Eine Tax Engine ist eine Software, die basierend auf dem Produkttyp, dem Nexus-Status der Verkäuferin/des Verkäufers, dem Standort der Käuferin/des Käufers und den spezifischen Regeln dieses Zuständigkeitsbereichs in Echtzeit die korrekte Steuer auf eine Transaktion berechnet. Einige Unternehmen entscheiden sich für diese Art der Automatisierung, weil die Alternative – das manuelle Verfolgen von Tausenden von Zuständigkeitsbereichen oder über eine Tabelle – unpraktikabel sein kann. Allein die USA haben mehr als 13.000 Sales Tax-Zuständigkeitsbereiche, von denen jeder seine eigenen Sätze, Regeln und Ausnahmen hat. Dies macht das manuelle Tracking für jedes Unternehmen, das bundesstaatenübergreifend tätig ist, zu einer Belastung.

Nachfolgend besprechen wir, was eine Tax Engine macht, wie die Berechnung funktioniert und wie die Engine im Vergleich zu den Enterprise Resource Planning (ERP)-Steuermodulen und Tabellen abschneidet, mit denen viele Unternehmen beginnen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Tax Engine bewertet Produkttyp, Standort der Käuferin/des Käufers und Nexus-Status, um Steuern während des Bezahlvorgangs (checkout flow) automatisch zu berechnen.

• Tabellen und ERP-Steuermodule brechen tendenziell zusammen, sobald ein Unternehmen bundesstaaten- oder länderübergreifend verkauft.

• Schlecht integrierte Tax Engines können zu Prüfungsrisiken, stillen Berechnungsfehlern und Kundenstreitigkeiten führen.

Was ist eine Tax Engine?

Eine Tax Engine ist eine Software, die bestimmt, wie viel Steuern auf eine Transaktion berechnet werden müssen, und diese automatisch zum Zeitpunkt des Verkaufs anwendet. Sie prüft den Produkttyp, den Standort der Käuferin/des Käufers, den Nexus-Status der Verkäuferin/des Verkäufers und die spezifischen Regeln dieses Zuständigkeitsbereichs. Dann führt sie die Berechnung in Echtzeit durch, anstatt von jemandem zu verlangen, im Nachhinein nach einem Satz zu suchen.

Wie berechnet eine Tax Engine Steuern in Echtzeit?

Die Tax Engine berechnet Steuern in Echtzeit, indem sie eine Reihe von Überprüfungen durchführt, und das alles in der Zeit, die eine Seite für den Bezahlvorgang zum Laden benötigt. Hier sind die Schritte:

• Empfang von Transaktionsdaten: Die Engine erfasst, was verkauft wird, den Preis und die Liefer- oder Rechnungsadresse der Käufer/in, manchmal zusammen mit einem steuerbefreiten Status, falls dieser zutrifft.

• Zuordnung des Steuercodes: Sie ordnet das Produkt in eine Steuerkategorie ein. Verschiedene Posten können unterschiedliche Sätze oder Befreiungen aufweisen, selbst innerhalb desselben Bundesstaates. Kleidung und Schuhwaren unter 110 $ sind beispielsweise in der Regel von der Sales Tax des Bundesstaates New York befreit.

• Überprüfung des Nexus-Status: Die Engine bestätigt, ob die Verkäufer/in genügend steuerpflichtige Verkäufe getätigt hat, um einen Einzug von Steuern im Bundesstaat oder Land der Käufer/in erforderlich zu machen. In den USA liegen die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus in der Regel bei 100.000 $ Umsatz oder 200 separaten Transaktionen innerhalb eines Bundesstaates in einem Kalenderjahr, auch wenn die Regeln vieler Bundesstaaten davon abweichen.

• Anwendung des Satzes: Sie zieht den genauen kombinierten Satz für die Adresse der Käufer/in heran und fügt die Sätze von Bundesstaat, Landkreis und Stadt hinzu, sofern diese anwendbar sind. Wenn ein Warenkorb sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite Produkte enthält, wird jeder Posten separat berechnet, anstatt einen pauschalen Satz auf die Gesamtsumme der Bestellung anzuwenden.

Die Tax Engine führt einen Abgleich mit kontinuierlich aktualisierten Datenbanken durch, die neue Sätze, neu definierte Produktkategorien und angepasste Nexus-Schwellenwerte widerspiegeln, da sich diese Regeln ändern können.

Tax Engine vs. ERP-Steuermodul vs. manuelle Tabellen: Was ist das Richtige für Ihr Unternehmen?

Manuelle Tabellen, ERP-Steuermodule und Tax Engines sind allesamt verschiedene Möglichkeiten, die steuerliche Behandlung zu verfolgen. Jede Methode bewährt sich anders, wenn das Transaktionsvolumen und die Compliance-Anforderungen wachsen.

Manuelle Tabellen

Diese werden bei zunehmendem Volumen tendenziell unpraktisch, da sie Nexus-Schwellenwerte nicht in Echtzeit verfolgen und Ausnahmen auf Produktebene nicht gut handhaben. Jemand muss auch daran denken, sie zu aktualisieren, wenn ein Zuständigkeitsbereich seinen Steuersatz ändert. Darüber hinaus hinterlassen Tabellen keine Audit-Trail über den Dateiverlauf hinaus.

ERP-Steuermodule

Dabei handelt es sich um integrierte Steuertabellen in einem ERP-System, die Steuersatzdaten zentralisieren. Sie gelten weitgehend als Verbesserung gegenüber einer Tabelle. Sie sind jedoch in der Regel nicht darauf ausgelegt, die Regeln jedes relevanten Zuständigkeitsbereichs zu verfolgen, insbesondere wenn Verkäufe in mehreren Bundesstaaten oder Ländern stattfinden. Sie tendieren auch dazu, nur einige wenige wichtige Steuerkategorien gut zu handhaben und kämpfen mit Randfällen wie der Steuerpflicht (taxability) von Software-as-a-Service (SaaS) auf Bundesstaatsebene und der Behandlung von Mehrwertsteuer (USt.) in den EU-Mitgliedstaaten.

Tax Engines

Speziell entwickelte Tax Engines sind ausschließlich für die Steuerberechnung konzipiert. Ihre Regeldatenbanken bleiben in der Regel auf dem neuesten Stand, ihre Produktsteuercodes decken mehr Kategorien ab und sie skalieren von einem Zuständigkeitsbereich auf Tausende, ohne dass ein Neuaufbau erforderlich ist. Sie halten einer Prüfung in der Regel auch besser stand, da jede Berechnung mit der spezifischen Regel protokolliert wird, die sie hervorgebracht hat.

Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer Tax Engine achten?

Eine Handvoll Funktionen einer Tax Engine ist besonders wichtig zu berücksichtigen. Achten Sie auf Folgendes:

• API-Zugriff in Echtzeit: Die Stapelverarbeitung kann zu einer Verzögerung zwischen dem Verkauf und der Steuerberechnung führen. Eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API), die einen Steuerbetrag während des Bezahlvorgangs synchron zurückgibt, schließt diese Lücke.

• Globale Abdeckung von Zuständigkeitsbereichen: Ein Unternehmen, das in 10 Länder verkauft, benötigt ein System, das bereits die Schwellenwerte für die USt.-Registrierung in der EU, die Goods and Services Tax (GST) in Australien und die Verbrauchssteuer in Japan handhabt.

• Automatische Satzaktualisierungen: Steuersätze ändern sich das ganze Jahr über. Eine kontinuierlich aktualisierte Datenbank erfasst diese Änderungen, sobald sie eintreten, und nicht erst Wochen oder Monate später.

• Verwaltung von Produktsteuercodes: Eine mangelhafte Produktkategorisierung fasst unterschiedliche Posten in einer einzigen steuerlichen Behandlung zusammen, was zu Fehlern für Unternehmen führt, die eine Mischung aus physischen Gütern, digitalen Produkten und Dienstleistungen verkaufen. Detaillierte Steuercodes halten diese Klassifizierung präzise, wenn der Katalog erweitert wird.

• Handhabung von Befreiungsbescheinigungen: Bei B2B-Verkäufen können Käufer/innen involviert sein, die vollständig steuerbefreit sind. Ohne ein System zur Speicherung und Anwendung dieser Bescheinigungen könnte ein Unternehmen steuerbefreiten Käuferinnen und Käufern zu viel berechnen oder Befreiungsbescheinigungen manuell verfolgen.

• Support bei der Einreichung: Einige Tax Engines begnügen sich mit der Berechnung und überlassen die Einreichung vollständig dem Unternehmen. Andere generieren die Berichte, die zur Einreichung von Steuererklärungen erforderlich sind, oder stellen eine direkte Verbindung zu einem Einreichungsdienst her.

Was sind die Risiken bei der Verwendung einer veralteten oder schlecht integrierten Tax Engine?

Ein Unternehmen, das zu wenig Steuern berechnet, erfährt dies oft erst bei einer Prüfung. Zu diesem Zeitpunkt schuldet es die Differenz zuzüglich Strafen und Zinsen aus der eigenen Marge, da die Kundin/der Kunde bereits den geringeren Betrag bezahlt hat.

Steuerbehörden können mehrere Jahre an vergangenen Transaktionen prüfen, sodass ein System, das über diesen Zeitraum hinweg konstant falsch kalkuliert hat, einen kleinen Fehler pro Transaktion in eine große kumulierte Verbindlichkeit verwandelt. Fehler beim Nexus-Tracking machen dies noch schlimmer: Ein Unternehmen, das unwissentlich einen Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus (economic nexus) in einem neuen Bundesstaat überschreitet, versäumt es kontinuierlich, die dort geschuldeten Steuern einzuziehen.

Eine Tax Engine, die einem Bezahlvorgang (checkout flow) nachträglich hinzugefügt wurde, kann zu zeitlichen Diskrepanzen zwischen dem führen, was die Kundin/der Kunde beim Checkout sieht, und dem, was berechnet wird. Wenn die Engine einen Fehler zurückgibt oder eine Zeitüberschreitung auftritt und der Bezahlvorgang dies nicht ordnungsgemäß handhabt, kann es außerdem passieren, dass das Unternehmen überhaupt keine Steuern berechnet. Diese Art von Fehler wird oft erst beim Abgleich bemerkt.

Ist es an der Zeit, von der manuellen Steuerverwaltung zu einer automatisierten Tax Engine zu wechseln?

Unternehmen in bestimmten Szenarien profitieren am meisten, wenn sie von der manuellen Steuerverwaltung zu einer automatisierten Engine wechseln. Hier ist, wann automatisiertes Tracking in der Regel die größte Wirkung entfaltet:

• Verkauf in weitere Zuständigkeitsbereiche: Durch den Verkauf in neue Bundesstaaten oder Länder wird es zunehmend schwierig, das manuelle Tracking fehlerfrei zu halten. Ohne ein klares System, das anzeigt, wenn der Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus (economic nexus) eines Bundesstaates überschritten wird, kann ein Unternehmen am Ende keine Steuern in einem Zuständigkeitsbereich einziehen, in dem es bereits dazu verpflichtet ist.

• Diversifizierung des Katalogs: Wenn sich der Produktmix auf Posten ausweitet, die unterschiedlich besteuert werden, wird die manuelle Klassifizierung zu einer größeren Fehlerquelle.

• Personalaufwand durch Abgleich: Wenn jeden Monat mehrere Stunden für die manuelle Überprüfung und Korrektur von Steuern aufgewendet werden, ist das oft ein Zeichen dafür, dass Automatisierung notwendig ist.

Stripe Tax ist als API-first Tax Engine konzipiert, die Steuern direkt innerhalb des Stripe-Zahlungsablaufs berechnet, anstatt eine separate Integrationsschicht zu erfordern. Unternehmen, die bereits auf der Zahlungsinfrastruktur von Stripe aufbauen, können dieses System erweitern, um die Steuerberechnung nativ abzuwickeln, anstatt einem bestehenden Zahlungs-Stack einen separaten Steueranbieter hinzuzufügen.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Stripe Tax kann Sie bei Folgendem unterstützen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in wenigen Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax lässt sich nahtlos mit Partnern für die Einreichung integrieren, sodass Ihre weltweiten Einreichungen korrekt und pünktlich erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder legen Sie noch heute los.