Un motor de cálculo de impuestos es un software que calcula el impuesto correcto de una transacción en tiempo real a partir del tipo de producto, el estado del nexo del vendedor, la ubicación del comprador y la normativa específica de esa jurisdicción. Algunas empresas eligen este tipo de automatización porque la alternativa (el seguimiento manual o mediante una hoja de cálculo de miles de jurisdicciones) puede resultar inviable. Tan solo EE. UU. cuenta con más de 13,000 jurisdicciones de impuestos sobre las ventas, cada una con sus propias tasas, normativas y exenciones. Por lo tanto, el seguimiento manual resulta muy pesado para cualquier empresa que opere en distintos estados.

A continuación, te explicamos qué hace un motor de cálculo de impuestos, cómo funciona el cálculo y qué diferencias hay entre este motor y los módulos de impuestos de planificación de recursos empresariales (ERP) y las hojas de cálculo con las que empiezan muchas empresas.

Puntos clave

• Un motor de cálculo de impuestos evalúa el tipo de producto, la ubicación del comprador y el estado del nexo para calcular el impuesto de forma automática durante el proceso de compra.

• Las hojas de cálculo y los módulos de impuestos de ERP tienden a fallar cuando una empresa vende en varios estados o países.

• Los motores de cálculo de impuestos mal integrados pueden generar exposición a auditorías, fallos de cálculo silenciosos y disputas con los clientes.

¿Qué es un motor de cálculo de impuestos?

Un motor de cálculo de impuestos es un software que determina el importe de los impuestos que se debe cobrar en una transacción y lo aplica automáticamente en el momento de la venta. Comprueba el tipo de producto, la ubicación del comprador, el estado del nexo del vendedor y la normativa específica de la jurisdicción. A continuación, realiza el cálculo en tiempo real en lugar de exigir a alguien que busque una tasa a posteriori.

¿Cómo un motor de impuestos calcula los impuestos en tiempo real?

El motor de impuestos calcula los impuestos en tiempo real completando una secuencia de comprobaciones, todo en el tiempo que tarda en cargarse una página de proceso de compra. Estos son los pasos:

• Recepción de los datos de la transacción: El motor recibe lo que se vende, el precio y la dirección de envío o facturación del comprador, a veces junto con el estado de exención de impuestos si corresponde.

• Asignación del código de impuestos: Clasifica el producto en una categoría de impuestos. Diferentes partidas pueden tener diferentes tasas o exenciones, incluso dentro del mismo estado. Por ejemplo, la ropa y los artículos de calzado por menos de USD 110 generalmente están exentos del impuesto sobre las ventas del estado de Nueva York.

• Comprobación del estado del nexo: El motor confirma si el vendedor ha realizado suficientes ventas sujetas a impuestos para requerir el cobro de impuestos en el estado o país del comprador. En EE. UU., los umbrales de nexo económico generalmente se establecen en USD 100,000 en ventas o 200 transacciones separadas dentro de un estado en un año calendario, aunque las reglas de muchos estados difieren.

• Aplicación de la tasa: Obtiene la tasa combinada exacta para la dirección del comprador y agrega las tasas estatales, del condado y de la ciudad cuando corresponden. Cuando un carrito contiene tanto productos sujetos a impuestos como exentos, calcula cada partida por separado en lugar de aplicar una tasa general al total del pedido.

El motor de impuestos realiza comprobaciones en bases de datos que se actualizan continuamente y que reflejan nuevas tasas, categorías de productos redefinidas y umbrales de nexo ajustados, ya que estas reglas pueden cambiar.

Motor de cálculo de impuestos, módulo de impuestos ERP y hojas de cálculo manuales: ¿qué es lo más adecuado para tu empresa?

Las hojas de cálculo manuales, los módulos de impuestos de ERP y los motores de cálculo de impuestos son formas distintas de realizar un seguimiento del tratamiento de los impuestos. Cada una de ellas se comporta de forma diferente a medida que aumentan el volumen de transacciones y las obligaciones de cumplimiento de la normativa.

Hojas de cálculo manuales

Suelen ser poco prácticas a medida que aumenta el volumen, ya que no hacen un seguimiento de los umbrales de nexo en tiempo real y no gestionan bien las exenciones a nivel de producto. Además, alguien tiene que acordarse de actualizarlas cada vez que una jurisdicción cambie su tasa impositiva. Por otra parte, las hojas de cálculo no dejan ningún rastro de auditoría más allá del historial de versiones que haya en el archivo.

Módulos de impuestos de ERP

Son tablas de impuestos integradas en un sistema ERP que centralizan los datos de las tasas impositivas. En general, se consideran una mejora con respecto a una hoja de cálculo. Sin embargo, no suelen estar diseñados para hacer un seguimiento de la normativa de todas las jurisdicciones correspondientes, sobre todo cuando las ventas se realizan en varios estados o países. Además, suelen gestionar bien solo unas pocas categorías de impuestos importantes y presentan dificultades en casos extremos, como la sujeción a impuestos del software como servicio (SaaS) estado por estado y el tratamiento del impuesto al valor agregado (IVA) en los estados miembros de la UE.

Motores de cálculo de impuestos

Los motores de cálculo de impuestos específicos están diseñados únicamente para calcular los impuestos. Sus bases de datos normativas suelen mantenerse actualizadas, sus códigos fiscales de productos abarcan más categorías y se pueden adaptar de una a miles de jurisdicciones sin necesidad de tener que rehacerlos. Además, tienden a resistir mejor en las auditorías, ya que cada cálculo queda registrado con la normativa específica que lo originó.

¿Qué características debes buscar en un motor de cálculo de impuestos?

Es especialmente importante tener en cuenta una serie de características del motor de cálculo de impuestos. Busca lo siguiente:

• Acceso a la API en tiempo real: El procesamiento por lotes puede crear un retraso entre la venta y el cálculo del impuesto. Una interfaz de programación de aplicaciones (API) que devuelve un importe de impuestos de forma síncrona durante el proceso de compra elimina ese desfase.

• Cobertura de jurisdicción global: Una empresa que vende en 10 países necesita un sistema que ya gestione los umbrales de registro del IVA en la UE, el GST en Australia y el impuesto sobre el consumo en Japón.

• Actualizaciones automáticas de tasas: Las tasas impositivas cambian a lo largo del año. Una base de datos que se actualiza de forma continua detecta estos cambios a medida que se producen, en lugar de semanas o meses después.

• Gestión de códigos fiscales de productos: Una categorización superficial de los productos agrupa artículos distintos en un único tratamiento fiscal, lo que genera errores para las empresas que venden una mezcla de bienes físicos, productos digitales y servicios. Con códigos fiscales detallados, la clasificación se mantiene precisa a medida que se amplía el catálogo.

• Gestión de certificados de exención: En las ventas B2B, pueden participar compradores totalmente exentos de impuestos. Si no cuenta con un sistema para almacenar y aplicar esos certificados, la empresa podría cobrar de más a los compradores exentos o hacer un seguimiento manual de los certificados de exención.

• Soporte para presentaciones: Algunos motores de cálculo de impuestos se limitan a hacer los cálculos y dejan la presentación de impuestos enteramente en manos de la empresa. Otros generan los informes necesarios para presentar las declaraciones fiscales o se conectan directamente con un servicio de presentación.

¿Cuáles son los riesgos de utilizar un motor de cálculo de impuestos anticuado o mal integrado?

A menudo, las empresas que cobran menos impuestos no se enteran hasta que les hacen una auditoría. En ese momento, deben la diferencia, más las penalizaciones y los intereses, y lo tienen que sacar de su propio margen, ya que el cliente ha pagado el importe inferior.

Las autoridades fiscales pueden auditar varios años de transacciones pasadas, por lo que un sistema que ha estado calculando mal de forma constante durante ese periodo convierte un pequeño error por transacción en una gran responsabilidad acumulada. Los fallos en el seguimiento de nexos empeoran la situación: una empresa que supera sin saberlo un umbral de nexo económico en un nuevo estado, no recauda de forma sistemática los impuestos adeudados allí.

Un motor de cálculo de impuestos que se ha añadido a un flujo de compra como idea de última hora puede provocar desajustes de tiempo entre lo que el cliente ve en el proceso de compra y lo que se le cobra. Además, si el motor devuelve un error o se agota el tiempo de espera y el flujo de compra no lo gestiona correctamente, es posible que la empresa termine sin cobrar ningún impuesto. Este tipo de error suele pasar desapercibido hasta que se realiza la conciliación.

¿Es momento de pasar de la gestión manual de impuestos a un motor de cálculo de impuestos automatizado?

Las empresas que se encuentran en situaciones específicas son las que más se benefician al pasar de la gestión manual de impuestos a un motor automatizado. A continuación, se indican los casos en los que el seguimiento automatizado suele tener un mayor impacto:

• Vender en más jurisdicciones: Al vender en nuevos estados o países, es cada vez más difícil mantener un seguimiento manual preciso. Sin un sistema claro que indique cuándo se supera el umbral del nexo económico de un estado, una empresa puede terminar sin cobrar impuestos en una jurisdicción en la que ya está obligada a hacerlo.

• Diversificar el catálogo: A medida que la mezcla de productos se expande para incluir artículos que tributan de forma distinta, la clasificación manual se convierte en una mayor fuente de errores.

• Perder horas de trabajo en la conciliación: Dedicar varias horas al mes a comprobar y corregir impuestos de forma manual suele ser señal de que es necesario recurrir a la automatización.

Stripe Tax se ha diseñado como un motor de impuestos que prioriza la API y calcula los impuestos directamente en el flujo de pago de Stripe, sin necesidad de una capa de integración independiente. Las empresas que ya se basan en la infraestructura de pagos de Stripe pueden ampliar ese mismo sistema para gestionar el cálculo de los impuestos de forma nativa en lugar de añadir un proveedor de impuestos independiente a la pila de software de pago actual.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu negocio. Stripe Tax te ayuda a monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas un umbral de registro de impuestos sobre las ventas basándose en tus transacciones de Stripe. Además, calcula y recauda automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST, tanto para bienes y servicios físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países.

Para comenzar a recaudar impuestos a nivel global, puedes agregar una sola línea de código a tu integración actual, hacer clic en un botón en el Dashboard o utilizar nuestra potente API.

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que cobrar impuestos según tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud. De esta manera, ahorras tiempo y simplificas el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra sin problemas con los socios de declaración, con el fin de que tus presentaciones globales sean precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus presentaciones para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.

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