Staten veranderen belastingtarieven voortdurend, de regels voor belastbaarheid van producten verschillen per regio en verkopen via kanalen kan nieuwe belastingverplichtingen met zich meebrengen. Ondernemingen die sales tax als een bijzaak behandelen, lopen het risico op financiële verliezen, boetes of straffen en schade aan het vertrouwen van klanten.

In deze whitepaper bespreken we enkele van de eerste stappen voor compliance met sales tax in de VS, waaronder het beoordelen van historische en huidige belastingrisico’s en -registratie waar nodig, het corrigeren van hiaten in het verleden, het automatiseren van tarief- en certificaatbeheer en het ontwikkelen van een governancemodel dat ervoor zorgt dat je systemen en teams klaar zijn voor audits.

1. Beoordeel waar je belastingverplichtingen hebt en stel doorlopende monitoring in

• Exporteer de bruto-omzet en het aantal transacties van de afgelopen 12 tot 24 maanden per staat, inclusief county/stad of speciaal belastingdistrict. Voeg marktplaats- en platformverkopen, warehouse-activiteiten en eventuele fysieke verkopen toe.
  
• Zodra je je verkoopgegevens hebt, controleer je waar drempelwaarden voor inkomsten of transacties zijn bereikt tijdens de terugblikperiode
  
• Houd bij wat er gebeurt met de verkoopactiviteiten in de staat, stad en speciale regio’s; de datum waarop de nexus is ontstaan; hoe vaak je iets moet indienen volgens de belastingdienst van de staat; en het vergunningnummer (als je dat hebt). Zet dit allemaal in een gedeelde spreadsheet of een intern systeem.
  

2. Registreer waar nodig

• Verzamel de juiste documenten, waaronder documenten over de oprichting van ondernemingen, het socialezekerheidsnummer (SSN) of het belastingidentificatienummer (TIN) van de eigenaar, indien nodig, verkoopgegevens voor de belastende regio (magazijncontracten, locaties van werknemers) en bankgegevens voor EFT-betalingen (Electronic Funds Transfer: elektronische overschrijvingen).
  
• Registreer je voor sales tax-vergunningen, en registreer vergunningsnummers en aangiftefrequenties in je administratie.
  

3. Historische verplichtingen reconciliëren en corrigeren

• Vergelijk historische verkopen per regio met geïnde belasting; identificeer niet-geïnde aansprakelijkheid en hiaten in aangiften.
  
• Evalueer VDA’s (Voluntary Disclosure Agreements: vrijwillige openbaarmakingsovereenkomsten) of benaderingen op basis van registratie met een raadsman om boetes te verminderen en structuur aan te brengen in betalingen.
  
  • VDA: een VDA zorgt vaak voor lagere boetes en beperkt loopback; schat de mogelijke aansprakelijkheid, boetes en rente in.
    
  • Benadering waarbij registratie centraal staat: registreer je en dien je aangiften prospectief in; vraag advies over vrijwillige openbaarmakingen of het regelen van oude schulden.
    
• Bewaar alle ondersteunende documentatie, afdrachtbewijzen en berekeningen zodat je ze bij een audit bij de hand hebt.
  

4. Klant- en transactiegegevens opschonen

• Gebruik een API voor adresvalidatie die is geïntegreerd in de afreken- en bestellingsimportprocessen om ervoor te zorgen dat de juiste belastingregio wordt toegewezen..
  
• Voeg duplicaten samen, zorg voor één uniforme bron van informatie voor verzend- en facturatieadressen van klanten en label accounts belastinggerelateerde kenmerken, zoals een klant met een magazijn in dezelfde staat.
  
• Markeer historische transacties waar mogelijk als 'geïnde belasting', 'niet-geïnde belasting' of 'vrijgesteld met certificaat' ter ondersteuning van herstel en rapportage.
  

5. Classificeer producten en belastbaarheid van verzending

• Begrijp waar elke SKU die je hebt als een belastbaar product wordt beschouwd.
  
• Documenteer of verzending belastbaar is per staat en hoe je de verzending op facturen aangeeft (afzonderlijk vermeld versus inbegrepen). Stem de afrekenlogica dienovereenkomstig daarop af.
  
• Controleer belastbaarheid voor digitale goederen, Software-as-a-Service (SaaS) en zakelijke dienstverlening in elke regio en wijs de juiste belastingcodes toe. Voor dit soort producten bestaan verschillende belastbaarheidsregels per staat.
  
• Vermeld vrijstellingssoorten (wederverkoop, overheid, non-profit) en vereiste certificaatformulieren en validaties per staat.
  

6. Incasso's, vrijstellingen en certificaatbeheer inschakelen

• Gebruik een tool voor certificaatbeheer om vrijstellingscertificaten op te slaan, metadata vast te leggen (regio, vrijstelling, vervaldatum) en verlengingsherinneringen te automatiseren.
  
• Configureer platformlogica om vrijstellingen alleen toe te passen op transacties die in aanmerking komen, en bewaar certificaatreferenties op facturen en retourzendingen.
  
• Zorg ervoor dat gebruikte certificaten uit eerdere transacties worden gelabeld als auditbewijs.
  

7. Procedures voor aangifte en afdracht opzetten

• Vul je belastingkalender in met aangiftefrequenties, vervaldatums en eventuele speciale betalingsregels per regio.
  
• Begrijp de aangifteprocedure en vereiste formulieren van elke staat, en sla je aanmeldgegevens van de staat op een veilige plaats op.
  
• Zorg ervoor dat EFT, Automated Clearing House (ACH) of staatsbetaalmethoden zijn ingesteld en dat er financiering beschikbaar is. Implementeer goedkeuringsworkflows voor afdrachten.
  

8. Rapportage, reconciliatie en documentatie

• Reconcilieer de geïnde belasting per regio met de bedragen die op aangiften worden vermeld.
  
• Bewaar nexusanalyses, registraties, vrijstellingscertificaten, retour-pdf's, betalingsbevestigingen en correspondentie op een doorzoekbare locatie.
  
• Maak maandelijkse en driemaandelijkse belastingoverzichten voor de financiële afdeling en het management; inclusief nexusstatuswijzigingen, open registraties en openstaande overschrijvingen.
  
• Houd je aan de regels voor het bijhouden van staatsgegevens (meestal drie tot zeven jaar; verschilt per staat).
  

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Met Stripe Tax kun je je verplichtingen in de gaten houden en krijg je een melding als je de drempelwaarde voor sales tax-registratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties.. Stripe Tax kan ook namens jou belasting berekenen in de VS en aangiften beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent en int automatisch sales tax (omzetbelasting), VAT (Value Added Tax: belasting toegevoegde waarde – btw) en GST (Goods and Services Tax: belasting op goederen en diensten):

• Digitale goederen en diensten in alle staten van de VS en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Te begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: Bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: Als je je in de VS moet registreren voor sales tax, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigde procedure waarbij de aanmeldformulieren vooraf worden ingevuld. Dit bespaart je tijd en vereenvoudigt de compliance met lokale regelgeving. Als je buiten de VS bent gevestigd, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij de registratie bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.