Une facture de services de nettoyage est un document permettant de facturer aux clients les services de nettoyage rendus. Ce document donne des détails sur le travail effectué, à savoir le type de nettoyage, la date du service et toutes les tâches particulières qui ont été effectuées, en détaillant clairement les coûts. Cette facture permet aux entreprises de services de nettoyage de se faire payer rapidement et de tenir des registres des transactions tout en offrant aux clients une explication claire des coûts qui leur sont imputés.

Dans cet article, nous allons aborder le contenu d’une facture de services de nettoyage, les conditions de paiement courantes, la façon dont les factures récurrentes peuvent simplifier la facturation et les erreurs courantes à éviter.

Que contient cet article?

• Contenu d’une facture de service de nettoyage
  
• Création de factures professionnelles par les entreprises de services de nettoyage
  
• Modalités de paiement courantes pour les factures de services de nettoyage
  
• Simplification de la facturation des clients réguliers au moyen de factures récurrentes
  
• Erreurs courantes à éviter sur les factures de services de nettoyage
  

Contenu d’une facture de services de nettoyage

Votre facture de services de nettoyage doit contenir tous les détails utiles à votre client pour comprendre ce qu’il vous doit, pour quels services il paie et comment payer. Découvrez ce que doit contenir la facture :

• Votre nom ou nom d’entreprise, votre logo (le cas échéant) et vos coordonnées

• Le nom, l’adresse et les coordonnées de votre client

• Un numéro de facture unique

• La date du service (ou la plage de dates, si vous facturez un service récurrent)

• Une liste détaillée des services de nettoyage et le coût de chaque service (p. ex., « Nettoyage en profondeur, cuisine : 100 $ – Aspirateur sur les tapis de toute la maison : 50 $ »)

• Le sous-total de tous les services

• Le montant total dû, y compris les taxes ou rabais applicables

• Les modalités de paiement, y compris la date d’échéance et les moyens de paiement que vous acceptez

• Tout renseignement nécessaire au paiement (par exemple, un lien de paiement, des coordonnées bancaires)

• Une section de notes facultative pour les touches personnelles, comme un remerciement

Création de factures professionnelles par les entreprises de nettoyage

Un logiciel de facturation est un excellent moyen de vous assurer que vos factures sont complètes, soignées et faciles à payer. Avec Stripe Invoicing, 87 % des factures sont réglées dans les 24 heures. En outre, vous pouvez générer des factures dès que vous configurez un compte Stripe. Découvrez quelques-unes des fonctionnalités proposées par Stripe pour faciliter le processus de facturation :

• Personnalisation : Avec Stripe, vous pouvez personnaliser vos factures avec le logo de votre entreprise, vos coordonnées et une mise en page personnalisée. Vous pouvez offrir ainsi à vos clients une touche familière similaire à celle de vos autres communications.

• Plusieurs modes de paiement : Les clients peuvent payer directement par Stripe à l’aide de plusieurs modes de paiement, notamment les cartes de crédit et les virements bancaires. Cela accélère le processus.

• Factures récurrentes : Avec Stripe, vous pouvez configurer des factures récurrentes pour les clients qui utilisent régulièrement vos services de nettoyage. Cette automatisation permet de gagner du temps et de maintenir des cycles de facturation cohérents.

• Dashboard Stripe : Le Dashboard Stripe indique quelles factures ont été payées ou sont en retard. Ce suivi en temps réel vous aide à gérer vos comptes clients et à effectuer des relances au besoin.

• Rappels automatisés : Stripe peut envoyer automatiquement des courriels de rappel aux clients dont un paiement est en retard. En réduisant le besoin de suivis manuels, cette fonctionnalité aide à maintenir des paiements stables et réguliers.

• Dossiers clients : Stripe conserve toutes vos factures et relevés de paiement en toute sécurité pour pouvoir y accéder facilement à des fins comptables ou fiscales.

Modalités de paiement courantes pour les factures de services de nettoyage

Les modalités de paiement des factures de services de nettoyage peuvent varier en fonction de la nature des services et de l’accord avec le client. Découvrez quelques-unes des modalités de paiement les plus courantes :

• Payable à réception : Les clients doivent payer dès qu’ils reçoivent la facture. Cette modalité est fréquemment utilisée pour les petits projets ponctuels ou pour les nouveaux clients.

• 7, 15 ou 30 jours nets : Les clients ont 7, 15 ou 30 jours pour payer la facture. La modalité « 30 jours nets » est particulièrement courante pour les contrats de nettoyage permanents ou commerciaux.

• Acompte préalable : Les clients doivent payer un pourcentage (par exemple, 25 % à 50 %) à l’avance, le solde restant étant dû à la fin du travail. Cette modalité est habituelle pour les travaux de nettoyage plus importants.

• Paiements basés sur des jalons : Les clients paient après chaque étape importante atteinte (p. ex., 50 % après le nettoyage initial, 50 % à la fin du travail). Les modalités de paiement basées sur des jalons sont plus courantes pour les projets de grande envergure ou nécessitant plusieurs phases.

• Facturation récurrente : Les clients reçoivent leurs factures selon un calendrier fixe (par exemple, le premier du mois) et le paiement est dû dans un délai précis. Cette modalité est fréquemment utilisée pour les clients réguliers avec des rendez-vous récurrents.

• Pénalités de retard : Les clients doivent payer des frais de retard s’ils dépassent la date d’échéance d’un certain délai. Par exemple, une entreprise peut facturer des frais de retard de 5 % pour des factures en retard de plus de 7 jours.

• Réductions en cas de paiement anticipé : Les clients bénéficient d’une légère réduction (par exemple de 2 %) si le paiement est effectué dans un délai déterminé et plus court que demandé.

De plus, les modalités de paiement précisent souvent les modes de paiement acceptables, tels que les cartes de crédit, les virements bancaires et l’argent comptant, afin que les clients sachent comment régler leurs factures.

Simplification de la facturation des clients réguliers au moyen de factures récurrentes

Si vous travaillez régulièrement avec une liste de clients, les factures de services de nettoyage récurrents peuvent simplifier le processus de facturation et de paiement. Des solutions telles que Stripe Invoicing facilitent particulièrement la mise en place de la facturation récurrente. Découvrez comment procéder :

• Stripe Invoicing permet de créer et d’envoyer automatiquement des factures récurrentes à vos clients à intervalles réguliers (chaque semaine, toutes les deux semaines, tous les deux mois ou selon un calendrier personnalisé). Vous n’avez pas à les rédiger ou les envoyer manuellement à chaque fois pour qu’elles soient envoyées à temps à chaque cycle.

• Stripe vous permet de modifier les factures récurrentes sans perturber le calendrier si vous devez ajuster les prix ou ajouter de nouveaux services.

• Les clients peuvent enregistrer leurs informations de paiement avec Stripe et payer directement à l’aide de la plateforme. Cette fonctionnalité permet de réduire les retards et d’améliorer la probabilité que les factures soient réglées dans les délais.

• Le Dashboard Stripe vous offre une vue transparente de vos comptes clients en affichant toutes vos factures récurrentes et leur statut – à savoir si elles sont payées, dues ou en retard.

• Stripe envoie des rappels pour les factures impayées afin que vous n’ayez pas à relancer les clients manuellement. Cette façon de gérer les paiements est subtile, mais efficace.

Erreurs courantes à éviter sur les factures de services de nettoyage

En matière de facturation, un peu d’attention aux détails peut vous faire gagner du temps et de l’énergie et vous éviter des relances difficiles de vos clients. Découvrez quelques erreurs courantes commises par les entreprises de nettoyage sur les factures et comment les éviter.

Ne pas fournir assez de détails

Si votre facture n’indique que « services de nettoyage » et un prix, votre client se demandera peut-être ce qui est compris. Au lieu de cela, détaillez exactement ce qui a été fait et pour quel prix (p. ex. « Nettoyage en profondeur : 3 chambres, 2 salles de bain : 150 $ »). Ces renseignements peuvent permettent d’éviter les questions et les litiges.

Omettre les coordonnées

Si vous oubliez d’ajouter les coordonnées de votre entreprise ou de votre client, il sera plus difficile de faire un suivi en cas de problème. Assurez-vous que chaque facture contient le nom, le numéro de téléphone, l’adresse courriel et l’adresse de votre entreprise et du client.

Sauter des numéros de facture

Le fait de ne pas numéroter vos factures les rend plus difficiles à consulter et à comptabiliser plus tard. Attribuez un numéro unique à chaque facture. Même un simple système de numérotation (par exemple, n° 001, n° 002) permet de garder des dossiers plus ordonnés pour vous et vos clients.

Utiliser des tarifs incohérents

Facturer des prix différents pour des travaux similaires sans expliquer pourquoi peut semer la confusion chez les clients ou les contrarier. Tenez-vous-en plutôt à des prix cohérents et expliquez toute variation de tarifs. Par exemple, vous pouvez écrire « Supplément pour jour férié : +10 % » ou « Supplément de nettoyage requis : +50 $ ».

Offrir des modalités de paiement imprécises

Si les clients ne savent pas quand ni comment payer, cela peut entraîner des retards de paiement. Soyez précis : dites « Paiement au plus tard dans 14 jours » ou « Paiement dû avant le 10 décembre ». Énumérez également les possibilités de paiement afin que les clients sachent comment ils peuvent régler la facture.

Oublier les taxes ou des frais

Si vous omettez la taxe de vente ou les paiements obligatoires, vous risquez de sous-facturer ou de soulever des questions plus tard. Vérifiez les règles fiscales locales et prévoyez une ligne pour les taxes afin qu’il n’y ait pas de surprises.

Ne pas détecter les fautes de frappe ou les erreurs de calcul

Un total erroné ou une faute de frappe dénote un manque de professionnalisme et peut ralentir le paiement. Relisez chaque facture, et si les calculs ne sont pas votre fort, utilisez un outil tel que Stripe Invoicing pour les gérer à votre place.

Envoyer des factures bâclées

Une facture trop simple ou mal formatée peut conférer à votre entreprise un aspect moins professionnel. Des détails, tels que des polices cohérentes, des mises en page épurées et votre logo, peuvent faire une grande différence.

Envoyer les factures en retard

Trop attendre avant l’envoi de la facture peut entraîner des retards supplémentaires. Envoyez vos factures juste après la fin des travaux. Stripe vous permet d’envoyer des factures instantanément, même à partir de votre téléphone.

Ne pas suivre les paiements

Les entreprises évitent parfois de relancer les clients en retard de paiement parce que cela leur semble embarrassant ou leur prend trop de temps. Au lieu de cela, utilisez des rappels automatiques. Les plateformes telles que Stripe peuvent envoyer aux clients des rappels amicaux pour que vous n’ayez pas à le faire.