Los estados cambian constantemente las tasas impositivas, las normas de sujeción a impuestos difieren según la jurisdicción y la venta a través de canales puede crear nuevas obligaciones de impuestos. Las empresas que tratan el impuesto sobre las ventas como una idea de futuro corren el riesgo de sufrir pérdidas financieras, multas o sanciones y daños a la confianza del cliente.

Esta guía explica algunos de los primeros pasos para el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas en los EE. UU., incluida la evaluación de la exposición impositiva histórica y actual, y el registro cuando sea necesario, la corrección de brechas pasadas, la automatización de la gestión de tasas y certificados, y la creación de un modelo de gobernanza que mantenga tus sistemas y equipos listos para la auditoría.

1. Evalúa dónde tienes obligaciones fiscales y configura una supervisión continua

• Datos exportados de los últimos 12 a 24 meses de ventas brutas y transacciones por estado, incluidos el condado/ciudad o el distrito fiscal especial. Incluye las ventas Marketplace y de la plataforma, la actividad en el depósito y cualquier venta en persona.
  
• Una vez que tengas tus datos de ventas, revisa cuándo se alcanzaron los umbrales de ingresos o transacciones durante el período de revisión.
  
• Registra las actividades de ventas en jurisdicciones estatales, de la ciudad y especiales; la fecha de activación del nexo (cuando se cumplió con la obligación); la frecuencia de declaración fiscal asignada por la autoridad grava estatal; y el número de permiso (cuando se haya obtenido). Almacena esto en una hoja de cálculo compartida o sistema interno.
  

2. Regístrate donde sea necesario

• Reúne los documentos adecuados, incluidos los documentos de constitución de la empresa, el número de Seguro Social (SSN) titular o el número de identificación del contribuyente (TIN) cuando sea necesario, los datos de ventas de la jurisdicción fiscal (contratos de almacén, ubicaciones de los empleados) e información bancaria para pagos por transferencia electrónica de fondos (EFT).
  
• Regístrate para obtener permisos de impuestos sobre las ventas, y registra los números de permisos y las frecuencias de declaración fiscal en tus registros.
  

3. Concilia y corrige pasivos históricos

• Compara el historial de ventas por jurisdicción con los impuestos recaudados; identifica los pasivos no cobrados y las brechas en las presentaciones.
  
• Para una exposición pasada significativa, evalúa los acuerdos de divulgación voluntaria (VDA) o los enfoques de registro prioritario con un abogado para reducir las sanciones y estructurar los pagos.
  
  • VDA: un VDA a menudo reduce las sanciones y limita la retrospectiva; estima la responsabilidad potencial, las sanciones y los intereses.
    
  • Enfoque de registro prioritario: registra y presenta declaraciones de manera prospectiva; consulta a un abogado sobre divulgaciones voluntarias o negociación de responsabilidades anteriores.
    
• Mantén accesible toda la documentación de respaldo, ingresos por remesas y cálculos en caso de una auditoría.
  

4. Limpia los datos de clientes y transacciones

• Utiliza una API de validación de direcciones que esté integrada en el proceso de compra y solicita flujos de importación para garantizar la correcta asignación de la jurisdicción impositiva.
  
• Combina duplicados, garantiza una única fuente de la verdad para las direcciones de envío y facturación de los clientes, y etiqueta las cuentas con atributos de relevancia impositiva, como un cliente de depósito en el estado.
  
• Siempre que sea posible, marca las transacciones históricas como “impuestos cobrados”, “impuestos no cobrados” o “exentos con certificado” como soporte para rectificaciones y declaraciones.
  

5. Clasifica los productos y la sujeción a impuestos de los envíos

• Comprende dónde se considera que cada SKU que tienes es un producto sujeto a impuestos.
  
• Documenta si el envío está sujeto a impuestos según el estado y cómo presentas el envío en las facturas (por separado en comparación con incluido). Actualiza la lógica del proceso de compra en consecuencia.
  
• Revisa la sujeción a impuestos de los bienes digitales, software como servicio y servicios profesionales en cada jurisdicción, y asigna los códigos impositivos correspondientes. Estos tipos de productos tienen normas de sujeción a impuestos diferentes en cada estado.
  
• Enumera los tipos de exención (reventa, gubernamentales, sin fines de lucro) y los formularios de certificado y validaciones requeridos por estado.
  

6. Habilita cobros, exenciones y gestión de certificados

• Utiliza una herramienta de gestión de certificados para almacenar certificados de exención, captura metadatos (jurisdicción, tipo exención, vencimiento) y automatiza recordatorios de renovación.
  
• Configura la lógica de la plataforma para aplicar exenciones solo a las transacciones que cumplan los requisitos y preservar las referencias de los certificados en las facturas y devoluciones.
  
• Asegúrate de que las transacciones anteriores que usaron certificados estén etiquetadas como evidencia de auditoría.
  

7. Configura los procesos de declaración fiscal y remesa

• Completa tu calendario impositivo con frecuencias de declaración fiscal, fechas de vencimiento y cualquier regla especial de pago por jurisdicción.
  
• Comprende el [proceso de presentación del estado y los formularios requeridos, y guarda la información de inicio de sesión en un lugar seguro.
  
• Asegúrate de que EFT, la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) o los métodos de pago estatales estén configurados y que haya fondos disponibles. Implementa flujos de trabajo de aprobación para las remesas.
  

8. Informes, conciliación y documentación

• Concilia los impuestos recaudados por jurisdicción frente a importes declarados en las presentaciones.
  
• Almacena análisis de nexos, registros, certificados de exención, PDF de devolución, confirmaciones de pago y correspondencia en una ubicación apta para buscar.
  
• Crea resúmenes de impuestos mensuales y trimestrales para las finanzas y el liderazgo; incluye cambios de estado de nexo, registros abiertos y remesas pendientes.
  
• Sigue las reglas estatales de mantenimiento de registros (generalmente de tres a siete años, varía según el estado).
  

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal a fin de que puedas centrarte en el crecimiento de tu empresa. Para comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo, solo debes agregar una única línea de código a tu integración existente, hacer clic en un botón del Dashboard o utilizar nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a controlar tus obligaciones y te avisa cuando superas un umbral de registro del impuesto sobre las ventas establecido en tus transacciones con Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en los EE. UU. y gestionar las declaraciones fiscales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST) de:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y en 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos establecidos en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en los EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales y benefíciate de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si estás ubicado fuera de los EE. UU., Stripe trabaja con Taxually para ayudarte con el registro ante las autoridades fiscales locales.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios, además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra a la perfección con los socios de declaración fiscal, por lo tanto, tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios administren tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.

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