Desafío

La Universidad de Torrens, la casa de estudios superiores de más rápido crecimiento de Australia, ofrece programas educativos orientados a carreras profesionales que hacen hincapié en experiencias flexibles y personalizables para estudiantes. El objetivo de la universidad es ofrecer el mejor camino posible para estos estudiantes, desde la inscripción hasta la graduación. Sin embargo, su portal de pagos presentaba desafíos para los estudiantes ni bien se registraban en sus cursos. Por ejemplo, los estudiantes fuera de Australia tenían opciones limitadas para realizar pagos internacionales de sus matrículas.

«La educación es costosa, y muchos de nuestros estudiantes provienen de otros países y no saben nada sobre nuestro sistema bancario», explica Adam Guinea, vicepresidente de finanzas de la Universidad de Torrens. «Es lógico que una interfaz de pago desconocida y fría genere ansiedad en las personas antes de realizar una gran transacción financiera».

Además de diseñar una interfaz más fácil de usar para sus estudiantes, la universidad quería una infraestructura de pagos más escalable. Su sistema anterior estaba diseñado basándose en sistemas bancarios tradicionales que no eran intuitivos y limitaba los tipos de métodos de pagos que podía aceptar. Por este motivo, quería que su infraestructura cambie por una que sea útil para su expansión a nivel internacional y pudiera seguir el ritmo de su crecimiento. «Si hablamos de pagos, lo que realmente buscábamos era la capacidad de replicación y escalabilidad. Para nosotros es importante poder introducirnos en nuevos mercados con modificaciones mínimas y una gestión sencilla de volúmenes de transacciones en aumento», señala el Dr. Ashish Bharadwaj, director de información de la Universidad de Torrens.

Además de estas necesidades, la universidad quería una solución que pudiera mejorar sus operaciones de back-end. Contar con acceso en tiempo real a la información de pagos y automatizar el procesamiento y la conciliación ayudaría a reorientar el foco para mejorar la experiencia de pago en lugar de tener que realizar tareas manuales. Estos pasos también permitirían acceder a nuevos datos financieros que el equipo podría utilizar para tomar decisiones comerciales, pero emplear dos proveedores de servicios de pago desconectados entre sí hacía imposible este escenario.

Solución

Para superar los desafíos del equipo, la Universidad de Torrens se decidió a transformar su infraestructura de pagos. La universidad implementó Stripe para que su rígido sistema bancario tradicional se convirtiera en uno más flexible que brindara más control al equipo sobre la experiencia de pago de los estudiantes. La implementación incluyó la consolidación de tres canales de pago distintos en una sola plataforma. Con Stripe, la universidad logró eliminar un complejo sistema de transferencias electrónicas con cambio de monedas extranjeras y engorrosas páginas de procesamiento de instituciones financieras tradicionales que no se comunicaban bien entre sí.

Ahora los estudiantes visualizan los métodos de pago más relevantes de forma automática en función de su navegador y dirección IP. «Stripe es un socio comercial rápido y con gran capacidad de respuesta que nos permite personalizar nuestra plataforma para los estudiantes con nuevos tipos de pagos y monedas», afirma Sarah Chan, contadora administrativa sénior de la Universidad de Torrens.

La Universidad de Torrens trabajó estrechamente junto con los equipos de servicios profesionales e implementación de Stripe para desarrollar una interfaz de pagos adaptada a sus requisitos específicos con Stripe Payments y Stripe Elements. «El equipo de servicios profesionales de Stripe presentó un borrador del potencial aspecto del portal de pagos de la Universidad de Torrens donde se incluían sus productos que mejor se adaptaban a nuestras necesidades», agrega Chan. «Además, el equipo de Stripe nos hizo preguntas que anteriormente no habíamos considerado, y eso permitió diseñar una solución personalizada».

Stripe Elements permitió que la universidad cree páginas exclusivas para incluir nuevos tipos de pagos, entre ellos WeChat, Alipay y débito directo BECS. Además, integró la API Foreign Exchange de Stripe para ayudar a que los estudiantes vean instantáneamente los precios en su moneda local, para reducir aún más las fricciones en el proceso de inscripción. Un sistema de pagos que solía llevar semanas de documentación y transacciones manuales pudo migrarse a pagos en vivo y al instante gracias a una interfaz más simple e intuitiva.

A medida que el número de inscritos va en aumento, la Universidad de Torrens también ha utilizado su Dashboard de Stripe para gestionar de manera más eficiente el procesamiento interno de pagos. El procesamiento casi en tiempo real significa que sus equipos pueden monitorear, analizar y revisar tendencias de pago rápidamente para tomar decisiones comerciales más informadas. Algunas de estas tendencias incluyen la detección de fraudes, la gestión más sencilla de transacciones fallidas y un acceso más rápido a los informes de pagos.

Resultados

Implementación rápida de una solución de pagos modernizada

Mediante el trabajo conjunto con el equipo de servicios profesionales de Stripe, la Universidad de Torrens diseñó e implementó su nueva solución de pagos aproximadamente un 66 % más rápido de lo que hubiera tardado en hacerlo por su cuenta. Todo el plazo de la implementación de extremo a extremo fue de alrededor de 10 semanas. «Fue un camino de aprendizaje mutuo entre los dos equipos, y esa colaboración nos permitió terminar el proyecto a tiempo y respetando el presupuesto. No se puede pedir más», afirma el Dr. Bharadwaj.

Más de dos horas de papeleo complejo de pagos reducidas a minutos para más de 19,000 estudiantes gracias a páginas de finalización de compra más simples

Stripe permitió que la universidad diseñe un portal de pagos completamente personalizable para simplificar el proceso de registro de más de 19,000 estudiantes. La consolidación de transferencias electrónicas nacionales e internacionales, junto con la eliminación de portales de pagos desactualizados de bancos tradicionales, hizo posible que la Universidad de Torrens acelere significativamente el proceso de pago para los estudiantes. Con Stripe Payments, los estudiantes pueden pagar de manera rápida y sencilla de la forma que quieran y sin tener que preocuparse por realizar complejas transferencias electrónicas entre monedas y fronteras.

Con Stripe Elements, la universidad puede diseñar páginas de finalización de compra que autocompletan los números de identificación de los estudiantes y otra información en las páginas de pago, para que los estudiantes que regresan para un nuevo año de estudios puedan inscribirse fácilmente en el siguiente conjunto de cursos. Contar con una imagen de marca más efectiva en su pasarela de pagos también los ayuda a solidificar la confianza de los estudiantes en el sitio, ya que las páginas personalizadas siguen teniendo el aspecto de la Universidad de Torrens y no de una plataforma de pagos de terceros.

El impacto de estos pagos puede sentirse en todo el proceso de pagos, no solo al momento de concretar la compra. «Nuestros estudiantes internacionales solían tener que completar y enviar distintos documentos que podían tardar días o semanas en procesarse.
Con Stripe, diseñamos una interfaz de usuario (IU) mucho mejor para reducir ese tiempo de días a minutos, además de disminuir la proporción de transacciones fallidas. Estos dos aspectos contribuyeron a una enorme mejora en la experiencia de usuario», afirma el Dr. Bharadwaj.

Rápida expansión a nuevos mercados con nuevos tipos de pagos y nueve monedas importantes

A medida que la Universidad de Torrens se expande, puede ofrecer fácilmente nuevas monedas y opciones de pago a una masa de estudiantes en permanente crecimiento. Actualmente, la universidad acepta nueve monedas importantes y un conjuntos de tipos de pago que se amplía rápidamente. «Estamos gestionando pagos por decenas de miles de dólares estadounidenses», señala Guinea. «Estas compras pueden constituir los ahorros de toda una vida para una persona. Poder utilizar un método de pago que brinde seguridad y comodidad ayuda a tomar este tipo de decisiones importantes de forma cuidadosa y meditada».

«Stripe nos permite crecer fácilmente», agrega Chan. «Si queremos activar un tipo de pago, solo debemos hacer clic en un botón. Eso nos permite movernos a nuestro propio ritmo».

Infraestructura de pagos más confiable para una empresa en crecimiento

Mientras los estudiantes aprovechan los beneficios de una experiencia de usuario más fácil de usar y un procesamiento de pagos más rápido, el equipo de la Universidad de Torrens puede usar Stripe detrás de escena para diseñar un negocio más escalable. Los informes de pago en tiempo real permiten que los equipos financieros identifiquen rápidamente los pagos fallidos o no realizados para poder comunicarse más rápidamente con los estudiantes.

Con una automatización del enrutamiento menos costosa con tecnología de Stripe Payments, que ayuda a reducir las comisiones mediante el envío de pagos a través de la opción de red de pagos más rentable, la universidad espera ahorrar más de 100,000 dólares estadounidenses al año.

En el futuro inmediato, la Universidad de Torrens está trabajando para consolidar su proceso de facturación para distintos cursos en Stripe Invoicing con el objetivo de abandonar el procesamiento por lotes de un día para el otro y poder generar facturas en tiempo real. «Los datos permiten alcanzar resultados, y con Stripe, podemos acceder a una mayor parte de nuestros datos financieros más rápido que nunca. Eso nos permite utilizar esa información para tomar mejores decisiones, tanto para nosotros como para nuestros estudiantes», concluye el Dr. Bharadwaj.