Un cahier des charges est une explication concise des objectifs d'une organisation et des moyens utilisés pour les atteindre. Il explique ce que représente l'entreprise pour les clients, les employés et le public. Il énonce la finalité et les principaux objectifs liés aux besoins des clients, aux produits et services, aux marchés et aux valeurs fondamentales de l'entreprise. Ce cahier des charges incite souvent les parties prenantes et le personnel à travailler à la réalisation d'objectifs communs. S'il doit être facile à mémoriser, il doit aussi être suffisamment puissant pour donner une orientation forte et stimuler la motivation.
De nombreuses start-up s'attachent à l'élaboration du cahier des charges parfait en raison de son potentiel à créer un impact tangible. Cet article se penche sur les éléments à y inclure et vous conseille concernant sa rédaction en tant que start-up.
Sommaire
- Éléments clés du cahier des charges
- Intérêt du cahier des charges pour les start-up
- Processus de rédaction d'un cahier des charges
- Bonnes pratiques de rédaction d'un cahier des charges pour les start-up
- Conseils pour intégrer votre cahier des charges à votre stratégie d'entreprise
Éléments clés du cahier des charges
Le cahier des charges doit communiquer l'objectif et l'orientation de l'entreprise, en expliquant aux parties prenantes internes et externes ce qu'elle représente.
Un cahier des charges bien rédigé comprend généralement les éléments suivants.
Finalité : cette partie décrit le principal motif de l'existence de l'entreprise. Il s'agit d'une présentation de la fonction principale de l'organisation et de sa contribution au marché.
Objectifs : le cahier des charges décrit les principaux objectifs que l'entreprise souhaite atteindre. Il n'établit pas de plans détaillés, mais donne une orientation dans les grandes lignes.
Valeurs : le cahier des charges transmet les principes éthiques et culturels qui guident les activités de l'entreprise. Ces valeurs façonnent l'identité de l'entreprise et guident la prise de décision.
Audience : la mention directe du public cible ou du marché que l'entreprise entend servir permet d'établir un cahier des charges à la fois ciblé et pertinent.
Spécificités : cet aspect du cahier des charges identifie ce qui distingue l'entreprise des autres. Il s'agit d'une expression succincte des particularités de l'entreprise sur le marché.
Intérêt du cahier des charges pour les start-up
Le cahier des charges n'est pas juste une présentation agréable à lire au début d'un argumentaire. Bien rédigé, il oriente l'ensemble des activités de l'entreprise. Dans le cadre des start-up, il peut influencer tous les aspects de l'entreprise, y compris sa culture interne et son positionnement sur le marché. Il s'agit d'un élément fondamental dans le cadre de la création d'une entreprise pérenne et motivée.
Voici quelques-uns des aspects commerciaux sur lesquels le cahier des charges peut avoir une influence.
Orientation et objectifs : les start-up sont souvent en phase d'évolution et de changement rapide. Le cahier des charges arrête une orientation claire, qui permet de maintenir la concentration des équipes sur les objectifs fondamentaux et de guider les processus de prise de décision, en particulier en période d'incertitude ou face à des choix difficiles.
Identité et développement de la culture d'entreprise : la culture et l'identité des start-up évoluent à mesure que ces structures se développent. Le cahier des charges façonne et articule cette identité. Il contribue à créer une culture qui résonne avec les valeurs et les objectifs de l'organisation, en attirant les individus qui partagent les mêmes idées et en créant une communauté interne forte.
Différentiation de la marque : sur les marchés saturés, les cahiers des charges peuvent aider les start-up à se démarquer. Ils mettent en valeur les spécificités de celles-ci et leur importance, en instaurant une identité de marque qui résonne auprès des clients et des parties prenantes.
Alignement stratégique : pour les start-up en développement ou qui modifient leurs objectifs, le cahier des charges permet de s'assurer que tous les efforts clés sont alignés sur la finalité principale de l'entreprise. Il permet de maintenir la cohérence de la trajectoire de croissance empruntée et des opérations.
Attrait pour les investisseurs et les clients : les investisseurs et les clients recherchent souvent des entreprises qui présentent une finalité et une orientation solides. Un cahier des charges qui exprime une vision convaincante peut contribuer à attirer les investissements et à fidéliser la clientèle. Il communique la raison d'être des actions de l'entreprise et trouve un écho auprès des investisseurs qui partagent les mêmes valeurs. Une étude portant sur 200 cahiers des charges a révélé que 37 % d'entre eux abordaient l'engagement de l'entreprise envers ses actionnaires et 85 % de l'engagement envers les clients.
Engagement et motivation des employés : les start-up ont besoin d'une main-d'œuvre motivée, capable d'être régulièrement soumise à la pression tout en ne disposant que de ressources limitées. Un cahier des charges qui établit un but précis et inspirant peut contribuer à motiver les employés, en créant un sentiment d'appartenance et d'engagement à l'égard des objectifs de l'entreprise. Dans les entreprises qui ont clairement défini et communiqué la manière dont elles créent de la valeur, 63 % des employés se disent motivés, contre 31 % dans les structures qui ne répondent pas à cette approche.
Vision à long terme : bien que les start-up se concentrent généralement sur des objectifs immédiats et leur survie, le cahier des charges fournit une vision à long terme. Il aide l'entreprise à se projeter au-delà des défis actuels et à travailler à un objectif plus large.
Processus de rédaction d'un cahier des charges
L'une des raisons pour lesquelles les start-up éprouvent souvent des difficultés à élaborer un cahier des charges est qu'elles commencent à le rédiger sans véritable travail préparatoire. L'approche étape par étape présentée ci-dessous vise à rendre ce processus plus efficace. Voici comment rédiger un cahier des charges dans son intégralité.
Compréhension des valeurs fondamentales et de la finalité de votre start-up
La première étape de l'élaboration d'un cahier des charges consiste à définir les valeurs fondamentales et la finalité de votre start-up. Commencez par vous poser quelques questions essentielles : quels principes guident vos décisions commerciales ? Quel impact souhaitez-vous avoir sur votre secteur d'activité ou votre communauté ? Ces valeurs et ces objectifs constituent le fondement de votre cahier des charges.
Réfléchissez aux origines de votre start-up. Souvent, l'histoire de la création d'une entreprise contient d'importantes informations sur ses principales valeurs. Réfléchissez aux problèmes que vous résolvez et aux besoins auxquels vous répondez. Ces aspects révèlent généralement les motivations et les objectifs profonds qui animent votre start-up.
Il est important de prendre conscience que les valeurs ne doivent pas être des paroles en l'air, mais représenter des engagements. Des valeurs telles que l'intégrité, l'innovation ou l'orientation client doivent être présentes dans tous les aspects des activités de l'entreprise. Elles doivent influencer la manière dont vous interagissez avec la clientèle, concevez vos produits et constituez votre équipe.
Ces considérations aident les start-up et leurs fondateurs à prendre conscience de l'impact plus large de l'entreprise. Avez-vous pour ambition de révolutionner un secteur, d'améliorer le quotidien des gens ou de susciter des changements sociaux ou environnementaux positifs ? Votre objectif doit être ambitieux, mais réalisable. Il doit inspirer votre équipe et la pousser à aller de l'avant.
Cette étape jette les bases d'un cahier des charges véritablement adressé à votre équipe, à vos clients et à l'ensemble du marché. Il s'agit d'asseoir ce que vous incarnez et de définir le phare à suivre dans toutes les activités de votre entreprise.
Définition du public cible
Votre mission doit trouver un écho au sein de votre organisation et auprès des individus que vous souhaitez servir. Le fait de comprendre votre audience signifie aussi cerner ses besoins, ses désirs et les défis qu'elle rencontre. Ces informations vous permettront d'élaborer un cahier des charges qui s'adresse directement à elle.
Commencez par une étude de marché approfondie. Qui est votre public cible ? Quelles sont ses valeurs ? Quels sont les défis auxquels il est confronté ? Cette recherche porte non seulement sur les données démographiques, mais aussi sur l'état d'esprit de vos clients potentiels. Les start-up qui réalisent des études de marché pour élaborer leur cahier des charges constatent souvent qu'elles leur sont également utiles pour l'élaboration de leurs produits et de leurs stratégies marketing.
Réfléchissez à la manière dont votre mission répond aux besoins et aux aspirations de votre public cible. Un cahier des charges réussi ne se contente pas d'expliquer votre offre, il établit une connexion émotionnelle avec le public. Il doit en effet expliquer comment les valeurs et les objectifs de votre entreprise se recoupent avec ceux de votre audience.
Travail collaboratif
Le cahier des charges n'incarne pas seulement la vision d'un seul dirigeant ou d'un petit groupe de fondateurs. Il doit refléter les aspirations et les convictions collectives de l'ensemble de l'équipe, y compris des nouveaux arrivants, distillées à travers la vision suprême des dirigeants de l'entreprise.
La prise en compte de ces différents points de vue au sein de votre start-up peut prendre du temps, mais elle aboutira à un cahier des charges plus complet et plus cohérent. Encouragez la participation des différents services et niveaux hiérarchiques de votre organisation. Cette diversité vous permettra de mieux comprendre ce que représente la start-up et comment elle est perçue en interne. Chaque membre d'équipe apporte une vision unique basée sur son rôle et son expérience, ce qui contribue à enrichir le processus.
Lors des sessions de collaboration, privilégiez une communication ouverte et encouragez chacun à partager ses idées. Vous pouvez faciliter cette approche par le biais de séances de brainstorming, d'ateliers ou de discussions informelles. L'objectif est de créer un environnement dans lequel chaque voix est entendue et appréciée à sa juste valeur.
Le fait de collaborer à l'élaboration du cahier des charges permet d'obtenir un résultat plus inclusif et de développer un sentiment d'appartenance parmi les membres d'équipe. Des employés qui ont le sentiment d'avoir contribué à la mission sont plus motivés pour l'accomplir.
Mises à jour régulières, mais pas systématiques
Bien que fondamental, le cahier des charges ne doit pas être rigide. Au fur et à mesure qu'une start-up évolue, sa mission peut devoir être adaptée à de nouveaux défis, marchés ou opportunités. Cela ne signifie pas que la mission doit changer constamment, mais il convient de trouver un équilibre entre cohérence et adaptabilité. Considérez votre cahier des charges comme un document évolutif à revoir à chaque franchissement d'une nouvelle étape importante ou lorsque vous modifiez votre stratégie.
À chaque révision, impliquez votre équipe comme vous l'avez fait lors du processus initial de création. Cette approche vous garantira de disposer de tout un éventail de points de vue et vous permettra de maintenir un sentiment d'appropriation et d'alignement dans l'ensemble de votre organisation.
Veillez à ce que votre cahier des charges actuel incarne toujours l'essence de votre start-up et de ce à quoi elle aspire à être. Ce document reflète-t-il toujours votre orientation actuelle et future ? Est-il toujours inspirant et pertinent pour votre équipe et vos clients ?
Malgré tout, il reste important d'éviter les refontes trop fréquentes. Un cahier des charges doit exprimer de façon stable l'identité et à la direction de l'entreprise. Des changements fréquents peuvent prêter à confusion et affaiblir la clarté et l'objectif visé. Un cahier des charges qui change souvent peut rendre difficile pour votre équipe et vos clients de se connecter à l'identité fondamentale de votre start-up.
Bonnes pratiques de rédaction d'un cahier des charges pour les start-up
La rédaction d'un cahier des charges pour une start-up nécessite de combiner réflexion stratégique, introspection profonde et expression créative. Voici quelques bonnes pratiques à suivre.
Exploration approfondie de l'identité de votre start-up : allez au-delà des connaissances de surface. Explorez le cœur de ce qu'incarne votre start-up : ses principes fondateurs et le problème qu'elle résout. Cet exercice fera émerger un grand nombre d'idées à prendre en considération.
Présentation concise, mais puissante : un bon cahier des charges se veut bref, mais percutant. Il doit être facilement mémorisable et transmettre la vision de votre start-up en quelques phrases. Évitez le jargon et les termes trop complexes ; la clarté et la simplicité sont essentielles.
Concentration sur votre proposition de valeur unique : expliquez ce qui distingue votre start-up. Il peut s'agir de vos méthodes innovantes, de votre engagement en faveur de certaines valeurs ou d'une nouvelle solution à un problème persistant. Votre cahier des charges doit refléter cette valeur ajoutée.
Alignement sur les objectifs à long terme : votre cahier des charges doit correspondre à l'orientation que vous souhaitez donner à votre entreprise à l'avenir. Il doit guider votre vision à long terme et ne pas se contenter de refléter votre situation actuelle.
Implication de votre équipe dans le processus : exploitez les diverses perspectives et idées de votre équipe. Cela permet de s'assurer que votre cahier des charges trouve un écho auprès de tous et qu'il reflète une vision collective.
Prise en compte des parties prenantes : n'oubliez pas que votre cahier des charges sera lu par un grand nombre de parties prenantes (employés, clients et investisseurs). Veillez à ce qu'il s'adresse à tous ces groupes de manière pertinente.
Création d'une source d'inspiration : votre cahier des charges doit inspirer l'action et l'engagement. Il doit motiver votre équipe et créer un lien émotionnel avec votre public, en lui donnant une raison de croire en votre start-up.
Tests et peaufinage : une fois votre ébauche rédigée, testez-la auprès d'un petit groupe au sein de votre start-up et éventuellement de quelques clients ou mentors. Utilisez leurs commentaires pour parfaire et peaufiner votre document.
Intégration à la culture de l'entreprise : une fois finalisé, ne vous contentez pas de publier votre cahier des charges sur votre site Web sans plus jamais y revenir. Intégrez-le à tous les aspects de vos activités commerciales, y compris le marketing et le développement de produits.
Maintien de la flexibilité : soyez prêt à modifier votre cahier des charges au fur et à mesure que votre entreprise se développe et évolue. Il convient néanmoins de maintenir un équilibre entre flexibilité et cohérence.
Conseils pour intégrer votre cahier des charges à votre stratégie d'entreprise
La mise en œuvre d'un cahier des charges soigneusement élaboré stimulera la cohérence et la motivation au sein de votre organisation et lui permettra d'atteindre ses objectifs commerciaux tout en restant fidèle à ses valeurs fondamentales et à sa raison d'être. La marche à suivre est la suivante.
Alignement stratégique : assurez-vous que vos principaux plans, qu'ils concernent la pénétration de nouveaux marchés, le développement de produits ou le marketing, s'alignent sur votre mission. Cette exigence implique de prendre des décisions sources de bénéfices qui servent aussi la finalité principale de l'entreprise.
Intégration opérationnelle : tenez compte de votre cahier des charges dans vos activités du quotidien. Cela peut passer par l'intégration des valeurs et des objectifs énoncés dans vos pratiques d'embauche, vos protocoles de service à la clientèle ou la sélection de vos fournisseurs. Par exemple, si votre cahier des charges met l'accent sur l'innovation, créez un environnement qui encourage la créativité et l'expérimentation.
Engagement des employés : vos employés doivent connaître votre cahier des charges et comprendre comment leurs actions y contribuent. Des formations et des ateliers réguliers peuvent contribuer à l'ancrage de ces valeurs dans la culture de votre entreprise. Encouragez les employés à tenir compte de votre cahier des charges dans le cadre de leur mission quotidienne et de leurs prises de décision.
Marketing et communication : utilisez votre cahier des charges comme base pour toutes vos communications externes. Ces dernières comprennent les supports marketing, les relations publiques et les publications sur les réseaux sociaux. Ce document doit être une source d'inspiration quant à la manière de parler de vos produits ou services et de vous engager auprès de vos clients.
Expérience client : concevez des expériences client qui reflètent votre cahier des charges. S'il met l'accent sur la satisfaction du client, vérifiez que chaque point de contact avec la clientèle, y compris l'expérience d'achat et l'assistance, respecte cette promesse.
Indicateurs de performance : développez des mesures et des indicateurs clés de performance (KPI) qui évaluent le succès en matière de finances et de respect de votre mission. Il peut s'agir de scores de satisfaction de la clientèle, de niveaux d'engagement du personnel ou d'autres mesures pertinentes.
Direction et gouvernance : la direction doit communiquer et démontrer de manière cohérente son engagement envers la mission énoncée. Cela inclut la prise de décisions difficiles susceptibles de favoriser la mission de l'entreprise plutôt que des gains à court terme. Les structures de gouvernance se doivent également de soutenir cette mission à travers l'incarnation des valeurs fondamentales par les membres du conseil d'administration et les conseillers.
Boucles de rétroaction : créez des mécanismes qui permettent de recueillir régulièrement les avis des employés, des clients et des autres parties prenantes sur la manière dont l'entreprise remplit sa mission. Utilisez ces informations pour ajuster votre stratégie et vos opérations.
Narration : faites le récit en interne et en externe de la manière dont votre entreprise remplit sa mission. Vous pouvez pour ce faire utiliser des témoignages de clients, des rétrospectives sur le parcours de certains employés ou des engagements communautaires.
Réexamen et adaptation : examinez régulièrement dans quelle mesure votre stratégie commerciale s'aligne sur votre cahier des charges. Envisagez des ajustements au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que le marché évolue.