Im Jahr 2025 gab es allein in den USA 72,9 Millionen Selbstständige. Der Schritt in die Selbstständigkeit verändert Ihr Verhältnis zum Steuerwesen auf eine Weise, die zunächst nicht immer offensichtlich ist. Als Freiberufler/in verschieben sich Ihre steuerlichen Verpflichtungen und erfordern möglicherweise mehr Aufmerksamkeit, als Ihnen zunächst bewusst ist.

Im Folgenden erfahren Sie, wie die Steuerkonformität für Freiberufler/innen funktioniert, welche Fehler dabei häufig gemacht werden und wann Sie eine/n Steuerberater/in hinzuziehen sollten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• In vielen rechtlichen Zuständigkeitsbereichen sind Freiberufler/innen verpflichtet, vierteljährlich Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer zu leisten.

• Bei grenzüberschreitenden Kundenaufträgen können in anderen Ländern Registrierungspflichten für Sales Tax, Umsatzsteuer (USt.) oder Waren- und Dienstleistungssteuer (Goods and Services Tax, GST) bestehen, manchmal ohne Mindestumsatzgrenze.

• Probleme bei der Einhaltung der Vorschriften entstehen oft durch vorhersehbare Fehler, von denen viele durch grundlegende Nachverfolgungsgewohnheiten und die richtige Software vermeidbar sind.

Was bedeutet Steuerkonformität für Freiberufler/innen?

Unter Steuerkonformität für Freiberufler/innen versteht man, dass Sie alle Verpflichtungen erfüllen, die die Steuerbehörden von Ihnen erwarten. Von Freiberuflerinnen und Freiberuflern wird erwartet, dass sie ihre Steuererklärungen fristgerecht einreichen, ihre Steuerschulden nachverfolgen, sich für die richtigen Steuern registrieren, Zahlungen termingerecht leisten und Unterlagen aufbewahren, die ein/e Steuerprüfer/in anfordern könnte. Es ist ein aufwendiger Prozess, den man vielleicht unterschätzt, wenn man sich selbstständig macht.

Wie funktioniert die Steuerkonformität für Freiberufler/innen?

Die Details unterscheiden sich je nach Land, aber die grundlegende Struktur ist einheitlich. Man erzielt Einnahmen, meldet sie und zahlt darauf Steuern.

Im Folgenden sind die wichtigsten Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften aufgeführt:

• Einnahmen und Ausgaben nachverfolgen: Halten Sie diese Daten auf dem neuesten Stand. Erfassen Sie jede Rechnung, die Sie versenden, und jede geschäftliche Ausgabe, die Sie tätigen, sobald sie anfällt. So lassen sich korrekte Steuererklärungen erstellen.

• Ihre voraussichtliche Steuerschuld berechnen: Steuersysteme erwarten oft regelmäßige Zahlungen über das Jahr verteilt. Sie müssen in regelmäßigen Abständen, in der Regel vierteljährlich, abschätzen, was Sie schulden, und planmäßig zahlen, um Strafen wegen Unterzahlung zu vermeiden.

• Eine Jahreserklärung einreichen: Diese gleicht Ihre im Laufe des Jahres geleisteten Zahlungen mit dem tatsächlich geschuldeten Betrag ab. Bei der Einreichung begleichen Sie etwaige Restbeträge oder erhalten eine Rückerstattung.

• Registrierung und Abführung indirekter Steuern: Verpflichtungen zur Zahlung der Umsatzsteuer (USt.), Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) und der Sales Tax entstehen, sobald Ihr Umsatz bestimmte Schwellenwerte überschreitet oder Sie Kundinnen und Kunden in Zuständigkeitsbereichen haben, in denen dies vorgeschrieben ist.

Welche Einkommensteuerpflichten haben Freiberufler/innen?

Freiberufler/innen sind in der Regel verpflichtet, eine jährliche Einkommensteuererklärung einzureichen und vierteljährlich Steuervorauszahlungen zu leisten. Viele sind oft überrascht von der Selbstständigensteuer und der Verpflichtung, das ganze Jahr über Steuern zu zahlen, anstatt nur einmalig abzurechnen.

Folgendes sollten Sie wissen, wenn Sie erwägen, sich selbstständig zu machen.

Selbstständigensteuer

In den USA zahlen Freiberufler/innen zusätzlich zur Einkommensteuer eine Selbstständigensteuer (SE-Steuer). Die SE-Steuer deckt Sozialversicherung und Medicare ab, also die Beiträge, die normalerweise zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern aufgeteilt werden. Der Satz beträgt 15,3 % des Nettoeinkommens aus selbständiger Tätigkeit, davon entfallen 12,4 % auf die Sozialversicherung und 2,9 % auf Medicare. Der Sozialversicherungsanteil gilt bis zur jährlichen Lohnobergrenze, die jährlich an die Inflation angepasst wird. Für höhere Einkommensstufen gilt eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 %. Bei der Berechnung Ihres bereinigten Bruttoeinkommens können Sie die Hälfte der SE-Steuer abziehen.

Andere Länder handhaben dies anders. Im Vereinigten Königreich zahlen Selbstständige neben der Einkommensteuer im Rahmen der Selbstveranlagung Klasse 2 und Klasse 4 der Sozialversicherungsbeiträge. In Deutschland zahlen Freiberufler/innen Einkommensteuer und, je nach Beruf, Gewerbesteuer. Auch wenn die Einzelheiten variieren, wird von Ihnen überall erwartet, dass Sie beide Seiten der Sozialabgaben selbst tragen.

Geschätzte vierteljährliche Zahlungen

Steuersysteme verlangen von Freiberuflerinnen und Freiberuflern in der Regel, dass sie das ganze Jahr über geschätzte Steuern zahlen. In den USA sind Zahlungen viermal im Jahr fällig: am 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Januar. Wenn Sie diese Termine versäumen oder deutlich zu wenig zahlen, müssen Sie eine Strafe zahlen, selbst wenn Sie den gesamten Restbetrag am Jahresende begleichen.

Die US-Steuerbehörde (IRS) erwartet, dass Sie mindestens 90 % Ihrer Steuerverbindlichkeiten des laufenden Jahres oder 100 % derjenigen des Vorjahres (110 %, wenn Ihr bereinigtes Bruttoeinkommen 150.000 USD übersteigt) zahlen – je nachdem, welcher Betrag geringer ist. Wenn Ihr Einkommen schwankt, sollten Sie am besten die Zahlen des Vorjahres als Grundlage heranziehen. Viele Freiberufler/innen legen einen Prozentsatz jeder Zahlung, die sie erhalten, beiseite und zahlen ihn auf ein separates Konto ein, damit er bei Fälligkeit der Zahlungen zur Verfügung steht.

Wie gelten Umsatzsteuer (USt.) oder GST für Freiberufler/innen?

Die Regeln unterscheiden sich je nach rechtlichem Zuständigkeitsbereich, aber generell müssen Sie wissen, ob Sie sich registrieren müssen und ob Ihre Kundinnen und Kunden Unternehmen oder Einzelpersonen sind. So funktioniert es.

Inländische Registrierungsschwellen

In den meisten Ländern ist eine Umsatzsteuer- oder GST-Registrierung erst erforderlich, wenn Sie eine Umsatzschwelle überschreiten. Die Schwelle im Vereinigten Königreich liegt bei 90.000 £ steuerpflichtigem Umsatz in einem rollierenden 12-Monats-Zeitraum. In Australien sind es 75.000 AUD) und in Kanada sind es 30.000 CAD. Unterhalb der Schwelle ist die Registrierung in der Regel freiwillig, aber Ihre Steuerpflicht beginnt, sobald Sie diese überschreiten.

Sobald Sie registriert sind, berechnen Sie die Umsatzsteuer oder GST auf Ihren Rechnungen, ziehen sie von Ihren Kundinnen und Kunden ein und führen sie nach einem regelmäßigen Abgabetermin an die Steuerbehörde ab. Sie können auch die Umsatzsteuer oder GST zurückfordern, die Sie für Geschäftsausgaben gezahlt haben, womit sich der Verwaltungsaufwand teilweise ausgleicht.

Grenzüberschreitende Kundinnen und Kunden

Wenn Sie digitale Dienstleistungen für Kundinnen und Kunden in anderen Ländern erbringen, verlangen viele dieser Länder mittlerweile, dass entweder Sie oder Ihr Kunde bzw. Ihre Kundin die dortige Umsatzsteuer (USt. oder GST) abführen. Die Unterscheidung zwischen B2B und B2C spielt bei grenzüberschreitenden Kundinnen und Kunden eine enorme Rolle. Wenn Sie einem anderen Unternehmen eine Rechnung stellen, führt der Kunde bzw. die Kundin die Steuer in der Regel selbst im Rahmen eines Reverse-Charge-Verfahrens ab. In diesen Fällen stellen Sie eine Rechnung ohne lokale Umsatzsteuer aus, und der Kunde bzw. die Kundin kümmert sich seinerseits um die Steuer. Wenn Sie an einzelne Verbraucher/innen in einem anderen Zuständigkeitsbereich verkaufen, müssen Sie sich möglicherweise in diesem Land für die Umsatzsteuer registrieren oder ein vereinfachtes Verfahren wie das One-Stop-Shop (OSS) der Europäischen Union (EU) nutzen, mit dem Sie eine einzige Steuererklärung für alle EU-Mitgliedstaaten einreichen können, anstatt sich in jedem einzelnen Land separat registrieren zu müssen.

Ein Umsatzsteuer- oder GST-Rechner erleichtert es Ihnen, den richtigen Umsatzsteuer- oder GST-Satz pro Land zu ermitteln und sicherzustellen, dass Sie überall, wo Sie geschäftlich tätig sind, die Vorschriften einhalten.

Was sind häufige Risiken bei der Einhaltung von Steuervorschriften für Freiberufler/innen?

Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften können durch eine Handvoll vorhersehbarer Fehler entstehen, die leicht zu begehen und manchmal teuer zu beheben sind.

Achten Sie auf Folgendes:

• Unterschätzung der vierteljährlichen Zahlungen: Wenn Sie ein starkes Jahr hatten, könnten Ihre vierteljährlichen Zahlungen hinter dem zurückbleiben, was Sie tatsächlich schulden.

• Falsche Einstufung von Einkünften: Sie sind dafür verantwortlich, alle Einkünfte zu melden, unabhängig davon, ob Sie dafür ein Steuerformular erhalten. Dies schließt Beträge unterhalb der Meldegrenze von 600 USD in den USA ein, die dennoch steuerpflichtiges Einkommen darstellen.

• Vermischung von geschäftlichen und privaten Finanzen: Dies erschwert die Ausgabenverfolgung und führt zu Problemen, falls Sie jemals einer Steuerprüfung unterzogen werden.

• Übersehen von abzugsfähigen Ausgaben: Der Homeoffice-Abzug, Krankenkassenbeiträge, Rentenbeiträge und Software-Abonnements reduzieren Ihr zu versteuerndes Einkommen direkt.

• Ignorieren grenzüberschreitender Verpflichtungen: Viele Freiberufler/innen, die mit internationalen Kundinnen und Kunden zusammenarbeiten, wissen entweder nicht, dass diese indirekten Steuerpflichten bestehen, oder gehen davon aus, dass sie erst bei hohen Beträgen gelten. Die Schwellenwerte sind in einigen Zuständigkeitsbereichen niedrig, und die Nichteinhaltung führt zu rückwirkender Steuerpflicht.

• Verspätete Registrierung: Wenn Sie einen Schwellenwert für Sales Tax, Umsatzsteuer oder GST überschreiten und sich nicht umgehend registrieren lassen, haften Sie für die Steuer, die Sie ab dem Datum der Überschreitung hätten einziehen müssen.

Ist die Steuerkonformität für Freiberufler/innen ohne Steuerberatung machbar?

Wenn Sie in einem Land ansässig sind, Kundinnen und Kunden im selben Land haben, ein relativ vorhersehbares Einkommen erzielen und keine komplizierten Abzüge haben, ist es oft möglich, die Steuerkonformität selbst zu regeln. In den USA deckt das IRS Free File-Programm die Bundessteuererklärung für Steuerzahler/innen mit geringerem Einkommen ab. Im Vereinigten Königreich ist das Self Assessment-System der britischen Steuerbehörde (HMRC) so konzipiert, dass es ohne Expertenhilfe ausgefüllt werden kann.

Allerdings kann es aufgrund der folgenden Faktoren sinnvoll sein, einen Experten zu konsultieren:

• Erhebliches Einkommenswachstum: Wenn Ihre Einkünfte in eine höhere Steuerklasse rücken oder sich einem Schwellenwert nähern, der Ihre steuerlichen Verpflichtungen verändert, kann ein Gespräch mit einer Steuerfachkraft helfen, sicherzustellen, dass Sie steuerlich richtig aufgestellt sind.

• Altersvorsorgekonten: Optionen wie ein Simplified Employee Pension Individual Retirement Account (SEP-IRA) oder ein Solo 401(k) in den USA können erhebliche Einkünfte steuerlich absichern. Für Beitragsgrenzen und Fristen gelten jedoch spezifische Regeln, die leicht falsch berechnet werden können.

• Ungewöhnliche Aktivitäten: Bestimmte ungewöhnliche Situationen, wie eine große Einmalzahlung, eine neue Kundenbeziehung mit unklarer Arbeitnehmerklassifizierung oder ein internationaler Vertrag mit neuartigen steuerlichen Auswirkungen, rechtfertigen die Konsultation eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie in wenigen Sekunden die Steuereinziehung in einem neuen Staat oder Land. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldeformulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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