Uitdaging

Torrens University, de snelst groeiende universiteit van Australië, biedt loopbaangerichte onderwijsprogramma's met de nadruk op een flexibele ervaring op maat voor studenten. De universiteit streeft ernaar om deze studenten het best mogelijke traject te bieden, van inschrijving tot afstuderen. Maar het betaalportaal stelde studenten voor uitdagingen zodra zij zich inschreven voor lessen. Studenten buiten Australië hadden bijvoorbeeld beperkte mogelijkheden om hun collegegeld over de grens te betalen.

"Onderwijs is duur, en veel van onze studenten komen van buiten Australië, dus ze kennen ons banksysteem niet", zegt Adam Guinea, Vice President of Finance bij Torrens University. "Een kille en onbekende betaalinterface maakt mensen natuurlijk terughoudend om een grote financiële beslissing te nemen."

De universiteit wilde niet alleen een vriendelijker interface voor de studenten, maar ook een beter schaalbare betaalinfrastructuur. Het vorige systeem was gebaseerd op traditionele banksystemen die niet intuïtief waren en maar enkele soorten betaalmethoden accepteerden. De universiteit wilde de infrastructuur verschuiven naar een systeem dat de wereldwijde uitbreiding kon ondersteunen en de groei kon bijbenen. "Wat betalingen betreft hebben we echt gekeken naar reproduceerbaarheid en schaalbaarheid. Het is belangrijk voor ons om met minimale aanpassingen nieuwe markten te kunnen betreden en gemakkelijk het toenemende transactievolumes te kunnen beheren", aldus Dr. Ashish Bharadwaj, Chief Information Officer bij Torrens University.

Naast deze behoeften wilde de universiteit een oplossing die de backend-activiteiten kon verbeteren. Door realtime toegang tot betaalgegevens en automatische verwerking en reconciliatie zou de focus meer komen te liggen op het verbeteren van de betaalervaring in plaats van op het uitvoeren van handmatig werk. Deze stappen zouden ook nieuwe financiële gegevens opleveren op basis waarvan het team zakelijke beslissingen kon nemen, maar het gebruik van twee niet-verbonden betaaldienstverleners maakte dit onmogelijk.

Oplossing

Om de uitdagingen van het team het hoofd te bieden, besloot Torrens University de betaalinfrastructuur om te vormen. De universiteit implementeerde Stripe om van het starre systeem van de traditionele bank over te stappen op een flexibeler systeem dat het team meer controle gaf over de betaalervaring van de studenten. Hierbij werden ook drie ongelijksoortige betaalkanalen in één enkel platform ondergebracht. Dankzij Stripe kon de universiteit zich ontdoen van een complex systeem van overschrijvingen met wisselkoersen en onhandige verwerkingspagina's van traditionele financiële instellingen die niet goed met elkaar communiceerden.

Nu krijgen studenten automatisch de meest relevante betaalmethoden te zien op basis van hun browser en IP-adres. "Stripe is een snelle en responsieve zakenpartner waarmee we ons platform kunnen aanpassen aan onze studenten met nieuwe betaalmethoden en valuta", zegt Sarah Chan, Senior Management Accountant bij Torrens University.

Torrens University werkte nauw samen met het implementatieteam en het team voor zakelijke dienstverlening van Stripe om een betaalinterface op maat te ontwikkelen met Stripe Payments en Stripe Elements. "Het team voor zakelijke dienstverlening van Stripe presenteerde een mock-up van het betaalportaal van de Torrens University met hun producten die het beste bij onze behoeften pasten", voegt Chan toe. "Het Stripe-team stelde ook vragen waarover we nog niet eerder hadden nagedacht, zodat we een oplossing op maat konden bouwen."

Met Stripe Elements kon de universiteit unieke pagina's creëren om nieuwe betaalmethoden toe te voegen, waaronder WeChat, Alipay en BECS Direct Debit. Ook werd de Foreign Exchange-API van Stripe geïntegreerd om studenten direct de prijzen in hun eigen valuta te tonen, wat de frictie bij het inschrijvingsproces verder verminderde. Een betaalsysteem dat ooit weken aan handmatige transacties en papierwerk vergde, werd gemigreerd naar directe, live betalingen met een eenvoudigere, intuïtievere interface.

Naarmate het aantal inschrijvingen groeit, kon Torrens University met het Stripe-dashboard ook de interne betalingsverwerking effectiever beheren. Dankzij de bijna realtime verwerking kunnen de teams betaaltrends snel monitoren, analyseren en beoordelen om beter onderbouwde zakelijke beslissingen te nemen. Denk hierbij aan verbeterde fraudedetectie, eenvoudiger beheer van mislukte transacties en snellere toegang tot betalingsrapporten.

Resultaten

Snelle implementatie van een gemoderniseerde betaaloplossing

Door met het team voor zakelijke dienstverlening van Stripe te werken, ontwierp en implementeerde Torrens University de nieuwe betaaloplossing ongeveer 66% sneller dan het zou hebben gekost om deze zelf te implementeren. De tijdlijn voor de volledige implementatie bedroeg ongeveer tien weken. "Beide teams leerden tijdens het proces van elkaar en dankzij die samenwerking waren we op tijd en binnen budget klaar. Meer kun je je niet wensen", aldus Dr. Bharadwaj.

Meer dan twee uur ingewikkeld papierwerk teruggebracht tot enkele minuten voor ruim 19.000 studenten met vereenvoudigde afrekenpagina's

Met Stripe kon de universiteit een volledig aanpasbaar betaalportaal bouwen om het inschrijvingsproces voor meer dan 19.000 studenten te vereenvoudigen. Door buitenlandse en binnenlandse overschrijvingen samen te brengen en verouderde betaalportalen van traditionele banken te verwijderen, kon Torrens University het betaalproces voor studenten drastisch versnellen. Met Stripe Payments kunnen studenten snel en gemakkelijk betalen zoals zij dat willen, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over ingewikkelde overschrijvingen tussen verschillende valuta en grenzen.

Met Stripe Elements kan de universiteit afrekenpagina's bouwen die ID-nummers van studenten en andere gegevens vooraf invullen op de betaalpagina's, zodat terugkerende studenten zich gemakkelijk kunnen inschrijven voor hun volgende reeks cursussen. Door de mogelijkheid om de betaalgateway effectiever in de huisstijl vorm te geven, hebben studenten ook meer vertrouwen in de site. De pagina’s op maat voelen nog steeds aan als Torrens University, in plaats van een betaalplatform van een externe partij.

De impact van deze veranderingen is tijdens het hele betaalproces voelbaar, niet alleen op het moment van aankoop. "Onze internationale studenten moesten vroeger papierwerk invullen en opsturen dat dagen of weken kon duren om te verwerken.
Met Stripe hebben we een aanzienlijk betere interface gebouwd. We hebben die dagen teruggebracht tot minuten en het aantal mislukte transacties verlaagd. Beide factoren hebben bijgedragen aan een drastische verbetering van de gebruikerservaring", zegt Dr. Bharadwaj.

Snel uitbreiden naar nieuwe markten met nieuwe betaalmethoden en negen belangrijke valuta

Naarmate Torrens University zich uitbreidt, kan de universiteit gemakkelijk nieuwe valuta en betaalopties aanbieden aan de groeiende studentenpopulatie. Op dit moment worden negen belangrijke valuta en een snel groeiend aantal betaalmethoden geaccepteerd. "We beheren betalingen van tienduizenden dollars", aldus Guinea. "Deze aankopen kunnen iemands spaargeld zijn. Een betaalmethode die veilig en gemakkelijk aanvoelt, helpt hen om een grote beslissing zorgvuldig en weloverwogen te nemen."

"Stripe maakt die groei gemakkelijk voor ons", voegt Chan toe. "Als we een betaalmethode willen inschakelen, klikken we gewoon op een knop. Dat betekent dat we ons eigen tempo kunnen volgen."

Betrouwbaardere betaalinfrastructuur voor een groeiend bedrijf

Terwijl studenten de vruchten plukken van een betere gebruikerservaring en snellere betalingsverwerking, kan het team van Torrens University achter de schermen een schaalbaarder bedrijf opbouwen met Stripe. Dankzij realtime betalingsrapporten kunnen financiële teams snel mislukte of ontbrekende betalingen identificeren, zodat ze studenten sneller kunnen bereiken.

Met de automatisering van routing tegen de laagste kosten, ondersteund door Stripe Payments, die de kosten helpt verlagen door betalingen via het meest kosteneffectieve betaalnetwerk te sturen, verwacht de universiteit ruim 100.000 dollar per jaar te besparen.

Momenteel werkt Torrens University aan het onderbrengen van het facturatieproces voor meerdere cursussen in Stripe Invoicing om over te stappen van nachtelijke batchverwerking naar het realtime genereren van facturen. "Gegevens zorgen ervoor dat dingen gebeuren, en met Stripe hebben we sneller dan ooit toegang tot meer van onze financiële gegevens. We kunnen die gegevens gebruiken om betere beslissingen te nemen voor ons en onze studenten", aldus Dr. Bharadwaj.