantes :

• Définir les montants et les échéances des différents versements échelonnés.
  
• Enregistrer automatiquement les paiements entrants et les associer aux bons étudiants.
  
• Indiquer les montants déjà payés et ceux qui restent à régler.
  
• Gérer les échecs de paiement et les tentatives de recouvrement ultérieures.
  
• Envoyer des notifications d'échéance sans nécessiter d'intervention manuelle du personnel administratif.
  

Stripe Billing peut simplifier la gestion des paiements récurrents grâce à l'automatisation des tâches manuelles. L'université peut gérer les échéances prévues, surveiller l'état des paiements et avoir une vision plus claire des montants encaissés et restants à payer. Billing fournit également des rappels automatisés pour les paiements manqués ou en retard, ainsi que des outils pour gérer les échecs de recouvrement.

En cas d'échec d'un versement échelonné, la fonction de relance intelligente Smart Retries de Billing relance automatiquement les paiements aux moments où ils sont le plus susceptibles d'aboutir. Si le problème concerne le moyen de paiement (comme une carte expirée), Billing peut envoyer à l'étudiant une notification automatique contenant des instructions pour le mettre à jour. Cela permet à l'université de recouvrer une partie des paiements échoués sans avoir à contacter chaque étudiant individuellement ou à planifier de nouvelles tentatives de recouvrement.

L'expérience étudiante : paiements mobiles, cartes enregistrées et processus simplifiés

Le paiement en ligne des inscriptions universitaires peut être l'aboutissement naturel d'une expérience numérique. Si un étudiant remplit le formulaire d'inscription sur un smartphone, mais doit passer sur un autre appareil, suivre une procédure distincte ou saisir de nouveau ses informations au moment du paiement, l'expérience perd en continuité.

Les pages de paiement adaptées aux smartphones et acceptant les portefeuilles numériques permettent de payer plus rapidement un programme de master, un cours de formation ou d'autres services universitaires directement depuis le portail de l'établissement. Certains étudiants doivent effectuer plusieurs paiements, par exemple pour un programme réparti en plusieurs versements échelonnés. La possibilité d'enregistrer et de réutiliser les informations de paiement en toute sécurité évite de devoir saisir les mêmes informations à chaque échéance.

Le regroupement de l'inscription et du paiement dans le même flux en ligne évite aux étudiants des étapes supplémentaires. Cela permet également à l'université d'associer facilement chaque paiement à l'inscription ou au service correspondant.

Gestion des taxes : activités institutionnelles et commerciales, taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et facturation électronique

Pour gérer correctement les paiements, les universités doivent déterminer le type d'activité de chaque paiement. Les universités opèrent en tant qu'entités publiques non commerciales pour leurs activités institutionnelles, mais elles prennent le statut d'assujettis à la TVA lorsqu'elles exercent régulièrement des activités commerciales moyennant des frais.

Activités institutionnelles et commerciales

Les activités institutionnelles comprennent celles qui font partie de la mission principale de l'université. Les frais de scolarité des étudiants et les contributions aux activités institutionnelles de l'université sont hors du champ d'application de la TVA, aucune taxe n'est donc facturée.

Les activités commerciales diffèrent en matière de taxes. Ces activités peuvent inclure la recherche et le conseil pour le compte de tiers, les analyses et tests en laboratoire, les parrainages, les locations, les transferts de biens et certaines activités éducatives réalisées moyennant des frais. Dans de tels cas, l'université agit en tant qu'entité taxable à la TVA et doit évaluer le traitement fiscal approprié pour chaque transaction spécifique.

Activités commerciales : sont-elles taxables ou exemptées de TVA ?

Une activité commerciale n'inclut pas nécessairement la TVA. Une fois qu'il a été établi que la transaction a des implications fiscales, il est nécessaire de distinguer les éléments suivants :

• Transactions taxables : le taux de TVA du service s'applique. Cela peut inclure des services de conseil, des recherches commandées et des parrainages.
  
• Transactions exemptées : la TVA n'est pas facturée pour ces transactions. Certains services d'enseignement et de formation peuvent bénéficier de l'exemption prévue à l'article 10 du décret présidentiel n° 633 du 26/10/1972, à condition qu'ils répondent aux exigences établies par la réglementation.
  

Une exemption de TVA ne signifie pas nécessairement l'absence de facturation. Lorsqu'une transaction est soumise à l'obligation de facturation électronique, le document est préparé au format Extensible Markup Language (XML) et transmis via le système d'échange italien (SdI). Pour une transaction exemptée, la facture n'indique aucune TVA facturée et inclut le code d'exemption de TVA N4 applicable.

Avant de configurer les paiements en ligne pour les diplômes de master, les formations ou autres services universitaires, le processus peut se résumer à deux questions. Premièrement, le paiement est-il lié à une activité institutionnelle ou commerciale ? Ensuite, si la transaction est commerciale, est-elle taxable ou exemptée de TVA ? Les réponses à ces questions déterminent les exigences fiscales et documentaires qui doivent être intégrées au processus de paiement.

Comment Stripe peut vous aider

Pour les flux de paiement où l'université peut choisir sa propre infrastructure, Stripe propose plusieurs solutions qui peuvent être intégrées en fonction des besoins spécifiques de l'université ou de la plateforme GovTech.

Comment Stripe Payments peut vous aider

Stripe Payments permet aux entreprises de configurer et d’accepter plus de 125 moyens de paiement, y compris les transferts ACH. Il offre une solution de paiement unifiée qui aide toutes les entreprises, des startup en pleine croissance aux multinationales, à accepter des paiements en ligne et en personne à l’échelle mondiale.

Stripe Payments peut vous aider à :

• Rapprocher les paiements automatiquement : Rapprocher facilement les transfert ACH d’un paiement ou d’une facture spécifique grâce à un moteur de rapprochement automatique qui utilise des comptes bancaires virtuels pour chaque client et des outils de dépannage.

• Simplifier les remboursements : Effectuer des remboursements ou retourner des fonds excédentaires au client.

• Optimisez votre expérience de paiement : créez une expérience client fluide et gagnez du temps de développement grâce à des interfaces de paiement préconçues et à Link, le wallet de Stripe.

• Accéder plus rapidement à de nouveaux marchés : atteignez des clients dans le monde entier et réduisez la complexité et le coût de la gestion multidevise grâce aux options de paiement transfrontalier, disponibles dans 195 pays et plus de 135 devises.

• Unifier les paiements en ligne et en personne : créez une expérience commerciale unifiée, en ligne et en personne, pour personnaliser les interactions, récompenser la fidélité client et booster vos revenus.

• Améliorer vos performances en matière de paiement : augmentez vos revenus grâce à une gamme d’outils de paiement personnalisables et faciles à configurer, y compris une protection contre la fraude no-code et des fonctionnalités avancées pour améliorer les taux d’autorisation.

• Gagner en efficacité grâce à une plateforme de croissance flexible et fiable : développez-vous sur une plateforme conçue pour évoluer avec vous, avec un temps de disponibilité de 99,999 % et une fiabilité inégalée dans le secteur.

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Comment Stripe Billing peut vous aider

Stripe Billing vous permet de facturer et de gérer vos clients comme vous le souhaitez : abonnements simples, facturation à l’usage, contrats négociés à la vente, etc. Commencez à accepter des paiements récurrents à l’échelle mondiale en quelques minutes, sans avoir à écrire une seule ligne de code, ou créez une intégration personnalisée à l’aide de l’API.

Stripe Billing peut vous aider à :

• Proposer des tarifs flexibles : répondez plus rapidement aux besoins des utilisateurs avec des modèles de tarification flexibles (à l’usage, échelonnée, forfaitaire avec dépassement, et plus encore). La prise en charge des bons de réduction, des essais gratuits, des prorata et des produits complémentaires est intégrée.

• Vous développer à l’international : augmentez vos conversions en proposant les moyens de paiement préférés de vos clients. Stripe prend en charge plus de 125 moyens de paiement locaux et plus de 130 devises.

• Booster vos revenus et limiter l’attrition : récupérez un maximum de revenus et réduisez le churn involontaire grâce aux tentatives de relance intelligente Smart Retries et aux processus de récupération automatiques. En 2024, les outils de Stripe ont permis à ses utilisateurs de récupérer plus de 6,5 milliards de dollars de revenus.

• Gagner en efficacité : utilisez les outils modulaires de Stripe pour la gestion des taxes, le reporting des revenus et l’analyse des données afin de consolider plusieurs systèmes de revenus en un seul. Intégrez facilement des logiciels tiers.

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Comment Stripe Connect peut vous aider

Stripe Connect gère et automatise les mouvements de fonds entre plusieurs parties pour les plateformes logicielles et les marketplaces. Il offre un processus d’onboarding rapide, des composants intégrés, des virements internationaux, et bien plus encore

Connect peut vous aider à :

• Vous lancer en quelques semaines : utilisez les fonctionnalités hébergées ou intégrées de Stripe pour une mise en production plus rapide, tout en évitant les frais initiaux et les délais de développement normalement requis pour faciliter les paiements.

• Gérer les paiements à grande échelle : utilisez les outils et les services proposés par Stripe pour gérer les risques, les rapports de marges, les formulaires fiscaux, les moyens de paiement internationaux ou la conformité lors de l’onboarding.

• Vous développer à l’international : aidez vos utilisateurs à attirer davantage de clients dans le monde entier en proposant des moyens de paiement locaux et en simplifiant le calcul des taxes sur les ventes, de la TVA et de la TPS.

• Créer de nouvelles sources de revenus : optimisez vos revenus liés aux paiements en percevant des frais sur chaque transaction. Monétisez les fonctionnalités de Stripe en proposant sur votre plateforme des paiements en personne, des virements instantanés, l’encaissement des taxes sur les ventes, des solutions de financement, des cartes d’entreprise, et bien plus encore.

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FAQ sur les paiements dans les universités italiennes