Les États modifient constamment les taux de taxe. Les règles d’imposition des produits varient d’un territoire à l’autre et la vente par l’intermédiaire de canaux peut créer de nouvelles obligations fiscales. Les entreprises qui considèrent la taxe de vente comme un élément accessoire risquent des pertes financières, des amendes ou des pénalités, ainsi qu’une altération de la confiance des clients.

Ce guide présente quelques-unes des premières étapes pour assurer la conformité en matière de taxe de vente aux États-Unis, notamment l’évaluation du risque fiscal passé et actuel et l’inscription le cas échéant, la correction des lacunes passées, l’automatisation de la gestion des taux et des certificats, et la création d’un modèle de gouvernance qui permet à vos systèmes et à vos équipes d’être prêts en cas d’audit.

1. Déterminer vos obligations fiscales et mettre en place un suivi continu

• Exportez les ventes brutes des 12 à 24 derniers mois et le nombre de transactions par État, y compris le comté/la ville ou le district fiscal spécial. Incluez les ventes sur les places de marché et les plateformes, l’activité au sein des entrepôts et toutes les ventes en personne.
  
• Une fois que vous disposez de vos données de vente, vérifiez les seuils de revenus ou de transactions que vous avez atteints pendant la période de rétrospective.
  
• Suivez l’activité de vente au niveau de l’État, de la ville et du territoire spécial, la date de création du lien fiscal (lorsque l’obligation a été remplie), la fréquence de déclaration attribuée par l’autorité fiscale de l’État, ainsi que le numéro de permis (le cas échéant). Conservez toutes ces informations dans une feuille de calcul partagée ou un système interne.
  

2. S’inscrire si nécessaire

• Rassemblez les documents appropriés, y compris les documents de création d’entreprise, le numéro de sécurité sociale (SSN) ou le numéro d’identification fiscale (TIN) du propriétaire au besoin, les données de vente pour le territoire fiscal (contrats avec des services de gestion d’entrepôts, emplacements des employés) et les coordonnées bancaires pour effectuer les paiements par transfert électronique de fonds (TEF).
  
• Inscrivez-vous pour obtenir des permis de taxe de vente et consignez les numéros de permis et les fréquences de déclaration dans vos registres.
  

3. Rapprocher les obligations échues et s’en acquitter

• Comparez l’historique des ventes par territoire aux taxes collectées; identifiez les obligations non perçues et les déficits dans les déclarations.
  
• En cas de risque fiscal important passé, évaluez les accords de divulgation volontaire (VDA) ou les approches axées sur l’inscription avec l’aide d’un conseiller afin de réduire les pénalités et d’organiser les paiements.
  
  • Accord de divulgation volontaire : un accord de divulgation volontaire réduit souvent les pénalités et limite les mesures rétrospectives; estimez l’obligation, les pénalités et les intérêts éventuels.
    
  • Approche axée sur l’inscription : inscrivez-vous et soumettez vos déclarations à titre prospectif; consultez un conseiller au sujet des divulgations volontaires ou de la négociation des obligations échues.
    
• Gardez tous les documents justificatifs, les reçus de versement et calculs à portée de main en cas d’audit.
  

4. Nettoyer les données des clients et de transactions

• Utilisez une API de validation d’adresse intégrée aux processus de paiement et d’importation de commandes afin de vous assurer de sélectionner le territoire fiscal approprié.
  
• Fusionnez les doublons, assurez-vous que les adresses de livraison et facturation des clients sont fournies par une seule source établie et étiquetez les comptes à l’aide de caractéristiques d’ordre fiscal, notamment un client fournissant des services d’entrepôt se trouvant dans l’État.
  
• Dans la mesure du possible, associez aux transactions effectuées la mention « taxes perçues », « taxes non perçues » ou « exonérées par un certificat » pour faciliter les rectifications et la création de rapports.
  

5. Catégoriser l’assujettissement aux taxes pour les produits et pour les livraisons

• Comprenez dans quelle mesure chacune de vos unités de gestion des stocks est considérée comme un produit taxable.
  
• Indiquez si la livraison est taxable par l’État et comment vous la portez aux factures (est-elle indiquée séparément ou est-elle incluse?); mettez à jour le processus de paiement en conséquence.
  
• Vérifiez l’assujettissement aux taxes des biens numériques, des logiciels-services et des services aux entreprises pour chaque territoire, et attribuez les codes fiscaux appropriés. Les règles d’assujettissement aux taxes pour ces produits varient d’un État à l’autre.
  
• Répertoriez les types d’exemption (revente, gouvernement, organisme à but non lucratif), les formulaires de certificat requis et les validations par État.
  

6. Faciliter les recouvrements, les exemptions et la gestion des certificats

• Utilisez un outil de gestion des certificats pour stocker les certificats d’exemption, saisir les métadonnées (territoire, type d’exemption, date d’expiration) et automatiser les rappels de renouvellement.
  
• Configurez la plateforme de sorte qu’elle n’applique des exemptions qu’aux transactions admissibles, et indiquez les références de certificat sur les factures et les déclarations.
  
• Assurez-vous que les transactions antérieures pour lesquelles les certificats ont été utilisés sont étiquetées comme preuves en cas d’audit.
  

7. Mettre en place des processus de déclaration et de versement

• Entrez dans votre calendrier fiscal les fréquences de déclaration, les dates d’échéance et toutes les règles de paiement spéciales propres à chaque territoire.
  
• Connaissez la procédure de déclaration pour chaque État ainsi que les formulaires requis et sauvegardez vos informations de connexion aux services gouvernementaux dans un endroit sûr.
  
• Assurez-vous que le TEF, les paiements CCA (chambre de compensation automatisée) ou les modes de paiement étatiques sont mis en place et que le financement est disponible. Mettez en œuvre les processus d’approbation pour les versements.
  

8. Création de rapports, rapprochement et données et documentation

• Rapprochez les taxes collectées par territoire avec les montants indiqués sur les déclarations.
  
• Stockez les analyses du lien fiscal, les inscriptions, les certificats d’exemption, les déclarations au format PDF, les confirmations de paiement et la correspondance dans un emplacement accessible.
  
• Préparez des résumés fiscaux mensuels et trimestriels à l’intention du service financier et de la direction; incluez les changements de statut concernant le lien fiscal, les inscriptions ouvertes et les versements impayés.
  
• Respectez les règles en matière de tenue des registres applicables dans l’État concerné (généralement de trois à sept ans, selon les États).
  

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la conformité fiscale afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre activité. Commencez à percevoir des taxes à l’échelle mondiale en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante, en cliquant sur un bouton dans le Dashboard ou en utilisant notre puissante API.

Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous alerte lorsque vous dépassez le seuil de montant établi en fonction de vos transactions Stripe qui rend l’inscription fiscale obligatoire. Il peut également s’inscrire pour collecter les taxes en votre nom aux États-Unis et gérer les déclarations par l’intermédiaire de partenaires de confiance. Stripe Taxcalcule et collecte automatiquement les taxes de vente, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe sur les produits et services (TPS) sur :

• Les biens et services numériques dans tous les États américains et dans plus de 100 autres pays
  
• Les biens matériels dans tous les États américains et dans 42 autres pays
  

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous inscrire et percevoir des taxes : voyez où vous devez percevoir des taxes en fonction de vos opérations Stripe. Après votre inscription, activez la collecte de taxes dans un nouvel État ou pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à collecter des taxes en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration Stripe existante ou en activant la collecte directement dans le Dashboard Stripe d’un simple clic.

• Inscrivez-vous pour payer des taxes : si vous devez vous inscrire pour payer la taxe de vente aux États-Unis, laissez Stripe gérer vos inscriptions fiscales et profitez d’un processus simplifié qui préremplit les renseignements de votre demande, vous faisant gagner du temps et facilitant votre conformité aux réglementations locales. Si vous avez besoin d’assistance pour vous inscrire en dehors des États-Unis, Stripe collabore avec Taxually pour vous aider à vous inscrire auprès des autorités fiscales locales.

• Collecter automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et perçoit le montant exact des taxes dues, quels que soient les produits que vous vendez et les pays dans lesquels vous les vendez. Il prend en charge des centaines de produits et services et est à jour en ce qui concerne les règles fiscales et les modifications des taux.

• Simplifier vos déclarations : Stripe Tax s’intègre de manière transparente aux partenaires de déclaration pour que vos déclarations internationales soient exactes et effectuées dans les délais. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

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