Défi

Créée en Nouvelle-Zélande en 2013, Crimson Education aide la jeunesse néo-zélandaise à accéder aux meilleures universités nord-américaines et britanniques. L'entreprise souhaitait se développer sur de nouveaux marchés pour permettre à davantage de personnes du monde entier de concrétiser leur projet d'études supérieures. Elle a néanmoins constaté que les difficultés pour accéder à de nouveaux marchés sont considérables. En effet, chaque pays utilise une devise, des moyens de paiement et des infrastructures bancaires différents.

En outre, elle tenait à offrir aux élèves la possibilité de régler avec le moyen de paiement de leur choix et à une fréquence raisonnable, tout en procédant à un encaissement et à une analyse efficaces de leurs paiements. « Proposer aux familles des moyens de paiement et des échéanciers de remboursement dans leur devise locale favorise le respect des délais de paiement, un aspect essentiel de l'élaboration des prévisions d'activité et l'établissement des budgets », affirme Mark Ashley, contrôleur financier monde pour Crimson Education. Il était également important d'automatiser cette solution de paiement afin de réduire le nombre de processus manuels que devait suivre le service finance de Crimson Education.

Solution

En quête d'une plateforme permettant de se développer à l'international, de proposer des paiements flexibles et de faire gagner de précieuses heures à ses équipes, Crimson Education s'est tournée vers Stripe. « Nous devions pouvoir nous adapter aux différents besoins des personnes qui nous font confiance et Stripe a été d'une aide précieuse sur ce point », explique Mark Ashley.

Stripe Payments a permis à l'entreprise de se développer facilement dans de nouvelles régions en acceptant les paiements de sa clientèle dans sa devise, sans qu'il lui soit nécessaire d'ouvrir un compte bancaire localement. La fonction de relance intelligente Smart Retries lui a permis de protéger ce type de paiement, car « dans la plupart des cas, les paiements échelonnés représentent des sommes importantes et si un paiement est refusé en raison du montant ou d'une autre erreur, il est essentiel de pouvoir demander une nouvelle tentative de paiement ». Grâce à Stripe Radar, Crimson Education est par ailleurs en mesure de se protéger, ainsi que sa clientèle, contre les fraudes sans risquer de bloquer les transactions légitimes.

Crimson a également ajouté à sa plateforme de nouveaux moyens de paiement particulièrement appréciés en Australie et en Nouvelle-Zélande, comme Alipay et WeChat Pay. Payments offre la possibilité à la clientèle de Crimson de régler via de nouveaux moyens de paiement, comme Apple Pay, aussi facilement qu'avec une carte bancaire.

Avec Stripe Billing, Crimson Education aide les familles à créer des échéanciers de remboursement flexibles. « Stripe Billing nous permet de concevoir, d'automatiser et d'intégrer très facilement à nos systèmes des échéanciers de remboursement afin d'ajuster nos modèles tarifaires selon les préférences de notre clientèle », détaille Mark Ashley.

Soucieuse des besoins de son équipe, Crimson Education a décidé de transférer son progiciel de gestion intégré (ERP) vers NetSuite. Cette opération s'est également accompagnée de la reconnexion et de la reconfiguration de Stripe avec ce nouveau système. Crimson Education a fait appel à SuiteFunction, un partenaire de Stripe, pour faciliter le processus de mise en œuvre. « Pouvoir compter sur un partenaire qui maîtrise les fonctionnalités de Stripe et de NetSuite est inestimable. Nous nous apprêtons à franchir une nouvelle étape dans le développement de notre activité en ligne et automatiser et simplifier nos processus est très important pour nous », juge Mark Ashley.

Résultats

De nouveaux outils pédagogiques sont mis à la disposition des élèves dans plus de 11 pays

En élargissant l'éventail des services proposés à sa clientèle et en simplifiant l'encaissement grâce à la prise en charge de différents moyens de paiement et devises, Crimson Education a pu se développer rapidement à l'international. Ces 18 derniers mois, la société a même ouvert de nouveaux bureaux en Inde, en Indonésie et en Turquie.

L'entreprise étend également son offre de produits et de services propulsés par Stripe. Outre des services de conseil et des cours de secondaire en ligne, Crimson Education développe son service de tutorat par abonnement, Revision Village. « Le Revision Village prend de l'ampleur. Il devrait figurer parmi nos plus gros postes d'activité d'ici trois à quatre ans, avec Stripe aux commandes pour tout ce qui concerne le paiement des abonnements », explique Mark Ashley.

90 % de respect des délais de paiement dans l'ensemble de l'organisation

L'intégration de Stripe a pris seulement quelques semaines, et Crimson Education a immédiatement été en mesure de proposer des échéanciers (mensuels, bimestriels, trimestriels, semestriels ou annuels) de remboursement aux familles pour les aider à mieux gérer leurs paiements. Grâce à Payments, Billing et Radar, Crimson Education a créé un système de paiement récurrent simple et sécurisé pouvant atteindre un taux de respect des délais de paiement de 90 %. En automatisant la planification, l'encaissement et la facturation, le service finance peut respecter ses délais d'encaissement des paiements sans avoir à mobiliser autant de ressources qu'auparavant. « La configuration de paiements mensuels était cauchemardesque sur le plan administratif. Grâce à Stripe, nous pouvons désormais proposer un abonnement mensuel à notre clientèle, sans avoir à recruter du personnel supplémentaire pour gérer le suivi des versements », se réjouit Mark Ashley.

L'application Crimson propose aux élèves et à leurs tuteurs des moyens plus rapides de gérer leurs paiements

La dizaine d'heures économisées par l'équipe de Crimson Education chaque semaine grâce à l'automatisation de la gestion des comptes lui permet de se consacrer à de nouveaux projets et de continuer à se développer. Parmi ses projets phare : l'intégration de Stripe à l'application Crimson pour permettre aux élèves de réserver, et de noter, des séances de tutorat et aux tuteurs de mettre à disposition les rapports de séances pour un éventuel suivi. Grâce à Stripe, l'application génère ensuite une facture destinée au paiement du tuteur par Crimson Education. Les paiements intégrés ont permis aux élèves de réserver des séances de tutorat supplémentaires sur l'application en quelques étapes seulement.