Bei der Gründung eines Unternehmens verlangt Ihr Bundesstaat möglicherweise zwei Adressen: Ihren Hauptgeschäftssitz und einen eingetragenen Sitz. Der Hauptgeschäftssitz ist der Ort, an dem Ihre Geschäftstätigkeit hauptsächlich stattfindet, während der eingetragene Sitz die Adresse ist, an der Sie offizielle Korrespondenz und rechtliche Dokumente erhalten.

Je nachdem, wo Ihr Unternehmen registriert ist und betrieben wird, können die beiden Standorte identisch sein. Wenn Sie es jedoch in einem Bundesstaat gründen oder registrieren und hauptsächlich in einem anderen tätig sind, weichen die beiden Adressen voneinander ab.

Im Folgenden erklären wir, wofür die jeweilige Adresse dient, warum sie verwechselt werden und welche auf gängige Dokumente gehört.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Hauptgeschäftssitz ist die Adresse, an der das Unternehmen geführt wird. Er kann sich in einem anderen Bundesstaat oder einem anderen Land als der eingetragene Sitz befinden.

• Ein eingetragener Sitz ist die Adresse im Registrierungsstaat eines Unternehmens, an der sein Registered Agent rechtliche Dokumente und offizielle staatliche Post erhält.

• Die Gründungsurkunde einer Kapitalgesellschaft führt den eingetragenen Sitz auf, während Formulare des Internal Revenue Service (IRS), Anträge für Bankkonten, Mietverträge und andere Unterlagen danach fragen, wo sich das Unternehmen physisch befindet.

• In einigen Fällen können der Hauptgeschäftssitz und die Adresse des eingetragenen Sitzes identisch sein.

Was ist der Unterschied zwischen einem Hauptgeschäftssitz und einem eingetragenen Sitz?

Ein eingetragener Sitz ist die beim Bundesstaat hinterlegte formelle Adresse für rechtliche Mitteilungen und damit verbundene offizielle Dokumente. Der Hauptgeschäftssitz ist der Ort, an dem das Unternehmen tatsächlich sein tägliches Hauptgeschäft ausübt.

Wofür wird ein eingetragener Sitz verwendet?

Der Registered Agent empfängt an dieser Adresse Zustellungen, die formelle Übermittlung einer Klage oder Vorladung sowie andere offizielle staatliche Korrespondenz.

Kapitalgesellschaften (Corporations), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs), Personengesellschaften und gemeinnützige Gesellschaften müssen sich in der Regel in ihrem Gründungsstaat registrieren. Insbesondere Kapitalgesellschaften müssen dort einen eingetragenen Sitz und einen Registered Agent unterhalten.

Viele Unternehmensinhaberinnen und -inhaber entscheiden sich für einen Registered Agent-Dienst, anstatt die Privatadresse einer Gründerin oder eines Gründers oder den Hauptgeschäftssitz anzugeben. Dies gilt insbesondere für Gründerinnen und Gründer aus anderen Bundesstaaten, die in einem Bundesstaat wie Delaware gründen, aber von einem anderen Bundesstaat aus tätig sind. In diesem Fall benötigen sie einen Registered Agent in Delaware.

Was zählt als Hauptgeschäftssitz?

Der Hauptgeschäftssitz ist im Allgemeinen der Ort, an dem das Unternehmen sein Tagesgeschäft führt. Es handelt sich in der Regel um dieselbe Adresse wie der Hauptsitz.

Der Hauptgeschäftssitz ist wichtig für das Einreichen von Steuererklärungen, die Beantragung von Geschäftslizenzen, den Abschluss von Versicherungen und die Feststellung, wo staatliche Steuern oder andere Verpflichtungen anfallen könnten.

Die Eröffnung eines Büros, eines Lagers oder eines ähnlichen festen Standorts in einem anderen Bundesstaat zählt in der Regel als dortige Geschäftstätigkeit.

Warum verwechseln Gründerinnen und Gründer die beiden?

Gründerinnen und Gründer verwechseln möglicherweise den eingetragenen Sitz und den Hauptgeschäftssitz, da in der Gründungsurkunde möglicherweise nur eine einzige Adresse aufgeführt ist. Wenn Sie beispielsweise in Delaware gründen, aber in Kalifornien, New York oder im Ausland tätig sind, verlangt Delaware nur die Adresse des eingetragenen Sitzes.

Wenn Sie im Vergleich dazu ein Geschäftsbankkonto beantragen, einen Mietvertrag unterzeichnen oder Jahresberichte einreichen, müssen Sie anstelle der Adresse des eingetragenen Sitzes die Adresse Ihres Hauptgeschäftssitzes angeben.

Wenn Sie auf einem dieser Formulare die falsche Adresse angeben, können bei den folgenden Punkten verschiedene Probleme auftreten:

• Staatliche Einreichungen: Wenn Sie in jährlichen Steuerberichten in Delaware die Adresse Ihres eingetragenen Sitzes anstelle des Hauptgeschäftssitzes angeben und es sich nicht um denselben Standort handelt, erhalten Sie möglicherweise kein Certificate of Good Standing (Unbedenklichkeitsbescheinigung), was Finanzierungen und damit verbundene Transaktionen verzögern könnte.

• Bankanträge: Bundesvorschriften verlangen, dass Sie auf einem Bankantrag Ihren Hauptgeschäftssitz angeben. Wenn Sie stattdessen die Adresse des eingetragenen Sitzes angeben und das Finanzinstitut diese nicht als Ihren Hauptgeschäftssitz verifizieren kann, wird das Konto möglicherweise nicht eröffnet.

• Mietverträge und andere Verträge: Mietverträge und andere Vereinbarungen enthalten in der Regel eine Adresse, an der jede Partei wichtige Mitteilungen über Fristen, Verlängerungen und verspätete Zahlungen erhält. Wenn Sie die falsche Adresse verwenden, erhalten Sie diese Korrespondenz möglicherweise nicht.

Welche Adresse ist wann erforderlich?

Geben Sie bei der Einreichung der Gründungsurkunde im Gründungsstaat die Adresse des eingetragenen Sitzes an. Einige Bundesstaaten verlangen im jährlichen Steuerbericht sowohl den eingetragenen Sitz als auch den Hauptgeschäftssitz.

Im Gegensatz dazu geben Sie bei der Einreichung von jährlichen Unternehmensberichten, Bundessteuerformularen, Bankanträgen und Verträgen mit Vermietern, Anbietern oder Kundinnen und Kunden in der Regel die primäre Betriebsadresse an.

Die Verwendung der falschen Adresse kann bei Prüfungen, Steuererklärungen oder rechtlichen Mitteilungen zu Verwirrung führen. Sie kann auch die Korrespondenz verzögern und die tägliche Verwaltung erschweren.

Eine Kurzübersicht, welche Adresse wohin gehört

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Adresse für ein Formular, einen Bericht oder einen Antrag erforderlich ist, bitten Sie die Regierungsbehörde oder Institution um Bestätigung. Hier ist ein kurzer Leitfaden, der zeigt, welche Adresse im Allgemeinen benötigt wird:

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FAQs zu Hauptgeschäftssitz vs. eingetragenem Sitz