Utmaning

Torrens University är det snabbast växande universitetet i Australien och erbjuder karriärinriktade utbildningsprogram med betoning på flexibla, anpassningsbara studentupplevelser. Universitetets mål är att leverera bästa möjliga resa för de här studenterna, från inskrivning till examen. Men betalningsportalen skapade utmaningar för studenterna när de skulle anmäla sig till olika kurser. Exempelvis hade studenter utanför Australien begränsade alternativ när de skulle betala terminsavgifter över gränserna.

"Utbildning är dyrt och många av våra studenter kommer från andra länder – därför känner de inte till vårt banksystem", säger Adam Guinea, Vice President of Finance vid Torrens University. "Ett oinbjudande och obekant betalningsgränssnitt gör förstås att människor känner sig oroliga när de ska fatta ett stort ekonomiskt beslut."

Förutom att bygga ett mer välkomnande gränssnitt för studenterna ville universitetet också ha en mer skalbar betalningsinfrastruktur. Universitetets tidigare system var byggt på traditionella banksystem som var icke-intuitiva och begränsade vilken typ av betalningsmetoder man kunde ta emot. Man ville därför byta ut sin infrastruktur mot en ny som kunde ge stöd för universitetets globala expansion och hålla jämna steg med tillväxten. "När det gäller betalningar tittade vi främst på reproducerbarhet och skalbarhet. För oss är det viktigt att kunna gå in på nya marknader med minsta antal ändringar och på ett enkelt sätt kunna hantera ökade transaktionsvolymer", säger dr Ashish Bharadwaj, Chief Information Officer vid Torrens University.

Utöver dessa behov ville universitetet ha en lösning som kunde förbättra backend-verksamheten. Att ha tillgång till betalningsinformation i realtid och automatiserad behandling och avstämning skulle bidra till att ändra fokus: istället för att utföra manuellt arbete skulle man kunna ägna sig åt att förbättra betalningsupplevelsen. De här åtgärderna skulle också tillföra nya ekonomiska data som teamet kunde använda för att fatta affärsbeslut, men eftersom man använde två separata betalleverantörer var det omöjligt.

Lösning

För att möta teamets utmaningar bestämde sig Torrens University för att omvandla sin betalningsinfrastruktur. Universitetet implementerade Stripe för att gå över från sin traditionella banks stelbenta system till ett mer flexibelt system som gav teamet mer kontroll över studenternas betalningsupplevelse. I detta ingick att konsolidera tre olika betalningskanaler till en enda plattform. Tack vare Stripe kunde universitetet göra sig av med ett komplicerat system för banköverföringar i utländsk valuta och otympliga behandlingssidor från traditionella finansinstitut som inte kommunicerade särskilt bra med varandra.

Idag erbjuds studenterna automatiskt de mest relevanta betalningsmetoderna baserat på vilken webbläsare och IP-adress de har. "Stripe är en snabb och lyhörd affärspartner som gör det möjligt för oss att skräddarsy vår plattform för våra studenter med nya betalningsmetoder och valutor", säger Sarah Chan, Senior Management Accountant vid Torrens University.

Torrens University hade ett nära samarbete med Stripes team inom implementering och professionella tjänster för att utveckla ett betalningsgränssnitt som var anpassat för universitetets skräddarsydda krav med hjälp av Stripe Payments och Stripe Elements. "Stripes team för professionella tjänster presenterade en demonstrationsmodell av hur Torrens Universitys betalningsportal skulle kunna se ut och där de produkter som passade bäst för våra behov fanns med", säger Chan. "Stripe-teamet ställde också frågor som vi inte hade tänkt på tidigare så att vi kunde bygga en anpassad lösning."

Stripe Elements gjorde det möjligt för universitetet att skapa unika sidor där man kunde inkludera nya betalningsmetoder, inklusive WeChat, Alipay och BECS Direct Debit. Man inkluderade även Stripes valuta-API för att hjälpa studenterna att direkt se priserna i det egna hemlandets valuta, vilket gjorde inskrivningsprocessen ännu smidigare. Ett betalningssystem där man tidigare behövde lägga veckor på manuella transaktioner och pappersarbete migrerades till direkta betalningar i realtid med ett enklare, mer intuitivt gränssnitt.

I takt med att antalet inskrivna studenter ökar har Torrens University också använt sin Stripe Dashboard för att på ett effektivare sätt hantera sin interna betalningsbehandling. Behandling i nästan realtid innebär att de olika teamen snabbt kan övervaka, analysera och granska betalningstrender för att fatta välgrundade affärsbeslut. I detta ingår förbättrad identifiering av bedrägerier, enklare hantering av misslyckade transaktioner och snabbare åtkomst till betalningsrapporter.

Resultat

Snabb implementering av en moderniserad betalningslösning

I samarbete med Stripes team för professionella tjänster utformade och implementerade Torrens University sina nya betalningslösning ungefär 66 procent snabbare jämfört om man hade genomfört implementeringen på egen hand. Tidshorisonten för hela implementeringen var cirka 10 veckor. "Båda teamen lärde sig av varandra längs vägen och det samarbetet innebar att vi kunde blir klara i tid och inom budget. Mer kan man inte begära", säger dr Bharadwaj.

Två timmars komplicerat pappersarbete kopplat till betalningar nedkortat till några minuter för drygt 19 000 studenter tack vare förenklade betalningssidor

Stripe gjorde det möjligt för universitetet att bygga en helt anpassningsbar betalningsportal för att förenkla inskrivningsprocessen för drygt 19 000 studenter. Genom att konsolidera utländska och inhemska banköverföringar och ta bort föråldrade betalningsportaler från traditionella banker kunde Torrens University dramatiskt snabba upp betalningsprocessen för studenterna. Med Stripe Payments kan studenterna snabbt och enkelt betala på det sätt de vill utan att behöva oroa sig för att hantera komplicerade banköverföringar i olika valutor och länder.

Med Stripe Elements kan universitetet bygga betalningssidor som på förhand fyller i studenternas id-nummer och annan information så att tidigare studenter enkelt kan skriva in sig på nästa omgång kurser. Att på ett mer effektivt sätt kunna varumärkesprofilera sin betalnings-gateway bidrar också till att studenternas förtroende för webbplatsen ökar – de anpassade sidorna känns fortfarande som Torrens University och inte som en betalningsplattform från tredje part.

Effekterna av de här förändringarna märks av under hela betalningsprocessen och inte bara vid köptillfället. "Våra internationella studenter behövde tidigare fylla i och skicka in dokumentation, som det kunde ta dagar eller veckor att behandla.
Med Stripe byggde vi ett betydligt bättre gränssnitt och kortade ned de dagarna till några minuter samtidigt som vi minskade antalet misslyckade transaktioner – båda sakerna bidrog till att dramatiskt förbättra användarupplevelsen", säger dr Bharadwaj.

Snabb expansion till nya marknader med nya betalningstyper och nio stora valutor

I takt med att Torrens University utökar verksamheten kan man enkelt erbjuda nya valutor och betalningsalternativ för det växande antalet studenter. Idag tar universitetet emot nio stora valutor och ett snabbt växande utbud av betalningssätt. "Vi hanterar betalningar för tiotusentals dollar", säger Guinea. "De här köpen kan vara en persons livsbesparingar. Att kunna använda en betalningsmetod som känns säker och bekväm hjälper dem att hantera ett stort beslut på ett noggrant och genomtänkt sätt."

"Stripe förenklar den här tillväxten för oss", säger Chan. "Om vi vill aktivera en betalningsmetod klickar vi bara på en knapp, vilket innebär att vi kan utvecklas i vår egen takt."

En pålitligare betalningsinfrastruktur för en växande verksamhet

Medan studenterna gynnas av fördelarna med ett mer användarvänligt gränssnitt och snabbare betalningsbehandling kan teamet hos Torrens University använda Stripe bakom kulisserna för att bygga en mer skalbar verksamhet. Betalningsrapporter i realtid gör det möjligt för ekonomiteam att snabbt identifiera misslyckade eller saknade betalningar så att de kan kontakta studenterna i ett tidigare skede.

Med automatiserad clearing baserat på lägsta kostnad som drivs av Stripe Payments – som hjälper till att sänka avgifterna genom att skicka betalningar via det mest kostnadseffektiva betalningsnätverket – förväntar sig universitetet att man sparar mer än 100 000 USD per år.

För närvarande arbetar Torrens University med att konsolidera sin faktureringsprocess för flera kurser i Stripe Invoicing för att slippa batch-behandling nattetid och övergå till fakturagenerering i realtid. "Data får faktiskt saker att hända och med Stripe har vi tillgång till fler av våra finansiella data snabbare än någonsin och vi kan använda den informationen för att fatta bättre beslut för oss och våra studenter", säger dr Bharadwaj.