Uma solicitação de cotação (RFQ) é uma das ferramentas de aquisição mais utilizadas nos negócios. Quando o preço é importante e o escopo já está definido, uma RFQ oferece às equipes uma forma estruturada de reunir cotações de fornecedores, comparar preços de fornecedores e tomar uma decisão de compra com confiança.
A seguir, explicaremos como funciona o processo de RFQ, quando faz sentido utilizá-lo e como avaliar as respostas a uma RFQ.
O que vamos abordar neste artigo?
- O que é uma solicitação de cotação?
- Como funciona uma solicitação de cotação e por que ela é importante?
- Quando uma empresa deve utilizar uma solicitação de cotação?
- Quais informações devem ser incluídas em uma RFQ?
- Como uma RFQ é diferente de uma RFP ou RFI?
- Como os fornecedores respondem a uma solicitação de cotação?
- Como as empresas comparam e avaliam respostas a uma RFQ?
- Como o Stripe Invoicing pode ajudar
O que é uma solicitação de cotação?
Uma solicitação de cotação é uma forma formal de uma empresa perguntar aos fornecedores uma questão importante: quanto vocês cobrariam para fornecer este produto ou serviço exato, nas condições exatas?
Comitês de aquisição de empresas utilizam RFQs quando já sabem o produto ou serviço específico que desejam comprar. O objetivo é obter preços comparáveis de fornecedores qualificados para tomar uma decisão de compra clara e defensável.
Como funciona uma solicitação de cotação e por que ela é importante?
O processo de RFQ elimina ambiguidades. Ele segue um caminho estruturado para que os compradores possam comparar diretamente os preços de diferentes fornecedores.
Veja como funciona uma RFQ:
O comprador define o escopo internamente: O comprador finaliza o escopo, especificações, quantidades, cronogramas e termos comerciais antes de contatar os fornecedores.
O documento de RFQ é preparado: Ele deve detalhar os requisitos, formatos de precificação, regras de envio, prazos e critérios de avaliação.
Os fornecedores são convidados a participar: A RFQ é enviada a um grupo selecionado de fornecedores ou divulgada de forma mais ampla, dependendo da estratégia de aquisição de fornecedores.
Os fornecedores revisam e esclarecem os requisitos: Os fornecedores enviam perguntas dentro de um período definido para garantir uma precificação precisa.
As cotações são enviadas: Os fornecedores submetem preços e a documentação exigida no formato especificado até o prazo determinado.
Preços e termos são comparados lado a lado: Como a RFQ padroniza as respostas, os compradores podem identificar rapidamente diferenças em preços unitários, totais, prazos de entrega ou termos comerciais.
Um fornecedor é selecionado e premiado: O comprador seleciona o fornecedor que atende a todos os requisitos pelo melhor preço ou valor e formaliza a decisão por meio de um pedido de compra ou contrato.
O processo de RFQ é encerrado: Os fornecedores não selecionados são notificados, os registros são mantidos para fins de auditoria, e a aquisição segue para a fase de execução.
Quando uma empresa deve utilizar uma solicitação de cotação?
Uma RFQ é mais eficaz quando a decisão de compra depende de preço, prazo e execução clara. Existem vários cenários em que isso faz sentido:
Os requisitos são claramente definidos: O produto ou serviço, especificações, quantidades e expectativas de entrega já estão definidos, deixando pouco espaço para interpretação.
O preço é o principal diferenciador: Todos os fornecedores convidados podem atender aos requisitos, então a decisão se resume ao custo e aos termos comerciais.
A compra é padronizada ou de produto genérico: A compra envolve um produto feito de materiais, componentes ou equipamentos comuns, ou um serviço rotineiro amplamente disponível em forma comparável.
Os fornecedores já foram avaliados: Os fornecedores foram pré-qualificados quanto à capacidade, conformidade e confiabilidade, de modo que o processo não precisa avaliar a adequação.
Comparações claras são importantes: A empresa precisa de preços lado a lado que possam ser avaliados de forma rápida e objetiva.
Velocidade e disciplina são importantes: Um processo estruturado minimiza idas e vindas e suporta decisões rápidas e auditáveis.
Quais informações devem ser incluídas em uma RFQ?
Uma RFQ bem elaborada deve fornecer aos fornecedores tudo o que eles precisam para precificar com precisão. É igualmente importante que a RFQ detalhe tudo o que os compradores precisarão para comparar as respostas de forma fácil.
Veja o que as empresas devem incluir em uma RFQ:
Visão geral da solicitação: Um resumo breve do que está sendo adquirido e por quê, sem detalhes desnecessários
Especificações detalhadas ou escopo de trabalho: Requisitos técnicos, funcionais ou de serviço exatos que os fornecedores devem atender
Quantidades e volumes: Valores precisos, incluindo mínimos, máximos ou volumes escalonados, se aplicável
Requisitos de entrega e cronogramas: Datas, marcos, locais e quaisquer restrições logísticas que afetem custo ou viabilidade
Formato de precificação: Instruções claras sobre como os preços devem ser apresentados, como preços unitários, totais, complementos opcionais, descontos e cobranças recorrentes, para que todas as cotações sigam a mesma estrutura
Termos de pagamento: Requisitos de faturamento, cronogramas de pagamento, moedas e premissas financeiras
Termos comerciais e contratuais: Principais termos que os fornecedores devem aceitar ou considerar na precificação, como garantias e níveis de serviço
Requisitos de conformidade: Certificações, normas regulatórias, seguros ou qualificações jurídicas
Critérios de avaliação: Uma explicação em alto nível de como as cotações serão avaliadas
Instruções de envio: Como, onde e quando as cotações devem ser enviadas, incluindo regras de formatação e prazos
Ponto de contato para dúvidas: Um canal único para perguntas, com regras claras sobre horários e comunicação
Como uma RFQ é diferente de uma RFP ou RFI?
As RFQs, as solicitações de propostas (RFPs) e as solicitações de informação (RFIs) resolvem problemas muito diferentes. Elas também são utilizadas em diferentes etapas do processo de compra.
RFQ: É utilizada quando o comprador sabe exatamente o que deseja e precisa de preços firmes para um escopo definido.
RFP: É utilizada quando o comprador conhece o resultado desejado, mas quer que os fornecedores proponham soluções, abordagens e preços.
RFI: É utilizada no início do processo para reunir informações sobre fornecedores, capacidades e o mercado.
Em resumo, as RFQs minimizam interpretações e se concentram no preço, as RFPs incentivam a diferenciação e o pensamento de longo prazo, e as RFIs são exploratórias e não vinculativas. As RFQs geralmente são a etapa final, utilizadas após os fornecedores serem avaliados ou quando a solução já está definida, mas antes de os fornecedores fazerem onboarding.
Como os fornecedores respondem a uma solicitação de cotação?
Do ponto de vista do fornecedor, uma RFQ é um exercício de precificação, não uma proposta comercial. O foco está na clareza, precisão e conformidade.
As etapas típicas incluem o seguinte:
Avalie a adequação: Confirme a capacidade de atender às especificações, cronograma e termos.
Desenvolva a precificação: Calcule custos, margens e restrições de entrega com base no escopo definido.
Solicite esclarecimentos: Utilize o período formal de perguntas para resolver ambiguidades.
Prepare o cotação: Envie a precificação exatamente conforme solicitado.
Inclua documentação: Forneça certificações, confirmações e reconhecimentos contratuais conforme solicitado.
Enviar no prazo: Respostas fora do prazo ou em desacordo geralmente são excluídas.
Após o envio das cotações, os fornecedores geralmente aguardam a decisão e revisam a precificação apenas se forem explicitamente convidados a fazê-lo.
Como as empresas comparam e avaliam respostas a uma RFQ?
Uma RFQ bem elaborada acelera a fase de avaliação. Há diversas estratégias a considerar ao comparar e avaliar respostas a uma RFQ:
Analise todas as cotações em conjunto: As respostas são abertas após o prazo final para preservar a imparcialidade.
Considere a conformidade primeiro: Cotações em desacordo geralmente são eliminadas antes que o preço seja considerado.
Compare os preços item por item: Preços unitários, totais, descontos e custos acessórios são analisados lado a lado.
Investigue valores atípicos: Cotações extremamente altas ou baixas são verificadas quanto a erros ou riscos ocultos.
Aplique quaisquer critérios secundários: Se estiverem incluídos, fatores como velocidade de entrega e termos de pagamento são ponderados e definidos.
Resolva esclarecimentos: Os compradores podem confirmar premissas ou tratar lacunas antes da seleção final.
O fornecedor vencedor é selecionado e notificado, e a decisão é registrada para fins de auditoria e governança.
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O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.