Een tax engine is software die de juiste belasting op een transactie in realtime berekent op basis van het producttype, de nexusstatus van de verkoper, de locatie van de koper en de regels die specifiek zijn voor die regio. Sommige ondernemingen kiezen voor dit soort automatisering, omdat het alternatief (het handmatig of via een spreadsheet volgen van duizenden regio's) onwerkbaar kan zijn. De VS alleen al heeft meer dan 13.000 regio's voor omzetbelasting, elk met hun eigen tarieven, regels en vrijstellingen. Dit maakt handmatig volgen een zware last voor elke onderneming die over de staatsgrenzen heen actief is.

Hieronder bespreken we wat een tax engine doet, hoe de berekening werkt en hoe de engine zich verhoudt tot de Enterprise Resource Planning (ERP)-belastingmodules en spreadsheets waarmee veel ondernemingen beginnen.

Kernpunten

• Een tax engine evalueert het producttype, de locatie van de koper en de nexusstatus om de belasting automatisch te berekenen tijdens het afrekenen.

• Spreadsheets en ERP-belastingmodules vertonen vaak gebreken wanneer een onderneming in meerdere staten of landen verkoopt.

• Slecht geïntegreerde tax engines kunnen zorgen voor een blootstelling aan controles, onzichtbare berekeningsfouten en geschillen met klanten.

Wat is een tax engine?

Een tax engine is software die bepaalt hoeveel belasting er in rekening moet worden gebracht voor een transactie en die dit automatisch toepast op het moment van verkoop. De engine controleert het producttype, de locatie van de koper, de nexusstatus van de verkoper en de specifieke regels van die regio. Vervolgens voert deze de berekening in realtime uit, in plaats van dat iemand achteraf een tarief moet opzoeken.

Hoe berekent een tax engine de belasting in realtime?

De tax engine berekent de belasting in realtime door een reeks controles uit te voeren, allemaal in de tijd die een afrekenpagina nodig heeft om te laden. Dit zijn de stappen:

• Transactiegegevens ontvangen: De engine neemt de verkoop, de prijs en het verzend- of facturatieadres van de koper op, soms samen met een belastingvrije status (indien van toepassing).

• De belastingcode toewijzen: Het product wordt ingedeeld in een belastingcategorie. Voor verschillende items kunnen andere tarieven of vrijstellingen gelden, zelfs binnen dezelfde staat. Kleding en schoeisel van minder dan $ 110 zijn bijvoorbeeld over het algemeen vrijgesteld van omzetbelasting van de staat New York.

• Nexusstatus controleren: De engine controleert of de verkoper genoeg belastbare verkopen heeft gedaan om belasting in de staat of het land van de koper te moeten berekenen. In de VS zijn de drempels voor economische nexus doorgaans vastgesteld op $ 100.000 aan verkopen of 200 afzonderlijke transacties binnen een staat in een kalenderjaar, hoewel de regels van veel staten hiervan afwijken.

• Het tarief toepassen: Het exacte gecombineerde tarief voor het adres van de koper wordt opgehaald en eventuele tarieven voor de staat, de county en de stad worden toegevoegd. Wanneer een winkelwagen zowel belastbare als vrijgestelde producten bevat, wordt elke factuurregel afzonderlijk berekend, in plaats van dat er één algemeen tarief wordt toegepast op het totaal van de bestelling.

De tax engine voert controles uit aan de hand van databases die continu worden bijgewerkt met nieuwe tarieven, geherdefinieerde productcategorieën en aangepaste nexusdrempels, omdat deze regels kunnen veranderen.

Tax engine versus ERP-belastingmodule versus handmatige spreadsheets: wat is geschikt voor jouw onderneming?

Handmatige spreadsheets, ERP-belastingmodules en tax engines zijn allemaal verschillende manieren om de belastingbehandeling te volgen. Elke manier presteert anders naarmate het transactievolume en de compliance-verplichtingen toenemen.

Handmatige spreadsheets

Deze worden naarmate het volume groeit vaak onpraktisch, omdat ze nexusdrempels niet in realtime bijhouden en niet goed overweg kunnen met uitzonderingen op productniveau. Er moet ook iemand aan denken om ze bij te werken wanneer een regio het tarief wijzigt. Daarnaast laten spreadsheets geen controlespoor achter, behalve de versiegeschiedenis die toevallig in het bestand staat.

ERP-belastingmodules

Dit zijn ingebouwde belastingtabellen in een ERP-systeem die de gegevens van belastingtarieven centraliseren. Ze worden grotendeels beschouwd als een verbetering ten opzichte van een spreadsheet. Maar ze zijn doorgaans niet gebouwd om de regels van elke relevante regio te volgen, vooral niet wanneer de verkoop in meerdere staten of landen plaatsvindt. Ze verwerken meestal ook maar een paar belangrijke belastingcategorieën goed en hebben moeite met uitzonderingsgevallen, zoals de belastbaarheid van software-as-a-service (SaaS) per staat en de behandeling van belasting toegevoegde waarde (btw) in de EU-lidstaten.

Tax engines

Speciaal gebouwde tax engines zijn uitsluitend ontworpen voor belastingberekening. Hun regeldatabases blijven over het algemeen up-to-date, hun productbelastingcodes dekken meer categorieën en ze groeien zonder rebuild van één tot duizenden regio's. Ze zijn meestal ook beter bestand tegen controles, omdat elke berekening wordt geregistreerd met de specifieke regel die hieraan ten grondslag ligt.

Naar welke functies moet je op zoek gaan in een tax engine?

Een handvol functies van de tax engine is vooral belangrijk om in overweging te nemen. Zoek naar het volgende:

• Realtime API-toegang: Batchverwerking kan zorgen voor een vertraging tussen de verkoop en de belastingberekening. Een Application Programming Interface (API) die synchroon tijdens het afrekenen een belastingbedrag retourneert, dicht die kloof.

• Wereldwijde regiedekking: Een onderneming die in tien landen verkoopt, heeft een systeem nodig dat al btw-registratiedrempels in de EU, goods and services tax (GST) in Australië en verbruiksbelasting in Japan verwerkt.

• Automatische tariefupdates: Belastingtarieven veranderen in de loop van het jaar. Een database die voortdurend wordt bijgewerkt, vangt deze veranderingen op wanneer ze zich voordoen, in plaats van weken of maanden later.

• Beheer van productbelastingcodes: Door een oppervlakkige productcategorisatie worden afzonderlijke items op één hoop gegooid als één belastingbehandeling. Dit zorgt voor fouten bij ondernemingen die een mix van fysieke goederen, digitale producten en diensten verkopen. Gedetailleerde belastingcodes houden die classificatie accuraat naarmate de catalogus uitbreidt.

• Afhandeling van vrijstellingscertificaten: Bij B2B-verkopen kunnen kopers betrokken zijn die volledig zijn vrijgesteld van belasting. Zonder een systeem om die certificaten op te slaan en toe te passen, kan een onderneming te veel in rekening brengen bij vrijgestelde kopers of vrijstellingscertificaten handmatig volgen.

• Support voor aangifte: Sommige tax engines stoppen bij het berekenen en laten de aangifte volledig over aan de onderneming. Andere genereren de rapporten die nodig zijn om aangifte te doen, of maken direct verbinding met een aangiftedienst.

Wat zijn de risico's van het gebruik van een verouderde of slecht geïntegreerde tax engine?

Een onderneming die te weinig belasting in rekening brengt, komt daar vaak pas achter tijdens een controle. Op dat moment is de onderneming het verschil, plus boetes en rente, verschuldigd uit de eigen marge, omdat de klant het lagere bedrag al heeft betaald.

De belastingautoriteiten kunnen een controle uitvoeren op transacties van een aantal jaar geleden. Een systeem dat over die periode consistent verkeerde berekeningen heeft gemaakt, maakt dus van een kleine fout per transactie een grote, gecumuleerde aansprakelijkheid. Fouten bij het volgen van de nexus verergeren dit: een onderneming die onbewust een drempel voor de economische nexus in een nieuwe staat overschrijdt, blijft in gebreke bij het berekenen van de verschuldigde belasting aldaar.

Een tax engine die pas achteraf is toegevoegd aan een afrekenproces, kan mismatching in de tijd veroorzaken tussen wat de klant ziet bij het afrekenen en wat in rekening wordt gebracht. Bovendien kan het gebeuren dat de onderneming helemaal geen belasting berekent, als de engine een fout of een time-out retourneert en het afrekenproces dat niet netjes afhandelt. Dat soort fouten blijft vaak onopgemerkt tot aan de reconciliatie.

Is het tijd om over te stappen van handmatig belastingbeheer naar een geautomatiseerde tax engine?

Ondernemingen in specifieke scenario's profiteren het meest als ze overstappen van handmatig belastingbeheer naar een geautomatiseerde engine. Geautomatiseerde tracking heeft in deze gevallen vaak de grootste impact:

• Verkopen in meer regio's: Als je verkoopt in nieuwe staten of landen, wordt handmatige tracking steeds lastiger om accuraat te houden. Zonder een duidelijk systeem om te markeren wanneer de drempel voor economische nexus in een staat is overschreden, kan een onderneming eindigen met het niet berekenen van belasting in een regio waar dit al verplicht is.

• De catalogus diversifiëren: Naarmate de productmix uitbreidt met items die verschillend worden belast, wordt handmatige classificatie een grotere bron van fouten.

• Personeelstijd verliezen aan reconciliatie: Als je elke maand meerdere uren besteedt aan het handmatig controleren en corrigeren van belasting, is dit vaak een teken dat automatisering nodig is.

Stripe Tax is gebouwd als een API-first tax engine die belasting direct in het betaalproces van Stripe berekent, in plaats van dat hiervoor een afzonderlijke integratielaag nodig is. Ondernemingen die al zijn gebouwd rond de betaalinfrastructuur van Stripe, kunnen ditzelfde systeem uitbreiden om de belastingberekening systeemeigen te verwerken, in plaats van een afzonderlijke belastingprovider toe te voegen aan een bestaande betaalbundel.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd bereken van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Te begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Je te registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte te vereenvoudigen: Stripe Tax integreert naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.