Bij het oprichten van een onderneming kan je staat twee adressen vereisen: je hoofdvestiging en een geregistreerd kantoor. De hoofdvestiging is de plek waar de activiteiten voornamelijk plaatsvinden, terwijl het geregistreerde kantoor het adres is waar je officiële correspondentie en juridische documenten ontvangt.

Afhankelijk van waar de onderneming is geregistreerd en actief is, kunnen de twee locaties hetzelfde zijn. Als je deze echter in één staat opricht of registreert en voornamelijk in een andere staat actief bent, zullen de twee adressen verschillen.

Hieronder leggen we uit waarvoor elk adres dient, waarom ze met elkaar worden verward en welk adres op veelvoorkomende documenten thuishoort.

Kernpunten

• Een hoofdvestiging is het adres waar de onderneming wordt bestuurd. Deze kan zich in een andere staat of een ander land bevinden dan het geregistreerde kantoor.

• Een geregistreerd kantoor is het adres in de registratiestaat van een onderneming, waar de geregistreerde agent juridische documenten en officiële post van de staat ontvangt.

• De oprichtingsakte van een onderneming vermeldt het geregistreerde kantoor, terwijl formulieren van de IRS (Internal Revenue Service), aanvragen voor een bankaccount, huurovereenkomsten en ander papierwerk vragen waar de onderneming fysiek is gevestigd.

• In sommige gevallen kunnen het adres van de hoofdvestiging en het geregistreerde kantoor hetzelfde zijn.

Wat is het verschil tussen een hoofdvestiging en een geregistreerd kantoor

Een geregistreerd kantoor is het formele adres dat bij de staat is geregistreerd voor juridische kennisgevingen en gerelateerde officiële documenten. De hoofdvestiging is waar het bedrijf daadwerkelijk de belangrijkste dagelijkse activiteiten uitvoert.

Waarvoor wordt een geregistreerd kantoor gebruikt

De geregistreerde agent ontvangt op dit adres de betekening van processtukken, de formele bezorging van een rechtszaak of dagvaarding en andere officiële correspondentie van de staat.

Corporations, limited liability companies (LLC's), partnerships en non-profitorganisaties moeten zich doorgaans registreren in de staat van oprichting. In het bijzonder moeten corporations daar een geregistreerd kantoor en een geregistreerde agent behouden.

Veel ondernemers kiezen ervoor om een geregistreerde agent te gebruiken in plaats van het huisadres van de oprichter of de hoofdvestiging te vermelden. Dit geldt vooral voor oprichters van buiten de staat die een onderneming oprichten in een staat als Delaware, maar vanuit een andere staat actief zijn. In dit geval hebben ze een geregistreerde agent in Delaware nodig.

Wat geldt als een hoofdvestiging

De hoofdvestiging is over het algemeen de plek waar het bedrijf de dagelijkse activiteiten beheert. Het is meestal hetzelfde adres als het hoofdkantoor.

De hoofdvestiging is van belang voor de belastingaangifte, het aanvragen van zakelijke licenties, het afsluiten van verzekeringen en het bepalen waar staatsbelastingen of andere verplichtingen van toepassing kunnen zijn.

Het openen van een kantoor, magazijn of vergelijkbare vaste locatie in een andere staat geldt meestal als zakendoen in die staat.

Waarom halen oprichters de twee door elkaar

Oprichters verwarren mogelijk het geregistreerde kantoor met de hoofdvestiging omdat de oprichtingsakte misschien maar één adres vermeldt. Als je bijvoorbeeld in Delaware opricht maar actief bent in Californië, New York of het buitenland, vereist Delaware alleen het adres van het geregistreerde kantoor.

Daarentegen moet je de hoofdvestiging opgeven in plaats van het adres van het geregistreerde kantoor als je een zakelijk bankaccount aanvraagt, een huurovereenkomst tekent of jaarverslagen indient.

Als je het verkeerde adres op een van deze formulieren invult, kun je tegen verschillende problemen aanlopen met betrekking tot het volgende:

• Aangiften bij de staat: Als je het adres van het geregistreerde kantoor vermeldt op jaarlijkse belastingaangiften in Delaware in plaats van de hoofdvestiging, en het niet dezelfde locatie is, kun je mogelijk geen Certificate of Good Standing krijgen, wat financiering en gerelateerde transacties kan vertragen.

• Bankaanvragen: Federale regels vereisen dat je de hoofdvestiging vermeldt op een bankaanvraag. Als je in plaats daarvan het adres van het geregistreerde kantoor invult en de financiële instelling dit niet kan verifiëren als je hoofdvestiging, wordt het account mogelijk niet geopend.

• Huurovereenkomsten en andere contracten: Huurovereenkomsten en andere overeenkomsten bevatten meestal een adres waar elke partij belangrijke kennisgevingen ontvangt over deadlines, verlengingen en te late betalingen. Als je het verkeerde adres gebruikt, ontvang je deze correspondentie mogelijk niet.

Welk adres is wanneer vereist

Neem het adres van het geregistreerde kantoor op bij het indienen van de oprichtingsakte in de staat van oprichting. Sommige staten vereisen zowel het geregistreerde kantoor als de hoofdvestiging op het jaarlijkse belastingrapport.

Daarentegen deel je bij het indienen van jaarverslagen van het bedrijf, federale belastingformulieren, bankaanvragen en contracten met verhuurders, leveranciers of klanten doorgaans het primaire bedrijfsadres.

Het gebruik van het verkeerde adres kan voor verwarring zorgen tijdens controles, belastingaangiften of juridische kennisgevingen. Het kan ook correspondentie vertragen en het dagelijks management bemoeilijken.

Een beknopt overzicht van welk adres waar thuishoort

Als je niet zeker weet welk adres een formulier, rapport of aanvraag vereist, vraag je de overheidsinstelling of betreffende instelling om bevestiging. Hier is een beknopte handleiding die laat zien welk adres doorgaans nodig is:

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om je bedrijf juridisch te lanceren – oprichting, Employer Identification Number (EIN), aandelenstructuur en belastingaangiften – zodat je binnen slechts twee werkdagen overal ter wereld kapitaal kunt ophalen, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren.

Sluit je aan bij meer dan 100.000 start-ups die zijn opgericht met Atlas, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator (YC), a16z en General Catalyst.

Binnen enkele minuten aan de slag met Atlas

Het aanmeldformulier invullen duurt minder dan tien minuten. Je kiest de bedrijfsstructuur, bevestigt dat de naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, bepaalt de aandelenverdeling en ondertekent elektronisch. Daarna neemt Atlas het over, inclusief het informeren van medeoprichters om hun documenten elektronisch te ondertekenen.

Bankieren en betalingen voordat je EIN arriveert

Atlas dient de EIN-aanvraag automatisch in na de oprichting. Je hoeft niet te wachten – Atlas maakt betalingen en bankieren vóór EIN mogelijk, zodat je direct betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Oprichters in de VS met een Social Security Number (SSN) komen doorgaans in aanmerking voor een versnelde verwerking door de IRS.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Atlas dient de 83(b)-keuze voor je in – voor oprichters binnen en buiten de VS – via aangetekende post met tracking van de US Postal Service (USPS) om inkomstenbelasting voor particulieren te verlagen. Je ontvangt een ondertekende 83(b)-keuze en bewijs van aangifte direct in het Stripe-dashboard, met bevestiging van de aangetekende post.

Juridische documenten van wereldklasse

Atlas levert alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen, opgesteld door Cooley, een van 's werelds toonaangevende advocatenkantoren voor durfkapitaal, en slaat deze direct op in het Stripe-dashboard. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct kapitaal op te halen en ervoor te zorgen dat je bedrijf juridisch is beschermd, waarbij aspecten zoals eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance worden gedekt.

$ 2500 aan Stripe-tegoed, plus $ 50.000+ aan partnerkortingen

Atlas-start-ups krijgen in hun eerste jaar $ 2500 aan Stripe-producttegoed, plus $ 50.000+ aan partnerkortingen op essentiële tools zoals AWS, Google, Xero, Perplexity en meer. De service voor geregistreerde agenten in Delaware is ook gratis inbegrepen voor het eerste jaar.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.

Veelgestelde vragen over hoofdvestiging versus statutaire zetel