Une requête de devis (RFQ) est l’un des outils d’approvisionnement les plus utilisés en entreprise. Lorsque la tarification est importante et que le périmètre est déjà défini, une RFQ donne aux équipes un moyen encadré de rassembler les devis fournisseurs, de comparer leurs prix, et de prendre une décision d’achat en toute confiance.

Nous allons vous expliquer comment fonctionne le processus RFQ, quand il est judicieux d’en utiliser un et comment évaluer les réponses RFQ.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’une requête de devis ?
  
• Comment fonctionne une requête de devis et pourquoi est-ce important ?
  
• Quand une entreprise doit-elle utiliser une requête de devis ?
  
• Quelles informations doivent figurer dans une requête de devis ?
  
• En quoi une requête de devis est-elle différente d'une appel d'offres ou d'une requête d’informations ?
  
• Comment les fournisseurs répondent-ils à une requête de devis ?
  
• Comment les entreprises comparent-elles et évaluent-elles les réponses aux requêtes de devis ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une requête de devis ?

Une requête de devis est un moyen formel pour une entreprise de poser aux fournisseurs une question importante : combien coûterait ce produit ou service exact, dans ces conditions exactes ?

Les comités acquéreurs d’entreprises utilisent des requêtes de devis lorsqu’ils connaissent déjà le produit ou le service spécifique qu’ils souhaitent acheter, l’objectif étant d’obtenir des fournisseurs qualifiés proposant des prix comparables pour prendre une décision d’achat claire et défendable.

Comment fonctionne une requête de devis et pourquoi est-ce important ?

Le processus RFQ élimine toute ambiguïté. Il suit un chemin structuré afin que les acheteurs puissent comparer directement les tarifs de différents fournisseurs.

Voici comment fonctionne une requête de devis :

1. Le client définit le champ d’action en interne : le client finalise le champ d’action, les spécifications, les quantités, les délais et les conditions commerciales avant de contacter les fournisseurs.

2. Le document de requête de devis est préparé : il doit décrire les exigences, les formats tarifaires, les règles d’envoi, les délais et les critères d'évaluation.

3. Les fournisseurs sont invités à participer : la requête de devis est envoyée à un groupe de fournisseurs sélectionné ou publié de manière plus générale, en fonction de la stratégie d'approvisionnement.

4. Les fournisseurs vérifient les exigences et demandent des informations supplémentaires : les fournisseurs envoient des questions dans un délai défini pour assurer l’exactitude des prix.

5. Les devis sont envoyés : les fournisseurs envoient les prix et les documents requis dans le format spécifié dans un délai fixe.

6. Les tarifs et conditions sont comparés côte à côte : la requête de devis normalisant les réponses, les acheteurs peuvent rapidement identifier les différences de prix unitaires et totaux, les délais ou les conditions commerciales.

7. Un fournisseur est sélectionné et récompensé : le client sélectionne le fournisseur qui répond à toutes les exigences au meilleur prix ou au meilleur rapport qualité-prix et officialise sa décision par le biais d’une commande ou d’un contrat.

8. Le processus de requête de devis est clôturé : les fournisseurs qui n’ont pas réussi sont informés, des registres sont conservés à des fins d’audits et l’approvisionnement est exécuté.

Quand une entreprise doit-elle utiliser une requête de devis ?

Une requête de devis est plus efficace lorsque la décision d'achat dépend du prix, du calendrier et de l'exécution claire. Il existe plusieurs scénarios où ce processus est utile :

• Les exigences sont clairement définies : le produit ou service, les spécifications, les quantités et les attentes en matière de livraison sont déjà verrouillés, ce qui laisse peu de place à l’interprétation.

• Le prix est le principal facteur de différenciation : tous les fournisseurs invités peuvent répondre aux exigences. La décision se résume donc aux coûts et conditions commerciales.

• L'achat est standardisé ou marchandisé : il s'agit soit d'un produit fabriqué à partir de matériaux, de composants ou d’équipements courants, soit d'un service courant largement disponible sous une forme comparable.

• Les fournisseurs sont déjà sélectionnés : les fournisseurs étant préqualifiés en matière de fonctionnalités, de conformité et de fiabilité, le processus n'a pas besoin d’évaluer leurs capacités.

• Les comparaisons précises sont importantes : l’entreprise a besoin d’une tarification côte à côte qu’elle peut évaluer rapidement et objectivement.

• La rapidité et la discipline sont importantes : un processus structuré minimise les allers-retours et favorise des décisions rapides et vérifiables.

Quelles informations doivent figurer dans une requête de devis ?

Une bonne requête de devis doit donner aux fournisseurs tout ce dont ils ont besoin pour fixer les prix avec précision. Il est tout aussi important que la requête de devis décrive tout ce dont les acheteurs auront besoin pour comparer facilement les réponses.

Voici ce que les entreprises doivent inclure dans une requête de devis :

• Aperçu de la requête : un bref résumé de ce qui est acheté et pourquoi, sans détails inutiles

• Spécifications détaillées ou étendue des travaux : les fournisseurs doivent répondre à des exigences techniques, fonctionnelles ou de service précises

• Quantités et volumes : des montants précis, y compris en ce qui concerne les minimums, les maximums et les volumes échelonnés, le cas échéant

• Exigences et délais de livraison : dates, étapes importantes, lieux et toute contrainte logistique affectant les coûts ou la faisabilité

• Format tarifaire : instructions simples sur la façon dont les prix doivent être présentés, tels que la tarification unitaire, les totaux, les produits additionnels facultatifs, les réductions et les frais récurrents, de sorte que chaque devis suit la même structure

• Conditions de paiement : exigences en matière de facturation, délais de paiement, devise et hypothèses financières

• Conditions commerciales et contractuelles : les conditions clés que les fournisseurs doivent accepter ou utiliser pour fixer leurs prix, telles que les garanties et les niveaux de service

• Exigences de conformité : certifications, normes réglementaires, assurances ou qualifications juridiques

• Critères d'évaluation : une explication de haut niveau sur la manière dont les devis seront évaluées

• Instructions d’envoi : comment, où et quand les devis doivent être envoyés, y compris les règles de mise en forme et les délais

• Contact pour les questions : un canal unique pour les questions, avec des règles claires sur les délais et la communication

En quoi une requête de devis est-elle différente d'une appel d'offres ou d'une requête d’informations ?

Les requêtes de devis, les appels d’offres (RFP) et les requêtes d’informations résolvent des problèmes très différents. Ils sont également utilisés à différentes étapes du processus d’achat.

• Requête de devis : elle est utilisée lorsque le client sait exactement ce qu'il veut et a besoin d'une tarification précise pour une utilisation définie.

• Appel d'offres : il est utilisé lorsque le client connaît le résultat souhaité mais laisse aux fournisseurs la liberté de proposer leurs solutions, leurs approches et leur tarification.

• Requête d’informations : elle est utilisée au début du processus pour recueillir des informations sur les fournisseurs, leurs capacités et le marché.

En bref, les requêtes de devis minimisent l'interprétation et se concentrent sur le prix, les appels d’offres encouragent la différenciation et la réflexion à long terme, et les requêtes d’informations sont exploratoires et sans engagement. Les requêtes de devis constituent souvent l'étape finale, utilisée après la vérification des fournisseurs ou la définition d'une solution, mais avant l'inscription des fournisseurs.

Comment les fournisseurs répondent-ils à une requête de devis ?

Du point de vue d’un fournisseur, une requête de devis est un exercice de tarification, et non un argumentaire de vente. L’accent est mis sur la clarté, l’exactitude et la conformité.

Les étapes de ce processus sont souvent les suivantes :

• Évaluer l'adéquation : confirmez votre capacité à respecter les spécifications, délais et conditions.

• Préparer la tarification : calculez les coûts, les marges et les contraintes de livraison en fonction des conditions définies.

• Demander des informations supplémentaires : utilisez la période de questions formelle pour lever toute ambiguïté.

• Préparer le devis : envoyez les tarifs exactement comme demandé.

• Inclure des documents : fournissez des certifications, des confirmations et des accusés de réception contractuels comme demandé.

• Envoyer dans les délais : les réponses tardives ou non conformes sont généralement exclues.

Une fois les devis envoyés, les fournisseurs n'attendent généralement la décision et ne révisent les tarifs que s'ils y sont explicitement invités.

Comment les entreprises comparent-elles et évaluent-elles les réponses aux requêtes de devis ?

Une requête de devis bien conçue accélère la phase d'évaluation. Il existe plusieurs stratégies à garder à l'esprit lorsque vous comparez et évaluez les réponses à ces requêtes :

• Vérifiez touts les devis ensemble : les réponses sont ouvertes après la date limite afin de préserver l'équité.

• Pensez d'abord à la conformité : les devis non conformes sont généralement supprimés avant que la tarification ne soit envisagée.

• Comparez les prix ligne par ligne : les prix unitaires et totaux, les réductions et les coûts accessoires sont examinés côte à côte.

• Enquêtez sur les valeurs inhabituelles : les devis dont le coût est extrêmement élevés ou bas sont vérifiés pour détecter les erreurs ou des risques cachés.

• Appliquez des critères secondaires : s’ils sont inclus, des facteurs tels que les délais de livraison et les conditions de paiement sont pris en compte et définis.

• Demandez des informations supplémentaires : les acheteurs peuvent confirmer leurs suppositions ou combler un manque d’informations avant la sélection finale.

Le fournisseur retenu est sélectionné et notifié, et la décision est enregistrée à des fins d’audit et de gouvernance.

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