Omzet is een belangrijke groei-indicator voor een bedrijf. Voor investeerders, bankiers en interne leidinggevenden vertelt de omzet wat de huidige status en het toekomstperspectief van een bedrijf is. Als je je omzet verantwoordt en vastlegt volgens best practices, heeft je bedrijf meer kans om te concurreren en te slagen op de markt.

Deze gids is bestemd voor zakelijke leiders die meer willen weten over hoe ze kunnen voldoen aan wereldwijde boekhoudingsbeginselen en -regelgeving terwijl ze hun bedrijven opschalen. Deze omzetverantwoordingspraktijken zijn vaak verplicht voor bedrijven die aan fondsenverwerving doen of die graag een lening willen afsluiten. Ze zijn ook essentieel voor elk bedrijf dat strategische bedrijfsbeslissingen wil nemen aan de hand van nauwkeurige omzetinzichten.

Je leert het verschil tussen boekhouding op kasbasis en op transactiebasies, welke regelgeving en richtlijnen er zijn met betrekking tot omzetverantwoording en hoe je het proces voor jouw unieke businessmodel het beste kunt aanpakken. We leggen ook uit hoe de ingebouwde omzetverantwoordingtool van Stripe je kan helpen je boekhoudingspraktijken te stroomlijnen.

Het verschil tussen boekhouding op kasbasis en op transactiebasis

Er zijn twee voornaamste manieren om financiën te beheren en belastingaansprakelijkheid in te schatten: boekhouding op kasbasis en op transactiebasis. Afhankelijk van het soort bedrijf dat je beheert en de grootte van je bedrijf werkt de ene methode mogelijk beter dan de andere.

In de Verenigde Staten verplicht de IRS bedrijven met meer dan $ 25 miljoen aan omzet¹ en beursgenoteerde bedrijven om te boekhouden op transactiebasis. Deze methode voldoet ook aan de Internationale standaarden voor financiële verslaglegging (IFRS), een overzicht van internationale boekhoudkundige normen. Ook investeerders willen afschriften van inkomsten zien die voldoen aan boekhouding op transactiebasis, zodat ze een nauwkeurig beeld kunnen vormen van de prestaties. Deze aanpak zorgt in de loop der tijd voor consistentie en maakt het mogelijk om verschillende bedrijven te vergelijken.

Boekhouding op kasbasis is populair onder eenmanszaken en kleine bedrijven zonder voorraad. Maar boekhouding op transactiebasis is de norm voor het merendeel van de bedrijven, met name degene met terugkerende inkomsten, grote inventarissen of meerdere leveringsmomenten.

Boekhouding op kasbasis

Kleine bedrijven kiezen vaak voor boekhouding op kasbasis omdat deze methode intuïtief en simpel is. Bij boekhouding op kasbasis worden inkomsten geboekt op het moment dat ze binnenkomen op de bankrekening van het bedrijf en worden uitgaven geboekt op het moment dat ze worden uitbetaald. Met andere woorden: de transactie wordt genoteerd in de boekhouding van een bedrijf op het moment van de betaling.

Dat betekent dat als je een e-commercedetailhandel hebt en je in december 2021 voor $ 10.000 aan kleding hebt gekocht bij een designer, je de uitgaven op die datum boekt. Als je de kleding verkoopt aan klanten voor een toeslag van $ 20.000 en hun betalingen op 1 januari 2022 op je bankrekening worden overgeschreven, boek je die inkomsten voor het volgende jaar. Je voert de inkomsten op 1 januari in je boekhouding in, zelfs als de kleding nog niet aan de klanten is geleverd. Wanneer de levering plaatsvindt, boek je geen aanvullende inkomsten, omdat deze al zijn verwerkt in de boekhouding. Alhoewel boekhouding op kasbasis de eenvoudigste manier is om je boekhouding bij te houden, zijn er geen heldere, consistente richtlijnen die bedrijven kunnen volgen. Deze manier van boekhouding betekent ook dat uitgaven en de bijbehorende inkomsten vaak binnen dezelfde periode vallen.

Bij boekhouding op kasbasis is het ook makkelijk om een momentopname van de cashflow van jouw bedrijf op een bepaald moment te zien. Er is geen sprake van ingewikkeld rekenwerk en soms profiteer je van een licht uitstel van belastingbetaling als je uitgaven vastlegt op het moment dat je ze betaalt, maar inkomsten pas boekt wanneer je ze ontvangt van de opdrachtgever of klant. In het algemeen is boekhouding op kasbasis het meest geschikt voor kleine bedrijven zonder voorraad of terugkerende inkomsten.

Boekhouding op transactiebasis

Boekhouding op transactiebasis verschilt van boekhouding op kasbasis omdat hierbij inkomsten en uitgaven worden geboekt wanneer ze worden verdiend of gefactureerd in plaats van wanneer het geld op een bankrekening wordt gestort. Je registreert bijvoorbeeld een verkoop wanneer je je verplichtingen aan een klant hebt vervuld in plaats van wanneer de klant betaalt.

Laten we zeggen dat je in de uitgeverijsector werkt en maandelijkse tijdschriftabonnementen verkoopt. De klant betaalde in december 2021 op voorhand een factuur voor een jaar aan tijdschriften. Bij boekhouding op transactiebasis verantwoord je de omzet in termijnen, dus wanneer elk van de twaalf tijdschriften wordt geleverd.

Boekhouding op transactiebasis helpt bedrijven een duidelijker inzicht te krijgen in hun algemene prestaties. Het overeenstemmingsprincipe is een belangrijk concept bij boekhouding op transactiebasis en stelt dat het nauwkeuriger is om gerelateerde uitgaven en inkomsten binnen dezelfde tijdsperiode te rapporteren. Het overeenstemmingsprincipe is met name belangrijk voor bedrijven met veel voorraad die grote uitgaven moeten doen om omzet te genereren en voor bedrijven met een omzetmodel dat op abonnementen is gebaseerd.

Als SaaS-bedrijven boekhouding op kasbasis gebruiken, zorgt dit voor discrepanties tussen hun inkomsten en uitgaven. Laten we zeggen dat je een SaaS-bedrijf bent dat klanten maandelijks laat betalen. Doorgaans vindt de facturatie plaats in de maand voordat de diensten worden geleverd. Door boekhouding op transactiebasis in te zetten, zorg je dat je de omzet die je in december 2021 verdient, koppelt aan de diensten die in die maand worden geleverd. Jouw financiële overzichten laten zo nauwkeuriger je winst en verlies zien.

De boekhoudmethode die je gebruikt kan een enorm effect hebben op de toekomst van je bedrijf. Alhoewel boekhouding op kasbasis je een idee van je cashflow geeft, biedt deze methode je niet de inzichten die je nodig hebt om beslissingen te nemen op basis van het grotere plaatje, die je bij boekhouding op transactiebasis wel hebt.

Bedrijven die gebruikmaken van boekhouding op transactiebasis moeten ook hun bankrekeningen in de gaten houden om er zeker van te zijn dat hun bedrijf meer dan genoeg liquide middelen heeft om kosten te kunnen dekken. Soms kunnen bedrijven op lange termijn winstgevend blijken, ook al hebben ze op korte termijn liquiditeitsproblemen.

Alles wat je moet weten over omzetverantwoording

Omzetverantwoording is een aspect van boekhouding op transactiebasis dat voorschrijft wanneer en hoe bedrijven hun omzet 'verantwoorden' of vastleggen. Het principe vereist dat bedrijven omzet verantwoorden wanneer deze wordt verdiend (boekhouding op transactiebasis) in plaats van wanneer de betaling wordt ontvangen (boekhouding op kasbasis). Bedrijven houden zich aan deze gedeelde boekhoudkundige praktijk omdat deze voor transparantie en voorspelbaarheid zorgt, waardoor de omzet betrouwbaar kan worden ingeschat en met belanghebbenden, aandeelhouders en overheidsorganen kan worden gedeeld.

Regelgevende instanties houden nauwlettend in de gaten hoe bedrijven hun boekhouding beheren om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde richtlijnen aanhoudt als ze verslag doen van hun winst en verlies. Omzetverantwoording is een algemeen geaccepteerd boekhoudkundig principe (GAAP) of standaardpraktijk die door de Financial Accounting Standards Board (FASB) in de Verenigde Staten wordt verplicht. In 2014 is de FASB de samenwerking aangegaan met de International Accounting Standards Board (IASB) die de boekhoudkundige normen bepaalt voor beursgenoteerde bedrijven in 144 landen om gezamenlijk regulering te ontwikkelen. (De IASB verplicht via de IFRS procedures in elke grote kapitaalmarkt, met uitzondering van de Verenigde Staten, India en China. India heeft zijn eigen standaard, die enige overlap vertoont met, maar niet in ieder opzicht voldoet aan de IFRS.)

In het verleden was boekhoudingsbeleid wereldwijd branchespecifiek, wat zorgde voor onsamenhangende en gefragmenteerde omzetverantwoordingsnormen die moeilijk te implementeren waren. Hierdoor was het moeilijk om de prestaties en status van bedrijven in verschillende branches op eerlijke wijze te vergelijken. De FASB en IASB hebben gezamenlijk regels vastgesteld, genaamd de ASC 606 (in de Verenigde Staten) en IFRS 15 (internationaal), die een nieuw, gedeeld kader vormen voor het verantwoorden van omzet in meerdere branches en businessmodellen. Deze zijn relevant voor private, beursgenoteerde en non-profitorganisaties die contracten aangaan met klanten om producten en diensten uit te wisselen. Zelfs non-profitorganisaties die subsidies, overheidscontracten of terugkerende donaties moeten verwerken, profiteren van boekhouding op transactiebasis.

Vijfstappenmodel voor omzetverantwoording

Op grond van de gezamenlijke standaarden die worden omschreven in ASC 606 en IFRS 15 moeten bedrijven een vijfstappenmodel voor omzetverantwoording volgen.

1. Het contract of de contracten met de klant in kaart brengen

Het verantwoorden van omzet begint bij het in kaart brengen van je contract of contracten met de klant. Niet alle contracten hoeven formeel te zijn en te worden ondertekend om deze stap in het omzetverantwoordingsproces te kunnen voltooien. Mondelinge overeenkomsten en de gestelde voorwaarden voor het gebruik van je dienst of product kunnen als een contract worden gezien.

Er zijn een aantal belangrijke vereisten voor elk contract. Het moet een commerciële overeenkomst zijn tussen twee partijen waarin de voorwaarden, rechten en verplichtingen duidelijk worden vermeld. Een contract kan een formele, schriftelijke overeenkomst zijn, zoals vaak het geval is bij bedrijven die diensten verlenen of een ontvangstbewijs voor een POS-aankoop bij een detailhandel. Bij online aankopen zijn de voorwaarden vaak opgenomen in facturen of abonnementsgegevens, die een contract vormen.

2. De specifieke prestatieverplichtingen van het contract in kaart brengen

Voordat je inkomsten boekt, moet je zorgen dat er duidelijkheid bestaat over je verplichtingen naar de klant. Met de term 'prestatieverplichting' wordt een 'specifiek' product of 'specifieke' dienst bedoeld dat/die de verkoper heeft beloofd te leveren.

Een 'specifiek' product of een 'specifieke' dienst heeft doorgaans zijn eigen regelitem op een ontvangstbewijs of een factuur. In het voorbeeld van een bakkerij kan een specifieke prestatieverplichting een mondelinge overeenkomst zijn om een gebakje te overhandigen in ruil voor een vastgesteld bedrag, in plaats van de gehele bestelling. Voor een verzekeringsmakelaar kan een specifieke prestatieverplichting één verzekeringspolis voor één huis zijn.

Het is echter niet altijd zo eenvoudig. Een klant moet afzonderlijk van de andere producten of diensten in het contract van het product of de dienst kunnen profiteren. Laten we zeggen dat je een stofzuiger aan een klant verkoopt. Je verkoopt de klant daarnaast een aanvullende garantie voor de stofzuiger, die een afzonderlijke regel beslaat op het ontvangstbewijs. Als de garantie niet zonder de stofzuiger kan worden gekocht, is het niet een afzonderlijke 'prestatieverplichting'.

3. De transactieprijs bepalen

Naast het geld dat je uitwisselt met een klant voor een product of dienst worden er ook andere overwegingen meegenomen in de 'transactieprijs'. Hiertoe kunnen het recht om te retourneren of eventuele kortingen behoren. Deze voorwaarden moeten altijd transparant zijn, met name wanneer deze anders zijn dan daarvoor.

Als je een korting aanbiedt op e-commerceaankopen voor jouw halfjaarlijkse uitverkoop, wordt die korting meegenomen in de transactieprijs, evenals het recht om te retourneren of het contract te annuleren. Als een warenhuis bijvoorbeeld een opruimingsverkoop heeft, kan de transactieprijs het volgende omvatten: De klant koopt een jurk die normaal gesproken $ 100 is, maar met een korting van 75% nu $ 25 kost, zonder retourneringen of terugbetalingen.

Doorgaans denken mensen bij terugbetalingen aan fysieke producten, maar het definiëren van deze voorwaarden is net zo belangrijk voor een dienstverlener of SaaS-bedrijf. Wat als mensen niet tevreden zijn over de dienst? In dit geval willen mensen weten wat hun rechten zijn.

4. De transactieprijs toewijzen aan specifieke prestatieverplichtingen

Elk bedrijf moet de specifieke verkoopprijs bepalen die is gekoppeld aan iedere afzonderlijke prestatieverplichting. Het is eenvoudig om een transactieprijs toe te wijzen als het gaat om een losstaande verkoopprijs voor elk product of elke dienst. Wanneer er variabele overwegingen zijn, zoals kortingen, bonussen en prijsverlagingen, schat je de prijs op basis van de verwachte waarde.

5. De omzet verantwoorden als je aan iedere prestatieverplichting hebt voldaan

Totdat je aan je prestatieverplichting hebt voldaan, mag je geen omzet verantwoorden. Als je klant je op voorhand heeft betaald voor diensten die nog niet zijn geleverd of producten die je nog steeds in je bezit hebt, moet dit bedrag als 'uitgestelde omzet' worden beschouwd. Zodra je de producten of diensten aan je klant hebt overgedragen, kan je het bedrag opschrijven als omzet.

Voor bedrijven die abonnementen leveren, kan de prestatieverplichting over een langere periode worden verspreid. In dat geval kun je de inkomsten gelijkmatig verantwoorden gedurende de gehele periode van de dienst. Ook zijn er businessmodellen waarbij een dienst wordt geleverd gedurende een langere periode, maar op andere manieren kan worden gemeten: bereikte externe mijlpalen, percentage van productie voltooid, kosten of werkuren.

Veelvoorkomende soorten omzetverantwoording

Afhankelijk van je businessmodel zijn er verschillende methoden en termijnen voor het voldoen aan een prestatieverplichting en het verantwoorden van inkomsten.

SaaS en digitale abonnementen

Bij SaaS-bedrijven zoals Netflix of digitale bedrijven die abonnementen aanbieden, zoals Slack, tekent een klant voor een dienst of product voor een specifieke tijdsperiode en haalt de klant hier gedurende de periode van de dienst een waarde uit. Bij deze eenvoudige abonnementsmodellen verantwoorden bedrijven abonnementen lineair tijdens de periode van de dienst.

Het opnemen van upgrades, downgrades, evenredige verdelingen en annuleringen is een belangrijk onderdeel van de omzetverantwoording voor abonnementsbedrijven. Als een klant zijn/haar abonnement halverwege een maand upgradet, moet in de omzet voor die specifieke maand de verschillende gebruikte abonnementen zijn opgenomen en verantwoord. Stel dat het basisabonnement $ 30 per maand kost en een premiumabonnement $ 45 per maand kost. Als de klant het basisabonnement 20 dagen heeft gebruikt (ter waarde van $ 20) en vervolgens naar het premiumabonnement is geüpgraded voor 10 dagen (ter waarde van $ 15), moet het bedrijf $ 35 inkomsten voor die maand verantwoorden.

Abonnementen met fulfilmentverplichtingen

Naarmate bedrijven die abonnementen aanbieden groeien, zijn er steeds meer bedrijven die hybride businessmodellen ontwikkelen.

Een bedrijf dat snackbox-abonnementen aanbiedt, kan bijvoorbeeld maandelijkse abonnementskosten rekenen om elke week een snackbox te verzenden. In plaats van gedurende de maand lineair inkomsten te verantwoorden, moeten de abonnementskosten verhoudingsgewijs worden verantwoord, afhankelijk van of aan de prestatieverplichting is voldaan, in dit geval als de snackboxen zijn verzonden of geleverd.

Een vergelijkbare aanpak wordt bijvoorbeeld door softwarebedrijven gebruikt die eenmalige installatiekosten of consultatiekosten rekenen naast de maandelijkse terugkerende abonnementskosten. Deze bedrijven moeten beoordelen of de installatie- of consultatiekosten apart van de algehele prestatieverplichting moeten worden gezien of als onderdeel hiervan.

E-commerce met toekomstige fulfilments

E-commercebedrijven ontvangen vaak betaling voordat de producten worden geleverd, maar de inkomsten worden niet verantwoord totdat het eigendom wordt overgedragen. Afhankelijk van de contractuele regeling met klanten kan een bedrijf bepalen dat het eigendom bij verzending of levering wordt overgedragen. Op dit moment wordt het geld dat reeds ontvangen is verantwoord. Hoewel ASC 606 en IFRS 15 aanbevelen om het moment van productverzending aan te houden als het moment waarop de inkomsten worden verantwoord, raadt de regel daarvoor, ASC 605, aan om omzet te verantwoorden op het moment van levering.

Termijnen

Veel bedrijven accepteren betalingen in termijnen om klanten aan te trekken die misschien niet de volledige prijs in één keer willen betalen. Volgens ASC 606 worden de inkomsten verdiend wanneer het product of de dienst wordt geleverd, ook al wordt de betaling misschien pas later geïnd. Bedrijven die termijnbetalingsopties aanbieden, kunnen de inkomsten verantwoorden voordat al het geld is ontvangen.

Naarmate opties als 'koop nu, betaal later' populairder worden in de e-commerce, wordt het steeds gebruikelijker voor bedrijven om inkomsten te boeken voordat ze op hun bankrekening staan. Bedrijven die in termijnen worden betaald, voegen in overeenstemming met boekhouding op transactiebasis de inkomsten toe aan hun boekhouding wanneer ze producten verzenden of leveren, in plaats van wanneer klanten hebben betaald.

Facturatie naar gebruik

In plaats van een vast tarief te rekenen, factureren sommige bedrijven naar gebruik. Dit houdt in dat het bedrag dat klanten betalen afhankelijk is van hoeveel gebruik ze maken van het product.

In het geval van vooraf betaalde facturatie naar gebruik, betalen klanten voordat de dienst of het product wordt geleverd. Een bedrijf kan klanten bijvoorbeeld de mogelijkheid bieden om tegoed te kopen dat ze kunnen gebruiken voor verschillende sportlessen. In dit geval verantwoordt het bedrijf de inkomsten pas op het moment dat de klant het tegoed gebruikt.

Achteraf betaalde facturatie naar gebruik is vergelijkbaar met vooraf betaalde facturatie naar gebruik, behalve dat bedrijven achteraf factureren. Een bedrijf dat clouddiensten levert aan andere bedrijven kan bijvoorbeeld zijn klanten pas aan het eind van elke maand factureren. Als de klant gedurende een maand een bepaald aantal gigabyte aan opslag heeft gebruikt, verantwoordt het bedrijf inkomsten naar verhouding aan de hand van het verbruik van een klant. Wanneer aan het eind van de maand een factuur wordt verstuurd, is de cloudopslag al geleverd en moeten alle inkomsten verantwoord zijn.

Digitale producten

Sommige bedrijven leveren producten of diensten onmiddellijk. Digitale producten zoals e-books, muziek en films kunnen bijvoorbeeld doorgaans direct worden gedownload en de bijbehorende inkomsten worden verantwoord zodra deze zijn gedownload.

Bedrijven die digitale producten leveren verschillen in een aantal belangrijke criteria van diensten die softwareabonnementen leveren en streamingdiensten. Deze criteria zijn door de Financial Accounting Standards Board (FASB) vastgelegd:

1. De klant kan de software tijdens de hostingperiode zonder extra kosten gebruiken, afgezien van de kosten van het product.
   
2. De klant kan de software op zijn/haar eigen hardware gebruiken of via een derde partij die niets met de software te maken heeft.
   

Hoe Stripe kan helpen

Hoe meer je bedrijf groeit, hoe uitdagender het is om omzetverantwoording nauwkeurig en efficiënt te beheren. Handmatige processen opschalen is foutgevoelig en inefficiënt, waardoor vaak tijd, energie en bedrijfsmiddelen worden verspild. Stripe Revenue Recognition neemt het gedoe van boekhouding op transactiebasis weg, waardoor je team de tijd en ruimte heeft om de boekhouding snel, correct en volgens de regelgeving uit te voeren. Voor een volledig overzicht van je omzetverantwoording, gemakkelijke toegang tot en beoordeling van transacties, fulfilmentgegevens en facturatietermijnen van binnen en buiten Stripe in één rapportagetool.

We kunnen je helpen met:

Het in kaart brengen van al je omzet

Met Stripe zie je al je omzet van elke omzetstroom en elk businessmodel. Consolideer al je bedrijfseigen Stripe-omzet, inclusief abonnementen, facturen en betalingstransacties, evenals omzet die niet via Stripe is verkregen, fulfilmentschema's en servicetermijnen, in dezelfde gebruiksvriendelijke tool.

Geautomatiseerde rapporten en dashboards

Sla de omslachtige technische integraties over met out-of-the-box-boekhoudingsrapporten. Je team kan automatisch rapporten maken en downloaden voor interne en externe auditors en een naadloos omzetverantwoordingsproces.

Een maatwerkoplossing voor jouw bedrijf

Stel regels in die aansluiten op jouw specifieke boekhoudmethoden. Met Revenue Recognition kun je doorberekeningskosten omzeilen, belastingregelitems beheren en verantwoordingsschema's aanpassen voor verschillende soorten omzet.

Realtime audits

Maak interne audits eenvoudiger en wees voorbereid op externe auditors door het traceren van verantwoorde en uitgestelde omzet naar de betreffende klanten en bijbehorende transacties. Bekijk gedetailleerde maandelijkse overzichten en krijg nauwkeurige inzichten in de manier waarop omzet is ingedeeld.

Bezoek voor meer informatie over Stripe Revenue Recognition onze website.

¹ De IRS vereist dat elk bedrijf dat niet aan de definitie van een klein bedrijf voldoet, gebruikmaakt van boekhouding op transactiebasis. Volgens hun definitie is een klein bedrijf een bedrijf dat in de drie jaar voorafgaand aan het huidige belastingjaar gemiddeld een jaarlijkse bruto-omzet van minder dan $ 25 miljoen heeft.